Utilice Fecha automática para programar los elementos periódicos, ya sean citas, tareas o recordatorios.
Las fechas automáticas pueden ser el mismo día todas las semanas (por ejemplo, todos los lunes), el mismo día del mes (por ejemplo el 15 y el último) o cualquier otra serie de fechas definida. También puede utilizar Fecha automática para programar actividades irregulares o poco frecuentes, por ejemplo, los días festivos.
Cuando envíe un elemento con fecha automática, GroupWise copia el elemento y coloca una de las fechas definidas en cada una de las copias del elemento. Por ejemplo, si define cinco fechas para el evento, GroupWise hace cinco copias del elemento y programa una copia para cada fecha. Si envía el elemento a otros usuarios, tendría cinco elementos salientes con una fecha automática repetida cinco veces. Si recibe el elemento, encontrará en el buzón cinco copias del elemento entrante en el buzón, cada una programada para una fecha diferente.
Hay tres maneras de crear una fecha automática:
En esta sección se incluyen los temas siguientes:
En una cita, tarea o recordatorio que esté programando, haga clic en Acciones y después en
Haga clic en los días que desea programar.
Para pasar a otro año, haga clic en el botón de año, escriba el nuevo año y, a continuación, haga clic en
Si desea borrar todas las fechas seleccionadas, haga clic en
Haga clic en
En una cita, tarea o recordatorio que esté programando, haga clic en >
Haga clic en la pestaña
En el recuadro de grupo Rango, especifique la fecha de inicio y la fecha de finalización.
O
Para especificar un cierto número de veces en lugar de un rango, especifique la fecha de inicio, haga clic en la lista desplegable haga clic en y, a continuación, especifique el número de veces.
Haga clic en la lista desplegable y, a continuación, haga clic en una opción.
Haga clic en los meses que desea programar. Para programar todos los meses, haga doble clic en cualquier mes.
Si ha hecho clic en haga clic en una opción de la lista desplegable y, a continuación, haga clic en los días numerados que desee programar (por ejemplo, 1 y 15).
O
Si ha hecho clic en haga clic en el número ordinal que corresponda al día de la semana que vaya a programar (por ejemplo, 2º mar).
O
Si ha hecho clic en especifique la duración del período (por ejemplo, Repetir cada 15 días).
Si desea borrar las fechas seleccionadas, haga clic en
Para verificar que ha programado las fechas correctas, haga clic en la pestaña Las fechas programadas en la pestaña aparecen seleccionadas en los calendarios. Si desea anular cualquier selección, haga clic en los días que desee de la pestaña
Haga clic en
Se pueden programar elementos periódicos para eventos que ocurren un número determinado de días antes o después del día de la semana especificado. Por ejemplo, podría programar una reunión el lunes siguiente al primer domingo de cada mes (que puede ser o no el primer lunes del mes).
En una cita, tarea o recordatorio que esté programando, haga clic en >
Haga clic en la pestaña
En el recuadro de grupo especifique la fecha de inicio y la fecha de finalización.
Haga clic en los meses que desea incluir. Para incluir todos los meses, haga doble clic en cualquier mes del recuadro de grupo
Haga clic en uno o varios números ordinales de la fila del día de la semana en el que desee basar la programación (por ejemplo, 1º de la fila dom).
Haga clic en un día de la semana (por ejemplo, Dom).
Especifique el número de días que se va a ajustar (por ejemplo, 1) y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Para comprobar las fechas programadas, haga clic en la pestaña y revise las fechas seleccionadas en el calendario.
Haga clic en
Se pueden programar elementos periódicos para eventos que ocurren un número determinado de días antes o después del último día del mes. Por ejemplo, si desea que aparezca un recordatorio en la lista Recordatorios el penúltimo día de cada mes, escriba -1 en el paso 8 que se describe más abajo.
En una cita, tarea o recordatorio que esté programando, haga clic en >
Haga clic en la pestaña
En el recuadro de grupo especifique la fecha de inicio y la fecha de finalización.
Haga clic en los meses que desea incluir.
Para incluir todos los meses, haga doble clic en cualquier mes del recuadro de grupo
Haga clic en la lista emergente y, a continuación, en
Haga clic en uno o más días de la semana (por ejemplo, lun, mié y vie).
Para incluir todos los días, haga doble clic en cualquier día del recuadro de grupo.
Haga clic en y, a continuación, haga clic en el botón
Especifique el número de días de diferencia que desee ajustar y, a continuación, haga clic en dos veces.
Para comprobar las fechas programadas, haga clic en la pestaña y revise las fechas seleccionadas en el calendario.
Haga clic en
Programe elementos de esta manera para eventos que tienen lugar el mismo día todas las semanas (por ejemplo, cada lunes), el mismo día todos los meses (por ejemplo, el 15 y el último día), el mismo día del año (por ejemplo, el 20 de junio) o en un período de tiempo definido (por ejemplo, cada 14 días). Puede realizar el mismo tipo de programación más fácilmente mediante las pestañas Ejemplo y Fechas. Sólo debe utilizar las fórmulas si se siente cómodo trabajando con ellas.
En una cita, tarea o recordatorio que esté programando, haga clic en >
Haga clic en la pestaña
En el recuadro de grupo especifique la fecha de inicio y la fecha de finalización.
O
Para especificar un número de veces determinado en lugar de un rango, especifique la fecha de inicio, haga clic en en la lista desplegable y, a continuación, especifique el número de veces.
Escriba el texto de la fórmula.
Para despejar el recuadro de diálogo Fecha automática, haga clic en
Para verificar que ha programado los días correctos, haga clic en la pestaña Los días que ha programado aparecen seleccionados en el calendario. Si desea anular cualquier selección, haga clic en el día que desee en la pestaña
Haga clic en
Si desea que el elemento se programe de forma anual, escriba el mes y el día en el campo de texto de la fórmula (por ejemplo, 20 de junio). Una cita anual resulta útil para elementos de recordatorio, como recordatorios de cumpleaños.
Para obtener información acerca de cómo introducir el texto de la fórmula, consulte Uso de los operadores y funciones de fórmula de fecha automática.
Puede programar elementos de fecha automática por fórmula, fechas o ejemplo. Las fórmulas sólo deben utilizarse si las prefiere; es más sencilla la programación por fechas o ejemplo.
En esta sección se incluyen los temas siguientes:
Utilice las funciones de la fecha automática que se enumeran a continuación para programar días específicos de una semana, mes o año. Debe utilizar la grafía exacta de las funciones. Por ejemplo, GroupWise reconoce “mar”, pero no “mart”. En las funciones de la fórmula de GroupWise no se hace distinción de mayúsculas y minúsculas.
Día de la semana: Por ejemplo, MAR programaría todos los martes.
Día del mes: Por ejemplo, el número 3 programaría el día 3 de cada mes. Además, la palabra ÚLTIMO programaría el último día del mes.
Día del año: Por ejemplo, 35 día programaría el trigésimo quinto del año.
Mes del año: Por ejemplo, ENE programaría todos los días de enero.
Año: Por ejemplo, 2006 programaría todos los días del año 2006.
Día de la semana del mes: Por ejemplo, MAR(1). Así se programaría el primer martes del mes. Por otra parte, DOM(ÚLTI) programaría el último domingo del mes y VIE(ÚLTI-1) programaría el penúltimo viernes del mes.
Un operador es un carácter o una palabra que se inserta en una fórmula de fecha automática para realizar una operación específica. A cada operador se le asigna una prioridad, lo cual significa que cuando se evalúa una fórmula algunas operaciones se realizan antes que otras.
Puede utilizar operadores de agrupamiento para agrupar los operadores en función de sus prioridades. La tabla siguiente muestra los operadores y sus prioridades. A continuación de la tabla encontrará otros datos sobre los operadores.
Operadores de agrupamiento: Utilice paréntesis como operadores de agrupamiento para cambiar la prioridad de los operadores o para agrupar funciones para darles mayor claridad.
Por ejemplo, debido a que el operador de alta prioridad Y (un espacio) tiene una prioridad más alta que el operador O (coma), la fórmula que se muestra a continuación significa que todos los días programados han de ser martes o jueves, y han de pertenecer al mes de julio o al mes de agosto.
mar,jue jul,ago
En otras palabras, la fórmula se ejecuta como si se hubieran insertado los siguientes paréntesis:
(mar, jue) (jul, ago)
Ahora examine la siguiente fórmula:
(mar),(jue jul),(ago)
Esta fórmula programaría todos los martes, todos los jueves de julio y todos los días del mes de agosto. Observe cómo cambia el significado cuando se incluyen paréntesis como en la fórmula siguiente.
(mar, jue) (jul, ago)
Con esta fórmula, todos los días programados han de ser martes o jueves, y han de pertenecer al mes de julio o agosto. El resultado final es que sólo se programan los martes y jueves de julio y agosto.
Y de alta prioridad: Un espacio entre dos funciones actúa como un operador Y, lo cual significa que ambas funciones han de ser verdaderas. Por ejemplo, 25 significa el día 25 de todos los meses de todos los años. Pero 25 oct significa que todos los días programados han de ser el día 25 del mes de octubre. Y 25 oct 2006 significa que todos los días programados han de ser el día 25, en el mes de octubre y en el año 2006.
Operadores de diferencia: Puede utilizar un operador de diferencia positivo (+ o la palabra MÁS) o un operador de diferencia negativo (- o la palabra MENOS) para establecer una diferencia en relación con una función o instrucción.
Por ejemplo, para programar un evento tres días antes del primer jueves de febrero para todos los años, podría especificar la siguiente fórmula:
jue(1) feb-3
Rango: El operador de rango (: o la palabra A) funciona como una serie de operadores O (consulte O:) entre cada elemento (día, mes, etc.) de un rango. Por ejemplo, si desea programar el día 15 de cada mes pero sólo si el 15 es laborable, puede introducir cualquiera de las fórmulas siguientes:
15&lun:vie
15 (lun:vie)
Esta fórmula significa que todos los días programados deben ser el 15 del mes y deben ser de lunes a viernes. Otra forma de describir la fórmula es que todos los días programados deben ser el 15 del mes y deben ser lunes, martes, miércoles, jueves o viernes.
Operadores periódicos: Los tres operadores periódicos son Cada, Comenzar y Finalizar. Utilice Cada en combinación con Iniciando y Fin para programar días a intervalos regulares, que comiencen y terminen en fechas específicas. Por ejemplo, suponga que desea programar reuniones semanales, desde el 03.03.06 hasta el 11.06.06. Puede utilizar la fórmula siguiente:
cada 7 comenzar mar 3 2006 finalizar jun 11 2006
Esta fórmula programará la reunión cada siete días, desde el 03.03.06 hasta el 11.06.06. La fecha de comienzo se programa siempre como el primer día, mientras que la fecha de finalización sólo se programa si cae de forma natural en el intervalo especificado en Cada.
Si no utiliza los dos operadores, Inicio y Fin, la fecha de inicio o de finalización será la primera o la última fecha del archivo de Calendario.
Por ejemplo, examine la siguiente fórmula:
cada 7 comenzar mar 3 2006
Esta fórmula programa cada siete días, desde el 03.03.06 hasta la última fecha del archivo de Calendario. El comando Cada funciona con números hasta el 30. Por ejemplo, “cada 45 comenzar 3 mar 2006“ no es una fórmula válida.
Operadores relativos: Los seis operadores relativos son: Antes, En/Antes, Después de, En/Después de, Próximo a y En/Cerca. Utilice estos operadores para programar días relativos a una fecha específica. Por ejemplo, para programar el lunes más próximo al 6 de noviembre de todos los años, puede introducir la siguiente fórmula:
lun en/cerca 6 nov
Si necesita programar el primer martes posterior al 06.11.06, puede introducir la fórmula siguiente:
mar después 6 nov 2006
O: Puede utilizar el operador O (una coma o la palabra O) para indicar que una u otra función o instrucción ha de ser verdadera para programar días.
Por ejemplo, para programar una cita el día 15 de cada mes del año 2006, pero sólo si cuando el 15 caiga en martes o jueves, introduzca esta fórmula:
15 2006 (mar,jue)
NO: Cuando se coloca antes de una función, el operador No (! o la palabra No) niega esa función.
Por ejemplo, si desea programar todos los días de enero de 2006, excepto los martes y los jueves, podría utilizar la siguiente fórmula:
ene 2006 !mar !jue
Y de prioridad baja: Al igual que un espacio, el operador Y de prioridad baja (& o la palabra Y) colocado entre dos funciones indica que ambas funciones han de ser verdaderas. No obstante, Y de prioridad baja tiene la prioridad más baja de todos los operadores.
Por ejemplo, examine la siguiente fórmula:
mar,jue jul,ago
Significa que los días programados deben ser martes o jueves y deben pertenecer a los meses de julio o agosto. Sin embargo, suponga que sustituye el Y de prioridad alta (espacio) por el Y de prioridad baja, como en la fórmula siguiente:
mar,jue y jul,ago
Esta fórmula significa que los días programados deben ser un martes o un jueves y debe ser en el mes de julio o en el de agosto. En la primera fórmula, el operador Y se evalúa antes que los operadores O. En la segunda fórmula, el operador Y se evalúa después que los operadores O.