3.1 Envío de mensajes de correo electrónico

Al enviar un mensaje de correo electrónico desde GroupWise, puede hacerlo en formato de texto o HTML. Además, puede decidir si desea añadir archivos adjuntos, añadir una firma al mensaje o revisar la ortografía antes de enviarlo.

La guía de direcciones y la función para completar nombres permiten encontrar de forma rápida y sencilla los contactos que necesita al enviar mensajes de correo electrónico.

3.1.1 Composición de mensajes de correo electrónico

  1. Haga clic en Nuevo en la barra de herramientas.

  2. En el recuadro A, escriba un nombre de usuario y pulse Intro. A medida que escriba, el sistema intentará completar automáticamente el nombre. Repita el paso con los demás usuarios. Si es necesario, escriba nombres de usuarios en los recuadros CC y CO.

    O bien

    Para seleccionar nombres de usuarios en una lista, haga clic en Guía de direcciones en la barra de herramientas, busque y seleccione cada usuario, haga clic en A, CC o CO para cada usuario y haga clic en Aceptar.

  3. Escriba un asunto.

  4. Escriba un mensaje.

    Puede especificar muchas opciones, tales como asignar a este mensaje una prioridad alta, solicitar una respuesta de los destinatarios, etc., haciendo clic en la pestaña Opciones de envío.

  5. Para incluir archivos adjuntos, haga clic en la pestaña Adjuntos en la barra de herramientas.

  6. Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

3.1.2 Formato de los mensajes

Al enviar un mensaje, puede seleccionar varias opciones de formato. Puede seleccionar si desea enviar el mensaje como mensaje de texto o HTML, así como modificar las fuentes, los colores y el diseño del mensaje.

Cambio de la fuente en la vista HTML

El destinatario de un elemento verá los cambios que usted realice en la vista Sólo texto si visualiza el elemento en la vista Sólo texto. El destinatario de un elemento verá los cambios que usted realice en la vista HTML si visualiza el elemento en la vista HTML. Puede que resulte conveniente comunicar al destinatario la vista en que creó el elemento.

  1. En un elemento abierto que esté componiendo, compruebe que se muestre la barra de herramientas HTML.

    El administrador puede desactivar la opción de formato HTML.

    Vista HTML

  2. Utilice la barra de herramientas de HTML para cambiar la fuente, añadir colores de fondo, añadir imágenes y mucho más.

Puede que sea necesario reajustar el tamaño de la vista del elemento horizontalmente para ver todos los botones de la barra de herramientas de HTML.

Aplicación de formato a las listas numeradas y con viñetas

Resulta fácil incluir listas numeradas y con viñetas en los mensajes.

  1. En un elemento abierto que esté componiendo en la vista HTML, use la barra de herramientas HTML para insertar una lista numerada o con viñetas.

  2. Escriba el elemento de lista y, a continuación, pulse Intro para crear el siguiente elemento de la lista.

  3. Pulse Intro dos veces una vez que termine el último elemento para desactivar el formato de lista.

Deshacer la última acción de texto

Puede deshacer la última acción de texto en los campos Tema o Mensaje del mensaje que está componiendo.

  1. Haga clic en Editar > Deshacer.

También puede deshacer una acción pulsando Ctrl+Z. (Para obtener información acerca de otras teclas de acceso directo, consulte el Sección C.0, Uso de las teclas de acceso directo.)

3.1.3 Comprobación de la ortografía de los mensajes

La opción Ortografía permite revisar los errores ortográficos en los mensajes creados. Comprueba si existen palabras escritas incorrectamente, palabras duplicadas o un uso irregular de las mayúsculas en los elementos que está creando.

Cuando el corrector ortográfico encuentra una palabra escrita incorrectamente, puede sustituirla por una de las palabras que sugiere el corrector, editarla de forma manual u omitirla.

Puede usar las opciones de composición para configurar el corrector ortográfico de forma que revise la ortografía de los mensajes automáticamente antes de enviarlos.

Revisión ortográfica de un elemento con el corrector ortográfico

  1. Haga clic en los campos Tema o Mensaje.

  2. Haga clic en Corregir ortografía.

    GroupWise resaltará las palabras escritas de forma incorrecta.

  3. Haga clic en cualquier palabra resaltada.

  4. Seleccione una de las palabras que el corrector ortográfico sugiera para sustituir la palabra escrita incorrectamente.

    O bien

    Haga clic en Editar para realizar sus propias correcciones.

  5. Haga clic en Seguir editando cuando la revisión ortográfica haya concluido.

Revisión ortográfica de elementos automáticamente con el corrector ortográfico

Puede realizar la revisión ortográfica de forma automática cada vez que haga clic en Enviar.

  1. En la esquina superior derecha de la ventana principal, haga clic en Opciones.

  2. Haga clic en la pestaña Componer.

  3. Haga clic en la casilla junto a Comprobar la ortografía automáticamente al enviar.

  4. Haga clic en Guardar y después en Cerrar.

Seleccione el idioma de la verificación ortográfica

  1. Haga clic en los campos Tema o Mensaje.

  2. Haga clic en el menú desplegable junto a Corregir ortografía.

  3. Seleccione el idioma que desee utilizar.

3.1.4 Anexión de archivos

Utilice la pestaña Adjuntos para enviar uno o varios archivos a otros usuarios. Puede adjuntar archivos ubicados en el disco duro, en un disquete o en una unidad de red a cualquier elemento que envíe. Los destinatarios pueden abrir el archivo adjunto, guardarlo, verlo o imprimirlo. Si cambia el archivo adjunto después de enviarlo, los destinatarios no verán los cambios.

Si adjunta un archivo protegido con contraseña, el destinatario no podrá abrir ni ver el adjunto sin introducir la contraseña.

  1. Abra un elemento nuevo.

  2. Rellene los campos A, Tema y Mensaje.

  3. Haga clic en la pestaña Adjuntos y, después, busque y seleccione el archivo o los archivos que desea enviar.

  4. Haga clic en Adjuntar.

    Para eliminar un archivo adjunto, haga clic en él y luego en Eliminar.

  5. Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

Mover o suprimir un archivo en un disco o una unidad de red no afecta a un archivo que se haya adjuntado a un elemento y enviado.

Si suprime un archivo adjunto, éste no se borra del disco o de la unidad de red; solamente se borra de la lista de adjuntos.

3.1.5 Adición de una firma

Utilice la opción de firmas para insertar una firma o una línea que le identifique al final de los elementos que envíe. Por ejemplo, puede hacer que GroupWise escriba automáticamente su nombre, número de teléfono y dirección de correo electrónico al final de cada elemento que envíe.

Además de firmas personales, el administrador del sistema también puede crear una firma global que puedan utilizar todos. Si el administrador del sistema exige el uso de la firma global, se anexará automáticamente a todos los elementos enviados. Cuando se vuelve a enviar un elemento, la firma global no se añade automáticamente al mensaje.

  1. En la esquina superior derecha de la ventana principal, haga clic en Opciones.

  2. Haga clic en Componer.

  3. Haga clic en Habilitar firma.

  4. Escriba el texto de firma en el recuadro.

    Vista de opciones de composición

  5. Haga clic en Añadir la firma automáticamente para que GroupWise añada la firma de forma automática cuando envíe el elemento.

    O bien

    Haga clic en Preguntar antes de añadir firma para que GroupWise pregunte si debe añadir la firma cuando se envíe el elemento.

  6. Haga clic en Guardar y después en Cerrar.

3.1.6 Almacenamiento de mensajes de correo electrónico

Descripción del almacenamiento automático

Al crear un nuevo mensaje en GroupWise, los elementos se guardan automáticamente. Esto evita que se pierdan los mensajes que está creando si GroupWise se cierra de forma inesperada. Cuando GroupWise se reinicia, tiene la posibilidad de recuperar estos mensajes para terminar de crearlos.

Si deja de utilizar GroupWise WebAccess durante 10 segundos (valor de interrupción de uso por defecto) y tiene mensajes no enviados o si lleva 60 segundos (valor de uso continuo por defecto) componiendo un mensaje de forma activa, GroupWise guarda los mensajes automáticamente en la carpeta Trabajo en curso. GroupWise añade dos caracteres al título de todos los mensajes guardados automáticamente para distinguirlos de los demás elementos que puede haber guardado manualmente en la carpeta Trabajo en curso.

El administrador puede inhabilitar la función de almacenamiento automático y modificar los valores de uso continuo e interrupción de uso.

Cuando GroupWise se inicia, si hay mensajes guardados automáticamente, se muestra la siguiente ventana:

Figura 3-1 Recuadro de diálogo de almacenamiento automático

Tiene las siguientes opciones a su disposición para los mensajes guardados automáticamente:

Abierto: abre los mensajes guardados automáticamente para que pueda terminar de redactarlos.

Guardar: guarda los mensajes como un elemento normal de Trabajo en curso para que pueda terminarlos más adelante.

Supresión: suprime los mensajes guardados automáticamente. La información se pierde de forma permanente.

Omitir: conserva los mensajes guardados en el disco, pero no los recupera en GroupWise. La próxima vez que se inicie GroupWise, volverá a aparecer la misma ventana.

Habilitación o inhabilitación del almacenamiento automático

El almacenamiento automático se habilita si utiliza una conexión de alta velocidad para acceder a GroupWise WebAccess. Está inhabilitado por defecto si utiliza una conexión de baja velocidad. Para obtener más información sobre las opciones de entrada a la sesión, consulte la Sección 1.2, Inicio de GroupWise.

  1. En la esquina superior derecha de la ventana principal, haga clic en Opciones.

  2. Haga clic en la pestaña Componer.

  3. Seleccione Habilitar almacenamiento automático para habilitar el almacenamiento automático.

    O bien

    Anule la selección de Habilitar almacenamiento automático para inhabilitar el almacenamiento automático.

  4. Haga clic en Guardar y después en Cerrar.

Almacenamiento de un mensaje de correo electrónico sin terminar

  1. En un elemento abierto, haga clic en el icono Guardar.

  2. Haga clic en la carpeta en la que desee guardar el elemento y, a continuación, haga clic en Aceptar.

El borrador del mensaje se coloca en la carpeta seleccionada en el paso 2. La carpeta por defecto para mensajes no terminados es la carpeta Trabajo en curso Icono de la carpeta Trabajo en curso.

3.1.7 Selección de la vista de composición por defecto

Cuando esté componiendo un mensaje en GroupWise, puede seleccionar si desea que el formato de composición por defecto sea de sólo texto o HTML.

  1. En la esquina superior derecha de la ventana principal, haga clic en Opciones.

  2. Haga clic en la pestaña Componer.

  3. Seleccione Sólo texto o HTML en Formato de mensajes.

  4. Haga clic en Guardar y luego en Aceptar.

3.1.8 Envío de mensajes de correo electrónico

Los mensajes de correo tiene un destinatario principal y un tema y pueden enviarse como copia carbón o copia oculta a otros usuarios. También puede adjuntar a sus mensajes de correo archivos, referencias de documentos, sonidos, películas y objetos OLE.

Uso de la Guía de direcciones

Para obtener información acerca del uso de la guía de direcciones, consulte el Sección 6.0, Guías de direcciones y contactos.

CC (Copia carbón)

Los destinatarios de las copias carbón (CC) reciben una copia de un elemento. Los destinatarios de CC son usuarios que podrían beneficiarse de la información contenida en un elemento, pero que no se ven afectados ni son responsables directos de dicha información. Todos los destinatarios pueden ver que se ha enviado una copia carbón. También pueden ver los nombres de los destinatarios de CC.

CO (Copia oculta)

Los destinatarios de copia oculta (CO) reciben una copia de un elemento. Los demás destinatarios no reciben información acerca de las copias ocultas. Sólo el remitente y el destinatario de la copia oculta saben que se ha enviado. Si un destinatario responde al mensaje en cuestión seleccionando Responder a todos, el destinatario de la copia oculta no recibirá la respuesta.

Adición de direcciones a mensajes de correo electrónico

  1. Haga clic en Nuevo en la barra de herramientas.

  2. En el campo A, escriba un nombre de usuario y, a continuación, pulse Intro. Repita el paso con los demás usuarios. Si es necesario, escriba nombres de usuarios en los campos CC y CO.

    O bien

    Para seleccionar nombres de usuario de una lista, haga clic en Guía de direcciones en la barra de herramientas, busque y seleccione los usuarios y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  3. Escriba un asunto.

  4. Escriba un mensaje.

    Puede especificar diversas opciones, como asignar al mensaje una prioridad alta, solicitar una respuesta de los destinatarios, etc., haciendo clic en la pestaña Opciones de envío.

    Opciones de envío de la vista Correo

    Si lo desea, puede cambiar la fuente del texto del mensaje. Para obtener más información, consulte Cambio de la fuente en la vista HTML.

  5. Haga clic en la pestaña Adjuntos para incluir archivos adjuntos.

  6. Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

3.1.9 Selección de las opciones de envío

Cambio de la prioridad del correo enviado

  1. Para cambiar la prioridad de un elemento, ábralo y haga clic en la pestaña Opciones de envío.

    O bien

    Para modificar la prioridad de todos los elementos que envíe, haga clic en Opciones en la esquina derecha de la ventana principal y, a continuación, haga clic en la pestaña Opciones de envío.

  2. Seleccione Prioridad alta, Prioridad estándar o Prioridad baja.

    El icono pequeño que hay junto a los elementos del buzón es rojo cuando la prioridad es alta, blanco cuando es estándar y gris cuando es baja.

  3. Haga clic en Guardar y después en Cerrar.

Cambio de la configuración de seguridad (clasificación) de todos los elementos que envíe

Una clasificación es un ajuste de seguridad que permite al destinatario saber si el elemento es confidencial, estrictamente confidencial, etc. Esta información aparece al principio del elemento. Una clasificación no proporciona ningún tipo de cifrado o seguridad adicional. Debe avisar al destinatario acerca de la confidencialidad del elemento.

  1. En la esquina superior derecha de la ventana principal, haga clic en Opciones.

  2. Haga clic en la pestaña Opciones de envío.

    Vista Opciones con las opciones de envío seleccionadas

  3. Seleccione una configuración de seguridad en la lista desplegable Clasificación.

  4. Haga clic en Guardar y después en Cerrar.

Modificación del cifrado de un mensaje

Muchos idiomas exigen cifrados distintos para poder mostrar determinados caracteres correctamente. GroupWise permite cambiar el cifrado de los elementos que se envíen o reciban.

Cambio del cifrado de todos los elementos que envíe

  1. En la esquina superior derecha de la ventana principal, haga clic en Opciones.

  2. Haga clic en la pestaña Opciones de envío. >

  3. Seleccione el cifrado MIME adecuado en la lista desplegable Cifrado MIME.

  4. Haga clic en Guardar y después en Cerrar.

Cambio de la cifrado para un elemento

  1. En la ventana de composición, haga clic en la pestaña Opciones de envío.

  2. Seleccione el cifrado MIME adecuado en la lista desplegable Cifrado MIME.

  3. Haga clic en Enviar en la barra de herramientas para enviar el mensaje.

3.1.10 Publicación de una nota

Una nota de discusión es un mensaje que sólo se publica en su buzón. Las notas de discusión se utilizan como método para crear notas personales para uno mismo.

  1. En la ventana principal, haga clic en la flecha junto a Nuevo y haga clic en Nota publicada.

  2. Escriba un asunto.

  3. Escriba un mensaje.

  4. Haga clic en Adjuntos en la barra de herramientas para incluir archivos adjuntos.

  5. En la barra de herramientas, haga clic en Publicar.

3.1.11 Envío de mensajes telefónicos

Un mensaje telefónico es una nota que puede enviar para notificar a otros usuarios de GroupWise las llamadas que recibieron estando fuera de la oficina u ocupados. Los mensajes telefónicos se almacenan en el buzón del destinatario. No es posible contestar al teléfono desde un mensaje telefónico.

  1. En la ventana principal, haga clic en la flecha junto a Nuevo y luego en Teléfono.

    Vista Mensaje telefónico

  2. En el campo A, escriba un nombre de usuario y, a continuación, pulse Intro. Repita el paso con los demás usuarios. Si es necesario, escriba nombres de usuarios en los campos CC y CO.

    O bien

    Para seleccionar nombres de usuario de una lista, haga clic en Guía de direcciones en la barra de herramientas, busque y seleccione los usuarios y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  3. Escriba el nombre, la empresa y el número de teléfono del abonado.

  4. Escriba el mensaje en el campo Mensaje.

    Si lo desea, puede cambiar la fuente del texto del mensaje. Para obtener más información, consulte Cambio de la fuente en la vista HTML.

  5. Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.