4.1 Trabajo con carpetas

La lista de carpetas le permite seleccionar la carpeta que desea abrir. El contenido de la carpeta abierta se puede ver en la lista de elementos.

Para obtener más información acerca de las carpetas de la lista de carpetas, consulte Descripción de la lista de carpetas.

En esta sección se incluyen los temas siguientes:

4.1.1 Creación de una carpeta

  1. En la lista de carpetas, haga clic en Gestionar carpetas, o bien haga clic con el botón derecho en una carpeta y, después, seleccione Añadir carpeta.

    Demostración de cómo añadir una carpeta nueva

  2. Escriba un nombre para la nueva carpeta en el campo Nombre de la carpeta.

  3. Seleccione el lugar de la lista de carpetas donde desea agregar la carpeta. Por defecto, la carpeta se añadirá como primera carpeta del Archivador.

    Por ejemplo, para añadir una carpeta al mismo nivel que la carpeta Buzón, seleccione el botón Abajo que aparece junto a la carpeta Buzón. Para añadir una carpeta a la carpeta Buzón, seleccione el botón Derecha que aparece junto a la carpeta Buzón.

  4. Haga clic en Aceptar.

4.1.2 Supresión de una carpeta

No es posible suprimir carpetas del sistema, lo que incluye la carpeta del usuario, el Buzón, el Archivador y la Papelera.

  1. En la lista de carpetas, haga clic en Gestionar carpetas, o bien haga clic con el botón derecho en una carpeta y, después, seleccione Suprimir carpeta.

  2. Haga clic en la carpeta que desea suprimir y, a continuación, haga clic en Suprimir para confirmar que desea suprimir la carpeta y todo su contenido.

Para obtener más información, consulte Descripción de la lista de carpetas.

4.1.3 Traslado de un elemento a una carpeta

  1. Para mover un elemento que haya recibido, haga clic en el icono Buzón de la lista de carpetas.

    O

    Para mover una cita, una tarea o una nota que ya haya aceptado, haga clic en el icono Calendario en la lista de carpetas o en la barra de navegación.

  2. Localice el elemento en la lista de elementos.

  3. Seleccione el elemento y, a continuación, haga clic en Mover en la parte superior de la lista de elementos.

    O

    Haga clic en el elemento para abrirlo y, a continuación, haga clic en Mover.

    O

    Haga clic con el botón derecho en el elemento y, después, haga clic en Mover.

  4. Haga clic en la carpeta a la que desea trasladar el elemento. Si desea mover un elemento a una carpeta del Archivador, quizá deba hacer clic en la flecha que aparece junto al Archivador para ver las carpetas que contiene.

También puede mover elementos a la carpeta de la lista de verificación para crear una lista de este tipo. Para obtener más información, consulte Uso de la carpeta Lista de verificación.

4.1.4 Traslado de un elemento a otra carpeta

Es posible arrastrar elementos de una carpeta y soltarlos en otra. Puede seleccionar más de un elemento a la vez.

  1. Para mover un elemento que ha recibido, haga clic en el icono Buzón de la lista de carpetas o la barra de navegación.

    O

    Para mover una cita, una tarea o una nota que ya ha aceptado, haga clic en el icono Calendario en la lista de carpetas o en la barra de navegación.

    O

    Para mover un elemento que ha enviado, haga clic en el icono Elementos enviados de la lista de carpetas.

  2. Localice el elemento en la lista de elementos.

  3. Seleccione el elemento y, a continuación, haga clic en Mover en la parte superior de la lista de elementos.

    O

    Haga clic en el elemento para abrirlo y, a continuación, haga clic en Mover.

    O

    Haga clic con el botón derecho en un elemento y, después, haga clic en Mover.

  4. Haga clic en la carpeta a la que desea trasladar el elemento. Si desea mover un elemento a una carpeta del Archivador, quizá deba hacer clic en la flecha que aparece junto al Archivador para ver las carpetas que contiene.

4.1.5 Visualización de elementos en una carpeta de resultados de búsqueda

Una carpeta de resultados de búsqueda es una carpeta que muestra los resultados de una consulta. Cuando se abre la carpeta, GroupWise examina los criterios de búsqueda definidos para la carpeta, busca todo lo especificado y, a continuación, muestra todo lo que encuentra en la lista de elementos. Puede actuar en los elementos de una carpeta de resultados de búsqueda de la misma manera que actúa en los elementos de cualquier carpeta, como abrirlos, remitirlos, imprimirlos, copiarlos, moverlos o suprimirlos, pero el elemento original permanece almacenado en la carpeta donde lo encontró la búsqueda. Esto significa que si mueve o suprime un elemento de una carpeta de resultados de la búsqueda, el elemento se suprime de la lista de elementos, pero no de la ubicación original. La próxima vez que abra la carpeta de resultados de la búsqueda, ésta se llevará a cabo de nuevo y el elemento se volverá a mostrar.

Si bien no puede crear nuevas carpetas de resultados de búsqueda mediante WebAccess, sí puede utilizar las carpetas creadas con el cliente de GroupWise para Windows. No obstante, para asegurarse de que está viendo la información más reciente de la carpeta y no una copia almacenada en la memoria caché, haga clic en Actualizar antes de abrir una carpeta de resultados de búsqueda.

4.1.6 Uso de la carpeta Lista de verificación

Utilice la carpeta Icono de lista de verificación Lista de verificación para crear una lista de tareas. Puede mover cualquier elemento (mensajes de correo electrónico, mensajes telefónicos, notas, tareas o citas) a esta carpeta y colocarlo en el orden que desee. Puede marcar elementos como completados. Puede asignar elementos a una fecha de vencimiento, pero los elementos no aparecen en el Calendario. La carpeta Lista de verificación es una carpeta del sistema.

En la versión de Windows de GroupWise, puede marcar elementos para que aparezcan en la carpeta Lista de verificación sin moverlos realmente. GroupWise WebAccess no incluye esta función. Sin embargo, si ha marcado elementos para que aparezcan en la carpeta Lista de verificación de la versión Windows de GroupWise, GroupWise WebAccess permite ver los elementos en la carpeta Lista de verificación.

En la versión de GroupWise para Windows, puede crear un área de lista de verificación en la parte superior de cualquier carpeta si ha seleccionado el ajuste de visualización de lista de verificación para la carpeta. Esta lista de verificación aparece en su carpeta original y en la carpeta Lista de verificación. GroupWise WebAccess no incluye esta función. Sin embargo, si ha creado listas de verificación en varias carpetas de la versión Windows de GroupWise, GroupWise WebAccess permite ver los elementos en la carpeta Lista de verificación.

En la versión anterior de GroupWise WebAccess, una carpeta de lista de tareas contenía todos los elementos de tareas en el Buzón y el Calendario. La carpeta Lista de tareas era una carpeta de consulta. La carpeta Lista de verificación reemplaza la carpeta Lista de tareas.

En esta sección se incluyen los temas siguientes:

Creación de una lista de verificación en la carpeta Lista de verificación

  1. Mueva elementos a la carpeta Lista de verificación.

    Para obtener más información, consulte Traslado de un elemento a la carpeta Lista de verificación.

  2. Para ordenar los elementos en el orden que desee, haga clic en un elemento y, a continuación, haga clic en los iconos de la barra de tareas para subir el elemento, bajarlo o colocarlo al principio o al final de la lista de verificación.

  3. Para asignar una fecha de caducidad a un elemento, ábralo, haga clic en Lista de verificación > Activar la fecha de caducidad de la lista de verificación, seleccione una fecha de caducidad, haga clic en Guardar y, a continuación, en Cerrar.

La fecha de caducidad aparece en la columna Fecha de caducidad de la Lista de elementos.

Traslado de un elemento a la carpeta Lista de verificación

  1. Para mover un elemento que haya recibido, haga clic en el icono Buzón de la lista de carpetas o la barra de navegación.

    O

    Para mover una cita, una tarea o una nota que ya ha aceptado, haga clic en el icono Calendario en la lista de carpetas.

  2. Localice el elemento en la lista de elementos.

  3. Seleccione el elemento y, a continuación, haga clic en Mover en la parte superior de la lista de elementos.

    O

    Haga clic en el elemento para abrirlo y, a continuación, haga clic en Mover.

    O

    Arrastre el elemento y suéltelo en la carpeta Lista de verificación.

    O

    Haga clic con el botón derecho en el elemento y, después, haga clic en Mover.

  4. Haga clic en la carpeta Lista de verificación.

Asignación de una fecha de caducidad a un elemento de la carpeta Lista de verificación

  1. Haga clic en la carpeta Lista de verificación.

  2. Localice el elemento en la lista de elementos.

  3. Haga clic en el elemento para abrirlo, o bien haga clic con el botón derecho del ratón en el elemento y haga clic en Abrir > Lista de verificación.

  4. Haga clic en Activar la fecha de caducidad de la lista de verificación, seleccione una fecha de caducidad y haga clic en Guardar > Cerrar.

Marcar como completado o eliminar la marca de un elemento de la lista de verificación

  1. Haga clic en la carpeta Lista de verificación.

  2. Localice el elemento en la lista de elementos.

  3. Haga clic en la casilla de verificación situada a la izquierda del elemento y, a continuación, haga clic en Finalizar al principio de la Lista de elementos.

    O

    Haga clic con el botón derecho en el elemento y seleccione Finalizar.

    Los elementos que se han marcado como completados tienen una marca de verificación junto a ellos.

Para quitar la marca de un elemento, haga clic en él para abrirlo, haga clic en Lista de verificación, anule la selección de Finalizar, haga clic en Guardar y, a continuación, en Cerrar.

4.1.7 Trabajo con carpetas compartidas

Podrá compartir las carpetas personales con otros usuarios. Los destinatarios de la carpeta compartida reciben una notificación donde se explica que ha compartido la carpeta con ellos. Éstos podrán aceptar o rechazar la carpeta.

Compartir una carpeta

  1. Haga clic en Gestionar carpetas y, después, en la pestaña Carpetas compartidas.

  2. Seleccione la carpeta que desea compartir o para la que quiere modificar los permisos. Las carpetas que se pueden compartir aparecen subrayadas.

    Vista de carpeta compartida

  3. En el recuadro Nombre, escriba los nombres o los ID de usuario de GroupWise de las personas con las que desea compartir la carpeta y, a continuación, haga clic en Añadir para añadirlos a la lista Compartido.

    O

    Haga clic en Guía de direcciones para utilizar la Guía de direcciones para añadir nombres a la lista Compartido.

    Después de añadir un destinatario de carpeta compartida, la columna Estado muestra Pendiente hasta que el destinatario acepta o rechaza la carpeta compartida.

    Vista de derechos de acceso de la carpeta compartida

  4. Si lo desea, cambie los derechos de carpeta compartida del destinatario.

    • Lectura: Permite que el usuario lea los elementos de la carpeta.

    • Adición: Permite que el usuario añada elementos a la carpeta.

    • Edición: Permite que el usuario edite los elementos de la carpeta.

    • Supresión: Permite que el usuario suprima elementos de la carpeta.

  5. Haga clic en Guardar si ha cambiado algún derecho de carpeta compartida.

    O

    Haga clic en Cerrar.

Aceptación de una carpeta compartida

  1. Haga clic en el icono Buzón en la lista de carpetas.

  2. Haga clic en la notificación de carpeta compartida para abrirla.

  3. Haga clic en Aceptar carpeta para abrir el recuadro de diálogo Aceptar carpeta compartida.

  4. Si desea cambiar el nombre de la carpeta (en su lista de carpetas únicamente), escriba un nombre nuevo en el campo Nombre de la carpeta.

  5. En la lista de carpetas, seleccione la ubicación donde desea colocar la carpeta.

  6. Haga clic en Aceptar para añadir la carpeta.

Publicación de un elemento en una carpeta compartida

  1. En Lista de carpetas, abra la carpeta compartida en la que desee publicar el elemento.

  2. En la parte superior de Lista de elementos, haga clic en Publicar elemento en esta carpeta para que aparezca un formulario de mensajes.

  3. Escriba un tema y un mensaje.

    Publicación de un elemento en una carpeta compartida

    Puede incluir direcciones de sitios Web (URL) en los recuadros Tema y Mensaje.

  4. (Opcional) Haga clic en Ortografía para revisar ortográficamente el mensaje. Para que funcione esta función, el navegador debe estar habilitado para Java.

  5. (Opcional) Haga clic en Adjuntar para adjuntar archivos al mensaje. Para que funcione esta función, el navegador debe asistir adjuntos.

  6. Haga clic en Publicar para añadir el mensaje a la carpeta compartida.