13.10 Supresión de documentos

Cuando suprime un documento en una de las carpetas, puede especificar si desea eliminar de la carpeta la referencia del documento, la versión seleccionada del documento o todas las versiones del documento. Para suprimir la versión seleccionada o todas las versiones de un documento, debe tener derechos de supresión para el documento. consulte la Section 13.5, Compartimiento de documentos para obtener más información acerca de derechos de documentos.

Cuando se suprime un documento en una carpeta, se elimina la referencia de la carpeta, pero el documento permanece en la biblioteca. Cuando suprime la versión del documento de la biblioteca, la versión seleccionada del documento se elimina de la biblioteca y la referencia del documento se elimina de la carpeta. Cuando se suprimen todas las versiones del documento, se eliminan todas de la biblioteca y la referencia en la carpeta.

Cuando se arrastra la referencia de un documento a la Papelera, se elimina la referencia pero no el documento de la biblioteca.

Supresión de documentos por clase de documento

Puede suprimir documentos de sus carpetas o dejar que GroupWise suprima automáticamente los documentos que hayan rebasado la duración definida. GroupWise elimina documentos en función del tipo de documento asignado en la pestaña Documento de Propiedades. Cada tipo de documento tiene asociadas una fecha de caducidad y una acción de caducidad. El administrador del sistema define la fecha y la acción de caducidad (suprimir o respaldar) cuando el usuario crea la biblioteca.

En esta sección se incluyen los temas siguientes:

13.10.1 Suprimir grupos de documentos

Puede suprimir un grupo de documentos utilizando el asistente de operaciones masivas. Para eliminar un grupo de documentos, debe tener derechos de supresión sobre los documentos, o bien disponer de derechos de gestión y ser bibliotecario de la biblioteca. Para obtener más información, consulte la Section 13.15, Gestión de grupos de documentos.

13.10.2 Supresión de una referencia de documento del Buzón

  1. En el buzón, haga clic en la referencia del documento.

  2. Haga clic en Editar > Suprimir.

    Recuadro de diálogo Suprimir

  3. Haga clic en Eliminar documento de la carpeta y, a continuación, en Aceptar.

Sólo se suprime la referencia del documento. No se suprime el documento de la biblioteca, de modo que cualquier usuario con referencias al mismo aún podrá verlo, abrirlo, editarlo o suprimirlo, dependiendo de los derechos que tenga. Puede volver a crear la referencia si la necesita de nuevo.

13.10.3 Supresión de una versión específica de un documento

  1. En el buzón, haga clic en la referencia del documento.

  2. Haga clic en Acciones > Lista de versiones.

  3. Haga clic en la versión que desee suprimir.

  4. Haga clic en Editar y, a continuación, en Suprimir.

13.10.4 Supresión de todas las versiones de un documento

  1. En el buzón, haga clic en la referencia del documento.

  2. Haga clic en Editar > Suprimir.

    Recuadro de diálogo Suprimir

  3. Haga clic en Suprimir todas las versiones del documento de la biblioteca y, a continuación, en Aceptar.