9.4 Creación de una regla

Las reglas permiten ordenar mensajes, informar a otras personas de que se está de vacaciones o enviar mensajes a otra cuenta de correo electrónico.

9.4.1 Creación de una regla básica

  1. Haga clic en Herramientas > Reglas y, a continuación, en Nuevo.

    Recuadro de diálogo Regla nueva

  2. Escriba un nombre en el campo Nombre de regla.

  3. Haga clic en la lista emergente Cuando el evento es y, a continuación, haga clic en un evento para activar la regla.

  4. Si ha hecho clic en Elemento nuevo, Inicio, Salir o Activado por usuario, haga clic en uno o más orígenes para el elemento. Por ejemplo, haga clic en Recibido y en Publicado.

    O bien

    Si ha hecho clic en Elemento archivado, Abrir carpeta o Cerrar carpeta, haga clic en el icono de la carpeta, haga clic en una carpeta y, a continuación, en Aceptar para mostrar el nombre de la carpeta.

  5. Haga clic en uno o varios tipos de elementos sobre los que desee que actúe la regla, en la lista Clases de elementos.

    Si desea restringir más los elementos afectados por la regla, haga clic en Definir condiciones, haga clic en las opciones correspondientes y, a continuación, en Aceptar. Para obtener más información sobre las opciones que puede elegir, consulte la Sección 7.3.2, Selección de campos en las búsquedas avanzadas y las reglas.

  6. Haga clic en Añadir acción y, a continuación, haga clic en la acción que desea que realice la regla.

    Algunas acciones, como Mover a la carpeta y Responder exigen que se facilite información adicional.

  7. Haga clic en Guardar.

Para que funcione una regla, debe estar habilitada. Consulte Habilitación o inhabilitación de una regla.

9.4.2 Creación de una regla de vacaciones o una respuesta automática

Si crea y activa una regla de vacaciones, GroupWise bloquea el calendario con eventos de todo el día durante las fechas que especifique y le muestra con el estado Ausente.

  1. Haga clic en Herramientas > Regla de vacaciones.

  2. Seleccione Activar mi regla de vacaciones.

    Para que la regla de vacaciones se active de verdad, debe seleccionar esta opción y especificar un intervalo de fechas. Dado que la regla de vacaciones solo se activa durante el intervalo de fechas que especifique, si deja seleccionada esta opción no significa que la regla esté siempre activa. La regla de vacaciones caduca cuando termine el último día del intervalo de fechas especificado.

    Si deselecciona esta opción antes de que caduque la regla, la indicación de eventos de todo el día se suprime del calendario.

  3. Escriba un asunto para la respuesta automática.

    El asunto aparece entre paréntesis después del tema del mensaje original en la respuesta. Por ejemplo, si el tema era “Respuesta a Ausente” y el mensaje que recibió se titulaba “Supervisión del presupuesto”, la función de respuesta automática devuelve el tema “Re: Supervisión del presupuesto (Respuesta a Ausente)”.

  4. Escriba el mensaje que desea que aparezca en la respuesta automática.

  5. Seleccione si desea que se envíe una respuesta a los correos electrónicos que lleguen de fuera de su red interna.

  6. Especifique la fecha en la que debe entrar en vigor la regla y cuándo debe finalizar.

  7. Haga clic en Guardar.

Las reglas que activan una respuesta (como esta regla de vacaciones) conservan un registro de a quién se ha enviado la respuesta y garantizan que la respuesta se envía solo una vez a dicho usuario.

9.4.3 Creación de una regla para remitir todo el correo a otra cuenta

  1. Haga clic en Herramientas > Reglas y, a continuación, en Nuevo.

  2. Escriba un nombre en el campo Nombre de regla, como por ejemplo Regla de reenvío.

  3. Haga clic en la lista emergente Cuando el evento es y, a continuación, haga clic en Elemento nuevo.

  4. Junto a Elementos, seleccione Recibido. Asegúrese de que no ha seleccionado ningún otro origen de elementos.

  5. Seleccione Correo en Clases de elementos.

  6. Haga clic en Añadir acción y, a continuación, en Remitir.

  7. Escriba la dirección a la que desea remitir los elementos en el campo A.

  8. Escriba el tema que desea usar para los elementos remitidos, por ejemplo Remitido.

  9. (Opcional) Escriba el nombre de un filtro para utilizarlo con los elementos remitidos.

  10. (Opcional) Escriba un mensaje para todos los elementos remitidos.

  11. Haga clic en Aceptar.

  12. Haga clic en Guardar, asegúrese de que la regla tiene al lado una marca de verificación que indica que está habilitada y, a continuación, haga clic en Cerrar.

9.4.4 Creación de una regla que envía correos electrónicos nuevos

  1. Haga clic en Herramientas > Reglas y, a continuación, en Nuevo.

  2. Haga clic en Añadir acción y, a continuación, seleccione Enviar mensaje.

  3. En el formulario Elemento nuevo de correo, cumplimente los campos pertinentes.

    Como mínimo, debe especificar un destinatario para el nuevo correo electrónico.

  4. Haga clic en Aceptar.

9.4.5 Copia de una regla para crear una regla nueva

  1. Haga clic en Herramientas > Reglas.

  2. Haga clic en la regla que desee copiar y, a continuación, en Copiar.

  3. Escriba el nombre de la nueva regla.

  4. Haga las modificaciones necesarias en la regla.

  5. Haga clic en Guardar.

9.4.6 Limitación de los elementos afectados por una regla

Use Definir condiciones para limitar más los elementos afectados por una regla.

  1. En el recuadro de diálogo Reglas, haga clic en Definir condiciones.

  2. Haga clic en la primera lista desplegable y, a continuación, haga clic en un campo.

    Para obtener más información sobre las opciones que puede elegir, consulte la Sección 7.3.2, Selección de campos en las búsquedas avanzadas y las reglas.

  3. Haga clic en la lista desplegable de operadores y, a continuación, haga clic en un operador.

    Para obtener información acerca de cómo utilizar los operadores, consulte Utilización de la búsqueda avanzada.

  4. Escriba los criterios de la regla.

    O bien

    Si se proporciona una lista desplegable, haga clic en ella y, después, en los criterios existentes.

    Si escribe criterios, tales como el nombre de una persona o un tema, puede incluir caracteres comodín como pueden ser un asterisco (*) o un signo de interrogación (?). El texto que escriba puede ir en mayúsculas o en minúsculas.

    Para saber más acerca de los caracteres comodín y los parámetros, consulte Búsqueda de elementos en cualquier lugar del buzón.

  5. Haga clic en la última lista desplegable y, a continuación, haga clic en Fin.

    O bien

    Haga clic en la última lista desplegable y, a continuación, haga clic en Y o en O para restringir aún más los elementos a los que afecta la regla.