6.3 Uso de la carpeta Contactos

6.3.1 Gestión de contactos

Cada contacto de la carpeta Contactos se marca con Icono de persona. Cuando se hace doble clic en un contacto, aparece la vista del elemento de contacto.

Adición de un contacto

Puede añadir un contacto a la guía de direcciones Contactos frecuentes o a una guía de direcciones personal.

  1. En la ventana principal, haga clic en Contactos en la barra de navegación.

  2. Seleccione la guía de direcciones a la que desee añadir el contacto.

  3. Haga clic en Nuevo en la barra de herramientas y seleccione Contacto.

  4. En los campos de nombres, especifique el primer nombre, el segundo nombre y los apellidos del contacto.

  5. En el campo Mostrar nombre, especifique el nombre que desee utilizar para el contacto.

    La información del campo Mostrar nombre se muestra en la lista de contactos.

  6. Especifique cualquier otra información sobre el contacto que desee registrar.

    Resumen: Muestra un resumen de la información incluida en las demás páginas.

    Contacto: Utilice esta página para introducir el nombre del contacto, varias direcciones de correo electrónico, varios números de teléfono y varios ID de mensajería instantánea.

    Detalles: Utilice esta página para especificar la profesión del contacto, el departamento, el asistente, la fecha de cumpleaños o de aniversario, información sobre la pareja y los hijos, los hobbies y cualquier dirección de Internet asociada al contacto. Para especificar una dirección de Internet para la oficina de los contactos, el personal o bien información sobre si se está libre u ocupado, especifique la dirección en los campos pertinentes.

    Dirección: Utilice esta página para especificar la oficina, el domicilio o cualquier otra dirección del contacto.

    Notas: Utilice esta página para ver información acerca de sus interacciones con este contacto introducidas en el cliente de GroupWise para Windows. Esta página puede funcionar como un diario de contactos.

    Historial: Muestra todos los elementos que ha enviado o recibido de este contacto.

  7. Haga clic en Guardar y cerrar.

Modificación de un contacto

Puede modificar la información de un contacto en la guía de direcciones Contactos frecuentes o en una guía de direcciones personal. Para modificar un contacto de la guía de direcciones corporativa, primero debe copiar el contacto en la guía de direcciones Contactos frecuentes o en una guía de direcciones personal.

  1. Haga clic en la pestaña Contactos de la barra de navegación.

  2. Seleccione la guía de direcciones en la que desee modificar el contacto.

  3. En la lista de contactos, haga doble clic en el contacto que desee modificar.

  4. Realice las modificaciones necesarias.

    Para obtener información detallada sobre el contacto, puede acceder a cada pestaña. Consulte Adición de un contacto.

  5. Haga clic en Guardar y cerrar.

Supresión de un contacto

Puede suprimir un contacto de la guía de direcciones Contactos frecuentes o de una guía de direcciones personal. No es posible suprimir contactos de la guía de direcciones corporativa.

  1. Haga clic en la pestaña Contactos de la barra de navegación.

  2. Seleccione la guía de direcciones en la que desee suprimir el contacto.

  3. En la lista de contactos, haga clic en el contacto y luego en Suprimir.

Cambio del nombre de presentación de un contacto

El nombre de visualización es el nombre que aparece cuando comienza a escribir en el campo A (CC o CO) de un mensaje. Cuando comienza a escribir un nombre, por ejemplo, “Ta”, Completar nombre rellena el resto del nombre con un nombre de la guía de direcciones, por ejemplo “Tamara Hoyos”. Sin embargo, si hay dos personas llamadas Tamara Hoyos en la guía de direcciones, una en Contabilidad y otra en Instalaciones, puede ser difícil para usted saber el nombre que ha rellenado Completar nombre, a menos que se tome el tiempo de mirar más propiedades.

Puede cambiar el nombre de visualización de forma que resulte sencillo saber el nombre que ha rellenado Completar nombre. Por ejemplo, si sólo mantiene correspondencia con Tamara Hoyos en Contabilidad, puede cambiar el nombre de presentación a Tamara--Contabilidad.

  1. Haga clic en la pestaña Contactos de la barra de navegación.

  2. Haga clic en la guía de direcciones en la que desee modificar el contacto.

  3. Haga doble clic en un contacto.

  4. Escriba un nuevo nombre en el campo Visualizar.

  5. Haga clic en Aceptar.

Visualización de toda la correspondencia con un contacto

  1. Haga clic en la pestaña Contactos de la barra de navegación.

  2. Haga clic en la guía de direcciones que desee utilizar.

  3. Haga doble clic en un contacto.

    Todos los elementos que haya recibido o enviado a este contacto se muestran en la pestaña Historial.

  4. Haga clic en la pestaña Historial.

Diario de interacciones con los contactos

Al igual que los diarios, la función de notas tiene la capacidad de registrar las distintas interacciones con los contactos.

  1. Haga clic en la pestaña Contactos de la barra de navegación.

  2. Haga clic en la guía de direcciones que desee utilizar.

  3. Haga doble clic en un contacto.

  4. Haga clic en la pestaña Notas.

6.3.2 Gestión de grupos

Cada grupo de la carpeta Contactos se marca con Icono de grupo. Cuando se hace doble clic en un grupo, aparece la vista del elemento de grupo.

Organización de direcciones en grupos

Un grupo es una lista de usuarios o recursos a los que puede enviar mensajes. Utilice grupos para enviar un mensaje a varios usuarios o recursos escribiendo el nombre del grupo en los campos A, > CO o CC. Existen dos tipos de grupos: públicos y personales.

Un grupo público es una lista de usuarios creada por el administrador del sistema que está disponible para cualquier usuario de GroupWise. Por ejemplo, puede haber un grupo público para el departamento de Contabilidad. Este grupo incluirá todos los empleados de este departamento. En la Guía de direcciones del sistema puede encontrar una lista de los grupos públicos.

Los grupos personales los crea cada usuario. Por ejemplo, si suele enviar citas a su grupo de trabajo, en un grupo personal puede incluir la dirección o el nombre de todos los compañeros y un lugar de reuniones (un recurso).

Creación y almacenamiento de un grupo personal

  1. En la ventana principal, haga clic en Guía de direcciones en la barra de herramientas.

  2. Haga clic en la guía de direcciones personal a la que desee añadir el grupo.

  3. Busque y seleccione a cada usuario, haga clic en A, CC o CO para cada uno de ellos y haga clic en Guardar grupo.

  4. Escriba un nombre para el grupo.

  5. (Opcional) Escriba comentarios si lo desea, por ejemplo, la descripción del grupo.

  6. Haga clic en Guardar para guardar el grupo en la guía de direcciones personal.

Adición de contactos a un grupo

Si va a añadir contactos a un grupo, como la lista de distribución corporativa, deberá disponer de los derechos adecuados otorgados por el administrador del sistema.

  1. En la ventana principal, haga clic en Guía de direcciones en la barra de herramientas.

    O bien

    En un elemento que esté componiendo, haga clic en Guía de direcciones en la barra de herramientas.

  2. Seleccione la guía de direcciones en la que se encuentre el grupo y luego busque el grupo.

  3. Haga clic en el nombre del grupo y luego en Modificar.

    Los grupos se marcan con Icono de grupo.

  4. Para añadir un contacto, seleccione la guía de direcciones en la que se encuentre el contacto, búsquelo, selecciónelo y haga clic en A, > CC o CO.

  5. Haga clic en Guardar grupo.

Supresión de un contacto de un grupo

  1. En la ventana principal, haga clic en Guía de direcciones en la barra de herramientas.

  2. Seleccione la guía de direcciones en la que se encuentre el grupo y luego busque el grupo.

  3. Haga clic en el nombre del grupo y luego en Modificar.

  4. Haga clic en la X roja junto al nombre del contacto en la lista de grupos.

  5. Haga clic en Guardar grupo.

Envío de elementos a un grupo

  1. En una vista del elemento, haga clic en Guía de direcciones en la barra de herramientas.

  2. Seleccione la guía de direcciones en la que se encuentre el grupo y luego busque el grupo.

  3. Seleccione un grupo y, a continuación, haga clic en A, > CC o CO.

  4. (Opcional) Para mostrar todos los miembros del grupo, haga clic en el nombre del grupo.

  5. Haga clic en Aceptar para volver a la vista del elemento.

Visualización de información de un grupo

  1. En la ventana principal, haga clic en Guía de direcciones en la barra de herramientas, seleccione la guía de direcciones en la que se encuentre el grupo y búsquelo.

    O bien

    Haga clic en Guía de direcciones en la barra de herramientas en un elemento que esté creando.

    O bien

    Haga clic en la pestaña Contactos de la barra de navegación.

  2. Haga clic en el nombre del grupo.

6.3.3 Gestión de recursos

Los recursos son elementos que pueden programarse para reuniones u otros usos. Los recursos pueden incluir salas, proyectores de equipos, automóviles, etcétera. El administrador del sistema define un recurso dándole un nombre identificativo y asignándolo a un usuario. Los recursos pueden incluirse en una búsqueda de disponibilidad, al igual que los usuarios. Los ID de los recursos se escriben en el campo A. Un usuario asignado para gestionar un recurso es el propietario de dicho recurso.

El propietario de un recurso es responsable de aceptar y rechazar citas para el recurso. Para ello, el propietario debe tener plenos derechos de apoderado sobre el recurso. Como propietario de un recurso, puede seleccionar recibir notificación de citas para el recurso.

Cada recurso de la carpeta Contactos se marca con el icono Recurso. Al hacer clic en un recurso, se muestra la vista del elemento de recurso.

Aceptación y rechazo de peticiones de recursos

Sólo puede aceptar o rechazar peticiones para un recurso si es el propietario y tiene concedidos derechos de Lectura y Escritura.

  1. En la ventana principal, haga clic en Apoderado en la barra de herramientas.

  2. Haga clic en el recurso del que es propietario.

    Si el recurso que posee no aparece en la lista, escriba el nombre del recurso y haga clic en Entrada.

  3. Haga clic en el elemento que desea aceptar o rechazar.

  4. Haga clic en Aceptar o en Rechazar en la barra de herramientas.

Adición de un recurso personal

Puede añadir un recurso personal a la guía de direcciones Contactos frecuentes o a una guía de direcciones personal.

  1. En la ventana principal, haga clic en Guía de direcciones en la barra de herramientas.

  2. Haga clic en la guía de direcciones personal a la que desee añadir el recurso.

  3. Haga clic en Añadir entrada en la barra de herramientas y haga clic en Recurso.

  4. En el campo Nombre, especifique el nombre del recurso.

  5. Especifique cualquier otra información sobre el recurso que desee registrar.

    Resumen: Muestra un resumen de la información incluida en las demás páginas.

    Detalles: Utilice esta página para especificar un nombre para el recurso, un número de teléfono, un tipo de recurso, una dirección de correo electrónico, el propietario y los comentarios acerca del recurso.

  6. En el campo Comentarios, especifique cualquier comentario que desee sobre el recurso.

    Por ejemplo, puede que desee especificar el tamaño de una sala de conferencias o el tipo de equipo que hay en la sala.

  7. Haga clic en Guardar.

Modificación de un recurso personal

  1. En la ventana principal, haga clic en Contactos en la barra de herramientas y seleccione el recurso.

  2. Busque el recurso que desee modificar.

    Los recursos se marcan con Icono de recurso.

  3. Haga clic en el recurso.

  4. Modifique la información según sea necesario.

  5. Haga clic en Guardar.

Supresión de un recurso personal

  1. En la ventana principal, haga clic en Contactos en la barra de herramientas.

  2. Seleccione la guía de direcciones en la que se encuentre el recurso y luego busque el recurso.

  3. Haga clic en la casilla de verificación junto al grupo y luego en Suprimir.

6.3.4 Gestión de organizaciones

Cada organización de la carpeta Contactos se marca con el icono de organización Icono de organización. Al hacer clic en una organización, se muestra la vista del elemento de organización.

Adición de una organización personal

Puede añadir una organización a la guía de direcciones de contactos frecuentes o a una guía de direcciones personal.

  1. En la ventana principal, haga clic en Contactos en la barra de herramientas.

  2. Haga clic en la guía de direcciones personal a la que desee añadir la organización.

  3. Haga clic en Nuevo en la barra de herramientas y seleccione Organización.

  4. En el campo Nombre, especifique el nombre de la organización.

  5. Especifique cualquier otra información sobre la organización que desee registrar.

    Resumen: Muestra un resumen de la información incluida en las demás páginas.

    Detalles: Utilice esta página para especificar un nombre para la organización, un número de teléfono y de fax, el contacto principal de la organización, la dirección, el sitio Web y comentarios acerca de esta organización.

  6. Haga clic en Guardar.

Modificación de una organización personal

  1. En la ventana principal, haga clic en Contactos en la barra de herramientas y seleccione la guía de direcciones en la que se encuentre la organización.

    O bien

    Haga clic en Guía de direcciones en la barra de herramientas en un elemento que esté creando.

  2. Busque la organización.

    Las organizaciones están marcadas con el icono Icono de organización.

  3. Haga clic en el recurso.

  4. Modifique la información según sea necesario.

  5. Haga clic en Guardar.

Supresión de una organización personal

  1. En la ventana principal, haga clic en Contactos en la barra de herramientas y seleccione la guía de direcciones en la que se encuentre la organización.

    O bien

    Haga clic en Guía de direcciones en la barra de herramientas en un elemento que esté creando.

  2. Seleccione la organización y haga clic en Suprimir.

    Las organizaciones están marcadas con el icono Icono de organización.