15.4 Importación de documentos a una biblioteca de GroupWise

Puede importar documentos creados fuera de GroupWise a la biblioteca de GroupWise.

15.4.1 Especificar los archivos que han de importarse

Cuando especifica los documentos que desea importar, puede seleccionar archivos individuales o puede seleccionar una o más carpetas e importar todos los documentos contenidos en ellas. Esto facilita la importación de un gran número de documentos, sin tener que seleccionar cada uno por separado.

Al importar una carpeta, GroupWise importa los documentos que ésta contiene, pero no la carpeta en sí ni la estructura de carpetas. Las carpetas no se importan porque los documentos no se almacenan con estructura de carpetas en la biblioteca de GroupWise, por tanto, una carpeta no tiene ningún significado dentro de la biblioteca.

Cuando importe documentos de una carpeta, podrá especificar si desea importar todos, algunos o ninguno de los documentos incluidos en las subcarpetas de la carpeta. Además, puede especificar los tipos de archivo que desea importar especificando las extensiones de archivo en el recuadro Filtro de nombres de archivo.

15.4.2 Seleccionar un método de importación

Por defecto, GroupWise realiza una importación rápida y copia los documentos especificados en la biblioteca por defecto. Si desea ejercer un mayor control sobre la forma en que se importan los documentos, anule la selección de la casilla de verificación Importación rápida. Así podrá realizar una importación personalizada.

Al realizar una importación personalizada, puede especificar la siguiente información:

  • Si desea copiar o mover los documentos a la biblioteca.

  • El nombre del archivo y la ubicación de un archivo de registro para mensajes de estado de la importación y errores.

  • La biblioteca en la que desea almacenar los documentos.

  • Si desea o no crear referencias de documento en una carpeta. Si crea referencias de documento, puede especificar en qué carpeta de la lista de carpetas han de almacenarse.

  • Si desea especificar las propiedades de cada documento por separado o que GroupWise cree propiedades de documento utilizando los valores por defecto.

  • Si los nombres de archivo actuales se usan como parte del tema del documento.

15.4.3 Uso de la importación rápida para importar documentos

  1. Haga clic en Archivo > Importar o exportar > Importar documentos.

    Recuadro de diálogo Seleccionar archivos para importar

  2. Haga clic en Añadir archivos individuales, seleccione los archivos que desee importar y, a continuación, haga clic en Aceptar. (Para seleccionar varios archivos para importar, haga clic mientras mantiene pulsada la tecla Ctrl en cada documento adicional).

    O bien

    Haga clic en Añadir todo el directorio y, a continuación, seleccione la carpeta o las carpetas que contengan los documentos que desee importar.

    Escriba una extensión de archivo, como *.doc o *.wpd en el campo Filtro de nombres de archivo si desea importar clases de archivos específicos de la carpeta o las carpetas seleccionadas y haga clic en Aceptar.

  3. Haga clic en Siguiente.

    Recuadro de diálogo Crear referencias de documentos

  4. Si desea que GroupWise cree referencias de cada documento, haga clic en Visualizar documentos en la carpeta y, a continuación, haga clic en la carpeta en la que desee almacenar las referencias de documento.

    O bien

    Si no desea crear referencias de documento, haga clic en Importar sin mostrar los documentos en una carpeta.

    Si no crea referencias de documento durante el proceso de importación, puede crearlas más tarde mediante Archivo > Nuevo > Referencia del documento.

  5. Haga clic en Siguiente.

  6. Haga clic en Finalizar para comenzar la importación.

GroupWise copia los documentos en la biblioteca que se especifique.

También puede importar un documento arrastrándolo desde una ventana o desde el escritorio a una carpeta de GroupWise.

15.4.4 Uso de la importación personalizada para importar documentos

  1. Haga clic en Archivo > Importar o exportar > Importar documentos.

  2. Haga clic en Añadir archivos individuales, seleccione los archivos que desee importar y, a continuación, haga clic en Aceptar. (Para seleccionar varios archivos para importar, haga clic mientras mantiene pulsada la tecla Ctrl en cada documento adicional).

    O bien

    Haga clic en Añadir todo el directorio y, a continuación, seleccione la carpeta o las carpetas que desee importar.

    Escriba una extensión de archivo, como *.doc o *.wpd en el campo Filtro de nombres de archivo si desea importar clases de archivos específicos de la carpeta o las carpetas seleccionadas y haga clic en Aceptar.

  3. Asegúrese de que la opción Importación rápida no esté seleccionada.

  4. Haga clic en Siguiente.

    Recuadro de diálogo Método de importación

  5. Haga clic en Copiar archivos en GroupWise para colocar una copia de los archivos en la biblioteca y mantener los archivos en la ubicación original.

    O bien

    Haga clic en Mover archivos a GroupWise para mover los archivos a la biblioteca y suprimir los archivos de la ubicación original.

  6. Para guardar los errores de importación en un archivo de registro, haga clic en Almacenar todos los mensajes de error y estado en un archivo de registro y, a continuación, especifique un nombre de archivo.

  7. Haga clic en Siguiente.

    Recuadro de diálogo Seleccionar biblioteca

  8. Haga clic en la biblioteca en la que desea almacenar los documentos.

  9. Haga clic en Siguiente.

    Recuadro de diálogo Crear referencias de documentos

  10. Si desea que GroupWise cree referencias de cada documento, haga clic en Visualizar documentos en la carpeta y, a continuación, haga clic en la carpeta en la que desee almacenarlas.

    O bien

    Si no desea crear referencias de documento, haga clic en Importar sin mostrar los documentos en una carpeta.

  11. Haga clic en Siguiente.

    Recuadro de diálogo Definir las opciones de propiedades del documento

  12. Para especificar las propiedades de cada documento que vaya a importar, haga clic en Avisar individualmente de las propiedades de cada documento.

    O bien

    Para que GroupWise especifique las propiedades basándose en los valores por defecto especificados en las opciones del documento, haga clic en Definir las propiedades al usar los valores por defecto.

  13. Si desea especificar otros valores por defecto solo para la sesión de importación en curso, haga clic en Modificar valores por defecto, especifique los valores y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  14. Haga clic en Siguiente.

  15. Haga clic en Finalizar para comenzar la importación.