6.5 Uso de las guías de direcciones

Las guías de direcciones son las bases de datos en las que se almacena la información de contacto, incluido el nombre, la dirección, las direcciones de correo electrónico, los números de teléfono, etc. Las carpetas Contactos suponen una forma más flexible de consultar la información de la guía de direcciones.

6.5.1 Apertura de una guía de direcciones

Para abrir una guía de direcciones, haga clic en Icono de guía de direcciones en la barra de herramientas en la barra de herramientas de la ventana principal. El panel izquierdo muestra la guía de direcciones de GroupWise, la guía de direcciones LDAP, la guía de direcciones Contactos frecuentes y cualquier guía de direcciones personales que haya creado.

Figura 6-6 Ventana de la guía de direcciones

Puede utilizar Archivo > Abrir guía y Archivo > Cerrar guía para mostrar y ocultar las guías de direcciones en este panel. El panel de la derecha muestra en una lista todas las entradas de la guía de direcciones seleccionada.

En una guía de direcciones, puede abrir contactos para ver detalles, seleccionar nombres a los que enviar un elemento, crear y modificar grupos, así como crear y suprimir contactos.

También proporciona opciones avanzadas que permiten, por ejemplo, crear y modificar guías de direcciones personales, cambiar el orden de búsqueda de la función Completar nombre, cambiar las propiedades de una guía de direcciones, definir opciones de copia, cambiar la configuración MAPI, importar y exportar guías de direcciones, compartir guías de direcciones, añadir servicios de directorio, imprimir etiquetas, etc.

6.5.2 Creación de una guía de direcciones personal

  1. En la ventana principal, haga clic en Icono de guía de direcciones en la barra de herramientas en la barra de herramientas.

  2. Haga clic en Archivo > Nueva guía.

  3. Escriba un nombre para la nueva guía y, a continuación, haga clic en Aceptar.

6.5.3 Edición de una guía de direcciones personal o de contactos frecuentes

En una guía de direcciones personal, incluida la guía Contactos frecuentes, puede añadir o suprimir entradas, editar información existente, copiar nombres de una guía a otra o renombrar una guía. También puede crear sus propios campos de guías de direcciones personalizados.

Adición rápida de contactos a una guía personal de direcciones

Puede añadir rápidamente cualquier destinatario de un elemento a cualquier guía personal de direcciones.

  1. Abra un elemento dirigido a uno o varios destinatarios.

  2. haga clic con el botón derecho en el destinatario que desea añadir a una guía personal de direcciones.

  3. Haga clic en Añadir a guía de direcciones y después en la guía de direcciones a la que desee añadir el contacto.

Edición de entradas en una guía de direcciones personal

  1. En la ventana principal, haga clic en Icono de guía de direcciones en la barra de herramientas en la barra de herramientas.

  2. Haga clic en una guía de direcciones y, a continuación, haga doble clic en el nombre que desea editar.

  3. Edite la información de las diferentes pestañas y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Copia de entradas entre guías de direcciones personales

No puede copiar entradas en una guía de direcciones cerrada; primero, debe abrir la guía. No es posible copiar nombres en la guía de direcciones de GroupWise.

  1. En la ventana principal, haga clic en Icono de guía de direcciones en la barra de herramientas en la barra de herramientas.

  2. Haga clic en una guía de direcciones y, a continuación, haga clic o pulse Ctrl y haga clic en los nombres que desea copiar.

  3. Haga clic en Editar > Copiar en.

  4. Seleccione la guía de direcciones en la que desea copiar los nombres y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Al copiar una entrada de una guía de direcciones en otra, las entradas se enlazan, por lo que si edita una, la otra se actualizará también.

Definición de campos personalizados en una guía de direcciones personales

  1. En la ventana principal, haga clic en Icono de guía de direcciones en la barra de herramientas en la barra de herramientas.

  2. Haga clic en la guía personal de direcciones en la que desee definir campos personalizados.

  3. Haga doble clic en una entrada y, a continuación, haga clic en la pestaña Avanzadas.

  4. Haga clic en Añadir y, a continuación, escriba un título para el campo en el recuadro Nombre del campo.

  5. En el campo Valor, escriba la información de la entrada que desee que se muestre en ese campo.

  6. Haga clic en Aceptar.

Cuando haya añadido un campo personalizado a una guía de direcciones, ya no podrá suprimirse el campo. No obstante, ya que estos campos se muestran como columnas, puede eliminarse la columna de la pantalla. Dado que cada guía de direcciones puede contener columnas diferentes, esta columna debe eliminarse en cada una de ellas.

Supresión de entradas de una guía de direcciones personal

  1. En la ventana principal, haga clic en Icono de guía de direcciones en la barra de herramientas en la barra de herramientas.

  2. Haga clic en una guía de direcciones y, a continuación, haga clic o pulse Ctrl y haga clic en los nombres que desea suprimir.

  3. Pulse la tecla Supr y, a continuación, haga clic en Sí.

6.5.4 Cambio de nombre de una guía de direcciones personal

  1. En la ventana principal, haga clic en Icono de guía de direcciones en la barra de herramientas en la barra de herramientas.

  2. Haga clic en la guía de direcciones personal a la que desea cambiar el nombre.

    No puede cambiar de nombre la guía de direcciones Contactos frecuentes.

  3. Haga clic en Archivo > Cambiar el nombre de la guía.

  4. Escriba el nuevo nombre y, a continuación, haga clic en Aceptar.

6.5.5 Copia de una guía de direcciones personales

  1. En la ventana principal, haga clic en Icono de guía de direcciones en la barra de herramientas en la barra de herramientas.

  2. Haga clic en la guía de direcciones personales que desee copiar.

  3. Haga clic en Archivo > Guardar como guía.

  4. Escriba un nombre nuevo para la guía de direcciones y haga clic en Aceptar.

6.5.6 Supresión de una guía de direcciones personal

  1. En la ventana principal, haga clic en Icono de guía de direcciones en la barra de herramientas en la barra de herramientas.

  2. Haga clic en la guía de direcciones personales que desee suprimir.

  3. Haga clic en Archivo > Suprimir guía y, a continuación, en Sí.

Una vez suprimidas, las guías de direcciones personales no se pueden recuperar.

NOTA:La guía de direcciones Contactos frecuentes no se puede suprimir.

6.5.7 Definición de propiedades de la guía de direcciones

Puede elegir y ver distintas propiedades y opciones de las guías de direcciones.

Definición de propiedades de la Guía de direcciones personal

Utilice el recuadro de diálogo Propiedades de la guía de direcciones para ver las propiedades de todas las guías (incluida la guía de direcciones de GroupWise). Las guías de direcciones contienen tres pestañas de propiedades, pero no todas aparecen en todas las guías de direcciones.

La pestaña General se muestra en todas las guías de direcciones. Utilice la pestaña General para visualizar el nombre de la guía de direcciones, el proveedor de servicios MAPI (si se conoce), un resumen del contenido de la guía de direcciones, etc. También puede utilizarla para añadir una descripción de la guía de direcciones.

La pestaña Opciones solo aparece en la guía de direcciones Contactos frecuentes. Utilice la pestaña Opciones para especificar qué ha de guardarse en Contactos frecuentes y cómo ha de limpiarse esta guía. Consulte Definición de las propiedades de Contactos frecuentes.

La pestaña Compartición aparece en guías de direcciones personales de las que es propietario, incluida la guía Contactos frecuentes. Utilice la pestaña Compartición para especificar si desea compartir o no la guía de direcciones y, si es así, con quién desea compartirla y qué derechos de acceso debe tener cada usuario.

También puede compartir sus grupos personales colocándolos en una guía de direcciones que comparta con otros usuarios.

Visualización de propiedades de la Guía de direcciones

  1. En la ventana principal, haga clic en Icono de guía de direcciones en la barra de herramientas en la barra de herramientas.

  2. Haga clic en la guía de direcciones cuyas propiedades desea ver.

    Si la guía no está visible, la guía no está abierta.

  3. Haga clic en Archivo > Propiedades.

    Recuadro de diálogo Propiedades de una guía de direcciones con la pestaña General abierta

  4. Para ver el número de usuarios, recursos, empresas, etc., haga clic en Contiene.

    Si la guía de direcciones es grande, el proceso puede llevar algún tiempo. En la barra de estado aparece el progreso de la operación.

  5. Para añadir o modificar una descripción para la guía de direcciones, haga clic en el campo Descripción y escriba o edite la información.

  6. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y cerrar el recuadro de diálogo Propiedades.

    O bien

    Haga clic en Aplicar para guardar los cambios y mantener el recuadro de diálogo Propiedades abierto.

Definición de las propiedades de Contactos frecuentes

  1. En la ventana principal, haga clic en Icono de guía de direcciones en la barra de herramientas en la barra de herramientas.

  2. Haga clic en la guía de direcciones Contactos frecuentes.

  3. Haga clic en Archivo > Propiedades y, a continuación, haga clic en la pestaña Opciones.

    Recuadro de diálogo Propiedades de Contactos frecuentes con la pestaña Opciones abierta

  4. Seleccione las opciones que desee.

    Si no puede cambiar estas opciones es porque el administrador de GroupWise las ha bloqueado.

    Para impedir que los nombres se introduzcan en la guía de direcciones Contactos frecuentes, haga clic en Desactivar autoguardar.

  5. Para suprimir nombres de esta guía, marque la casilla de verificación Suprimir direcciones no usadas dentro del período de tiempo, escriba un número en el campo Período de tiempo, haga clic en un período de tiempo en la lista desplegable (desde horas hasta años) y haga clic en Suprimir ahora para eliminar las direcciones antiguas.

  6. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y cerrar el recuadro de diálogo Propiedades.

    O bien

    Haga clic en Aplicar para guardar los cambios y mantener el recuadro de diálogo Propiedades abierto.

6.5.8 Uso de filtros predefinidos para la guía de direcciones Contactos frecuentes

  1. En la ventana principal, haga clic en Icono de guía de direcciones en la barra de herramientas en la barra de herramientas.

  2. Haga clic en la guía de direcciones Contactos frecuentes.

    Si la guía de direcciones Contactos frecuentes no está visible, debe abrirla haciendo clic en Archivo > Abrir guía.

  3. Haga clic en Ver > Filtrar por lo menos 3 referencias.

    O bien

    Haga clic en Ver > Definir filtro para las referencias (una referencia es el número de veces que ha enviado elementos a una entrada o recibido elementos de ella), escriba el número mínimo de referencias que una entrada debe tener para que se incluya en el criterio de búsqueda y, a continuación, haga clic en Aceptar.

6.5.9 Compartimiento de una guía de direcciones con otro usuario

Las guías de direcciones compartidas están marcadas con el icono Icono de guía de direcciones compartida. Este icono puede ser algo diferente, según haya creado o no la guía de direcciones.

Es posible compartir las guías de direcciones personales con otros usuarios. Puede otorgar a los usuarios derechos de solo lectura o derechos para leer, añadir, editar y suprimir información en la guía de direcciones. Cuando se comparte una guía de direcciones, los usuarios reciben una notificación que pueden aceptar o rechazar.

  1. En la ventana principal, haga clic en Icono de guía de direcciones en la barra de herramientas en la barra de herramientas.

  2. Haga clic con el botón derecho del ratón en la guía de direcciones que desee compartir y, a continuación, haga clic en Compartición.

    Si la guía de direcciones no está visible, puede abrirla haciendo clic en Archivo > Abrir guía.

  3. Haga clic en Compartido con.

  4. Escriba el nombre de la persona con la que desee compartir la guía de direcciones y haga clic en Añadir usuario para añadir el usuario a la lista Compartir.

    Si no conoce el nombre de la persona, haga clic en Icono de la guía de direcciones y busque y seleccione el usuario.

    No es posible compartir guías de direcciones situadas en dominios externos.

  5. Haga clic en el nombre de cada usuario en la lista Compartición y, a continuación, asígnele derechos de acceso en el recuadro de grupo Acceso.

    Recuadro de diálogo Propiedades de una guía de direcciones con la pestaña Compartición abierta

  6. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y cerrar el recuadro de diálogo.

    O bien

    Haga clic en Aplicar para aplicar los cambios y mantener el recuadro de diálogo abierto.

    Al hacer clic en Aceptar o Aplicar, la persona con la que desea compartir la guía de direcciones recibe una notificación. En la columna Estado se muestra Pendiente hasta que el usuario acepta o rechaza la petición de compartir la guía de direcciones y, después, se actualiza con la selección del usuario.

    En la lista de guías de direcciones, las guías de direcciones compartidas se marcan con el icono Icono de guía de direcciones compartida.

    Usted y los usuarios con los que comparte una guía de direcciones pueden organizar las columnas de la guía de direcciones de forma diferente.

6.5.10 Aceptación de una guía de direcciones compartida

Cuando se acepta una guía de direcciones compartida, aparece en la lista de guías de direcciones junto con la guía de direcciones de GroupWise, las guías de direcciones personales y la guía Contactos frecuentes.

  1. Haga clic en el icono Buzón en la lista de carpetas.

  2. Haga clic en la notificación de guía de direcciones compartida para abrirla, o bien haga clic con el botón derecho del ratón en ella y, después, haga clic en Abrir.

  3. Haga clic en Aceptar la Guía de direcciones para añadir esta guía a la lista Guía de direcciones.

Ahora puede utilizar la guía de direcciones compartida para asignar direcciones a los elementos o buscar información de los usuarios, igual que con otras guías de direcciones.

6.5.11 Sincronización de entradas de las guías de direcciones

Puede utilizar Sincronizar para asegurarse de que las entradas de su guía de direcciones personal coinciden con las entradas correspondientes de la Guía de direcciones de GroupWise. Puede sincronizar una guía personal de direcciones completa o solo las entradas que haya seleccionado.

Por ejemplo, puede tener una guía de direcciones personales que contenga los nombres de sus contactos en el departamento de Marketing. Cuando el Departamento de Marketing cambie de oficina y de número de teléfono, Sincronizar le ahorrará tener que crear una nueva guía personal de direcciones.

  1. En la ventana principal, haga clic en Icono de guía de direcciones en la barra de herramientas en la barra de herramientas.

  2. Haga clic en la guía personal de direcciones que desee sincronizar.

  3. Para sincronizar una guía de direcciones, haga clic en Archivo > Sincronizar > Guía actual.

    O bien

    Para sincronizar las entradas seleccionadas, haga clic en las entradas mientras pulsa Ctrl o Mayús y haga clic en Archivo > Sincronizar > Elementos seleccionados.

6.5.12 Visualización de información rápida

La información de resumen acerca de los usuarios aparece en una guía de direcciones y en el Selector de direcciones cuando coloque el puntero del ratón encima de ese nombre. La misma información aparece en los campos A, CC, CO o De de un mensaje si primero hace clic en el nombre. A esta visualización se le denomina Información rápida.

Figura 6-7 muestra la información rápida en un mensaje de correo:

Figura 6-7 Vista de correo con información acerca de un usuario

La Figura 6-8 muestra la información rápida en la ventana de guía de direcciones:

Figura 6-8 Guía de direcciones con información acerca de un usuario

Si aparecen varios usuarios en los campos A, > CC, > CO o De de un mensaje, haga clic en el recuadro para abrir la lista de usuarios, seleccione uno y, a continuación, coloque el puntero del ratón sobre el usuario seleccionado.

Información rápida está habilitada por defecto. Para inhabilitar Información rápida:

  1. En la ventana principal, haga clic en Icono de guía de direcciones en la barra de herramientas en la barra de herramientas.

  2. Haga clic en Ver > Inhabilitar Información rápida.

6.5.13 Cómo ver contactos, grupos, organizaciones o recursos en la guía de direcciones

Utilice los filtros predefinidos de filtro de entradas para visualizar solo grupos, usuarios, organizaciones o recursos en una guía de direcciones.

Las guías de direcciones muestran por defecto todas las entradas. Aunque todos los grupos, organizaciones y recursos están marcados con iconos, buscar entradas específicas en guías de direcciones grandes puede resultar difícil. Los filtros predefinidos muestran solamente el tipo de entrada que busque.

Hay un filtro predefinido que solo se aplica a la guía de direcciones Contactos frecuentes: Filtrar por lo menos X referencias. Utilícelo para filtrar todas las entradas que tengan como mínimo el número de referencias que usted especifique.

Para ver grupos, organizaciones o recursos en una guía de direcciones:

  1. En la ventana principal, haga clic en Icono de guía de direcciones en la barra de herramientas en la barra de herramientas.

  2. Haga clic en una guía de direcciones.

  3. Haga clic en Ver y, a continuación, en el filtro que desee utilizar para la clasificación.

    Guía de direcciones con el menú Ver abierto

  4. Para volver a la vista de la guía de direcciones sin filtrar, haga clic en Ver > Desactivar filtro.

En el Selector de direcciones, haga clic en un filtro predefinido de la lista desplegable Icono de filtro para filtrar contactos, grupos y recursos.

Los siguientes iconos se utilizan para identificar contactos, recursos, grupos y organizaciones en las guías de direcciones:

Icono de contactos Contactos

Icono de recurso Recursos

Icono de grupo Grupos

Icono de organización Organizaciones

6.5.14 Edición de una lista de distribución en la guía de direcciones de GroupWise

Si el administrador de GroupWise le ha concedido derechos para modificar una lista de distribución pública en la guía de direcciones de GroupWise:

  1. En la ventana principal, haga clic en Icono de guía de direcciones en la barra de herramientas en la barra de herramientas.

    O bien

    Haga clic en Icono de dirección de la barra de herramientas en la barra de herramientas del elemento que esté creando.

  2. Seleccione la guía de direcciones de GroupWise.

  3. Haga doble clic en la lista de distribución pública para la que tenga derechos de edición.

  4. Efectúe los cambios necesarios.

  5. Haga clic en Cerrar y, a continuación, en Sí para guardar los cambios.

6.5.15 Búsqueda de entradas de guías de direcciones

Mediante la Lista de búsqueda encontrará rápidamente entradas en una guía de direcciones. También puede especificar criterios de búsqueda mediante la definición de uno o varios filtros. Por ejemplo, puede definir un filtro que muestre solo las entradas con apellidos que empiecen por “D”.

Búsqueda de usuarios, recursos, organizaciones y grupos

  1. En la ventana principal, haga clic en Icono de guía de direcciones en la barra de herramientas en la barra de herramientas.

    O bien

    Haga clic en Icono de dirección de la barra de herramientas en la barra de herramientas del elemento que esté creando.

  2. Seleccione la guía de direcciones en la que desea buscar.

  3. En el recuadro de diálogo Buscar, empiece a escribir el texto que desea buscar.

    Completar nombre completará el nombre.

Uso de filtros para limitar una búsqueda de dirección

  1. En la ventana principal, haga clic en Icono de guía de direcciones en la barra de herramientas en la barra de herramientas.

  2. Haga clic en Ver > Definir filtro personalizado.

    Recuadro de diálogo Creando un filtro

  3. Haga clic en la primera lista desplegable y, a continuación, especifique la columna que desea filtrar.

  4. Haga clic en Icono de lista de operadores, y especifique un operador.

    Un operador es un símbolo que se utiliza con una condición para indicar un valor específico. Por ejemplo, para crear un filtro que presente solo los usuarios cuyo apellido sea Durán, haga clic en la columna Apellido, haga clic en = Igual a y escriba “Durán”. En este ejemplo, =Igual a es el operador y Durán es la condición.

    Para obtener más información, consulte Utilización de la búsqueda avanzada.

  5. Escriba la condición que desee utilizar como filtro y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    La búsqueda filtrada ordena la guía de direcciones según los resultados que encuentra.

Después de definir un filtro para una guía de direcciones, puede habilitarlo siempre que quiera mostrando la guía de direcciones en la que desee habilitar el filtro y haciendo clic en Ver > Filtro personalizado. Al hacer clic en Aceptar, se habilita y permanece en vigor hasta que lo desactive o lo suprima.

6.5.16 Personalización de la visualización de una guía de direcciones

Puede controlar qué guías de direcciones aparecen en la lista Guía de direcciones abriendo y cerrando guías de direcciones. Por ejemplo, puede tener una guía de direcciones personal para una cuenta con la que solo trata seis meses al año. Puede cerrarla cuando no la necesite y volver a abrirla seis meses después.

También puede controlar la información que se muestra en una única guía de direcciones. Para cambiar la información mostrada en una guía de direcciones, debe abrir la guía.

Apertura y cierre de guías de direcciones

  1. En la ventana principal, haga clic en Icono de guía de direcciones en la barra de herramientas en la barra de herramientas.

  2. Haga clic en Archivo > Abrir guía.

    Si están abiertas todas las guías de direcciones, Abrir guía aparece atenuado.

  3. Haga clic o mantenga pulsada la tecla Ctrl y haga clic en una o varias guías de direcciones y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  4. Para cerrar una guía de direcciones, selecciónela y haga clic en Archivo > Cerrar guía.

    Al cerrar una guía de direcciones no se suprime; puede volver a abrirla en cualquier momento.

Especificación de las columnas para visualizar en una guía de direcciones

  1. En la ventana principal, haga clic en Icono de guía de direcciones en la barra de herramientas en la barra de herramientas.

    O bien

    Haga clic en Icono de dirección en la barra de herramientas en un elemento que esté creando.

  2. Haga clic en la guía de direcciones en la que desee cambiar la visualización de las columnas.

  3. Haga clic con el botón derecho en el encabezado de una columna y, a continuación, haga clic en el nombre de una columna.

    Si el nombre de la columna no aparece, haga clic en Más columnas. Para añadir una columna, haga clic en ella en el recuadro de lista Columnas disponibles, haga clic en Añadir y, a continuación, en Aceptar.

    Recuadro de diálogo Selección de columnas de la Guía de direcciones

  4. para eliminar una columna, arrastre el título de la columna fuera de la guía de direcciones.

  5. Para ordenar las columnas, arrastre el título de columna hasta otra posición.

Visualización de enlaces a la guía de direcciones de GroupWise

  1. En la ventana principal, haga clic en Icono de guía de direcciones en la barra de herramientas en la barra de herramientas.

  2. Haga clic en la guía personal de direcciones en la que desee ver los enlaces.

    Un contacto enlazado en la guía de direcciones se muestra con el icono Icono de contacto enlazado.

  3. Haga clic en Ver > Enlaces con Guía del sistema.

    Enlaces indica que una entrada de una guía personal de direcciones está enlazada con una entrada de otra guía. Cuando se actualiza una, también se actualiza la otra. Los enlaces se crean cuando se copia una entrada de una guía de direcciones en otra guía. Los enlaces también se crean cuando las entradas de la guía de direcciones de GroupWise se añaden a la guía de direcciones Contactos frecuentes porque se ha generado una correspondencia.

Elección del formato de visualización de los nombres

  1. En la ventana principal, haga clic en Icono de guía de direcciones en la barra de herramientas en la barra de herramientas.

  2. Haga clic en Ver > Nombre del formato.

  3. Haga clic en un botón circular para seleccionar guías de direcciones primero por nombre o por apellido.

  4. Mantenga pulsada la tecla Ctrl mientras hace clic en las guías de direcciones personales a las que desea aplicar el formato.

  5. Haga clic en Aplicar a guías seleccionadas para aplicar los cambios sin salir del recuadro de diálogo.

    O bien

    Haga clic en Aceptar para aplicar los cambios y salir del recuadro de diálogo

6.5.17 Clasificación de una guía de direcciones

  1. En la ventana principal, haga clic en Icono de guía de direcciones en la barra de herramientas en la barra de herramientas.

  2. Haga clic en la guía de direcciones que desee clasificar.

  3. Haga clic con el botón derecho en la columna por la que desee ordenar los datos y, después, haga clic en Clasificar primero por ‘columna’ (por ejemplo, para clasificar los datos por la columna Dirección de correo electrónico en lugar de por la columna Nombre).

    O bien

    Haga clic con el botón derecho en cualquier encabezado de columna y haga clic en Clasificar todo en orden Ascendente (por ejemplo A - Z o 1, 2, 3) o en Clasificar todo en orden Descendente (por ejemplo Z - A o 3, 2, 1).

6.5.18 Importación y exportación de direcciones y guías de direcciones

Utilice las funciones Importar y Exportar para transferir las guías de direcciones existentes de Novell y de otros fabricantes a la guía de direcciones personal de GroupWise y desde ella. Si su anterior guía de direcciones era de un proveedor de servicios MAPI, la conversión será fluida. Si no es así, las guías de direcciones pueden importarse, pero con algunos ajustes de formato. Es preferible exportar las guías de direcciones de Novell en formato .nab; la importación de guías de direcciones es también más precisa si se utiliza el formato .nab. También puede importar y exportar sus grupos personales.

Las guías de direcciones de los clientes de correo electrónico POP3 e IMAP4 compatibles se pueden importar con la Utilidad de importación de clientes de correo electrónico de GroupWise.

También puede compartir guías de direcciones personales. Consulte Compartimiento de una guía de direcciones con otro usuario.

Importación de una guía de direcciones personal de Novell a una guía de direcciones personal

  1. Si ha recibido una guía personal de direcciones de Novell como adjunto (archivo .nab), haga clic con el botón derecho en el adjunto, haga clic en Guardar como, seleccione la carpeta o el disquete donde desee guardarla y, a continuación, haga clic en Guardar.

    Los archivos de guía de direcciones de Novell son archivos de texto con un formato específico. Los archivos .nab de GroupWise 2012 utilizan la codificación de caracteres UTF-8 y no se pueden importar a versiones anteriores de GroupWise. Sin embargo, GroupWise 2012 sí puede exportar archivos .nab en formato de caracteres ANSI, que es compatible con las versiones anteriores de GroupWise. Los archivos .nab creados con versiones anteriores de GroupWise se pueden importar a GroupWise 2012.

  2. En la ventana principal, haga clic en Icono de guía de direcciones en la barra de herramientas en la barra de herramientas.

  3. Haga clic en Archivo > Importar.

  4. Seleccione el archivo .nab de guía de direcciones y haga clic en Abrir.

  5. Haga clic en la guía de direcciones a la que desea importar direcciones.

    O bien

    cree una nueva guía de direcciones personal para importar a ella las direcciones.

    Para obtener más información, consulte Creación de una guía de direcciones personal.

  6. Haga clic en Aceptar.

Para detener la importación, pulse Esc y, a continuación, haga clic en Sí.

No se pueden importar direcciones a la guía de direcciones de GroupWise.

Importación de contactos de una tarjeta digital

Una tarjeta digital puede incluir un contacto o varios. GroupWise admite ambos formatos.

Para importar información en una guía de direcciones de una vCard que haya recibido:

  1. Haga clic con el botón derecho del ratón en la vCard y, a continuación, haga clic en Importar.

  2. Haga clic en la guía de direcciones a la que desee que se añada la información y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Importación de las guías de direcciones de otros fabricantes

Importación de contactos con un archivo CSV

Para importar un archivo CSV (valores separados por comas):

  1. En la ventana principal, haga clic en Icono de guía de direcciones en la barra de herramientas en la barra de herramientas.

  2. Haga clic en Archivo > Importar.

  3. Seleccione el archivo .csv y haga clic en Abrir.

  4. Seleccione la guía de direcciones a la que desea importar direcciones y haga clic en Aceptar.

    O bien

    Haga clic en Nuevo para crear una guía de direcciones personal nueva a la que vaya a importar las direcciones, escriba un nombre para la nueva guía y haga clic en Aceptar.

    Para obtener más información, consulte Creación de una guía de direcciones personal.

    Se mostrará la ventana Elegir columnas de GroupWise para datos de CSV.

    Ventana Importar asignaciones de archivo CSV

    La columna de los campos CSV muestra los campos de datos tal y como figuran en el archivo .csv. La columna Datos CSV muestra los datos proporcionados en el archivo .csv. La columna de los campos de GroupWise permite elegir las asociaciones entre los archivos CSV y los campos de GroupWise.

    Por defecto, el proceso de importación puede reconocer caracteres como la coma (,), el punto y coma (;) y los dos puntos (:) como delimitadores de campos. También puede reconocer caracteres como las comillas (") como delimitadores de texto. No obstante, si se utilizan caracteres poco habituales como delimitadores, el proceso de importación no los reconocerá.

  5. Si el archivo .csv no se muestra correctamente en columnas:

    1. Haga clic en Opciones.

    2. Cambie el carácter delimitador de campos, según requiera el archivo .csv.

    3. Cambie el carácter delimitador de texto, según requiera el archivo .csv.

      El archivo .csv debería mostrarse ahora con las columnas correctas.

  6. Haga clic en Botón de flecha hacia la derecha y en Botón de flecha hacia la izquierda para desplazarse por los datos del archivo .csv.

    El proceso de importación trata de asignar los campos CSV a los campos de GroupWise.

  7. Para cambiar una asignación automática de campos, haga clic en el enlace del campo de GroupWise que desee cambiar.

    O bien

    Para seleccionar una asignación de campos, haga clic en el enlace Haga clic para elegir.

  8. Seleccione un campo de los que se muestran.

    O bien

    Haga clic en una categoría de campos y seleccione el campo de GroupWise que desea hacer corresponder con el campo del archivo .csv.

  9. Si no desea importar los datos desde un campo CSV, haga clic en el enlace en la columna de campos de GroupWise y, a continuación, haga clic en Borrar.

  10. Cuando termine de realizar las asignaciones de campos, haga clic en Aceptar para importar los datos CSV en la guía de direcciones seleccionada.

SUGERENCIA:También puede iniciar un proceso de importación arrastrando un archivo .csv y soltándolo en una carpeta Contactos.

Importación de guías de direcciones de cuentas de correo electrónico POP3/IMAP4

  1. Haga clic en Archivo > Importar o exportar > Importar POP3/IMAP.

    El recuadro de lista Clientes de correo electrónico instalados muestra las cuentas de correo electrónico instaladas en el equipo.

  2. Seleccione la cuenta de correo electrónico que desee importar en GroupWise y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  3. Marque la casilla de verificación Guías de direcciones y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  4. Escriba un nombre para la guía de direcciones personal de GroupWise que contendrá las direcciones importadas.

    El nombre que escriba se mostrará en una nueva pestaña en la lista de guías de direcciones.

  5. Haga clic en Siguiente.

  6. Revise la información de resumen para asegurarse de que es correcta y, a continuación, haga clic en Siguiente.

    O bien

    Haga clic en Atrás para cambiar las opciones de importación.

  7. Compruebe si la cuenta de correo electrónico se ha importado correctamente y, a continuación, haga clic en Terminado.

Exportación de direcciones de la Guía de direcciones

Para exportar direcciones de una guía de direcciones en formato NAB (Novell Address Book, guía de direcciones de Novell):

  1. En la ventana principal, haga clic en Icono de guía de direcciones en la barra de herramientas en la barra de herramientas.

  2. Haga clic en la guía de direcciones desde la que desea exportar nombres.

  3. Seleccione las direcciones que desea exportar.

    Si desea exportar una guía de direcciones completa, no es necesario seleccionar ningún nombre.

  4. Haga clic en Archivo > Exportar.

  5. Haga clic en Guía completa si desea exportar toda la guía de direcciones.

    O bien

    Si desea exportar las direcciones que haya seleccionado, haga clic en Elementos seleccionados.

  6. Haga clic en Aceptar.

  7. Escriba un nombre de archivo para el archivo exportado y luego haga clic en la carpeta en la que desee guardar el archivo.

  8. En la lista desplegable Guardar como, seleccione el tipo de archivo que desee emplear para guardar las direcciones.

    Puede guardar el archivo como una guía de direcciones de Novell (.nab), una tarjeta digital (.vcf) o un archivo de valores separados por comas (.csv).

    Los archivos de guía de direcciones de Novell son archivos de texto con un formato específico. Los archivos .nab de GroupWise 2012 utilizan la codificación de caracteres UTF-8 y no se pueden importar a versiones anteriores de GroupWise. Sin embargo, GroupWise 2012 sí puede exportar archivos .nab en formato de caracteres ANSI, que es compatible con las versiones anteriores de GroupWise.

  9. Haga clic en Guardar.

Para detener la exportación, pulse Esc y, a continuación, haga clic en Sí.

6.5.19 Uso de la guía de direcciones LDAP

Adición de un Servicio del Directorio a una guía de direcciones

  1. Asegúrese de que conoce el nombre del servidor y el número de puerto del servicio de directorio LDAP. Puede obtener esta información del proveedor de servicios de Internet o del administrador del sistema.

  2. En la ventana principal, haga clic en Icono de guía de direcciones en la barra de herramientas en la barra de herramientas.

  3. En el panel de la izquierda, haga clic en Guía de direcciones LDAP.

  4. En el panel de la derecha, haga clic en Directorios y, a continuación, en Añadir.

  5. Siga las indicaciones que aparezcan en pantalla. Cuando especifique la dirección del servidor, puede especificar una dirección IP o un nombre de dominio de Internet.

  6. Haga clic en Finalizar.

  7. Si va a añadir un servicio de directorio para buscar certificados de seguridad, el servicio de directorio debe definirse como valor por defecto. Haga clic en la cuenta del servicio de directorio que acaba de añadir y, a continuación, haga clic en Definir por defecto.

  8. Haga clic en Cerrar.

Búsqueda de una persona mediante un servicio de directorio

  1. En la ventana principal, haga clic en Icono de guía de direcciones en la barra de herramientas en la barra de herramientas.

  2. Haga clic en la Guía de direcciones LDAP.

    Guía de direcciones con la Guía de direcciones LDAP seleccionada

  3. Seleccione un servicio de directorio de la lista desplegable Buscar en.

  4. Escriba el nombre que desea buscar.

    O bien

    Escriba la dirección de correo electrónico que desea buscar.

    Si hay otros campos de búsqueda disponibles, especifique la información que desea buscar.

  5. Haga clic en Recuperar.

  6. Cuando termine la búsqueda, haga doble clic en el nombre que desee.

  7. Haga clic en Cerrar.

Si desea guardar los nombres encontrados en la búsqueda, haga clic en los nombres, en Editar > Copiar en, seleccione una guía personal de direcciones y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Establecimiento de una conexión segura con un servicio de directorio

  1. En la ventana principal, haga clic en Icono de guía de direcciones en la barra de herramientas en la barra de herramientas.

  2. Haga clic en la Guía de direcciones LDAP.

  3. Haga clic en Directorios y, a continuación, haga clic en un servicio de directorio.

  4. Haga clic en Propiedades.

  5. Haga clic en Conectarse usando SSL.

  6. Especifique la vía de acceso a su archivo de certificado digital.

    Este archivo permite a GroupWise utilizar SSL como autenticación ante el servidor LDAP (es decir, el servicio de directorio) que haya elegido. Póngase en contacto con el administrador del sistema para conocer la ubicación de este archivo de certificado, o bien obtenga un archivo de certificado de su proveedor de servicios de Internet. Puede hacer clic en el botón Examinar para buscar la ubicación exacta del archivo.

Modificación de las propiedades de un servicio de directorio

  1. En la ventana principal, haga clic en Icono de guía de direcciones en la barra de herramientas en la barra de herramientas.

  2. Haga clic en la Guía de direcciones LDAP.

  3. Haga clic en Directorios y, a continuación, haga clic en un servicio de directorio.

  4. Haga clic en Propiedades.

  5. Haga clic en las pestañas Conexión, Buscando y Asignación de campos para buscar las propiedades que desee modificar.

  6. Modifique las propiedades y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Especificación de criterios de búsqueda en un servicio de directorio

  1. En la ventana principal, haga clic en Icono de guía de direcciones en la barra de herramientas en la barra de herramientas.

  2. Haga clic en la Guía de direcciones LDAP.

  3. Haga clic en Directorios y, a continuación, haga clic en un servicio de directorio.

  4. Haga clic en Propiedades.

  5. Haga clic en la pestaña Buscando y, a continuación, en Campos de búsqueda.

  6. Seleccione un máximo de cuatro campos.

    Si desea añadir campos de búsqueda que no estén incluidos en la lista, haga clic en la pestaña Asignación de campos y, a continuación, en Recuperar campos LDAP. Haga clic en un nombre de campo de búsqueda MAPI y, a continuación, haga clic en el botón de flecha derecha para añadirlo a Lista de campos LDAP. Haga clic en Aplicar, en la pestaña Buscando y en Campos de búsqueda y, a continuación, seleccione los campos que desee buscar. Los campos de búsqueda disponibles dependen del servicio de directorio seleccionado.

    Muchos servicios de directorio permiten realizar las búsquedas utilizando tan solo los campos Nombre y Dirección de correo electrónico.

  7. Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Cerrar dos veces.

Cambio de la duración de las búsquedas de servicios de directorio

  1. En la ventana principal, haga clic en Icono de guía de direcciones en la barra de herramientas en la barra de herramientas.

  2. Haga clic en la Guía de direcciones LDAP.

  3. Haga clic en Directorios y, a continuación, haga clic en un servicio de directorio.

  4. Haga clic en Propiedades y, a continuación, haga clic en la pestaña Buscando.

  5. Arrastre la barra situada bajo Tiempo de búsqueda antes del tiempo límite hasta que muestre la cantidad de tiempo que desee.

  6. Haga clic en Aceptar y en Cerrar y, a continuación, vuelva a hacer clic en Cerrar.

6.5.20 Opciones avanzadas de la guía de direcciones

Definición de opciones de copia

Utilice Opciones de copia para seleccionar el formato de copia que hay que utilizar cuando copie al portapapeles datos de la guía de direcciones. Cuando los datos de la guía de direcciones se copian en el portapapeles, reciben el formato de una tarjeta de visita virtual (vCard o tarjeta virtual) o de texto de la guía de direcciones. Una vCard incluye toda la información identificativa para un individuo que esté incluida en una guía de direcciones.

Se pueden seleccionar dos formatos de copia: Datos de visualización (formato de texto ASCII) o Datos de vCard (formato de flujo .vcf). Si selecciona un formato, los datos de la tarjeta digital se copian con el procedimiento de copia de texto estándar de Windows (seleccione el texto y pulse Ctrl+C) y se pueden pegar en dicho formato en otras aplicaciones (como gestores de información personal y aplicaciones Web) según sus necesidades concretas.

Por ejemplo, podrá pegar el texto de visualización en un editor HTML o en un programa de tratamiento de textos para importarlo a una base de datos o para darle formato como documento de fusión de correo. O, si prefiere copiar en formato vCard, podrá pegar los datos en un editor o visor de vCard para incluir clips de sonido, gráficos o texto adicional. También podrá guardar los datos como archivo .vcf para importarlos a cualquier otra aplicación compatible con el estándar de tarjetas digitales vCard. GroupWise asiste hasta la versión 2.1 del estándar vCard.

Para seleccionar el formato del texto que desea usar para la copia:

  1. En la ventana principal, haga clic en Icono de guía de direcciones en la barra de herramientas en la barra de herramientas.

  2. Haga clic en Editar > Opciones de copia.

  3. Seleccione la opción de copia que desee.

    La opción Datos de visualización copia el texto como texto de "visualización". La opción Datos de vCard procesa el texto como un flujo de datos de tarjeta digital.

  4. Para convertir su selección actual en el valor por defecto, marque la casilla de verificación.

  5. Haga clic en Aceptar.

Cambio de la configuración de MAPI

  1. En la ventana Guía de direcciones, haga clic en Archivo > Servicios.

  2. Realice los cambios oportunos y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Si aparece el nombre de la guía de direcciones, es un proveedor de servicios MAPI.