4.3 Envío de elementos de calendario

4.3.1 Descripción de los elementos del calendario

Puede programar citas y recordatorios para usted y para otros usuarios. También puede reservar un bloque de tiempo mediante una cita publicada.

Para obtener información acerca de cómo difieren las citas y los recordatorios de otros tipos de elementos, consulte la Sección 1.7, Descripción de los tipos de elementos de GroupWise.

Si desea saber si alguien asistirá a una reunión, puede verificar el estado en las propiedades del elemento para ver si se ha aceptado o rechazado. Para obtener más información, consulte Trabajo con elementos enviados.

Todos los elementos programados se pueden retraer o volver a programar, incluso si los destinatarios ya los han abierto o aceptado. Para obtener más información, consulte Reprogramación de una cita.

Para obtener información acerca de la gestión de elementos después de enviarlos o recibirlos, consulte l aSección 3.1, Envío de mensajes de correo electrónico y la Sección 3.3, Recepción de correo electrónico.

4.3.2 Programación de citas

Utilice las citas para programar bloques de tiempo en una fecha concreta o en un rango de fechas.

Puede utilizar Buscar disponibilidad para buscar una hora en la que todos los usuarios y los recursos que necesita para convocar una cita estén disponibles.

Si programa una cita y se incluye usted mismo como participante, GroupWise acepta la cita automáticamente.

Programación de una cita para uno mismo

Si no puede asistir a reuniones, programe una cita publicada para esas horas. Cuando otro usuario le incluya en una cita y realice una búsqueda de disponibilidad, podrá comprobar que no estará disponible a esas horas, pero podrá programar la cita.

Las citas publicadas se colocan en el Calendario en la fecha especificada. No se sitúan en su Buzón ni en el Buzón de otros usuarios. Del mismo modo, todas las citas publicadas se almacenan en el calendario principal de GroupWise. Para moverlas a un calendario personal, basta con arrastrarlas y soltarlas en el calendario personal después de su creación.

  1. En la barra de herramientas, haga clic en la flecha del botón Icono de cita nueva y, a continuación, en Cita publicada.

    Vista Cita publicada

    O bien

    En el calendario, abra una vista con una lista de citas, haga clic en una fecha y, a continuación, haga doble clic en una hora de ese día.

  2. (Opcional) Escriba un tema y un lugar.

  3. Especifique la fecha de inicio.

    O bien

    Haga clic en Icono de fecha para especificar una fecha o una fecha automática para la cita. Para crear una cita periódica, consulte la Sección 4.3.4, Programación de elementos periódicos.

    O bien

    Seleccione Todo el día si se trata de un evento para todo el día.

  4. Especifique una duración y una fecha de inicio. La duración puede expresarse en minutos, horas o días.

  5. Especifique el modo en que desee que se muestre la cita mediante el menú desplegable Mostrar como. Las citas pueden mostrarse como Ocupado, > Libre, > Ausente o Dudoso.

  6. (Opcional) Escriba un mensaje.

    Puede especificar muchas opciones, como asignar a la cita una prioridad alta, haciendo clic en la pestaña Opciones.

  7. (Opcional) Especifique un tipo en Mostrar cita como haciendo clic en Acciones > Mostrar cita como y seleccionando después un tipo.

  8. En la barra de herramientas, haga clic en Publicar.

Programación de una cita para varias personas

  1. Haga clic en Icono de cita en la barra de herramientas.

  2. En el campo A, escriba un nombre de usuario y, a continuación, pulse Intro. Repita el paso con los demás usuarios. Incluya también los ID de los recursos (por ejemplo, salas de conferencias) en el campo A. Si es necesario, escriba nombres de usuarios en los campos CC y CO.

    O bien

    Para seleccionar nombres de usuario o recursos de una lista, haga clic en Dirección en la barra de herramientas, haga doble clic en cada uno de los usuarios o los recursos y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  3. Para cambiar el nombre del campo De (al de otra cuenta o apoderado), haga clic en Botón de lista desplegable De y después haga clic en un nombre.

  4. Escriba la descripción del lugar en el campo Lugar.

  5. Especifique la fecha de inicio.

    O bien

    Haga clic en Icono de fecha para especificar una fecha o una fecha automática para la cita. Para crear una cita periódica, consulte la Sección 4.3.4, Programación de elementos periódicos.

    O bien

    Seleccione Todo el día si se trata de un evento para todo el día.

  6. Especifique una duración y una fecha de inicio. La duración puede expresarse en minutos, horas o días.

  7. Especifique cómo desea que aparezca la cita. Las citas pueden mostrarse como Ocupado, Libre, > Ausente o Dudoso.

    Los destinatarios de los campos CC y CCO reciben la cita como Libre.

  8. Escriba un tema y un mensaje.

    Vista Cita

  9. Si desea asegurarse de que las personas y los recursos relacionados con la cita están disponibles, puede realizar una búsqueda de disponibilidad; para ello, haga clic en Búsqueda de disponibilidad en la barra de herramientas. Para obtener más información, consulte Uso de Búsqueda de disponibilidad para comprobar la disponibilidad.

    Puede especificar diversas opciones, como asignar a la cita una prioridad alta, solicitar una respuesta de los destinatarios, etc., haciendo clic en la pestaña Opciones de envío.

  10. Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

Uso de Búsqueda de disponibilidad para comprobar la disponibilidad

Utilice Buscar disponibilidad para buscar una hora a la que estén libres todas las personas y los recursos necesarios para una reunión.

Realización de una búsqueda de disponibilidad

  1. En la cita que esté creando, especifique los nombres de los usuarios y los ID de los recursos en el campo A.

  2. Especifique el primer día posible para la reunión en el campo Fecha de inicio.

  3. Especifique la duración de la reunión.

  4. Haga clic en Búsqueda de disponibilidad en la barra de herramientas.

    Recuadro de diálogo Elegir hora de cita

    El texto de la parte inferior del recuadro de diálogo Buscar disponibilidad indica el significado de los distintos patrones Mostrar cita como de la cuadrícula.

    Si el icono Icono de información de búsqueda de disponibilidad aparece a la izquierda del nombre de usuario o del recurso, puede hacer clic en una hora programada para el usuario o el recurso en la pestaña Programas individuales para ver más información acerca de la cita en el recuadro inferior. Sin embargo, el usuario o el propietario del recurso deben concederle derechos de lectura para las citas en la lista de acceso correspondiente para que aparezca el icono Icono de información de búsqueda de disponibilidad. Consulte Concesión de derechos de apoderado como propietario de un buzón.

    Para excluir de la búsqueda un nombre de usuario o un recurso sin suprimirlo, haga clic en la pestaña Horas disponibles y, a continuación, haga clic en la casilla de verificación situada junto al usuario o recurso para anular su selección. La exclusión de una persona o recurso de la búsqueda es útil si desea invitar a un usuario (por ejemplo, un destinatario de CC) a una reunión a la que no tiene que asistir obligatoriamente. Para incluir el nombre de un usuario o recurso que ha sido excluido, haga clic en la casilla de verificación situada al lado del usuario o recurso para seleccionarlo.

  5. Haga clic en Autoseleccionar para seleccionar la primera hora de reunión disponible y, a continuación, haga clic en Aceptar para transferir los usuarios, los recursos, la hora seleccionada y la duración a la cita que estaba programando.

    O bien

    Haga clic en Autoseleccionar hasta que vea la hora que desea y, a continuación, haga clic en Aceptar para transferir los usuarios, los recursos, la hora seleccionada y la duración a la cita que estaba programando.

    O bien

    Haga clic en la pestaña Horas disponibles para ver horas posibles para la reunión, haga clic en una hora para seleccionarla y, a continuación, haga clic en Aceptar para transferir los usuarios y los recursos, así como la hora y la duración seleccionadas, a la cita que estaba programando.

  6. Para eliminar un usuario o un recurso de la lista Invitar a la reunión después de la búsqueda, haga clic en la pestaña Horas disponibles, haga clic en el nombre de usuario o el recurso para eliminarlos, pulse Supr y, a continuación, haga clic en Sí.

    Esto es útil si desea incluir en la búsqueda varias salas de conferencia para encontrar una que esté disponible y luego eliminar las que no son necesarias.

  7. Complete y envíe la cita.

    Si desea hacer una búsqueda de disponibilidad antes de crear una cita, haga clic en Herramientas > Búsqueda de disponibilidad. Especifique la información en el recuadro de diálogo Buscar disponibilidad y, a continuación, haga clic en Aceptar para realizar una búsqueda de disponibilidad. Cuando encuentre una hora adecuada para la reunión, haga clic en el botón Organizar reunión para transferir la información a una nueva vista de cita y complete la cita.

    Puede cambiar el rango de búsqueda para una cita programándola con Herramientas > Búsqueda de disponibilidad y cambiando el número en el campo Días de búsqueda.

Cambio de opciones de búsqueda en el horario

Puede cambiar el rango de búsqueda, la hora y los días por defecto para todas las citas en la pestaña Búsqueda de disponibilidad en Opciones de fecha y hora.

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones, haga doble clic en Calendario y haga clic en la pestaña Búsqueda de disponibilidad.

  2. Cambie las opciones que desee.

    Las opciones incluyen el intervalo de fechas o los días específicos en los que se debe buscar.

  3. Haga clic en Aceptar.

Especificación de una zona horaria para una cita

La característica Zona horaria le permite programar una reunión con destinatarios de distintas zona horarias que se vayan a reunir en una misma ubicación.

Normalmente, GroupWise ajusta automáticamente las horas de las reuniones basándose en las zonas horarias de los destinatarios. Por ejemplo, una reunión programada por un usuario de Utah a las 10:00 aparecería a las 9:00 para un usuario de California y a las 12:00 para un usuario de Nueva York, porque estos usuarios están en zonas horarias distintas. Dado que GroupWise ajusta la hora, todos los usuarios programados para una llamada en conferencia llamarían en el mismo momento, aunque las horas locales sean distintas.

Utilice la función de zona horaria si no desea que GroupWise se ajuste a la zona horaria de cada destinatario. Por ejemplo, si se encuentra en la zona horaria de Saskatchewan e incluye a usuarios con el horario de la zona de las montañas (EE.UU. & Canadá), debe utilizar la función Zona horaria si estos usuarios van a tomar un avión a Saskatchewan para acudir a la cita. Esta característica garantiza que la cita que aparece en sus calendarios y buzones indique la hora correcta de Saskatchewan.

  1. Abra y cree una cita nueva.

  2. Haga clic en Acciones > Seleccionar zona horaria, haga clic en la lista desplegable Zona horaria, seleccione la zona horaria a la que pertenezca la ubicación de la cita y, por último, haga clic en Aceptar.

    Recuadro de diálogo Seleccionar zona horaria

  3. Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

Cuando los usuarios programados con la característica Zona horaria reciben la cita, ven una anotación de hora a continuación del tema al abrirla en sus buzones. Por ejemplo, si el tema de la cita es “Conferencia de marketing” y la zona horaria es la de Saskatchewan, los usuarios verán información sobre el tema y la hora similar a la siguiente: Conferencia de marketing (Saskatchewan). En los calendarios de los usuarios, el lugar figura anotado junto a la zona horaria, no con el tema.

Aplicación de formato a las citas en iCal

  1. Haga clic en Cuentas > Opciones de cuenta.

  2. Haga clic en Opciones generales.

  3. Seleccione Usar iCal al enviar citas vía SMTP.

  4. Haga clic en Aceptar.

Si los destinatarios de la cita utilizan un software de mensajería y calendario compatible con iCal, recibirán un elemento de cita. Si el software del que disponen no es compatible con iCal, recibirán un elemento de correo con la información de la cita añadida al texto del mensaje.

Reprogramación de una cita

Si desea asegurarse de que las personas y los recursos relacionados con la cita están disponibles, puede realizar una búsqueda de disponibilidad; para ello, haga clic en Búsqueda de disponibilidad en la barra de herramientas.

  1. En el calendario, haga clic con el botón derecho en la cita que desee reprogramar y luego haga clic en Reenviar.

    Si va a volver a programar sólo una cita de una serie de citas periódicas, seleccione la cita en el día en que quiera volver a programarla.

  2. Si la cita original incluía una fecha automática, haga clic en Esta vez o en Todas las veces.

  3. Realice los cambios que desee y, a continuación, haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

  4. Haga clic en Sí para retraer el elemento original.

Para reprogramar una cita a otra hora el mismo día, abra el Calendario y arrastre la cita a la nueva hora.

Reprogramación de citas periódicas

  1. En el calendario, haga clic con el botón derecho en la cita que desee reprogramar y luego haga clic en Reenviar.

    Si va a volver a programar sólo una cita de una serie de citas periódicas, seleccione la cita en el día en que quiera volver a programarla.

  2. Haga clic en Todas las veces para seleccionar todas las citas de la cita periódica.

    O bien

    Haga clic en Esta vez para seleccionar sólo una cita en la serie de la cita periódica.

  3. Realice los cambios que desee y, a continuación, haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

  4. Haga clic en Sí para retraer el elemento original.

Para reprogramar una cita a otra hora el mismo día, abra el Calendario y arrastre la cita a la nueva hora.

Cancelación de una cita

Puede cancelar una cita si la ha programado o si tiene los derechos de apoderado necesarios sobre el buzón de la persona que la programó.

  1. En el calendario, haga clic con el botón derecho en la cita que desee cancelar y luego haga clic en Suprimir.

  2. (Condicional) Si la cita original incluía una fecha automática, haga clic en Esta vez o en Todas las veces.

  3. (Opcional) Introduzca un mensaje que explique la cancelación.

  4. Haga clic en Todos los buzones y, a continuación, en Aceptar.

Modificación de los destinatarios

  1. Abra la carpeta Elementos enviados.

  2. Busque la cita que desee modificar.

  3. Haga clic con el botón derecho y seleccione Modificar destinatarios.

  4. Escriba los nuevos destinatarios en los campos A, > CC y CO.

  5. Haga clic en Aceptar.

4.3.3 Envío de recordatorios

Los recordatorios son como los mensajes de correo, con la diferencia de que los recordatorios están programados para un día en particular y aparecen en el calendario en la fecha correspondiente. Puede utilizar los recordatorios para reflejar las vacaciones, los días festivos, los días de pago, los cumpleaños, etc.

Programación de un recordatorio para uno mismo

Un recordatorio para uno mismo se denomina recordatorio publicado. Los recordatorios publicados se colocan en el Calendario en la fecha especificada. No se sitúan en su Buzón ni en el Buzón de otros usuarios.

  1. En el Calendario, abra una vista con una lista de recordatorios (por ejemplo, la vista Semana).

  2. Haga clic en una fecha y, a continuación, haga doble clic en un espacio vacío en la lista de recordatorios.

  3. Si es necesario, haga clic en Icono de calendario para especificar una fecha de inicio o una fecha automática para el recordatorio.

  4. Escriba un tema y el mensaje del recordatorio.

    Puede especificar muchas opciones, como asignar al recordatorio una prioridad alta, haciendo clic en la pestaña Opciones de envío.

  5. En la barra de herramientas, haga clic en Publicar.

Para acceder más tarde a la información, abra el Calendario y seleccione la fecha en la que aparece la información. Haga doble clic en el recordatorio dentro de la lista de recordatorios.

Programación de un recordatorio para otras personas

  1. Haga clic en Archivo > Nuevo > Recordatorio.

    Vista Recordatorio

  2. En el campo A, escriba un nombre de usuario y, a continuación, pulse Intro. Repita el paso con los demás usuarios. Si es necesario, escriba nombres de usuarios en los campos CC y CO.

    O bien

    Para seleccionar nombres de usuario de una lista, haga clic en Dirección en la barra de herramientas, haga doble clic en cada uno de los usuarios y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  3. Para cambiar el nombre de De (por el de otra cuenta o apoderado), haga clic en Lista desplegable De y después en un nombre.

  4. (Opcional) Escriba un tema y el mensaje del recordatorio.

  5. En el campo Fecha de inicio, escriba la fecha en la que debe aparecer el recordatorio en los calendarios de los destinatarios.

    O bien

    Haga clic en Icono de calendario para especificar una fecha de inicio o una fecha automática para el recordatorio.

    Puede especificar diversas opciones, como asignar al recordatorio una prioridad alta, solicitar una respuesta de los destinatarios, etc., haciendo clic en la pestaña Opciones de envío.

  6. Haga clic en Enviar en la barra de herramientas.

4.3.4 Programación de elementos periódicos

Utilice Fecha automática para programar los elementos periódicos, ya sean citas, tareas o recordatorios.

Las fechas automáticas pueden ser el mismo día todas las semanas (por ejemplo, todos los lunes), el mismo día del mes (por ejemplo el 15 y el último) o cualquier otra serie de fechas definida. También puede utilizar Fecha automática para programar actividades irregulares o poco frecuentes, por ejemplo, los días festivos.

Cuando envía un elemento con fecha automática, GroupWise copia el elemento y coloca una de las fechas definidas en cada una de las copias del elemento. Por ejemplo, si define cinco fechas para el evento, GroupWise hace cinco copias del elemento y programa una copia para cada fecha. Si envía el elemento a otros usuarios, tendrá cinco elementos salientes con una fecha automática repetida cinco veces. Si recibe el elemento, encontrará en el buzón cinco copias del elemento entrante en el buzón, cada una programada para una fecha diferente.

Hay tres maneras de crear una fecha automática.

  • El método Fechas permite seleccionar días específicos del año.

  • El método Ejemplo permite programar eventos el mismo día todas las semanas, el mismo día todos los meses o periódicamente.

  • El método Fórmula permite introducir la información de programación en formato de texto.

En esta sección se contienen los siguientes temas:

Programación de un elemento periódico mediante fechas

  1. En una cita, tarea o recordatorio que esté programando, haga clic en Acciones y después en Fecha automática.

  2. Haga clic en los días que desea programar.

  3. Para pasar a otro año, haga clic en el botón de año, escriba el nuevo año y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  4. Si desea borrar todas las fechas seleccionadas, haga clic en Restaurar.

  5. Haga clic en Aceptar.

Programación de un elemento periódico mediante ejemplo

  1. En una cita, tarea o recordatorio que esté programando, haga clic en Acciones > Fecha automática.

  2. Haga clic en la pestaña Ejemplo.

  3. En el recuadro de grupo Rango, especifique la fecha de inicio y la fecha de finalización.

    O bien

    Para especificar un cierto número de veces en lugar de un rango, especifique la fecha de inicio, haga clic en la lista desplegable Fin, haga clic en Veces y, a continuación, especifique el número de veces.

  4. Haga clic en la lista desplegable Días de la semana y, a continuación, haga clic en una opción.

  5. Haga clic en los meses que desea programar. Para programar todos los meses, haga doble clic en cualquier mes.

  6. Si ha hecho clic en Días del mes, haga clic en una opción de la lista desplegable El y, a continuación, haga clic en los días numerados que desee programar (por ejemplo, 1 y 15).

    O bien

    Si ha hecho clic en Días de la semana, haga clic en el número ordinal que corresponda al día de la semana que vaya a programar (por ejemplo, 2º mar).

    O bien

    Si ha hecho clic en Periódico, especifique la duración del período (por ejemplo, Repetir cada 15 días).

  7. Si desea borrar las fechas seleccionadas, haga clic en Restaurar.

  8. Para verificar que ha programado las fechas correctas, haga clic en la pestaña Fechas. Las fechas programadas en la pestaña Ejemplo aparecen seleccionadas en los calendarios. Si desea anular cualquier selección, haga clic en los días que desee de la pestaña Fechas.

  9. Haga clic en Aceptar.

Programación de un elemento periódico basándose en otro día de la semana

Se pueden programar elementos periódicos para eventos que ocurren un número determinado de días antes o después del día de la semana especificado. Por ejemplo, podría programar una reunión el lunes siguiente al primer domingo de cada mes (que puede ser o no el primer lunes del mes).

  1. En una cita, tarea o recordatorio que esté programando, haga clic en Acciones > Fecha automática.

  2. Haga clic en la pestaña Ejemplo.

  3. En el recuadro de grupo Rango, especifique la fecha de inicio y la fecha de finalización.

  4. Haga clic en los meses que desea incluir. Para incluir todos los meses, haga doble clic en cualquier mes del recuadro de grupo Meses.

  5. Haga clic en uno o varios números ordinales de la fila del día de la semana en el que desee basar la programación (por ejemplo, 1º de la fila dom).

  6. Haga clic en un día de la semana (por ejemplo, Dom).

  7. Especifique el número de días que se va a ajustar (por ejemplo, 1) y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  8. Para comprobar las fechas programadas, haga clic en la pestaña Fechas y revise las fechas seleccionadas en el calendario.

  9. Haga clic en Aceptar.

Programación de un elemento periódico basándose en el último día del mes

Se pueden programar elementos periódicos para eventos que ocurren un número determinado de días antes o después del último día del mes. Por ejemplo, si desea que aparezca un recordatorio en la lista Recordatorios el penúltimo día de cada mes, escriba -1 en el paso 8 que se describe más abajo.

  1. En una cita, tarea o recordatorio que esté programando, haga clic en Acciones > Fecha automática.

  2. Haga clic en la pestaña Ejemplo.

  3. En el recuadro de grupo Rango, especifique la fecha de inicio y la fecha de finalización.

  4. Haga clic en los meses que desea incluir.

    Para incluir todos los meses, haga doble clic en cualquier mes del recuadro de grupo Meses.

  5. Haga clic en la lista emergente Días de la semana y, a continuación, en Días del mes.

  6. Haga clic en uno o más días de la semana (por ejemplo, lun, mié y vie).

    Para incluir todos los días, haga doble clic en cualquier día del recuadro de grupo.

  7. Haga clic en Último y, a continuación, haga clic en el botón Último.

  8. Especifique el número de días de diferencia que desee ajustar y, a continuación, haga clic en Aceptar dos veces.

  9. Para comprobar las fechas programadas, haga clic en la pestaña Fechas y revise las fechas seleccionadas en el calendario.

  10. Haga clic en Aceptar.

Programación de fechas automáticas por fórmula

Programe elementos de esta manera para eventos que tienen lugar el mismo día todas las semanas (por ejemplo, cada lunes), el mismo día todos los meses (por ejemplo, el 15 y el último día), el mismo día del año (por ejemplo, el 20 de junio) o en un período de tiempo definido (por ejemplo, cada 14 días). Puede realizar el mismo tipo de programación más fácilmente mediante las pestañas Ejemplo y Fechas. Sólo debe utilizar las fórmulas si se siente cómodo trabajando con ellas.

  1. En una cita, tarea o recordatorio que esté programando, haga clic en Acciones > Fecha automática.

  2. Haga clic en la pestaña Fórmula.

  3. En el recuadro de grupo Rango, especifique la fecha de inicio y la fecha de finalización.

    O bien

    Para especificar un número de veces determinado en lugar de un rango, especifique la fecha de inicio, haga clic en Veces en la lista desplegable Fin y, a continuación, especifique el número de veces.

  4. Escriba el texto de la fórmula.

  5. Para despejar el recuadro de diálogo Fecha automática, haga clic en Restaurar.

  6. Para verificar que ha programado los días correctos, haga clic en la pestaña Fechas. Los días que ha programado aparecen seleccionados en el calendario. Si desea anular cualquier selección, haga clic en el día que desee en la pestaña Fechas.

  7. Haga clic en Aceptar.

Si desea que el elemento se programe de forma anual, escriba el mes y el día en el campo de texto de la fórmula (por ejemplo, 20 de junio). Una cita anual resulta útil para elementos de recordatorio, como recordatorios de cumpleaños.

Puede programar elementos de fecha automática por fórmula, fechas o ejemplo. Las fórmulas sólo deben utilizarse si las prefiere; es más sencilla la programación por fechas o ejemplo.

Funciones de fórmula de fecha automática

Utilice las funciones de la fecha automática que se enumeran a continuación para programar días específicos de una semana, mes o año. Debe utilizar la grafía exacta de las funciones. Por ejemplo, GroupWise reconoce “mar”, pero no “mart”. En las funciones de la fórmula de GroupWise no se hace distinción de mayúsculas y minúsculas.

  • Día de la semana: por ejemplo, MAR programa todos los martes.

  • Día del mes: por ejemplo, el número 3 programa el tercer día de cada mes. Además, la palabra ÚLTIMO programa el último día del mes.

  • Día del año: por ejemplo, 35 programa el trigésimo quinto día del año.

  • Mes del año: por ejemplo, ENE programa todos los días de enero.

  • Año: por ejemplo, 2009 programa todos los días de 2009.

  • Día de la semana del mes: Por ejemplo, MAR(1). De este modo se programa el primer martes del mes. Por otra parte, DOM(ÚLTIMO) programa el último domingo del mes y VIE(ÚLTIMO-1) programaría el penúltimo viernes del mes.

Operadores de fórmula de fecha automática

Un operador es un carácter o una palabra que se inserta en una fórmula de fecha automática para realizar una operación específica. A cada operador se le asigna una prioridad, lo cual significa que cuando se evalúa una fórmula algunas operaciones se realizan antes que otras.

Puede utilizar operadores de agrupamiento para agrupar los operadores en función de sus prioridades. La tabla siguiente muestra los operadores y sus prioridades. A continuación de la tabla encontrará otros datos sobre los operadores.

Función

Prioridad

Espacio en blanco (Y de prioridad alta)

1

Más o +

2

Menos o -

2

A o:

3

Cada. . .comenzar

4

Cada. . .finalizar

4

Antes

5

En/Antes

5

Después

5

En/Después

5

Próximo a

5

Próximo a/Después

5

O o ,

6

No o !

6

Y o & (Y de prioridad baja)

7

  • Operadores de agrupamiento: Utilice paréntesis como operadores de agrupamiento para cambiar la prioridad de los operadores o para agrupar funciones para darles mayor claridad.

    Por ejemplo, debido a que el operador de alta prioridad Y (un espacio) tiene una prioridad más alta que el operador O (coma), la fórmula que se muestra a continuación significa que todos los días programados han de ser martes o jueves, y han de pertenecer al mes de julio o al mes de agosto.

    mar,jue jul,ago

    En otras palabras, la fórmula se ejecuta como si se hubieran insertado los siguientes paréntesis:

    (mar, jue) (jul, ago)

    Ahora examine la siguiente fórmula:

    (mar),(jue jul),(ago)

    Esta fórmula programa todos los martes, todos los jueves de julio y todos los días del mes de agosto. Observe cómo cambia el significado cuando se incluyen paréntesis como en la fórmula siguiente.

    (mar, jue) (jul, ago)

    Con esta fórmula, todos los días programados han de ser martes o jueves, y han de pertenecer al mes de julio o agosto. El resultado final es que sólo se programan los martes y jueves de julio y agosto.

  • Y de alta prioridad: Un espacio entre dos funciones actúa como un operador Y, lo cual significa que ambas funciones han de ser verdaderas. Por ejemplo, 25 significa el día 25 de todos los meses de todos los años. Pero 25 oct significa que todos los días programados han de ser el día 25 del mes de octubre. Y 25 oct 2009 significa que todos los días programados han de ser el día 25, en el mes de octubre y en el año 2009.

  • Operadores de diferencia: Puede utilizar un operador de ajuste positivo (+ o la palabra MÁS) o un operador de ajuste negativo (- o la palabra MIN) para añadir un ajuste relativo a una función o instrucción.

    Por ejemplo, para programar un evento tres días antes del primer jueves de febrero para todos los años, podría especificar la siguiente fórmula:

    jue(1) feb-3

  • Rango: El operador de rango (: o la palabra A) funciona como una serie de operadores O (consulte O bien:) entre cada elemento (día, mes, etc.) de un rango. Por ejemplo, si desea programar el día 15 de cada mes pero sólo si el 15 es laborable, puede introducir cualquiera de las fórmulas siguientes:

    15&lun:vie

    15(lun:vie)

    Esta fórmula significa que todos los días programados deben ser el 15 del mes y deben ser de lunes a viernes. Otra forma de describir la fórmula es que todos los días programados deben ser el 15 del mes y deben ser lunes, martes, miércoles, jueves o viernes.

  • Operadores periódicos: Los tres operadores periódicos son Cada, Comenzar y Finalizar. Utilice Cada en combinación con Iniciando y Fin para programar días a intervalos regulares, comenzando y terminando en una fecha específica. Por ejemplo, supongamos que desea programar reuniones semanales, desde el 3 de marzo de 2009 hasta el 11 de junio de 2009. Puede utilizar la siguiente fórmula:

    cada 7 comenzar mar 3 2009 finalizar jun 11 2009

    La fórmula establece la programación para cada séptimo día comenzando el 3 de marzo de 2009 y terminando el 11 de junio de 2009. La fecha de inicio está programada siempre como el primer día y la fecha de finalización se programa sólo si está incluida en el intervalo Cada.

    Si no utiliza los dos operadores, Inicio y Fin, la fecha de inicio o de finalización será la primera o la última fecha del archivo de Calendario.

    Por ejemplo, examine la siguiente fórmula:

    cada 7 comenzar mar 3 2009

    Esta fórmula programa cada siete días, desde el 3 de marzo de 2009 hasta la última fecha del archivo de Calendario. El comando Cada funciona con números hasta el 30. Por ejemplo, “cada 45 comenzar mar 3 2009” no es una fórmula válida.

  • Operadores relativos: Los seis operadores relativos son: Antes, En/Antes, Después, En/Después, Cerca y En/Cerca. Utilice estos operadores para programar días relativos a una fecha específica. Por ejemplo, para programar el lunes más próximo al 6 de noviembre de todos los años, puede introducir la siguiente fórmula:

    lun en/próximo a 6 nov

    Si necesita programar el primer martes posterior al noviembre 6, 2009, puede introducir la fórmula siguiente:

    mar después 6 nov 2009

  • O bien: Puede utilizar el operador O (una coma o la palabra O) para indicar que una u otra función o instrucción ha de ser verdadera para programar días.

    Por ejemplo, para programar una cita el día 15 de cada mes del año 2009, pero sólo si cuando el 15 caiga en martes o jueves, introduzca esta fórmula:

    15 2009 (mar,jue)

  • NO: Cuando se coloca antes de una función, el operador No (! o la palabra No) niega esa función.

    Por ejemplo, si desea programar todos los días de enero de 2009, excepto los martes y los jueves, podría utilizar la siguiente fórmula:

    ene 2009 !mar !jue

  • Y de prioridad baja: Al igual que un espacio, el operador Y de prioridad baja (& o la palabra Y) colocado entre dos funciones indica que ambas funciones han de ser verdaderas. No obstante, Y de prioridad baja tiene la prioridad más baja de todos los operadores.

    Por ejemplo, examine la siguiente fórmula:

    mar,jue jul,ago

    Significa que los días programados deben ser martes o jueves y deben pertenecer a los meses de julio o agosto. Sin embargo, suponga que sustituye el Y de prioridad alta (espacio) por el Y de prioridad baja, como en la fórmula siguiente:

    mar,jue y jul,ago

    Esta fórmula significa que los días programados deben ser un martes o un jueves y debe ser en el mes de julio o en el de agosto. En la primera fórmula, el operador Y se evalúa antes que los operadores O. En la segunda fórmula, el operador Y se evalúa después que los operadores O.