15.6 Publicación de documentos en la Web con WebPublisher
WebPublisher es un componente de GroupWise WebAccess. GroupWise WebAccess proporciona a los usuarios las funciones de GroupWise en sus navegadores Web. Antes de intentar publicar documentos, consulte con el administrador del sistema para saber si WebAccess y WebPublisher están disponibles.
15.6.1 Crear un documento
Puede crear un documento mediante más de 250 formatos de documento y WebPublisher lo convertirá a HTML. Cuando realice cambios en el documento, éstos se reflejarán automáticamente en el documento publicado.
GroupWise WebPublisher admite la publicación de documentos en una gran variedad de idiomas, pero cada documento sólo debe contener un juego de caracteres de un idioma. Por ejemplo, puede publicar un documento en chino y otro en hebreo, pero no debería publicar un documento que contenga caracteres chinos y hebreos.
15.6.2 Publicar un documento
Para publicar un documento, debe ser el autor del documento o el creador del documento debe proporcionarle derechos para modificarlo.
El administrador del sistema puede crear una o más cuentas de GroupWise WebPublisher y otorgarles derechos para bibliotecas específicas. Estas cuentas de usuario representan WebPublisher y no tienen usuarios reales asociados a ellas. Los documentos se publican en estas bibliotecas específicas compartiendo documentos con uno de los usuarios de GroupWise WebPublisher y garantizando derechos de visualización a ese usuario.
El administrador del sistema puede configurar varios sitios de publicación de GroupWise WebPublisher. Por ejemplo, puede configurar un sitio de publicación de Internet para publicar en la World Wide Web y un sitio de publicación de intrarred para publicar en la intrarred de la empresa. Solicite al administrador del sistema información sobre los sitios de publicación disponibles.
Averigüe si el administrador del sistema ha especificado que los documentos compartidos con Usuario general (todos los usuarios que tienen acceso a la biblioteca) se publiquen automáticamente. Si es así, procure no compartir los documentos con Usuario general que no desee publicar en la Web.
Publicación de un documento en la Web
Antes de publicar un documento en el Web, asegúrese de cumplir todos estos requisitos previos:
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Antes de intentar publicar documentos, consulte con el administrador del sistema para saber si GroupWise WebAccess y WebPublisher están disponibles.
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Asegúrese de que usted es el autor del documento o de que el creador del documento le ha otorgado los derechos para modificar el documento.
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Si no sabe el nombre del usuario de GroupWise WebPublisher de su sistema, pregunte al administrador.
Si hay varios nombres de usuario de GroupWise WebPublisher, asegúrese de que dispone del nombre de usuario correcto para publicar sus documentos.
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Haga clic en la referencia del documento que desea publicar.
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Haga clic en > y, a continuación, haga clic en la pestaña
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Haga clic en
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Escriba el nombre del usuario de GroupWise WebPublisher en el campo y haga clic en
Los derechos de visualización de la versión oficial se conceden automáticamente a este usuario.
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Haga clic en
Si desea que los usuarios vean una versión distinta a la oficial, debe especificar el número de documento y de versión en la dirección URL del documento. Localice el documento y copie la dirección URL completa. Modifique la parte de la dirección URL que especifica el ID de biblioteca-Número de documento-Versión. Envíe la dirección URL modificada a los demás usuarios o utilícela para crear enlaces a sus documentos en una página Web independiente que haya creado.
Todos los documentos publicados con WebPublisher debe estar indexados para poder consultarlos en el sitio de publicación. Si utiliza Buscar para localizar los documentos en GroupWise y el documento se encuentra en su biblioteca, significa que el documento se ha indexado.
Cancelar la publicación de un documento de la Web
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Asegúrese de que usted es el autor del documento o de que el creador del documento le ha otorgado los derechos para modificar el documento.
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Asegúrese de que conoce el nombre de usuario de GroupWise WebPublisher para el sitio de publicación desde el que desea cancelar la publicación del documento.
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Haga clic en la referencia del documento cuya publicación desea cancelar.
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Haga clic en > y, a continuación, haga clic en la pestaña
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Haga clic en el nombre de usuario de GroupWise WebPublisher en la lista de compartición.
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Elimine la selección de y, a continuación, haga clic en
Si desea eliminar totalmente el documento, además de cancelar su publicación, suprima el documento de la biblioteca.
15.6.3 Localizar y ver un documento publicado
Los usuarios de Web pueden localizar y ver sus documentos publicados de tres formas posibles:
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Pueden acceder al sitio de GroupWise WebPublisher y buscar el documento. Para ello, deben conocer la dirección IP del sitio de GroupWise WebPublisher, la biblioteca en la que está incluida el documento y una palabra clave (como el título). Pregunte al administrador del sistema la dirección IP y los nombres de biblioteca (los nombres de biblioteca del sistema GroupWise pueden ser diferentes de los que se muestran en WebPublisher).
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Puede localizar el documento, copiar la dirección URL completa y enviársela a los usuarios.
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Puede crear una página Web aparte que contenga enlaces a los documentos y proporcionar a los usuarios esa dirección URL.
Todos los documentos publicados con WebPublisher debe estar indexados para poder consultarlos en el sitio de publicación. El Agente de oficina postal indexa los documentos en los intervalos especificados por el administrador del sistema. Si utiliza Buscar para localizar los documentos en GroupWise y el documento se encuentra en su biblioteca, significa que el documento se ha indexado.