3.4 Gestión del correo recibido

3.4.1 Personalización del correo electrónico

Cuando recibe un mensaje de correo electrónico, puede hacer clic en la pestaña Personalizar para añadir información personal al mensaje de correo electrónico. Es posible cambiar el tema, añadir una nota y seleccionar una categoría.

Modificación del tema de un correo electrónico recibido

Si personaliza un tema, el nuevo tema se mostrará en su buzón y calendario y en el buzón y en el calendario de cualquiera que actúe como su apoderado. Si cambia el tema de un elemento de una carpeta compartida, el resto de usuarios de la carpeta compartida seguirán viendo el tema original.

  1. Abra un elemento del buzón o del calendario.

  2. Haga clic en la pestaña Personalizar.

  3. Escriba un tema nuevo en el campo Mi tema.

Para ver el tema original, abra el elemento y busque en el campo Tema del encabezado del elemento.

Cuando se realiza una búsqueda de una palabra determinada en el campo Tema, los resultados de la búsqueda muestran los elementos cuyo tema original o personalizado contiene dicha palabra. Cuando cree una búsqueda avanzada, utilice el campo Tema para buscar el tema original y el campo Mi tema para buscar el tema personalizado.

Cuando cree una regla para buscar una palabra determinada en el campo Tema, la regla sólo buscará en el tema original.

Adición de una nota a un mensaje de correo electrónico recibido

Al añadir una nota a un mensaje de correo electrónico recibido, la nota será visible para usted y cualquiera que actúe como su apoderado. Sólo puede ver la nota mediante la pestaña Personalizar del mensaje de correo electrónico.

  1. Abra un elemento del buzón o del calendario.

  2. Haga clic en la pestaña Personalizar.

  3. En el campo Mis notas, escriba la nota. La nota se guardará automáticamente al salir de la pestaña Personalizar.

Asignación de una categoría a los mensajes de correo electrónico recibidos

Consulte la Uso de categorías para organizar elementos.

3.4.2 Cambio de un mensaje de correo electrónico a otro tipo de elemento

Puede utilizar Cambiar a para convertir un elemento del Buzón en otro tipo de elemento. Por ejemplo, puede cambiar un mensaje de correo del Buzón y convertirlo en una cita del Calendario. La nueva cita contiene toda la información del mensaje de correo (como las listas A, CC y CO, el tema y el texto del mensaje) que se aplique a la cita.

Al convertir un mensaje de correo o telefónico en otro tipo de elemento (como una cita o una tarea), el elemento original se suprime del buzón y se añade el nuevo en la ubicación correspondiente, por ejemplo, el Calendario.

Al cambiar un elemento, GroupWise muestra la vista de elementos por defecto seleccionada en Opciones de entorno.

  1. Haga clic en el elemento del Buzón que desee cambiar.

  2. Haga clic en Editar > Cambiar a y, después, haga clic en un tipo de elemento.

    O bien

    Haga clic en Editar > Cambiar a > Más y, después, haga clic en un tipo de elemento. Puede seleccionar elementos publicados o de grupo.

    Los elementos publicados se envían directamente al Calendario. Los elementos de grupo se envían a los buzones de individuos y grupos a los que se envía el mensaje.

  3. Escriba la información necesaria.

  4. Haga clic en Enviar o en Publicar en la barra de herramientas.

Al convertir un mensaje de correo o telefónico en otro tipo de elemento (como una cita o una tarea), el elemento original se suprime del buzón y se añade el nuevo en la ubicación correspondiente, por ejemplo, el Calendario.

3.4.3 Almacenamiento de correo electrónico recibido en disco

  1. En su Buzón o Calendario, haga clic en el elemento que desee guardar y, después, haga clic en Archivo > Guardar como.

    Recuadro de diálogo Guardar

  2. Seleccione el elemento y los adjuntos que desea guardar.

  3. Seleccione el formato de archivo (txt, pdf, rtf o eml) en el que desee guardar el archivo.

  4. En el campo Guardar archivo como, escriba un nombre de archivo para el elemento.

  5. Para guardar el elemento en un directorio distinto al que se muestra en el campo Directorio actual, haga clic en Examinar y seleccione el nuevo directorio.

  6. Seleccione Comunicar conflictos en el nombre de archivo para recibir una notificación antes de guardar un archivo con el mismo nombre.

  7. Haga clic en Guardar y después en Cerrar.

Los elementos guardados se conservan en su Buzón y Calendario, además de copiarse en la ubicación especificada. Los elementos guardados en el disco se almacenan en el formato seleccionado, de forma que se puedan abrir con otros programas. Los adjuntos se almacenan en su formato de origen.

También puede arrastrar y soltar un elemento de GroupWise en la ubicación en la que desee guardar el archivo. Por ejemplo, puede arrastrar y soltar un mensaje en una carpeta de proyectos del escritorio de Windows.

3.4.4 Supresión del correo electrónico

Utilice Suprimir para borrar elementos seleccionados del Buzón. También puede utilizar Suprimir para retraer elementos ya enviados. Puede retraer mensajes de correo y telefónicos si los destinatarios no los han leído o si no se han enviado a Internet. En cambio, puede retraer citas, notas y recordatorios en cualquier momento.

Definición de la tecla utilizada para suprimir el correo electrónico

Puede especificar la tecla que desee emplear para suprimir elementos.

  1. Linux: haga clic en Herramientas > Opciones.

    Mac: haga clic en GroupWise > Preferencias.

  2. Haga clic en Entorno > General.

  3. En la lista Método de supresión de elemento, seleccione el método que desee utilizar.

    Linux:

    Tecla Supr: se utiliza la tecla Supr para suprimir los elementos (por defecto).

    Tecla Retroceso: se utiliza la tecla Retroceso para suprimir los elementos.

    Mac:

    Tecla Borrar: utilice la tecla Borrar (Borrar adelante) para suprimir los elementos (por defecto).

    Tecla Supr: se utiliza la tecla Delete (Suprimir) para suprimir los elementos.

Supresión de un elemento del Buzón

  1. En la ventana principal, seleccione uno o varios elementos y, a continuación, pulse la tecla Suprimir.

    Para obtener información acerca de la definición de la tecla utilizada para suprimir elementos, consulte Definición de la tecla utilizada para suprimir el correo electrónico.

  2. Seleccione los buzones en los que desee suprimir el elemento.

  3. Haga clic en Aceptar.

Supresión y vaciado de elementos del Buzón

  1. En la ventana principal, seleccione uno o varios elementos y haga clic en Editar > Suprimir y vaciar.

    Si selecciona esta opción, los elementos suprimidos no se trasladan a la papelera, por lo que no se podrán recuperar posteriormente.

Confirmación de la supresión de elementos

Utilice Confirmación de supresión del elemento para que GroupWise solicite confirmación siempre que se suprima un elemento.

  1. Linux: haga clic en Herramientas > Opciones.

    Mac: haga clic en GroupWise > Preferencias.

  2. Haga clic en Entorno > General.

  3. Marque la casilla de verificación para confirmar la supresión del elemento y, a continuación, haga clic en Aceptar o en Aplicar.

3.4.5 Archivado y copia de seguridad del correo electrónico

Los mensajes de correo electrónico se pueden acumular rápidamente. Consulte el Sección 16.0, Mantenimiento de GroupWise para consultar estrategias de gestión a largo plazo.