7.15 Búsqueda de elementos

Utilice Buscar para encontrar elementos que cumplan los criterios especificados.

Utilice la pestaña Buscar por ejemplo para buscar los elementos que coincidan con un ejemplo especificado en un campo. Buscar por ejemplo es especialmente útil para encontrar documentos.

Puede guardar los resultados en una carpeta de búsqueda y recuperarlos cada vez que abra dicha carpeta.

La información que especifique en la pestaña Buscar no aparecerá en la pestaña Buscar por ejemplo y viceversa.

En esta sección se incluyen los temas siguientes:

7.15.1 Búsqueda de un elemento por ejemplo

  1. Haga clic en Herramientas > Buscar y, a continuación, haga clic en la pestaña Buscar por ejemplo.

    Recuadro de diálogo Buscar con la pestaña Buscar por ejemplo abierta

  2. En la lista desplegable Clase de elemento, haga clic en el tipo de elemento que desee buscar.

  3. Si ha seleccionado Documento en el paso 2, haga clic en la biblioteca en la que desee buscar de la lista desplegable Biblioteca.

  4. Especifique en cada campo la información que desea buscar.

  5. Haga clic en Aceptar para comenzar la búsqueda.

7.15.2 Búsqueda de un elemento mediante criterios de búsqueda

En esta sección se incluyen los temas siguientes:

Buscar un elemento

  1. Haga clic en Herramientas > Buscar.

    Recuadro de diálogo Buscar

  2. Para buscar texto específico, seleccione Texto completo o Tema en la lista desplegable y, a continuación, escriba la palabra o frase que quiera buscar en el campo de texto.

  3. Para buscar un nombre, seleccione De/Autor o A/CC en la lista desplegable y, a continuación, escriba el nombre en el campo de texto.

  4. Seleccione cada tipo de elemento que busque y, a continuación, seleccione cada origen de elemento que busque.

  5. Para especificar un rango de fechas, marque la casilla de verificación Creado o entregado entre y, a continuación, escriba o seleccione las fechas.

  6. En el recuadro de lista Buscar en, haga clic en las carpetas o bibliotecas en las que desee buscar.

    Puede que necesite hacer clic en el signo más (+) situado junto a su carpeta de usuario para expandir la estructura de la carpeta.

  7. Haga clic en Aceptar para comenzar la búsqueda.

Utilice Búsqueda avanzada para realizar una búsqueda más específica. Por ejemplo, cuando desee buscar mensajes de dos o tres usuarios a la vez.

Marque la casilla de verificación Buscar sólo versiones oficiales de documentos para buscar sólo la versión oficial de los documentos con varias versiones.

Las carpetas y bibliotecas están marcadas, por defecto, para la búsqueda mediante una marca de verificación en el recuadro. Para acelerar la búsqueda, anule la selección de las carpetas en las que no desea buscar.

Limitar una búsqueda

En la siguiente lista se explica cómo restringir la búsqueda mediante Buscar.

  • En el primer campo del recuadro de diálogo Buscar, escriba las palabras poco habituales que haya advertido en el elemento. Si utiliza palabras comunes, el resultado será probablemente demasiado extenso y no será tan útil.
  • Para aumentar la velocidad de búsqueda, deseleccione las carpetas o bibliotecas que sepa que no contienen el elemento que busca. Por ejemplo, si sabe que su documento no se encuentra en la Biblioteca C, haga clic en el signo más (+) situado junto a Todas las bibliotecas en el recuadro Buscar en y después haga clic en la Biblioteca C para anular su selección.
  • Si busca más de una palabra o desea buscar palabras en un campo determinado de un elemento (por ejemplo, en el campo Tema), haga clic en Búsqueda avanzada para configurar correctamente la búsqueda. Las palabras que escribe pueden combinarse con operadores para afinar más la búsqueda.
  • Si no puede encontrar el documento o mensaje, revise los criterios de búsqueda para ver si hay palabras mal escritas. A continuación, revise la sintaxis de la búsqueda para asegurarse de que está pidiendo a Buscar que encuentre exactamente lo que desea.

7.15.3 Almacenamiento de los resultados de una búsqueda

  1. Haga clic en Herramientas > Buscar.

  2. Realice una búsqueda.

  3. En el recuadro de diálogo Resultados de la búsqueda de GroupWise, haga clic en Archivo > Guardar como carpeta.

    Recuadro de diálogo Crear carpeta resultados de la búsqueda

  4. Escriba un nombre y una descripción para la carpeta, haga clic en Arriba, Abajo, Derecha o Izquierda para colocar la carpeta en el lugar donde desee que aparezca en la lista de carpetas y, a continuación, haga clic en Finalizar.

Para ver en cualquier momento los resultados de la búsqueda, seleccione la carpeta. Para obtener más información acerca de las carpetas de resultados de la búsqueda, consulte Descripción de las carpetas de resultados de la búsqueda.

Puede actualizar una carpeta de búsqueda cada vez que la abra. Asegúrese de seleccionar Buscar nuevos elementos coincidentes cada vez que se abra la carpeta.

7.15.4 Búsqueda de un documento y creación de una referencia en el Buzón

  1. Haga clic en Archivo > Nuevo > Referencia del documento.

  2. Haga clic en Buscar.

  3. En la pestaña Buscar por ejemplo, haga clic en Documento en la lista desplegable Tipo de elemento.

  4. Especifique la información acerca del documento que desee buscar.

  5. Haga clic en Aceptar para comenzar la búsqueda.

  6. En el recuadro de diálogo Resultados de la búsqueda de GroupWise, haga clic en el documento para el que desea crear una referencia y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    El recuadro de diálogo Resultados de la búsqueda de GroupWise sólo mostrará los documentos para los que, al menos, tenga derechos de visualización. GroupWise creará una referencia del documento en la carpeta actual.

7.15.5 Búsqueda de elementos con Búsqueda avanzada

  1. Haga clic en Herramientas > Buscar.

  2. Haga clic en Búsqueda avanzada.

  3. Seleccione un campo en la primera lista desplegable, haga clic en un operador y, a continuación, escriba o seleccione una condición.

    Recuadro de diálogo Búsqueda avanzada

  4. Haga clic en la última lista desplegable, haga clic en Y, O, Insertar fila o Nuevo grupo, añada más criterios al filtro, haga clic en Fin en la última lista desplegable y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    La opción Insertar fila hace que el filtro sea más específico. La inserción de filas adicionales restringe aún más los criterios de búsqueda. Por ejemplo, para buscar elementos de John Smith que se enviaron con copia carbón a Mary Jones, utilice la primera fila para buscar John Smith y la segunda fila para buscar Mary Jones.

    Nuevo grupo crea una nueva fila para un filtro cuyo primer grupo de filas contiene varios parámetros para una columna. Por ejemplo, para crear un filtro que muestre todos los elementos abiertos de John Smith y Mary Jones, haga clic en De en la primera lista desplegable, haga clic en el operador = Coincide, escriba John Smith como parámetro y, a continuación, haga clic en O en la última lista desplegable. Aparecerá una segunda fila. Haga clic en De en la primera lista desplegable, haga clic en el operador = Coincide, escriba Mary Jones como parámetro y, a continuación, haga clic en Nuevo grupo. Haga clic en Estado del elemento en la primera lista desplegable, haga clic en el operador [ ] Incluye, haga clic en Abierto en el tercer recuadro y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Suprimir fila elimina una fila de la definición del filtro. No es posible suprimir un filtro de una sola fila.

  5. Haga clic en Aceptar si su filtro está completo.

El comando Buscar busca en todas las carpetas y bibliotecas seleccionadas en el recuadro Buscar en. Para limitar la búsqueda, anule la selección de las carpetas y bibliotecas innecesarias.

Limitación de una búsqueda avanzada utilizando operadores de filtro

Al hacer clic en Búsqueda avanzada, aparece el recuadro de diálogo Búsqueda avanzada. Seleccione el operador en la lista desplegable Operador Icono de la lista Operador.

La lista de operadores disponibles cambia en función de lo que seleccione. Algunos operadores, como [ ], tienen dos o más nombres distintos. Aunque el nombre pueda variar, la finalidad del operador es la misma.

Por ejemplo, el operador [ ] de la tabla que aparece a continuación busca todos los elementos que contengan John en el recuadro De o que incluyan un Archivo de sonido en la Lista de adjuntos. Haga clic en Todos los campos para ver una lista de todos los campos disponibles, incluyendo los definidos por el usuario.

Operador

Incluye

Ejemplos

[ ] Contiene

Todos los elementos que contengan la condición

De[ ]John, Lista de adjuntos[ ]Sonido

-> Comienza con

Todos los elementos cuyo texto comience con la condición

Autor ->Karen

-> Dentro de

Todos los elementos que queden dentro de un rango que empiece a partir de cierto día

Creado->5 días (creado en los 5 días siguientes a hoy)

<- Anterior

Todos los elementos que estén dentro de un rango y que sean anteriores a un día determinado

Creado <-5 días (creado 5 días o menos antes de hoy)

= Coincide, Igual a, Igual al campo, El

Todos los elementos que cumplan la condición

Cc=Jill, Creador del documento=JFerguson, Fecha de recuperación=Mañana

! No incluye, No es igual a, No es igual al campo

Todos los elementos excepto la condición

Estado de elemento!Abierto, Número aceptado!5

< Antes,Menor que, Menor que el campo

Todos los elementos menores que la condición

Fecha de recuperación<Hoy, Número de documento<1000

<= El o antes, Menor o igual que, Menor o igual que el campo

Todos los elementos menores o iguales que la condición

Fecha de recuperación<=Ayer, Total de destinatarios<=10

> Después, Mayor que, Mayor que el campo

Todos los elementos mayores que la condición

Fecha de recuperación>Esta semana,Número de versión>4.0

>= El o después de, Mayor o igual que, Mayor o igual que el campo

Todos los elementos mayores o iguales que la condición

Fecha de recuperación>=Este mes, Número con respuesta>=7