9.7 Envío y recuperación de elementos en el modo Remoto

Utilice Enviar/Recuperar para sincronizar los buzones en línea y remoto.

Cuando se conecte al sistema de GroupWise, los elementos que envió desde el buzón remoto se entregarán a los destinatarios. Remoto también envía una petición al Buzón en línea para recuperar los elementos, como el correo. El sistema GroupWise procesa la petición y, a continuación, envía los elementos al buzón remoto, restringiendo los elementos según los límites que haya definido en el recuadro de diálogo Enviar/Recuperar. Además de los elementos, puede recuperar reglas, documentos y guías de direcciones.

En esta sección se incluyen los temas siguientes:

9.7.1 Descarga de elementos, reglas direcciones y documentos al buzón remoto

  1. Si está ejecutando GroupWise en el modo En línea, haga clic en Herramientas > De viaje, escriba la contraseña del buzón en línea, seleccione un número de teléfono de conexión si se le indica y, a continuación, haga clic en Aceptar.

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    Si está ejecutando GroupWise en el modo Remoto, haga clic en Cuentas > Enviar/Recuperar > Opciones de GroupWise.

    Recuadro de diálogo Enviar/Recuperar

  2. Para recuperar elementos, asegúrese de que la opción Elementos esté seleccionada, haga clic en Avanzadas, haga clic en una pestaña si hay alguna disponible, haga clic en una opción y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Si especifica limitar los elementos que recupere, por ejemplo, seleccionando Obtener sólo la línea de tema o configurando límites de tamaño, puede descargar el resto de los elementos más tarde. Consulte Recuperación de elementos que no se ha descargado por completo.

    Si se encuentra en el modo Remoto y sólo desea descargar elementos nuevos, seleccione Sólo nuevos en la pestaña Recuperar.

  3. Haga clic en Aceptar.

  4. Para recuperar reglas, haga clic en Reglas para seleccionar esa opción.

  5. Para recuperar direcciones de la guía de direcciones del sistema, haga clic en Guía de direcciones del sistema para seleccionar esa opción, haga clic en Filtro, especifique las direcciones que desee recuperar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Dado que la recuperación de guías de direcciones puede llevar mucho tiempo si se realiza con una conexión de módem, se recomienda utilizar una conexión TCP/IP o de red.

    Para obtener más información acerca del filtrado de la Guía de direcciones del sistema, consulte Filtrado de la Guía de direcciones del sistema para su Buzón remoto.

  6. Para recuperar guías personales de direcciones, haga clic en Guías de direcciones personales para seleccionar esa opción.

  7. Para recuperar copias de documentos de su buzón en línea, marque la casilla de verificación Documentos, haga clic en Documentos, seleccione los documentos, marque los documentos que correspondan como En uso y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Marcar un documento como En uso evita que otras personas lo modifiquen. Si no lo hace, otra persona podrá editarlo mientras la copia permanezca en el Buzón remoto. Si edita a continuación el documento y lo devuelve a la Biblioteca principal, dicho documento se guarda como una versión nueva y las modificaciones realizadas no se guardan en la otra versión. Si no tiene previsto editar un documento, no lo marque como En uso.

    Cuando sale de un documento En uso, el sistema le pide que lo envíe a la biblioteca principal y lo marque Disponible. Si ha finalizado con el documento, márquelo como Disponible para que otros usuarios puedan acceder a él para editarlo.

  8. Si se encuentra en modo Remoto y desea especificar su ubicación remota y su conexión antes de la descarga, haga clic en Configurar, seleccione la ubicación remota en la lista desplegable Conectando desde, seleccione una conexión de la lista desplegable Conectando a y haga clic en Aceptar.

  9. Haga clic en Conectar o en Finalizar.

Si está en modo Remoto, todos los elementos de la lista Peticiones pendientes se envían en este momento.

9.7.2 Envío de elementos en el modo Remoto

  1. Cree un nuevo elemento y, a continuación, haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

    Remoto coloca el elemento en la lista Peticiones pendientes. Al conectarse al sistema principal de GroupWise, se envían todos los elementos de la lista Peticiones pendientes.

  2. Haga clic en Cuentas > Enviar/Recuperar y, a continuación, en la cuenta remota.

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    Si quiere especificar su ubicación remota y su conexión antes de enviar el elemento, haga clic en Cuentas > Enviar/Recuperar > Opciones de GroupWise, haga clic en Configurar, seleccione su ubicación remota en la lista desplegable Conectando desde, seleccione una conexión en la lista desplegable Conectando a, haga clic en Aceptar y, por último, haga clic en Conectar.

Al mismo tiempo que se envían los elementos, se recuperan los elementos nuevos de acuerdo con lo que haya especificado en el recuadro de diálogo Enviar/Recuperar.

Puede cambiar entre tipos de conexión (de red, módem y TCP/IP) si no hay peticiones pendientes en la conexión que esté en uso en ese momento. Por ejemplo, si va a enviar o recuperar elementos con una conexión de red y desconecta antes de finalizar la transmisión, no debería cambiar a una conexión vía módem después para procesar las peticiones. Debe completar la petición original con la conexión original.

9.7.3 Visualización de peticiones pendientes

Siempre que realice una acción que exija enviar información desde el buzón remoto al buzón en línea, GroupWise crea una petición que se coloca en la lista Peticiones pendientes. Cuando se conecta al sistema principal de GroupWise, todas las peticiones se envían al Buzón en línea. Utilice Peticiones pendientes para averiguar qué peticiones están pendientes.

  1. Haga clic en Cuentas > Peticiones pendientes.

    Recuadro de diálogo Peticiones pendientes

Para evitar que se procese una petición, haga clic en ella y, a continuación, en Suprimir. Sólo se pueden suprimir las peticiones que no se hayan enviado al sistema principal de GroupWise y que tengan el estado “En espera de ser enviado”. Si ya ha enviado una petición al sistema principal de GroupWise, no podrá cancelarla.

9.7.4 Recuperación de elementos que no se ha descargado por completo

Si define restricciones de límite de tamaño o una línea de tema determinada únicamente al descargar elementos, puede que en el Buzón remoto existan elementos sólo parcialmente descargados.

  1. Seleccione los elementos de su Buzón remoto.

  2. Haga clic en Cuentas > Recuperar elementos seleccionados.

  3. Para conectarse inmediatamente con el buzón en línea, haga clic en Conectar ahora.

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    Para crear la petición pero no enviarla, haga clic en Conectar más tarde. De esa forma, podrá esperar hasta tener varias peticiones y conectarse más tarde.

9.7.5 Uso de la búsqueda en el horario en modo Remoto

  1. Cree una nueva cita.

  2. Para seleccionar la primera fecha disponible para la reunión, haga clic en Icono de calendario y, a continuación, en una fecha.

  3. Haga clic en Búsqueda de disponibilidad en la barra de herramientas.

    Recuadro de diálogo Búsqueda de disponibilidad en modo Remoto

  4. Para conectar inmediatamente con el sistema principal de GroupWise y buscar horas disponibles, haga clic en Conectar ahora.

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    Para buscar las horas disponibles en otro momento, haga clic en Conectar más tarde.

    Al hacer clic en Conectar más tarde, se crea una petición de búsqueda en el horario, pero no se envía la petición al sistema principal de GroupWise. Puede guardar la cita como elemento de borrador en la carpeta Trabajo en curso hasta que esté dispuesto a enviarlo. Cuando más adelante esté preparado para comprobar las horas de la cita, haga clic en Ocupado y, a continuación, haga clic en Conectar ahora.

  5. Cuando aparezca la ventana Elegir hora de cita, haga clic en Autoseleccionar para que se muestre la primera hora de reunión disponible. Haga clic en Autoseleccionar hasta que aparezca la hora disponible más adecuada y, a continuación, haga clic en Aceptar.

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    Haga clic en la pestaña Horas disponibles, haga clic en una hora disponible y, por último, haga clic en Aceptar.

  6. Complete la cita y haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

Si se desconecta antes de recibir toda la información de programación de una búsqueda de disponibilidad, haga clic de nuevo en Ocupado para actualizar la información de la petición original de búsqueda de disponibilidad.

9.7.6 Filtrado de la Guía de direcciones del sistema para su Buzón remoto

La Guía de direcciones del sistema generalmente es grande, porque contiene información de toda la organización. Si no necesita toda la información de la Guía cuando utiliza GroupWise fuera de la oficina, utilice el Filtro de la Guía de direcciones del sistema para recuperar sólo las direcciones de usuarios, direcciones de recursos y grupos públicos que necesite del sistema GroupWise.

Por ejemplo, la instrucción de filtro Dpto. [ ] Marketing indica a GroupWise que se deben recuperar todas las direcciones en las que figure “Marketing” en la columna de departamento de la Guía de direcciones. De esa forma podrá ponerse en contacto con cualquier miembro del equipo de marketing mientras se encuentre de viaje.

También debería recuperar la información de la Guía de direcciones del sistema antes de dejar la oficina para ahorrar tiempo y coste de descarga, sobre todo si planea viajar a un lugar en el que deberá pagar llamadas de larga distancia.

  1. Si está ejecutando GroupWise en el modo En línea, haga clic en Herramientas > De viaje, escriba la contraseña del buzón en línea, seleccione un número de teléfono de conexión si se le indica y, a continuación, haga clic en Aceptar.

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    Si está ejecutando GroupWise en el modo Remoto, haga clic en Cuentas > Enviar/Recuperar > Opciones de GroupWise.

  2. Haga clic en Guía de direcciones del sistema y, a continuación, haga clic en Filtro.

    Recuadro de diálogo Filtro de la Guía de direcciones del sistema

  3. Haga clic en una columna de la Guía de direcciones en la primera lista desplegable.

    Por ejemplo, haga clic en la columna de departamento para buscar direcciones de un departamento específico.

  4. Haga clic en la lista desplegable de operadores, haga clic en un operador y, a continuación, escriba los criterios de búsqueda en el recuadro de texto o haga clic en un valor, si lo hubiera.

    Por ejemplo, haga clic en [ ] y, a continuación, escriba Contabilidad para buscar direcciones del departamento de contabilidad. Use el operador más apropiado para la búsqueda. Los criterios de búsqueda, como el nombre de una persona o un tema, pueden incluir caracteres comodín, como el asterisco (*) o la interrogación (?). La función Filtro no distingue entre mayúsculas y minúsculas en los criterios que se especifiquen.

  5. Para añadir más condiciones de filtro, haga clic en la última lista desplegable y, a continuación, en Y.

  6. Después de especificar todas las condiciones de filtro, lea el texto que comienza por “Incluir entradas donde...” a medida que crea el filtro. Esto resume cómo funcionará el filtro.

  7. Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Conectar.

Para obtener más información acerca de los operadores, consulte Uso de operadores de filtros y reglas.

9.7.7 Supresión de elementos del Buzón remoto

Utilice Suprimir y Vaciar, y Gestionar tamaño de biblioteca para eliminar elementos del buzón remoto.

En esta sección se incluyen los temas siguientes:

Supresión de elementos del Buzón remoto

En el modo Remoto puede suprimir y retraer elementos y vaciar la Papelera, igual a como lo haría en el modo En línea.

  1. Haga clic en el elemento de su Buzón.

  2. Haga clic en Editar > Suprimir.

  3. Si va a suprimir un elemento saliente, haga clic en una de las opciones posibles.

  4. Para liberar espacio en el disco, haga clic en Editar > Vaciar papelera.

    Así se eliminarán permanentemente todos los elementos suprimidos del Buzón remoto.

    La próxima vez que se conecte al sistema principal de GroupWise, los cambios de los buzones Remoto y En línea se sincronizarán automáticamente. Puede desactivar la sincronización cambiando las opciones de supresión en Propiedades remotas. Consulte Cambio de las opciones de supresión remotas.

Supresión de documentos innecesarios de la biblioteca remota

Al suprimir archivos mediante Gestión de espacio de disco de la biblioteca remota, estos archivos no se eliminan de la biblioteca principal. Tampoco se eliminan las referencias de documento de los documentos suprimidos. Los archivos sólo se eliminan del computador donde tiene instalado el Buzón remoto para liberar espacio de disco.

  1. En el modo Remoto, haga clic en Herramientas > Gestionar tamaño de biblioteca.

  2. Seleccione los documentos que desee suprimir y, a continuación, haga clic en Suprimir.

  3. Cuando haya terminado, haga clic en Cerrar.

Si suprime un documento En uso, su estado se restablece como Disponible en la Biblioteca principal la próxima vez que se conecte al buzón en línea.