4.2 Gestión del calendario

4.2.1 Visualización de su Calendario

Existen varias formas distintas de ver el calendario de GroupWise®, desde vistas de un día hasta vistas mensuales. Del mismo modo, puede ver su calendario propio y el de sus delegados al mismo tiempo.

Todos los elementos no aceptados de su calendario se marcan en cursiva para identificar de forma sencilla los elementos que aún no ha aceptado.

Apertura de la carpeta Calendario o de una vista de calendario

El calendario ofrece varias opciones de vista. Puede añadir más botones a la barra de herramientas del Calendario y configurarlos como desee. La vista que se muestre al salir del calendario aparecerá cuando abra la carpeta Calendario de nuevo.

  1. Haga clic en Ventana > Nueva ventana del calendario y, a continuación, en una vista de calendario.

Puede ver el calendario en vistas diarias, semanales, semanales y mensuales, mensuales y anuales.

Selección de los calendarios que se mostrarán

GroupWise ofrece la posibilidad de mostrar varios calendarios en el calendario principal de GroupWise. Puede seleccionar la visualización del calendario principal de GroupWise, los calendarios personales y los calendarios compartidos.

  1. En la lista de carpetas, marque la casilla de verificación de calendario situada junto a los calendarios que desea mostrar en la vista Calendario.

Visualización de una fecha distinta en el Calendario

  1. Si la vista tiene una barra de herramientas de calendario, haga clic en Icono del selector de fechas del calendario y después haga clic en una fecha.

  2. Para volver a la fecha de hoy, haga clic en Icono de Ir a Hoy.

Algunas vistas no permiten ir a una fecha distinta.

Visualización de eventos de todo el día en el Calendario

Los eventos de todo el día están situados en la parte superior del calendario, en el panel Todo el día.

Figura 4-1 Panel Todo el día

Para ocultar el panel Eventos de día completo:

  1. Linux: haga clic con el botón derecho en el panel Eventos de día completo.

    Mac: haga clic en el panel Eventos de día completo mientras mantiene pulsada la tecla Control.

  2. Deseleccione Ajustar automáticamente el panel Eventos de todo el día.

  3. Mueva el cursor a la línea inferior del panel hasta que se muestre el icono Cambio de tamaño del ratón.

  4. Arrastre el cursor hacia arriba para reducir el tamaño del panel.

Navegación por el Calendario

Utilice la barra de herramientas del calendario para navegar por él:

Tabla 4-1 Descripción de los botones de la barra de herramientas del calendario

Botón

Descripción

Selector de fechas del Calendario

Permite seleccionar la fecha que se desea ver.

Icono Ir a hoy

Vuelve a la fecha actual.

Icono para avanzar o retroceder días, meses o años

Para avanzar o retroceder un día, un mes o un año, en función de la configuración de visualización del calendario.

Icono de vista diaria

Muestra una vista de un día.

Icono de vista semanal

Muestra una vista de una semana.

Icono de vista mensual

Muestra una vista de un mes.

Icono de vista anual

Muestra una vista de un año.

Icono Mostrar citas

Muestra u oculta las citas (en las vistas que corresponda).

Icono Mostrar tareas

Muestra u oculta las tareas (en las vistas que corresponda).

Icono Mostrar recordatorios

Muestra u oculta los recordatorios (en las vistas que corresponda).

Icono para mostrar otro día

Muestra otro día en la vista de semana.

Icono para eliminar un día

Elimina un día de la vista de semana.

Visualización de dos zonas horarias en el calendario

Puede visualizar dos zonas horarias diferentes en el calendario. Además, puede cambiar rápidamente entre ambas. Esto resulta útil cuando viaja con frecuencia entre distintas zonas horarias o cuando tiene que programar reuniones en zonas distintas.

  1. Linux: haga clic con el botón derecho en su calendario.

    Mac: haga clic en su calendario mientras mantiene pulsada la tecla Control.

  2. Haga clic en Zona horaria adicional.

  3. Seleccione Mostrar zona horaria adicional.

  4. Escriba una etiqueta para la zona horaria alternativa, por ejemplo, Londres.

  5. Seleccione la zona horaria alternativa en la lista desplegable Zona horaria.

  6. Escriba una etiqueta para la zona horaria de la estación de trabajo.

  7. Seleccione la zona horaria en la que se encuentre la estación de trabajo en la lista de zonas horarias.

  8. Haga clic en Aceptar.

Para cambiar entre ambas zonas horarias, haga clic en Intercambio en la ventana Zona horaria alternativa. Al hacer clic en Intercambio, también modificará la zona horaria del equipo.

Trabajo con diferencias de fecha y hora

Puede configurar el calendario de modo que muestre la diferencia entre dos zonas horarias y para calcular las fechas de inicio y fin basadas en un número de días especificado.

Use Diferencia de zona horaria para ver la zona horaria de una configuración regional según la zona horaria de otra. Por ejemplo, si se encuentra en Nueva York, puede usar Diferencia de zona horaria para ver la hora de Londres.

Puede calcular una fecha de inicio o de finalización basándose en una fecha determinada y un número de días específico. Por ejemplo, la fecha límite puede ser 90 días después de una acción determinada. Diferencia de fecha permite calcular qué día es la fecha límite.

Visualización de zonas horarias de otras configuraciones regionales

  1. Haga clic en Herramientas > Diferencia horaria.

  2. En el recuadro Zona horaria A, seleccione la zona horaria original.

  3. En el recuadro Zona horaria B, seleccione la zona horaria de destino.

  4. Cuando haya terminado, haga clic en Cerrar.

Cálculo de una fecha de inicio o finalización

  1. Haga clic en Herramientas > Diferencia de fecha.

  2. Para calcular una fecha de inicio cuando se conoce la fecha de finalización, haga clic en los botones de flecha para ir al mes o año siguiente, o bien al mes o año anterior, en el recuadro de grupo Fecha de finalización y, a continuación, haga clic en una fecha.

    O bien

    Para calcular una fecha de finalización cuando se conoce la fecha de inicio, haga clic en los botones de flecha para ir al mes o año siguiente, o bien al mes o año anterior, en el recuadro de grupo Fecha de inicio y, a continuación, haga clic en una fecha.

  3. Escriba un número en el recuadro de texto Nº de días de diferencia.

  4. Haga clic en Calcular fecha de inicio y, a continuación, consulte la fecha de inicio calculada en el recuadro de texto Fecha de inicio y en el calendario,

    O bien

    Haga clic en Calcular fecha de finalización y, acto seguido, consulte la fecha de finalización calculada en el recuadro de texto Fecha de finalización y en el calendario.

Descripción de los iconos de elementos del calendario

Los iconos que aparecen en el Calendario proporcionan información adicional acerca de los elementos. Para obtener más información, consulte Identificación de los iconos que aparecen junto a los elementos.

Descripción del sombreado del calendario

Las citas del calendario se muestran con sombreados diferentes, en función del modo en que se muestre la cita:

  • Ocupado: La cita se muestra en color gris.

  • Desocupado: La cita se muestra en color blanco.

  • Ausente: La cita se muestra en color gris oscuro.

  • Dudoso: La cita se muestra en color gris con tiras blancas y grises en el lateral.

Para modificar el estado de Mostrar cita como de una cita:

  1. Haga clic en Acciones > Mostrar cita como y seleccione Ocupado, Desocupado, Ausente o Dudoso.

4.2.2 Lectura de una entrada de calendario

  1. Haga clic en Calendario en la lista de carpetas.

  2. Haga doble clic en el elemento que desea leer.

En todas las vistas, a excepción de la vista Año, puede colocar el puntero del ratón sobre la mayoría de los elementos y ver información del tema, la hora, el lugar y el recuadro A.

4.2.3 Creación de un calendario personal

  1. Linux: haga clic con el botón derecho en la carpeta Calendario.

    Mac: haga clic en la carpeta Calendario mientras mantiene pulsada la tecla Control.

  2. Haga clic en Calendario nuevo.

  3. Escriba un nombre para el nuevo calendario.

  4. Seleccione un color para el calendario; para ello, haga clic en el recuadro de color.

4.2.4 Personalización de un calendario

Puede definir varias opciones para personalizar la vista de calendario. Por ejemplo, puede hacer que resulte más sencillo ver los días laborables especificando el primer día de la semana y resaltando los fines de semana.

Las siguientes secciones contienen instrucciones para personalizar el calendario:

Definición del horario de trabajo

El horario de trabajo muestra a los demás el horario en el que está disponible y afecta al modo en que se visualizan los calendarios. GroupWise presupone por defecto un horario de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., de lunes a viernes. Si tiene un horario de trabajo diferente, puede ajustarlo de modo que se visualice la información adecuada.

  1. Linux: Haga clic en Herramientas > Opciones.

    Mac: haga clic en GroupWise > Preferencias.

  2. Haga clic en Calendario > Horario de trabajo.

  3. (Opcional) Si siempre está disponible para concertar citas, haga clic en Siempre disponible y omita los siguientes pasos.

  4. En el campo Hora de inicio,, especifique la hora a la que suele empezar a trabajar.

  5. En el campo Hora de finalización, especifique la hora a la que suele terminar de trabajar.

  6. Seleccione los días en que trabaja y no seleccione los días que suele tener libres.

  7. En el menú desplegable Zona horaria, seleccione su zona horaria.

  8. Haga clic en Aceptar.

Cambio del primer día de la semana en el Calendario

  1. Linux: Haga clic en Herramientas > Opciones.

    Mac: haga clic en GroupWise > Preferencias.

  2. Haga clic en Calendario > General.

  3. Seleccione un día en el recuadro de grupo Opciones de visualización del calendario y haga clic en Aceptar.

Resaltado de los fines de semana

Para resaltar los fines de semana, a fin de que sea más fácil diferenciarlos de los días normales en el calendario:

  1. Linux: Haga clic en Herramientas > Opciones.

    Mac: haga clic en GroupWise > Preferencias.

  2. Haga clic en Calendario > General.

  3. Seleccione la casilla de verificación Resaltar fines de semana y haga clic en Aceptar.

Visualización de números de semana

  1. Linux: Haga clic en Herramientas > Opciones.

    Mac: haga clic en GroupWise > Preferencias.

  2. Haga clic en Calendario > General.

  3. Seleccione la casilla de verificación Mostrar número de las semanas y haga clic en Aceptar.

Inclusión de uno mismo en las nuevas citas

GroupWise incluye su nombre por defecto en la lista A cuando crea una nueva cita. Para inhabilitar esta función de modo que no se le incluya automáticamente, o bien habilitarla si está inhabilitada:

  1. Linux: Haga clic en Herramientas > Opciones.

    Mac: haga clic en GroupWise > Preferencias.

  2. Haga clic en Calendario > General.

  3. Seleccione la casilla de verificación Incluirme en las citas nuevas y haga clic en Aceptar.

Configuración del modo en que se muestra la duración de las citas

Al configurar cómo se debe mostrar la duración de las nuevas citas, puede seleccionar si se debe mostrar por duración o mediante una fecha y hora de finalización. También puede configurar la duración por defecto de las citas.

Visualización de la duración de las citas por duración o mediante una fecha y hora de finalización

Por defecto, GroupWise muestra la duración. Es decir, al crear una cita se muestra un campo en el que puede introducir una cantidad de tiempo (como 30 minutos o 2 horas) para indicar la duración de la cita.

Si lo prefiere, puede especificar una fecha y hora de finalización para cada cita. Si establece la configuración de este modo, GroupWise muestra un campo para introducir una fecha de finalización y otro para introducir una hora de finalización al crear una nueva cita.

  1. Linux: Haga clic en Herramientas > Opciones.

    Mac: haga clic en GroupWise > Preferencias.

  2. Haga clic en Calendario > General.

  3. En Visualizar la duración de la cita como, seleccione Duración o Fecha y hora de finalización. A continuación, haga clic en Aceptar.

Definición de la duración por defecto de la cita

Las nuevas citas duran por defecto una hora, aunque puede ajustar el tiempo durante la creación. Por ejemplo, si la mayoría de las citas que establece suelen durar 30 minutos, puede modificar el valor por defecto a 30 minutos.

  1. Linux: Haga clic en Herramientas > Opciones.

    Mac: haga clic en GroupWise > Preferencias.

  2. Haga clic en Calendario > General.

  3. Introduzca o seleccione el número de horas y minutos en Duración por defecto de las citas y haga clic en Aceptar.

Modificación del color de un calendario

  1. Linux: haga clic con el botón derecho en la carpeta Calendario.

    Mac: haga clic en la carpeta Calendario mientras mantiene pulsada la tecla Control.

  2. Haga clic en Propiedades > General.

  3. Seleccione Color y haga clic en el recuadro de colores para seleccionar uno.

  4. Haga clic en Aceptar.

4.2.5 Uso compartido de un calendario

Un calendario compartido es como cualquier otro, excepto por el hecho de que otras personas tienen acceso a él y también se muestra en sus listas de calendarios. Puede compartir los calendarios personales existentes en su lista de calendarios. El usuario es el que elige con quién va a compartir el calendario y qué derechos se van a conceder a cada usuario. Posteriormente, los usuarios pueden publicar entradas de calendario en el calendario compartido. No es posible compartir el calendario principal.

En el modo Almacenamiento en el caché, los cambios realizados en el calendario compartido se actualizan siempre que se conecta al sistema principal de GroupWise.

Compartición de un calendario existente con otros usuarios

  1. Linux: haga clic con el botón derecho en el calendario que desea compartir.

    Mac: haga clic en el calendario que desea compartir mientras mantiene pulsada la tecla Control.

  2. Haga clic en Compartición.

    Recuadro de diálogo de propiedades de la carpeta

  3. Haga clic en Compartido con.

  4. Empiece a escribir el nombre de un usuario en el campo Nombre o haga clic en el botón Guía de direcciones para seleccionarlo en el recuadro de diálogo Selector de direcciones.

  5. Cuando el nombre del usuario aparezca en el campo, haga clic en Añadir usuario para trasladar el usuario a la lista de compartición.

  6. Haga clic en el nombre del usuario en la lista de compartición.

  7. Seleccione las opciones de acceso que desee para el usuario.

  8. Repita los pasos del Paso 4 al Paso 7 para cada usuario con el que desee compartir la carpeta.

  9. Haga clic en Aceptar.

Si desea que el calendario tenga una función específica, puede crear un nuevo ajuste de visualización.

  1. Linux: haga clic con el botón derecho en el calendario.

    Mac: haga clic en el calendario mientras mantiene pulsada la tecla Control.

  2. Haga clic en Propiedades y, a continuación, en Visualizar.

Publicación de una entrada de calendario en un calendario compartido

  1. En el calendario compartido, abra una vista con una lista de citas, haga clic en una fecha y, a continuación, haga doble clic en una hora en la lista de citas.

  2. (Opcional) Escriba un tema y un lugar, si fuera necesario.

  3. Especifique la fecha de inicio.

    O bien

    Haga clic en Icono de fecha para especificar una fecha o una fecha automática para la cita. Para crear una cita periódica, consulte Reprogramación de citas periódicas.

    O bien

    Seleccione Todo el día si se trata de un evento para todo el día.

  4. Especifique una duración y una fecha de inicio. La duración puede expresarse en minutos, horas o días.

  5. Especifique cómo desea que aparezca la cita. Las citas pueden aparecer como Desocupado, Tentativo, Ocupado o Ausente.

  6. (Opcional) Escriba un mensaje.

    Puede especificar muchas opciones, como asignar a la cita una prioridad alta, haciendo clic en la pestaña Opciones.

  7. (Opcional) Especifique un tipo en Mostrar cita como haciendo clic en Acciones > Mostrar cita como y seleccionando después un tipo.

  8. En la barra de herramientas, haga clic en Publicar.

4.2.6 Importación de un calendario

Puede importar un calendario o un elemento de calendario (archivo .ics) que haya recibido como archivo adjunto en un mensaje de correo o que haya guardado de un servicio de calendarios de Internet.

  1. Guarde el calendario o el elemento de calendario en el disco duro.

  2. Linux: haga clic con el botón derecho en la carpeta Calendario.

    Mac: haga clic en la carpeta Calendario mientras mantiene pulsada la tecla Control.

  3. Haga clic en Importar calendario.

  4. Desplácese a la ubicación en la que haya guardado el archivo de calendario.

  5. Seleccione el archivo y haga clic en Abrir.

El archivo se importará en forma de nuevo calendario personal.

4.2.7 Exportación de un calendario

Al exportar un calendario, éste se exporta en forma de calendario de Internet. Los archivos adjuntos de calendarios de Internet tienen la extensión de archivo .ics.

  1. Linux: haga clic con el botón derecho en el calendario que desea exportar.

    Mac: haga clic en el calendario que desea exportar mientras mantiene pulsada la tecla Control.

  2. Haga clic en Exportar.

  3. Escriba un nombre de archivo para el elemento en el campo Nombre de archivo.

  4. Para guardar el elemento en un directorio distinto del que se muestra, desplácese al nuevo directorio.

  5. Haga clic en Guardar.