6.5 Uso de las guías de direcciones

Las guías de direcciones son las bases de datos en las que se almacena la información de contacto, incluido el nombre, la dirección, las direcciones de correo electrónico, los números de teléfono y mucho más. Las carpetas Contactos suponen una cómoda forma de consultar la información de la guía de direcciones. No es posible crear una carpeta Contactos sin una guía de direcciones con la que asociarla.

6.5.1 Apertura de una guía de direcciones

Para abrir una guía de direcciones, haga clic en el botón Guía de direcciones de la barra de herramientas de la ventana principal. La guía de direcciones se abre y se muestra un panel a la izquierda en el que aparecen la guía de direcciones de GroupWise, la guía de direcciones Contactos frecuentes y cualquier guía de direcciones personal que haya creado.

Figura 6-3 La guía de direcciones

Mediante la Guía de direcciones, puede abrir contactos para ver detalles, seleccionar nombres a los que enviar un elemento, crear y modificar grupos, y crear y suprimir contactos.

La guía de direcciones también proporciona opciones avanzadas, como la posibilidad de modificar el orden de búsqueda de completar nombres y compartir guías de direcciones.

6.5.2 Creación de una guía de direcciones personal

  1. En la ventana principal, haga clic en Icono de guía de direcciones en la barra de herramientas en la barra de herramientas.

  2. Haga clic en Archivo > Nueva guía.

  3. Escriba un nombre para la nueva guía y haga clic en Aceptar.

6.5.3 Edición de una guía de direcciones personal o de contactos frecuentes

En una guía de direcciones personal, incluida la guía Contactos frecuentes, puede añadir o suprimir entradas, editar información existente, copiar nombres de una guía a otra o renombrar una guía. También puede crear sus propios campos de guías de direcciones personalizados.

Adición rápida de contactos a una guía personal de direcciones

Puede añadir rápidamente cualquier destinatario de un elemento a cualquier guía personal de direcciones.

  1. Abra un elemento existente dirigido a uno o varios destinatarios.

  2. Linux: haga clic con el botón derecho en el destinatario que desea añadir a una guía personal de direcciones.

    Mac: haga clic en el destinatario que desea añadir a una guía personal de direcciones mientras mantiene pulsada la tecla Control.

  3. Haga clic en Añadir a guía de direcciones y después en la guía de direcciones a la que desee añadir el contacto.

  4. Proporcione la información de contacto adicional necesaria y haga clic en Aceptar.

Copia de entradas entre guías de direcciones personales

No puede copiar entradas en una guía de direcciones cerrada; primero, debe abrir la guía. No es posible copiar nombres en la guía de direcciones de GroupWise.

  1. En la ventana principal, haga clic en Icono de guía de direcciones en la barra de herramientas en la barra de herramientas.

  2. Haga clic en una guía de direcciones y seleccione los nombres que desea copiar.

  3. Haga clic en Editar > Copiar en.

  4. Seleccione la guía de direcciones en la que desea copiar los nombres y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Edición de entradas en una guía de direcciones personal

  1. En la ventana principal, haga clic en Icono de guía de direcciones en la barra de herramientas en la barra de herramientas.

  2. Haga clic en una guía de direcciones y, a continuación, haga doble clic en el nombre que desea editar.

  3. Edite la información de las diferentes pestañas y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Cambio de nombre de una guía de direcciones personal

  1. En la ventana principal, haga clic en Icono de guía de direcciones en la barra de herramientas en la barra de herramientas.

  2. Haga clic en la guía de direcciones personal a la que desea cambiar el nombre.

    No puede cambiar de nombre la guía de direcciones Contactos frecuentes.

  3. Haga clic en Archivo > Cambiar el nombre de la guía.

  4. Escriba el nuevo nombre y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Supresión de entradas de una guía de direcciones personal

  1. En la ventana principal, haga clic en Icono de guía de direcciones en la barra de herramientas en la barra de herramientas.

  2. Haga clic en una guía de direcciones y seleccione los nombres que desea suprimir.

  3. Linux: pulse la tecla Supr.

    Mac: pulse la tecla Borrar adelante.

  4. Haga clic en Sí.

6.5.4 Supresión de una guía de direcciones personal

  1. En la ventana principal, haga clic en Icono de guía de direcciones en la barra de herramientas en la barra de herramientas.

  2. Haga clic en Archivo > Suprimir guía.

    Recuadro de diálogo Suprimir guía de direcciones

  3. Haga clic en las guías que desea suprimir, haga clic en Aceptar y, a continuación, en Sí.

Una vez suprimidas, las guías de direcciones personales no se pueden recuperar.

6.5.5 Compartimiento de una guía de direcciones con otro usuario

Las guías de direcciones compartidas están marcadas con el icono Icono de guía de direcciones compartida o Icono de guía de direcciones compartida. Este icono puede ser algo diferente, según haya creado o no la guía de direcciones.

Es posible compartir las guías de direcciones personales con otros usuarios. Puede otorgar a los usuarios derechos de sólo lectura o derechos para leer, añadir, editar y suprimir información en la guía de direcciones. Cuando se comparte una guía de direcciones, los usuarios reciben una notificación que pueden aceptar o rechazar.

  1. En la ventana principal, haga clic en Icono de guía de direcciones en la barra de herramientas en la barra de herramientas.

    Si la guía de direcciones no está visible, puede abrirla haciendo clic en Archivo > Abrir guía.

  2. Linux: haga clic con el botón derecho en la guía de direcciones que desea compartir.

    Mac: haga clic en la guía de direcciones que desea compartir mientras mantiene pulsada la tecla Control.

  3. Haga clic en Compartición.

  4. Haga clic en Compartido con.

  5. Escriba el nombre de la persona con la que desee compartir la guía de direcciones y haga clic en Añadir usuario para añadir el usuario a la lista Compartir.

    Si no conoce el nombre de la persona, haga clic en Icono de la guía de direcciones y busque y seleccione el usuario.

    No es posible compartir guías de direcciones situadas en dominios externos.

  6. Haga clic en el nombre de cada usuario en la lista de compartición y, a continuación, asígnele derechos de acceso en el recuadro de grupo Acceso.

  7. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y cerrar el recuadro de diálogo.

    Al hacer clic en Aceptar, la persona con la que desea compartir la guía de direcciones recibe una notificación. En la columna Estado se muestra Pendiente hasta que el usuario acepta o rechaza la petición de compartir la guía de direcciones y, después, se actualiza con la selección del usuario.

    En la guía de direcciones, las guías de direcciones compartidas se marcan con el icono Icono de guía de direcciones compartida o Icono de guía de direcciones compartida.

    Usted y los usuarios con los que comparte una guía de direcciones pueden organizar las columnas de la guía de direcciones de forma diferente.

6.5.6 Aceptación de una guía de direcciones compartida

Cuando se acepta una guía de direcciones compartida, aparece en la lista de guías de direcciones junto con la guía de direcciones de GroupWise, las guías de direcciones personales y la guía Contactos frecuentes.

  1. Haga clic en el icono Buzón en la lista de carpetas.

  2. Abra la notificación de guía de direcciones compartida.

  3. Haga clic en Aceptar para añadir la guía de direcciones a la lista de guías de direcciones.

Ahora puede utilizar la guía de direcciones compartida para asignar direcciones a los elementos o buscar información de los usuarios, igual que con otras guías de direcciones.

6.5.7 Búsqueda de entradas de guías de direcciones

Mediante la Lista de búsqueda encontrará rápidamente entradas en una guía de direcciones. También es posible especificar criterios de búsqueda. Por ejemplo, puede mostrar únicamente las entradas con apellidos que empiecen por "D".

  1. En la ventana principal, haga clic en Icono de guía de direcciones en la barra de herramientas en la barra de herramientas.

    O bien

    Haga clic en Icono de dirección de la barra de herramientas en la barra de herramientas del elemento que esté creando.

  2. Seleccione la guía de direcciones en la que desea buscar.

  3. En el recuadro de diálogo Buscar, empiece a escribir el texto que desea buscar.

Completar nombre completará el nombre.

También puede buscar entradas de la guía de direcciones con la función de búsqueda del encabezado de la lista de elementos de una carpeta Contactos. Consulte la Sección 7.1.2, Búsqueda de contactos.

6.5.8 Clasificación de una guía de direcciones

  1. En la ventana principal, haga clic en Icono de guía de direcciones en la barra de herramientas en la barra de herramientas.

  2. Haga clic en la guía de direcciones que desee clasificar.

  3. Haga clic en la columna a partir de la que desee realizar la clasificación.

    Se puede ordenar por las columnas Nombre e ID de usuario, en orden ascendente y descendente.

6.5.9 Importación y exportación de una guía de direcciones

El cliente para LinuxMac no permite actualmente la importación o exportación de guías de direcciones.