13.16 Visualización de documentos cuando la red o GroupWise no están disponibles

Una vez que ha editado y cerrado un documento o documentos en el Buzón en línea, puede tener una copia de cada uno de ellos en la Biblioteca remota. Esto se denomina duplicado de documentos. Así, cuando la red, la Biblioteca de GroupWise o la oficina postal de GroupWise no estén disponibles, podrá abrir y modificar los últimos documentos editados en los modos Remoto o Almacenamiento en el caché.

Debe tener un Buzón remoto o del caché en la máquina para poder duplicar los documentos. Si ha decidido utilizar el mismo buzón local para el Buzón remoto y de almacenamiento en el caché, los documentos duplicados estarán disponibles en los modos Remoto y Almacenamiento en el caché. Si ejecuta los modos Remoto y Almacenamiento en el caché desde buzones locales independientes, puede duplicar documentos en el Buzón remoto o del caché.

El duplicado de documentos se efectúa siempre que estos se cierren o se sometan a control de entrada en el Buzón principal. La referencia de documento se añade a la carpeta Documentos del Buzón remoto o de Almacenamiento en el caché, y el documento se copia en la biblioteca remota (que se utiliza para los modos Remoto y Almacenamiento en el caché). En los modos Remoto y Almacenamiento en el caché, puede utilizar Herramientas > Gestionar tamaño de biblioteca para eliminar documentos innecesarios que ocupen espacio extra en el disco. Cuando se cierran o se someten a control de entrada documentos en los modos Remoto y Almacenamiento en el caché, no se duplican los documentos.

En esta sección se incluyen los temas siguientes:

13.16.1 Habilitación del duplicado de documentos

Si desea duplicar documentos en un buzón de almacenamiento en el caché, debe configurarse antes de que habilite el duplicado de documentos. Si desea utilizar un buzón remoto, el proceso de duplicado de documentos permitirá crear un buzón remoto básico si no tiene ya uno.

  1. En el modo En línea, haga clic en Herramientas > Opciones y, después, haga doble clic en Documentos.

  2. Haga clic en la pestaña General.

    Recuadro de diálogo Configuración de documentos con la pestaña General abierta

  3. Haga clic en Hacer eco de los documentos en el buzón remoto.

    O

    Haga clic en Hacer eco de los documentos en el buzón del caché. Esta opción no está disponible si no tiene un buzón de almacenamiento en el caché.

    Si la vía al buzón remoto y al buzón de almacenamiento en el caché es la misma, no importa la opción que elija. Los documentos duplicados estarán disponibles en los modos Remoto y Almacenamiento en el caché. Si ejecuta el modo Remoto y el modo Almacenamiento en el caché desde buzones independientes, puede duplicar documentos sólo en uno de estos buzones.

  4. Haga clic en Aceptar.

    Si no tiene un buzón remoto, GroupWise le permitirá crear uno para el duplicado de documentos.

  5. Si se le pide, escriba la contraseña del buzón en línea y, a continuación, siga las indicaciones del asistente De viaje para configurar un buzón remoto.

    Sólo se crea un buzón remoto básico. Si desea descargar carpetas específicas y elementos en el Buzón remoto, puede ejecutar De viaje más adelante.

El copiado (duplicado) de documentos se efectúa siempre que estos se cierren o se sometan a control de entrada en el buzón en línea. La referencia de documento se añade a la carpeta Documentos del Buzón remoto o de Almacenamiento en el caché, y el documento se copia en la biblioteca remota (que se utiliza para los modos Remoto y Almacenamiento en el caché).

13.16.2 Supresión de documentos innecesarios de la biblioteca remota

Al suprimir archivos mediante Gestión de espacio de disco de la biblioteca remota, estos archivos no se eliminan de la biblioteca principal. Tampoco se eliminan las referencias de documento de los documentos suprimidos. Los archivos sólo se eliminan del computador donde tiene instalado el Buzón remoto para liberar espacio de disco.

  1. En el modo Remoto, haga clic en Herramientas > Gestionar tamaño de biblioteca.

  2. Seleccione los documentos que desee suprimir y, a continuación, haga clic en Suprimir.

  3. Cuando haya terminado, haga clic en Cerrar.

Si suprime un documento En uso, su estado se restablece como Disponible en la Biblioteca principal la próxima vez que se conecte.