13.6 Publicación de documentos en la Web con WebPublisher

WebPublisher es un componente de GroupWise WebAccess. GroupWise WebAccess es un producto que proporciona a los usuarios las funciones de GroupWise en los navegadores de Web. Antes de tratar de publicar documentos, pregunte al administrador del sistema si WebAccess y WebPublisher están disponibles.

Crear un documento

Puede crear un documento mediante más de 250 formatos de documento y WebPublisher lo convertirá a HTML. Cuando realice cambios en el documento, éstos se reflejarán automáticamente en el documento publicado. Para ver los formatos de documento admitidos, consulte la guía de WebAccess en el sitio Web de documentación de GroupWise 6.5.

GroupWise WebPublisher admite la publicación de documentos en una gran variedad de idiomas, pero cada documento sólo debe contener un juego de caracteres de un idioma. Por ejemplo, puede publicar un documento en chino y otro en hebreo, pero no debería publicar un documento que contenga caracteres chinos y hebreos.

Publicar un documento

Para publicar un documento, debe ser el autor del documento o el creador del documento debe proporcionarle derechos para modificarlo.

El administrador del sistema ha creado una o más cuentas de GroupWise WebPublisher y les ha concedido derechos a bibliotecas específicas. Estas cuentas de usuario representan WebPublisher y no tienen usuarios reales asociados a ellas. Los documentos se publican en estas bibliotecas específicas compartiendo documentos con uno de los usuarios de GroupWise WebPublisher y garantizando derechos de visualización a ese usuario.

El administrador del sistema puede configurar varios sitios de publicación de GroupWise WebPublisher. Por ejemplo, puede configurar un sitio de publicación de Internet para publicar en la World Wide Web y un sitio de publicación de intrarred para publicar en la intrarred de la empresa. Solicite al administrador del sistema información sobre los sitios de publicación disponibles.

Averigüe si el administrador del sistema ha especificado que los documentos compartidos con Usuario general (todos los usuarios que tienen acceso a la biblioteca) se publiquen automáticamente. Si es así, procure no compartir los documentos con Usuario general que no desee publicar en la Web.

Localizar y ver un documento publicado

Los usuarios de Web pueden localizar y ver sus documentos publicados de tres formas posibles:

Todos los documentos publicados con WebPublisher debe estar indexados para poder consultarlos en el sitio de publicación. El Agente de oficina postal indexa los documentos en los intervalos especificados por el administrador del sistema. Si utiliza Buscar para localizar los documentos en GroupWise y el documento se encuentra en su biblioteca, significa que el documento se ha indexado.

En esta sección se incluyen los temas siguientes:

13.6.1 Publicación de un documento en la Web

Antes de publicar un documento en el Web, asegúrese de cumplir todos estos requisitos previos:

  • Antes de intentar publicar documentos, consulte con el administrador del sistema para saber si GroupWise WebAccess y WebPublisher están disponibles.
  • Asegúrese de que usted es el autor del documento o de que el creador del documento le ha otorgado los derechos para modificar el documento.
  • Si no sabe el nombre del usuario de GroupWise WebPublisher de su sistema, pregunte al administrador.

    Si hay varios nombres de usuario de GroupWise WebPublisher, asegúrese de que dispone del nombre de usuario correcto para publicar sus documentos.

  1. Haga clic en la referencia del documento que desea publicar.

  2. Haga clic en Archivo > Propiedades y, a continuación, haga clic en la pestaña Compartición.

    Recuadro de diálogo Propiedades del documento con la pestaña Compartición abierta

  3. Haga clic en Compartido con.

  4. Escriba el nombre del usuario de GroupWise WebPublisher en el campo Nombre y, a continuación, haga clic en Añadir usuario.

    Los derechos de visualización de la versión oficial se conceden automáticamente a este usuario.

  5. Haga clic en Aceptar.

Si desea que los usuarios vean una versión distinta a la oficial, debe especificar el número de documento y de versión en la dirección URL del documento. Localice el documento y copie la dirección URL completa. Modifique la parte de la dirección URL que especifica el ID de biblioteca-Número de documento-Versión. Envíe la dirección URL modificada a los demás usuarios o utilícela para crear enlaces a sus documentos en una página Web independiente que haya creado.

Todos los documentos publicados con WebPublisher debe estar indexados para poder consultarlos en el sitio de publicación. Si utiliza Buscar para localizar los documentos en GroupWise y el documento se encuentra en su biblioteca, significa que el documento se ha indexado.

13.6.2 Cancelar la publicación de un documento de la Web

  • Asegúrese de que usted es el autor del documento o de que el creador del documento le ha otorgado los derechos para modificar el documento.
  • Asegúrese de que conoce el nombre de usuario de GroupWise WebPublisher para el sitio de publicación desde el que desea cancelar la publicación del documento.

  1. Haga clic en la referencia del documento cuya publicación desea cancelar.

  2. Haga clic en Archivo > Propiedades y, a continuación, haga clic en la pestaña Compartición.

  3. Haga clic en el nombre de usuario de GroupWise WebPublisher en la lista de compartición.

  4. Elimine la selección de Ver y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Si desea eliminar totalmente el documento, además de cancelar su publicación, suprima el documento de la biblioteca.