15.14 Gestión de grupos de documentos

Tanto si es un usuario responsable de veinte documentos como si es el administrador del sistema responsable de miles de documentos, puede utilizar el asistente para Operaciones masivas con el fin de gestionar grupos de documentos con más eficacia.

15.14.1 Preparación para realizar una operación masiva

Antes de que pueda llevar a cabo una operación masiva con un grupo de documentos, debe disponer de suficientes derechos sobre los mismos. Si dispone de derechos de gestión, significa que se le ha denominado bibliotecario, por lo que puede llevar a cabo operaciones masivas con todos los documentos de la biblioteca. Si no es bibliotecario, solo podrá realizar operaciones masivas con los documentos para los que tenga derechos. La tabla siguiente muestra los derechos necesarios para realizar cada operación:

Operación con los documentos

Derechos necesarios

Mover

Requiere disponer de derechos de Visualización y Supresión, o bien ser bibliotecario de la biblioteca. Además, debe disponer de derechos para añadir documentos a la biblioteca de destino.

Copiar

Son necesarios derechos para ver los documentos o debe ser bibliotecario. Además, debe disponer de derechos para añadir documentos a la biblioteca de destino.

Supresión

Requiere disponer de derechos de Supresión o ser bibliotecario de la biblioteca. Además, debe tener derechos para suprimir en la biblioteca.

Compartir

Requiere disponer de derechos de Modificación o ser bibliotecario de la biblioteca. Además, debe tener derechos para modificar en la biblioteca.

Asignar documentos a un nuevo autor

Son necesarios derechos para editar y modificar la seguridad de los documentos o debe ser bibliotecario.

Modificar las propiedades de un documento

Debe disponer de derechos de Edición, o ser bibliotecario de la biblioteca. Además, debe tener derechos para modificar en la biblioteca.

Para obtener más información sobre qué puede hacer un bibliotecario, consulte la Sección 15.14.3, Actuación como bibliotecario.

15.14.2 Selección de documentos para una operación masiva

Antes de empezar la operación masiva, debe especificar qué documentos desea incluir.

Dispone de cuatro métodos para seleccionar documentos:

  • Puede seleccionar los documentos desde un recuadro de diálogo Buscar/Búsqueda avanzada en el asistente para Operaciones masivas.

  • Puede seleccionar los documentos desde un recuadro de diálogo Buscar por ejemplo en el asistente para Operaciones masivas.

  • Puede seleccionar los documentos en una carpeta o en el Buzón antes de abrir el asistente Operaciones masivas.

  • Puede especificar el nombre de un archivo del disco que contenga una lista de los ID de documento.

Vista previa del resultado de una operación masiva

Cuando se utiliza la búsqueda en el asistente de operaciones masivas para especificar los documentos que desea mover, copiar, suprimir o cambiar, puede hacer clic en el botón Vista previa (en el último recuadro de diálogo del asistente) para ver una lista de los documentos que se moverán, copiarán, suprimirán o modificarán basándose en los criterios de búsqueda especificados. Esto le permite revisar los resultados y verificar que los criterios son precisos y que se han seleccionado los documentos correctos. Si no ha sido así, puede volver al asistente para modificar los criterios de búsqueda con el fin de ampliar o limitar los documentos incluidos en la operación.

Notificación del autor de los cambios después de llevar a cabo una operación masiva de documentos

Si realiza cambios en el autor o en los derechos compartidos de un documento, el autor original del documento recibe un mensaje de correo donde se le notifica del cambio.

Utilización de operaciones masivas en los modos Remoto y Almacenamiento en el caché

IMPORTANTE:El asistente para Operaciones masivas no está disponible en el modo Remoto o Almacenamiento en el caché. Mientras esté en el buzón remoto o en la copia caché del buzón, podrá realizar tareas en documentos individuales, pero no en grupos de documentos.

15.14.3 Actuación como bibliotecario

El administrador del sistema puede otorgar a los usuarios derechos de gestión de una biblioteca. Cuando un usuario tiene derechos de gestión significa que es un bibliotecario y puede realizar operaciones masivas con todos los documentos de la biblioteca, como cambiar sus propiedades, moverlos, etc.

Cuando un bibliotecario realiza una búsqueda, se muestra una opción adicional en el recuadro de diálogo Buscar: Aplicar derechos de bibliotecario. Si se selecciona, el bibliotecario podrá buscar los documentos creados por otros usuarios que no se hayan compartido explícitamente con dicho bibliotecario. Sin embargo, el bibliotecario no podrá realizar una búsqueda de texto completo cuando utilice esta opción.

El bibliotecario puede ver y modificar todas las propiedades de un documento, como autor, creador, seguridad, tema, clase de documento, etc., pero no puede ver el contenido de un documento. Para ver el contenido de un documento, el bibliotecario debe tener derechos de visualización para esa versión del documento. Si el bibliotecario realiza cambios en el autor o en los derechos de compartimiento de un documento, el autor original del documento recibe un mensaje de correo donde se le notifica del cambio. Esto evita que el bibliotecario dé acceso a un documento a usuarios no autorizados.

Además de modificar las propiedades mencionadas anteriormente, el bibliotecario puede llevar a cabo las siguientes acciones:

  • Suprimir un grupo de documentos de una biblioteca.

  • Mover o copiar documentos a una biblioteca diferente.

  • Cambiar las propiedades (autor, clase de documento, tema, etc.) de un grupo de documentos de una biblioteca.

  • Cambiar los derechos de compartimiento de los documentos de la biblioteca.

  • Restaurar el estado de un documento.

  • Utilizar las interfaces API de otros fabricantes que incluye GroupWise para generar informes sobre todos los documentos de la biblioteca.

Cómo ver las propiedades de un documento en los modos de almacenamiento en caché y remoto

El bibliotecario puede ver todas las propiedades de un documento mientras utiliza los modos Remoto y Almacenamiento en el caché. Sin embargo, no puede cambiar el autor ni los derechos de compartición de un documento mientras esté utilizando estos modos.

Bibliotecarios y otras versiones de GroupWise

Si un bibliotecario obtiene acceso a una biblioteca con una versión anterior del cliente de GroupWise, por ejemplo, GroupWise 5.1 o 5.2, no tendrá acceso de bibliotecario a los documentos, ya que ni el derecho de gestión ni la función de bibliotecario existían en las versiones anteriores de GroupWise.

15.14.4 Copia de un grupo de documentos

Puede copiar grupos de documentos utilizando el asistente de operaciones masivas. Para copiar un grupo de documentos, debe tener derechos para ver cada uno de los documentos o debe ser el bibliotecario. Además, debe tener derechos para añadir en la biblioteca en la que desea copiar los documentos.

Cuando copia un grupo de documentos, se copian todas las versiones de los documentos. En la biblioteca de destino, cada copia del documento recibe un nuevo número de documento, pero el documento mantiene el mismo número de versión que tenía en la biblioteca de origen. Por ejemplo, si el documento con número 458 tenía las versiones una, dos y cinco en la biblioteca Marketing y lo copia en la biblioteca Ventas, adquiriría el número 459 (o cualquiera que fuese el número siguiente) en la biblioteca Ventas, pero seguiría teniendo las versiones una, dos y cinco. GroupWise copia todas las propiedades de documento (incluidos los campos personalizados y la actividad del documento) en la biblioteca de destino y las almacena con el documento; sin embargo, los campos personalizados no se visualizarán en las propiedades del documento si la biblioteca de destino no contiene ese campo. Al copiar los documentos, las referencias no se actualizan.

Copia de un grupo de documentos seleccionados con Buscar por ejemplo

  1. Haga clic en Herramientas > Operaciones masivas.

    Recuadro de diálogo Operaciones masivas

  2. En el recuadro de grupo Operación, haga clic en Copiar.

  3. En el recuadro de grupo Método de selección, haga clic en Usar Buscar por ejemplo para seleccionar los documentos y, a continuación, haga clic en Siguiente.

    Recuadro de diálogo Buscar por ejemplo

  4. En la lista desplegable Biblioteca, haga clic en la biblioteca que desee examinar.

  5. Especifique en cada campo la información que desea buscar.

  6. Haga clic en Siguiente.

  7. En el recuadro de lista Seleccione una biblioteca, seleccione la biblioteca de destino y, a continuación, haga clic en Siguiente.

    Recuadro de diálogo Seleccionar biblioteca

  8. Haga clic en Vista previa para ver una muestra de los documentos que se copiarán de acuerdo con los criterios de búsqueda especificados.

    Puede hacer clic en Cerrar en cualquier momento en el recuadro de diálogo Resultados de la búsqueda para cancelar la vista previa.

  9. Especifique el directorio en el que desea guardar el archivo de registro.

    Puede hacer clic en Generar un archivo de registro sin realizar la operación para ver el resultado de la acción sin copiar realmente los documentos.

    Como bibliotecario de la biblioteca de destino, puede utilizar dos opciones adicionales en la página Registro de operaciones masivas. Validar los campos de propiedad del documento permite elegir entre validar o no los campos de propiedades de los documentos que va a copiar o mover. > Permitir que se creen y actualicen documentos con errores de validación permite omitir los errores de validación.

  10. Haga clic en Finalizar para copiar los documentos.

Copia de un grupo de documentos seleccionados

  1. En su buzón o carpetas, seleccione las referencias de documento para los documentos que desea copiar.

  2. Haga clic en Herramientas > Operaciones masivas.

  3. En el recuadro de grupo Operación, haga clic en Copiar.

  4. En el recuadro de grupo Método de selección, haga clic en Usar los documentos seleccionados actualmente y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  5. En el recuadro de lista Seleccione una biblioteca, seleccione la biblioteca de destino y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  6. Especifique el directorio en el que desea guardar el archivo de registro.

    Puede hacer clic en Generar un archivo de registro sin realizar la operación para ver el resultado de la acción sin copiar realmente los documentos.

    Como bibliotecario de la biblioteca de destino, puede utilizar dos opciones adicionales en la página Registro de operaciones masivas. Validar los campos de propiedad del documento permite elegir entre validar o no los campos de propiedades de los documentos que va a copiar. Permitir que se creen y actualicen documentos con errores de validación permite omitir los errores de validación.

  7. Haga clic en Finalizar para copiar los documentos.

Copia de un grupo de documentos listados en un archivo

  1. Haga clic en Herramientas > Operaciones masivas.

  2. En el recuadro de grupo Operación, haga clic en Copiar.

  3. En el recuadro de grupo Método de selección, haga clic en Usar los documentos listados en un archivo.

  4. Especifique el nombre del archivo que contenga la lista de los documentos que desee copiar y, a continuación, haga clic en Siguiente.

    Puede especificar un archivo de texto (ASCII o ANSI) como archivo de origen para la operación de copia siempre y cuando el archivo contenga una lista de los ID de los documentos. Si va a crear un archivo, asegúrese de que cada ID de documento está al principio de una línea y de que solo hay un documento por línea.

    Si el archivo especificado es un archivo de registro de una operación de copia anterior, puede hacer clic en Procesar solo errores para que GroupWise solo procese los documentos que hayan generado errores durante la sesión anterior.

  5. En el recuadro de lista Seleccione una biblioteca, seleccione la biblioteca de destino y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  6. Especifique el directorio en el que desea guardar el archivo de registro.

    Puede hacer clic en Generar un archivo de registro sin realizar la operación para ver el resultado de la acción sin copiar realmente los documentos.

    Como bibliotecario de la biblioteca de destino, puede utilizar dos opciones adicionales en la página Registro de operaciones masivas. Validar los campos de propiedad del documento permite elegir entre validar o no los campos de propiedades de los documentos que va a copiar. Permitir que se creen y actualicen documentos con errores de validación permite omitir los errores de validación.

  7. Haga clic en Finalizar para copiar los documentos.

15.14.5 Cambio de las propiedades de un grupo de documentos

Conforme gestiona los documentos en GroupWise, puede cambiar las propiedades de varios documentos a la vez. Por ejemplo, si un empleado deja la empresa, puede que necesite reasignar todos sus documentos a otra persona, o si un nuevo empleado entra en la empresa, puede que necesite concederle acceso a varios documentos. Puede utilizar la opción Cambiar propiedades del asistente para Operaciones masivas para llevar a cabo estas tareas (reasignación de documentos, cambio de clases de documentos, etc.) para grupos de documentos de modo más eficaz.

Puede cambiar el tema, el autor o la clase de documento de un grupo de documentos. Además, puede cambiar el valor de los posibles campos personalizados en la biblioteca. Los campos que puede modificar varían en función de la ubicación de los documentos que seleccione para la operación masiva. Si los documentos que seleccione están todos almacenados en la misma biblioteca, puede realizar cambios tanto en los campos del sistema (tema, autor y clase de documento) como en los campos personalizados. Si los documentos seleccionados están almacenados en bibliotecas diferentes, solo puede modificar los campos del sistema. GroupWise impone esta restricción porque puede que las bibliotecas que seleccione no contengan los mismos campos personalizados.

Cambio de las propiedades de un grupo de documentos seleccionados con Buscar por ejemplo

  1. Haga clic en Herramientas > Operaciones masivas.

  2. En el recuadro de grupo Operación, haga clic en Cambiar propiedades.

    Recuadro de diálogo Operaciones masivas

  3. En el recuadro de grupo Método de selección, haga clic en Usar Buscar por ejemplo para seleccionar los documentos y, a continuación, haga clic en Siguiente.

    Recuadro de diálogo Buscar por ejemplo

  4. En la lista desplegable Biblioteca, haga clic en la biblioteca que desee examinar.

  5. Especifique en cada campo la información que desea buscar.

  6. Haga clic en Siguiente.

    Recuadro de diálogo Documento

  7. Especifique valores nuevos para las propiedades de documento que desee y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  8. Haga clic en Vista previa para ver una muestra de los documentos que se modificarán de acuerdo con los criterios de búsqueda especificados.

    Puede hacer clic en Cerrar en cualquier momento en el recuadro de diálogo Resultados de la búsqueda para cancelar la vista previa.

  9. Especifique el directorio en el que desea guardar el archivo de registro.

    Puede hacer clic en Generar un archivo de registro sin realizar la operación para ver el resultado de la acción sin modificar realmente los documentos.

    Como bibliotecario de la biblioteca de destino, puede utilizar dos opciones adicionales en la página Registro de operaciones masivas. Validar los campos de propiedad del documento permite elegir entre validar o no los campos de propiedades de los documentos que va a copiar. Permitir que se creen y actualicen documentos con errores de validación permite omitir los errores de validación.

  10. Haga clic en Finalizar para cambiar las propiedades de los documentos.

Cambio de las propiedades de los documentos seleccionados

  1. En su buzón o carpetas, seleccione las referencias de documento para los documentos para los que desea modificar propiedades.

  2. Haga clic en Herramientas > Operaciones masivas.

  3. En el recuadro de grupo Operación, haga clic en Cambiar propiedades.

  4. En el recuadro de grupo Método de selección, haga clic en Usar los documentos seleccionados actualmente y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  5. Especifique valores nuevos para los campos de propiedades de documento que desee y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  6. Haga clic en Vista previa para ver una muestra de los documentos que se modificarán de acuerdo con los criterios de búsqueda especificados.

    Puede hacer clic en Cerrar en cualquier momento en el recuadro de diálogo Resultados de la búsqueda para cancelar la vista previa.

  7. Especifique el directorio en el que desea guardar el archivo de registro.

    Puede hacer clic en Generar un archivo de registro sin realizar la operación para ver el resultado de la acción sin modificar realmente los documentos.

    Como bibliotecario de la biblioteca de destino, puede utilizar dos opciones adicionales en la página Registro de operaciones masivas. Validar los campos de propiedad del documento permite elegir entre validar o no los campos de propiedades de los documentos que va a copiar. Permitir que se creen y actualicen documentos con errores de validación permite omitir los errores de validación.

  8. Haga clic en Finalizar para cambiar las propiedades de los documentos.

Cambio de las propiedades de un grupo de documentos listados en un archivo

  1. Haga clic en Herramientas > Operaciones masivas.

  2. En el recuadro de grupo Operación, haga clic en Cambiar propiedades.

  3. En el recuadro de grupo Método de selección, haga clic en Usar los documentos listados en un archivo.

  4. Especifique el nombre del archivo que contenga la lista de los documentos cuyas propiedades desee cambiar y, a continuación, haga clic en Siguiente.

    Puede especificar un archivo de texto (ASCII o ANSI) como archivo de origen para la operación de modificación de propiedades siempre y cuando el archivo contenga una lista de los ID de los documentos. Si va a crear un archivo, asegúrese de que cada ID de documento se encuentra al principio de una línea y que solo hay un ID de documento por línea.

    Si el archivo especificado es un archivo de registro de una operación anterior, puede hacer clic en Procesar solo errores para que GroupWise solo procese los documentos que hayan generado errores durante la sesión anterior.

  5. Especifique valores nuevos para los campos de propiedades de documento que desee y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  6. Haga clic en Vista previa para ver una muestra de los documentos que se modificarán de acuerdo con los criterios de búsqueda especificados.

    Puede hacer clic en Cerrar en cualquier momento en el recuadro de diálogo Resultados de la búsqueda para cancelar la vista previa.

  7. Especifique el directorio en el que desea guardar el archivo de registro.

    Puede hacer clic en Generar un archivo de registro sin realizar la operación para ver el resultado de la acción sin modificar realmente los documentos.

    Como bibliotecario de la biblioteca de destino, puede utilizar dos opciones adicionales en la página Registro de operaciones masivas. Validar los campos de propiedad del documento permite elegir entre validar o no los campos de propiedades de los documentos que va a copiar. Permitir que se creen y actualicen documentos con errores de validación permite omitir los errores de validación.

  8. Haga clic en Finalizar para cambiar las propiedades de los documentos.

15.14.6 Cambio del compartimiento de un grupo de documentos

Puede otorgar, modificar o eliminar el acceso de un usuario a un grupo de documentos. Para ello, puede modificar los derechos del usuario en la lista de recursos compartidos existente para el grupo de documentos o puede crear una nueva lista de recursos compartidos que sustituya a la existente para cada documento del grupo.

Modificación de la lista de compartimiento existente

Si selecciona Añadir nuevos usuarios para los documentos seleccionados, puede añadir, eliminar o cambiar los derechos de un usuario para el grupo de documentos sin cambiar ninguno de los derechos que haya concedido a otros usuarios. Por ejemplo, puede conceder derechos a nuevos empleados para todos los documentos de beneficios de la biblioteca. Esta operación añade el nuevo empleado a la lista de recursos compartidos para cada documento del grupo, pero no modifica los derechos de ninguno de los otros empleados.

Si el usuario que desea añadir dispone ya de derechos para uno o varios documentos del grupo, los derechos que especifique en el asistente reemplazarán a los derechos anteriores, pero no se restringirán los derechos que ya tuviera el usuario. Por ejemplo, imagine que otorga derechos de Visualización a Pamela para un grupo de documentos que incluye el Documento A, pero Pamela ya disponía de derechos de Visualización y de Edición para este documento. En este caso, GroupWise le dará a Pamela derechos de Visualización para todos los documentos del grupo, incluido el Documento A, pero GroupWise no suprimirá los derechos de Edición de Pamela para este documento.

Sustitución de una lista de compartimiento existente con otra nueva

Si selecciona Reemplazar las listas compartidas para los documentos seleccionados, puede crear una nueva lista de compartimiento para cada uno de los documentos seleccionados. Esta nueva lista de compartimiento reemplaza a la existente y solo los usuarios de la nueva lista disponen de derechos sobre los derechos seleccionados.

Cambio de los derechos de compartimiento de un grupo de documentos seleccionados con Buscar por ejemplo

  1. Haga clic en Herramientas > Operaciones masivas.

  2. En el recuadro de grupo Operación, haga clic en Cambiar compartición.

    Recuadro de diálogo Operaciones masivas

  3. En el recuadro de grupo Método de selección, haga clic en Usar Buscar por ejemplo para seleccionar los documentos y, a continuación, haga clic en Siguiente.

    Recuadro de diálogo Buscar por ejemplo

  4. En la lista desplegable Biblioteca, haga clic en la biblioteca que desee examinar.

  5. Especifique en cada campo la información que desea buscar.

  6. Haga clic en Siguiente.

    Recuadro de diálogo Compartición

  7. Haga clic en Añadir nuevos usuarios para los documentos seleccionados para modificar las listas de compartición de cada documento del grupo.

    O bien

    Haga clic en Reemplazar las listas compartidas para los documentos seleccionados con el fin de crear una nueva lista de compartición que reemplace la lista existente para cada documento del grupo.

  8. En el campo Nombre, escriba el nombre del usuario cuyos derechos de compartición desee modificar y, a continuación, haga clic en Añadir usuario.

  9. En la lista de compartición, haga clic en el nombre del usuario cuyos derechos de compartición desee modificar.

  10. En el recuadro de grupo Derechos para todas las versiones, haga clic en los derechos que desee conceder al usuario para el grupo de documentos seleccionado.

  11. Si desea especificar derechos de compartición para versiones específicas, haga clic en Seguridad del nivel de versión, especifique los derechos para cada versión y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  12. Haga clic en Siguiente.

  13. Haga clic en Vista previa para ver una muestra de los documentos que se modificarán de acuerdo con los criterios de búsqueda especificados.

    Puede hacer clic en Cerrar en cualquier momento en el recuadro de diálogo Resultados de la búsqueda para cancelar la vista previa.

  14. Especifique el directorio en el que desea guardar el archivo de registro.

    Puede hacer clic en Generar un archivo de registro sin realizar la operación para ver el resultado de la acción sin modificar realmente los documentos.

  15. Haga clic en Finalizar para modificar la compartición de los documentos.

Cambio de derechos de compartimiento para documentos seleccionados

  1. En su buzón o carpetas, seleccione las referencias de documento para los documentos para los que desea cambiar los derechos de compartimiento.

  2. Haga clic en Herramientas > Operaciones masivas.

  3. En el recuadro de grupo Operación, haga clic en Cambiar compartición.

  4. En el recuadro de grupo Método de selección, haga clic en Usar los documentos seleccionados actualmente y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  5. Para modificar las listas de compartición existentes para cada documento del grupo, haga clic en Añadir nuevos usuarios para los documentos seleccionados.

    O bien

    Para crear una nueva lista de compartición que reemplace la lista existente de cada documento del grupo, haga clic en Reemplazar las listas compartidas para los documentos seleccionados.

  6. En el campo Nombre, escriba el nombre del usuario cuyos derechos de compartición desee modificar y, a continuación, haga clic en Añadir usuario.

  7. En la lista de compartición, haga clic en el nombre del usuario cuyos derechos de compartición desee modificar.

  8. En el recuadro de grupo Derechos para todas las versiones, haga clic en los derechos que desee conceder al usuario para el grupo de documentos seleccionado.

  9. Si desea especificar derechos de compartición para versiones específicas, haga clic en Seguridad del nivel de versión, especifique los derechos para cada versión y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  10. Haga clic en Siguiente.

  11. Haga clic en Vista previa para ver una muestra de los documentos que se modificarán de acuerdo con los criterios de búsqueda especificados.

    Puede hacer clic en Cerrar en cualquier momento en el recuadro de diálogo Resultados de la búsqueda para cancelar la vista previa.

  12. Especifique el directorio en el que desea guardar el archivo de registro.

    Puede hacer clic en Generar un archivo de registro sin realizar la operación para ver el resultado de la acción sin modificar realmente los documentos.

  13. Haga clic en Finalizar para modificar la compartición de los documentos.

Cambio de derechos compartidos para documentos listados en un archivo

  1. Haga clic en Herramientas > Operaciones masivas.

  2. En el recuadro de grupo Operación, haga clic en Cambiar compartición.

  3. En el recuadro de grupo Método de selección, haga clic en Usar los documentos listados en un archivo.

  4. Especifique el nombre del archivo que contenga la lista de los documentos cuyos derechos de compartición desee cambiar y, a continuación, haga clic en Siguiente.

    Puede especificar cualquier archivo de texto (ASCII o ANSI) como archivo de origen de una operación de cambio de compartimiento siempre y cuando el archivo contenga una lista de los ID de documento. Si va a crear un archivo, asegúrese de que cada ID de documento está al principio de una línea y de que solo hay un documento por línea.

    Si el archivo especificado es un archivo de registro de una operación anterior, puede hacer clic en Procesar solo errores para que GroupWise solo procese los documentos que hayan generado errores durante la sesión anterior.

  5. Haga clic en Añadir nuevos usuarios para los documentos seleccionados para modificar las listas de compartición de cada documento del grupo.

    O bien

    Haga clic en Reemplazar las listas compartidas para los documentos seleccionados con el fin de crear una nueva lista de compartición que reemplace la lista existente para cada documento del grupo.

  6. En el campo Nombre, escriba el nombre del usuario cuyos derechos de compartición desee modificar y, a continuación, haga clic en Añadir usuario.

  7. En la lista de compartición, haga clic en el nombre del usuario cuyos derechos de compartición desee modificar.

  8. En el recuadro de grupo Derechos para todas las versiones, haga clic en los derechos que desee conceder al usuario para el grupo de documentos seleccionado.

  9. Si desea especificar derechos de compartición para versiones específicas, haga clic en Seguridad del nivel de versión, especifique los derechos para cada versión y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  10. Haga clic en Siguiente.

  11. Haga clic en Vista previa para ver una muestra de los documentos que se modificarán de acuerdo con los criterios de búsqueda especificados.

    Puede hacer clic en Cerrar en cualquier momento en el recuadro de diálogo Resultados de la búsqueda para cancelar la vista previa.

  12. Especifique el directorio en el que desea guardar el archivo de registro.

    Puede hacer clic en Generar un archivo de registro sin realizar la operación para ver el resultado de la acción sin modificar realmente los documentos.

  13. Haga clic en Finalizar para modificar la compartición de los documentos.

15.14.7 Supresión de un grupo de documentos

Puede suprimir un grupo de documentos utilizando el asistente de operaciones masivas. Para suprimir un grupo de documentos, debe tener derechos para suprimir los documentos o debe ser el bibliotecario. Además, debe tener derechos para suprimir en la biblioteca en la que desea suprimir los documentos.

Cuando se suprime un grupo de documentos, se suprimen todas las versiones de los mismos. Sin embargo, no se eliminan los registros de actividad de los documentos suprimidos. Tampoco se eliminan las referencias de documento que corresponden a documentos suprimidos. Si hace clic en la referencia de un documento suprimido, aparece un mensaje donde se indica que el documento se ha suprimido.

Supresión de un grupo de documentos seleccionados con Buscar por ejemplo

  1. Haga clic en Herramientas > Operaciones masivas.

  2. En el recuadro de grupo Operación, haga clic en Suprimir.

    Recuadro de diálogo Operaciones masivas

  3. En el recuadro de grupo Método de selección, haga clic en Usar Buscar por ejemplo para seleccionar los documentos y, a continuación, haga clic en Siguiente.

    Recuadro de diálogo Buscar por ejemplo

  4. En la lista desplegable Biblioteca, haga clic en la biblioteca que desee examinar.

  5. Especifique en cada campo la información que desea buscar.

  6. Haga clic en Siguiente.

  7. Haga clic en Vista previa para ver una muestra de los documentos que se suprimirán de acuerdo con los criterios de búsqueda especificados.

  8. Puede hacer clic en Cerrar en cualquier momento en el recuadro de diálogo Resultados de la búsqueda para cancelar la vista previa.

  9. Especifique el directorio en el que desea guardar el archivo de registro.

    Puede hacer clic en Generar un archivo de registro sin realizar la operación para ver el resultado de la acción sin suprimir realmente los documentos.

  10. Haga clic en Finalizar para suprimir los documentos.

Supresión de un grupo de documentos seleccionados

  1. En el buzón o las carpetas, haga clic en las referencias de los documentos que desea suprimir.

  2. Haga clic en Herramientas > Operaciones masivas.

  3. En el recuadro de grupo Operación, haga clic en Suprimir.

  4. En el recuadro de grupo Método de selección, haga clic en Usar los documentos seleccionados actualmente y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  5. Especifique el directorio en el que desea guardar el archivo de registro.

    Puede hacer clic en Generar un archivo de registro sin realizar la operación para ver el resultado de la acción sin suprimir realmente los documentos.

  6. Haga clic en Finalizar para suprimir los documentos.

Supresión de un grupo de documentos listados en un archivo

  1. Haga clic en Herramientas > Operaciones masivas.

  2. En el recuadro de grupo Operación, haga clic en Suprimir.

  3. En el recuadro de grupo Método de selección, haga clic en Usar los documentos listados en un archivo.

  4. Especifique el nombre del archivo que contenga la lista de los documentos que desee suprimir y, a continuación, haga clic en Siguiente.

    Si el archivo especificado es un archivo de registro de una operación de supresión anterior, puede hacer clic en Procesar solo errores para que GroupWise solo procese los documentos que hayan generado errores durante la sesión anterior.

  5. Especifique el directorio en el que desea guardar el archivo de registro.

  6. Puede hacer clic en Generar un archivo de registro sin realizar la operación para ver el resultado de la acción sin suprimir realmente los documentos.

  7. Haga clic en Finalizar para suprimir los documentos.

15.14.8 Traslado de un grupo de documentos

Puede mover un grupo de documentos a otra biblioteca mediante el Asistente para operaciones masivas. Para mover un grupo de documentos, debe tener derechos para ver y suprimir cada uno de los documentos que desea mover o debe ser el bibliotecario. También debe disponer de derechos de Adición de documentos a la biblioteca de destino.

Los documentos que seleccione para la operación de traslado se almacenan en varias bibliotecas en diferentes oficinas postales. GroupWise mueve todas las versiones de los documentos seleccionados y todas sus propiedades, incluida la actividad y los campos personalizados. Si la biblioteca de destino no contiene uno o varios campos personalizados que sí existen en la biblioteca de origen, GroupWise mueve el valor del campo personalizado y lo almacena con el documento en la nueva biblioteca. No obstante, el valor no aparecerá en las Propiedades del documento hasta que el administrador del sistema añada ese campo personalizado a la biblioteca de destino.

Notificar a los autores y usuario del traslado de documentos

Una vez finalizada la operación de traslado, GroupWise le envía un mensaje que contiene una lista de todos los documentos trasladados. Además, GroupWise envía un mensaje al autor de cada documento que se ha movido en el que muestra la nueva ubicación del documento. Si un usuario es el autor de varios documentos trasladados, el mensaje contiene una lista de todos esos documentos y la nueva ubicación de los mismos. El resto de los usuarios, que no son autores del documento, no reciben notificación de que el documento se ha movido.

GroupWise actualiza de forma automática las referencias de los documentos movidos al final del proceso. Sin embargo, si una referencia de documento está adjunta a un mensaje de correo, GroupWise no la actualiza. En su lugar, cuando un usuario haga clic en la referencia de documento adjunta, aparecerá un mensaje donde se explica que el documento se ha movido y se proporciona la nueva ubicación del documento.

Traslado de un grupo de documentos seleccionados con Buscar por ejemplo

  1. Haga clic en Herramientas > Operaciones masivas.

  2. En el recuadro de grupo Operación, haga clic en Mover.

    Recuadro de diálogo Operaciones masivas

  3. En el recuadro de grupo Método de selección, haga clic en Usar Buscar por ejemplo para seleccionar los documentos y, a continuación, haga clic en Siguiente.

    Recuadro de diálogo Buscar por ejemplo

  4. En la lista desplegable Biblioteca, haga clic en la biblioteca que desee examinar.

  5. Especifique en cada campo la información que desea buscar.

  6. Haga clic en Siguiente.

  7. En el recuadro de lista Seleccionar biblioteca a la que trasladar documentos, seleccione la biblioteca de destino y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  8. Haga clic en Vista previa para ver una muestra de los documentos que se moverán de acuerdo con los criterios de búsqueda especificados.

    Puede hacer clic en Cerrar en cualquier momento en el recuadro de diálogo Resultados de la búsqueda para cancelar la vista previa.

  9. Especifique el directorio en el que desea guardar el archivo de registro.

    Puede hacer clic en Generar un archivo de registro sin realizar la operación para ver el resultado de la acción sin mover realmente los documentos.

    Como bibliotecario de la biblioteca de destino, puede utilizar dos opciones adicionales en la página Registro de operaciones masivas. Validar los campos de propiedad del documento permite elegir entre validar o no los campos de propiedades de los documentos que va a copiar. Permitir que se creen y actualicen documentos con errores de validación permite omitir los errores de validación.

  10. Haga clic en Finalizar para mover los documentos.

Traslado de un grupo de documentos seleccionados

  1. En su buzón o carpetas, seleccione las referencias de documento para los documentos que desea mover.

  2. Haga clic en Herramientas > Operaciones masivas.

  3. En el recuadro de grupo Operación, haga clic en Mover.

  4. En el recuadro de grupo Método de selección, haga clic en Usar los documentos seleccionados actualmente y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  5. En el recuadro de lista Seleccionar biblioteca a la que trasladar documentos, seleccione la biblioteca de destino y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  6. Especifique el directorio en el que desea guardar el archivo de registro.

    Puede hacer clic en Generar un archivo de registro sin realizar la operación para ver el resultado de la acción sin mover realmente los documentos.

    Como bibliotecario de la biblioteca de destino, puede utilizar dos opciones adicionales en la página Registro de operaciones masivas. Validar los campos de propiedad del documento permite elegir entre validar o no los campos de propiedades de los documentos que va a copiar. Permitir que se creen y actualicen documentos con errores de validación permite omitir los errores de validación.

  7. Haga clic en Finalizar para mover los documentos.

Traslado de un grupo de documentos listados en un archivo

  1. Haga clic en Herramientas > Operaciones masivas.

  2. En el recuadro de grupo Operación, haga clic en Mover.

  3. En el recuadro de grupo Método de selección, haga clic en Usar los documentos listados en un archivo.

  4. Especifique el nombre del archivo que contenga la lista de los documentos que desee mover y, a continuación, haga clic en Siguiente.

    Puede especificar cualquier archivo de texto (ASCII o ANSI) como archivo de origen de una operación de traslado siempre y cuando el archivo contenga una lista con los ID de documento. Si va a crear un archivo, asegúrese de que cada ID de documento está al principio de una línea y de que solo hay un documento por línea.

    Si el archivo especificado es un archivo de registro de una operación de traslado anterior, puede hacer clic en Procesar solo errores para que GroupWise solo procese los documentos que hayan generado errores durante la sesión anterior.

  5. En el recuadro de lista Seleccionar biblioteca a la que trasladar documentos, seleccione la biblioteca de destino y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  6. Especifique el directorio en el que desea guardar el archivo de registro.

    Puede hacer clic en Generar un archivo de registro sin realizar la operación para ver el resultado de la acción sin mover realmente los documentos.

    Como bibliotecario de la biblioteca de destino, puede utilizar dos opciones adicionales en la página Registro de operaciones masivas. Validar los campos de propiedad del documento permite elegir entre validar o no los campos de propiedades de los documentos que va a copiar. Permitir que se creen y actualicen documentos con errores de validación permite omitir los errores de validación.

  7. Haga clic en Finalizar para mover los documentos.