3.6 Anexión de archivos
Utilice la opción Adjuntar archivo para enviar uno o varios archivos a otros usuarios. Puede adjuntar un archivo que se encuentre en el disco duro, en un disquete o en una unidad de red. Los destinatarios pueden abrir el archivo adjunto, guardarlo, verlo o imprimirlo. Si cambia el archivo adjunto después de enviarlo, los destinatarios no verán los cambios.
Si adjunta un archivo protegido con contraseña, el destinatario no podrá abrir ni ver el adjunto sin introducir la contraseña.
Para obtener información acerca de cómo adjuntar documentos que se encuentran en una biblioteca de GroupWise, consulte Referencias de documentos adjuntas a un elemento.
En esta sección se incluyen los temas siguientes:
3.6.1 Archivos adjuntos a elementos
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Abra un elemento nuevo.
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Complete los campos y
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Haga clic en el icono
en la barra de herramientas y, después, busque y seleccione el archivo o los archivos que quiera enviar.
Para eliminar un archivo adjunto, haga clic con el botón derecho en el adjunto y, a continuación, haga clic en
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Haga clic en
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Haga clic en en la barra de herramientas.
Mover o suprimir un archivo en un disco o una unidad de red no afecta a un archivo que se haya adjuntado a un elemento y enviado.
Si suprime un archivo adjunto, éste no se borra del disco o de la unidad de red; solamente se borra de la lista de adjuntos.
Además, puede hacer clic con el botón derecho del ratón en un archivo en Windows y después hacer clic en > Se creará un elemento nuevo con el adjunto incluido en la ventana correspondiente.
3.6.2 Referencias de documentos adjuntas a un elemento
Si el archivo que desea adjuntar es un documento almacenado en una biblioteca de GroupWise, puede adjuntar una referencia de documento. Cuando un destinatario abre el adjunto, el documento de la biblioteca se abre si el destinatario tiene derechos para abrirlo o verlo y si la biblioteca está disponible.
Se abre sólo una copia del documento si los destinatarios no tienen derechos suficientes sobre los documentos, si no utilizan un producto de correo electrónico que admita la biblioteca de GroupWise o si la biblioteca no está disponible. Si el destinatario edita la copia, los cambios no afectan al documento real que se encuentra en la biblioteca. Para obtener más información acerca de los derechos de documentos, consulte la Section 13.5, Compartimiento de documentos.
Función de arrastrar y soltar un archivo adjunto desde un elemento recibido
Al recibir un elemento, puede arrastrar cualquiera de los archivos que tenga adjuntos hasta una carpeta o hasta el escritorio. Al arrastrar y soltar un archivo adjunto de una referencia de documento se convierte en un acceso directo a una referencia de documento o a una copia del documento, en función de los derechos que tenga sobre el documento y la disponibilidad de la biblioteca.
Archivos adjuntos a referencias de documentos y modo Remoto
Puede recibir un elemento con un archivo adjunto de referencia de documento mientras ejecuta el modo Remoto. Al abrir el archivo adjunto, el documento se abrirá desde la Biblioteca remota, aunque el documento de la Biblioteca remota sea una versión más antigua que el archivo adjunto. Si el documento no existe en la Biblioteca remota, se le pedirá que se conecte ahora o más tarde al Buzón en línea para recuperar el documento.
También puede enviar elementos con archivos adjuntos a referencias de documentos desde el modo Remoto. Sin embargo, si el documento no existe en la Biblioteca remota, los destinatarios que no tengan derechos suficientes para el documento de la Biblioteca principal o que no utilicen un producto de correo electrónico que admita la Biblioteca de GroupWise* no recibirán una copia del documento.
Además, si la Biblioteca principal no está disponible, los destinatarios no recibirán una copia del documento. Si se da alguna de las condiciones que acaban de exponerse, deberá adjuntar una copia verdadera del documento, además de la referencia del mismo.
Adjuntar una referencia del documento a un elemento
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Abra un elemento nuevo.
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Complete los campos y
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Haga clic con el botón derecho del ratón en el recuadro y, a continuación, haga clic en
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Aparece el recuadro de diálogo Seleccionar documento.
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En la lista desplegable haga clic en la biblioteca que contenga el documento que desee adjuntar.
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En el campo escriba el número del documento.
Si no conoce el número del documento, haga clic en para localizar el documento en la biblioteca. Para adjuntar un documento que aparezca en el recuadro de diálogo Resultados de la búsqueda, haga clic en el documento y, a continuación, haga clic en
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En la lista desplegable Versión, haga clic en la versión que desea adjuntar. Si selecciona escriba el número de versión en el campo
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Haga clic en
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Haga clic en en la barra de herramientas.
3.6.3 Incrustación de un objeto OLE en un elemento
Para que los destinatarios puedan ver o editar objetos OLE incrustados, el destinatario ha de utilizar GroupWise para Windows. Por ejemplo, un usuario de GroupWise para Macintosh* no podrá ver objetos OLE incrustados.
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Abra y asigne una dirección a un elemento.
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Haga clic en > >
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Para incrustar un objeto existente, haga clic en escriba la vía y el nombre del archivo y, a continuación, haga clic en Diríjase al paso 8.
O
Para crear un objeto nuevo e incrustarlo, siga los pasos 4 al 8.
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Haga clic en y, a continuación, seleccione un tipo de objeto.
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Haga clic en para abrir la aplicación.
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Cree el objeto que desee incrustar.
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Haga clic en el menú Archivo de la aplicación y, a continuación, en
Este paso puede variar de una aplicación a otra.
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Complete el elemento si es necesario y, a continuación, haga clic en en la barra de herramientas.
Si los destinatarios abren el objeto y lo editan, tendrán que guardarlo con un nombre de archivo nuevo. De lo contrario, cuando intenten cerrar el mensaje de correo recibirán un mensaje de error.
Si ha copiado un objeto OLE en el Portapapeles, puede incrustarlo en un elemento abierto mediante la opción Pegado especial del menú Edición.
3.6.4 Visualización de archivos adjuntos
Cuando se hace clic en un archivo adjunto, éste se muestra con un visor en la ventana de mensajes. Normalmente, esto es más rápido que abrirlo; sin embargo, puede que el formato del archivo no sea correcto. Si el tipo de archivo adjunto no se admite, recibirá un error.
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Abra el elemento que contiene el adjunto.
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Haga clic en el adjunto.
O
Haga clic con el botón derecho del ratón en el adjunto y después haga clic en o en
O
Si no ve un icono que represente el adjunto en la vista, haga clic en > >
3.6.5 Apertura de archivos adjuntos
Al hacer doble clic en un archivo adjunto para abrirlo, GroupWise determina cuál es la aplicación adecuada para abrir el archivo. Puede usar la aplicación sugerida o especificar la vía de acceso y el nombre de archivo de otra aplicación.
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Abra el elemento que contiene el adjunto.
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Haga doble clic en el adjunto.
O
Haga clic con el botón derecho del ratón en el adjunto y, a continuación, haga clic en o en
O
Si no ve un icono que represente el adjunto en la vista, haga clic en > >
Por defecto, GroupWise le notifica al respecto si el tamaño de un documento adjunto supera los 1000 KB (1 MB). Para eliminar el mensaje de advertencia, haga clic en > haga doble clic en haga clic en la pestaña y desactive También puede especificar el tamaño del adjunto, de forma que, cuando se supere éste, se muestre el mensaje de advertencia.