4.2 Gestión del calendario

4.2.1 Visualización de su Calendario

Existen varias formas distintas de ver el calendario de GroupWise®, desde vistas de un día hasta vistas mensuales. Del mismo modo, puede ver su calendario propio y el de sus delegados al mismo tiempo.

Todos los elementos no aceptados de su calendario se marcan en cursiva para identificar de forma sencilla los elementos que aún no ha aceptado.

Personalización de las vistas del calendario cuando se muestra un calendario

El calendario ofrece varias opciones de vista. La vista que se muestre al salir del calendario aparecerá cuando abra la carpeta Calendario de nuevo.

  1. Haga clic en Calendario en la barra de navegación y, a continuación, haga clic en los botones de la barra de herramientas Calendario para elegir diferentes vistas.

    Calendario con la vista semanal

    Figura 4-1 Vista del calendario

Puede ver el calendario en varios formatos, incluidos el de semana, mes y año. Para ver otra vista, haga clic en un botón distinto de la barra de herramientas Calendario.

Puede hacer clic con el botón derecho del ratón en cualquier día del Calendario para obtener más opciones. Por ejemplo, puede ver cualquier día en una vista ampliada que se muestra en otra ventana. También puede cambiar entre Visualización gráfica y Visualización textual.

Si lo desea, puede cerrar la lista de carpetas para dejar más espacio a otras vistas en la ventana principal. Haga clic en Ver > Lista de carpetas para abrir o cerrar la visualización de la lista de carpetas.

Cambio en las vistas del Calendario entre Visualización gráfica y Visualización textual

  1. Haga clic con el botón derecho del ratón en la Lista de citas > haga clic en Visualización gráfica para mostrar las líneas del recuadro.

    O bien

    Haga clic con el botón derecho del ratón en la Lista de citas > haga clic en Visualización de texto para eliminar las líneas existentes.

Esto sólo se aplica en el caso de las vistas del calendario que tienen una lista de citas.

Selección de los calendarios que se mostrarán

GroupWise ofrece la posibilidad de mostrar varios calendarios en el calendario principal de GroupWise. Puede seleccionar la visualización del calendario principal de GroupWise, los calendarios personales y los calendarios compartidos.

  1. En la vista Calendario de la lista de carpetas sencilla, seleccione la casilla de verificación junto a los calendarios que desee visualizar.

    Para visualizar la lista de carpetas sencilla, haga clic en la flecha de la lista desplegable de carpetas Lista desplegable de carpetas (sobre la lista de carpetas, a la derecha de En línea o Almacenamiento en el caché) y haga clic en Sencilla o en Sencilla y completa.

Visualización de una fecha distinta en el Calendario

  1. Si la vista tiene una barra de herramientas de calendario, haga clic en Icono del selector de fechas del calendario y después haga clic en una fecha.

    O bien

    Si la vista no tiene barra de herramientas, haga clic en Ver > Ir a fecha, especifique una fecha y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  2. Si la vista que aparece tiene una barra de herramientas de Calendario, haga clic en Icono Ir a hoy.

    O bien

    Si la vista que se muestra no tiene ninguna barra de herramientas del Calendario, haga clic en Ver > Ir a hoy.

Algunas vistas no permiten ir a una fecha distinta.

Visualización de eventos de todo el día en el Calendario

Los eventos de todo el día están situados en la parte superior del calendario, en el panel Todo el día.

Figura 4-2 Panel Todo el día

Navegación por el Calendario

Utilice la barra de herramientas del calendario para navegar por él.

Figura 4-3 Barra de herramientas del Calendario

Tabla 4-1 Descripción de los botones de la barra de herramientas del calendario

Botón

Descripción

Selector de fechas del Calendario

Permite seleccionar la fecha que se desea ver.

Icono Ir a hoy

Vuelve a la fecha actual.

Icono para avanzar o retroceder días, semanas, meses o años

Permite avanzar o retroceder un día, una semana, un mes o un año, en función de la configuración de presentación del calendario.
Icono de vista diaria

Muestra una vista de un día.
Icono de vista semanal

Muestra una vista de una semana.
Icono de vista mensual

Muestra una vista de un mes.
Icono de vista anual

Muestra una vista de un año.
Icono de vista multiusuario

Muestra una vista multiusuario.

Icono Mostrar citas

Muestra u oculta las citas (en las vistas que corresponda).

Icono Mostrar tareas

Muestra u oculta las tareas (en las vistas que corresponda).

Icono Mostrar recordatorios

Muestra u oculta los recordatorios (en las vistas que corresponda).

Icono para mostrar otro día

Muestra otro día en la vista de semana.

Icono para eliminar un día

Elimina un día de la vista de semana..

Visualización de dos zonas horarias en el calendario

Puede visualizar dos zonas horarias diferentes en el calendario. Además, puede cambiar rápidamente entre ambas. Esto resulta útil cuando viaja con frecuencia entre distintas zonas horarias o cuando tiene que programar reuniones en zonas distintas.

  1. Haga clic con el botón derecho en el calendario y seleccione Zona horaria adicional.

  2. Seleccione Mostrar zona horaria adicional.

  3. Escriba una etiqueta para la zona horaria adicional, por ejemplo, Londres.

  4. Seleccione la zona horaria adicional en la lista desplegable Zona horaria.

  5. Escriba una etiqueta para la zona horaria de la estación de trabajo.

  6. Seleccione la zona horaria en la que se encuentre la estación de trabajo en la lista de zonas horarias.

  7. Haga clic en Aceptar.

Para cambiar entre ambas zonas horarias, haga clic en Intercambio en la ventana Zona horaria adicional. Al hacer clic en Intercambio, también modificará la zona horaria del equipo.

Trabajo con diferencias de fecha y hora

Puede configurar el calendario de modo que muestre la diferencia entre dos zonas horarias y para calcular las fechas de inicio y fin basadas en un número de días especificado.

Use Diferencia de zona horaria para ver la zona horaria de una configuración regional según la zona horaria de otra. Por ejemplo, si se encuentra en Nueva York, puede usar Diferencia de zona horaria para ver la hora de Londres.

Puede calcular una fecha de inicio o de finalización basándose en una fecha determinada y un número de días específico. Por ejemplo, la fecha límite puede ser 90 días después de una acción determinada. Diferencia de fecha permite calcular qué día es la fecha límite.

Visualización de zonas horarias de otras configuraciones regionales

  1. Haga clic en Herramientas > Diferencia horaria.

  2. En el recuadro Zona horaria A, seleccione la zona horaria original.

  3. En el recuadro Zona horaria B, seleccione la zona horaria de destino.

  4. Cuando haya terminado, haga clic en Cerrar.

Cálculo de una fecha de inicio o finalización

  1. Haga clic en Herramientas > Diferencia de fecha.

  2. Para calcular una fecha de inicio cuando se conoce la fecha de finalización, haga clic en los botones de flecha para ir al mes o año siguiente, o bien al mes o año anterior, en el recuadro de grupo Fecha de finalización y, a continuación, haga clic en una fecha.

    O bien

    Para calcular una fecha de finalización cuando se conoce la fecha de inicio, haga clic en los botones de flecha para ir al mes o año siguiente, o bien al mes o año anterior, en el recuadro de grupo Fecha de inicio y, a continuación, haga clic en una fecha.

  3. Escriba un número en el recuadro de texto Nº de días de diferencia.

  4. Haga clic en Calcular fecha de inicio y, a continuación, consulte la fecha de inicio calculada en el recuadro de texto Fecha de inicio y en el calendario,

    O bien

    Haga clic en Calcular fecha de finalización y, acto seguido, consulte la fecha de finalización calculada en el recuadro de texto Fecha de finalización y en el calendario.

Descripción de los iconos de elementos del calendario

Los iconos que aparecen en el Calendario proporcionan información adicional acerca de los elementos. Para obtener más información, consulte la Sección 1.8, Identificación de los iconos que aparecen junto a los elementos.

Descripción del sombreado del calendario

Las citas del calendario se muestran con sombreados diferentes, en función del modo en que se muestre la cita:

  • Ocupado. La cita se muestra en color gris.

  • Desocupado. La cita se muestra en color blanco.

  • Ausente. La cita se muestra en color gris oscuro.

  • Dudoso. La cita se muestra en color gris con tiras blancas y grises en el lateral.

Para modificar el estado de Mostrar cita como de una cita:

  1. Haga clic en Acciones > Mostrar cita como y seleccione Ocupado, > Desocupado, > Ausente o Dudoso.

Presentación de cualquier carpeta como calendario

Este método de ver el calendario es útil si almacena todas sus citas u otros elementos de un proyecto o cliente específico en una sola carpeta y quiere ver sólo el programa para ese proyecto.

  1. Haga clic en la carpeta de un proyecto en la lista de carpetas.

  2. Haga clic en Ver > Ajustes de visualización > Como calendario para visualizar todos los elementos programados y aceptados guardados en esa carpeta.

Apertura de una vista de calendario nueva

Es posible abrir una nueva vista de calendario en una ventana independiente fuera de la carpeta Calendario.

  1. Haga clic en Ventana > Nueva ventana del calendario y, a continuación, en una vista de calendario.

Puede ver el calendario en vistas diarias, semanales, semanales y mensuales, mensuales y anuales.

4.2.2 Lectura de una entrada de calendario

  1. En la lista de carpetas, haga clic en Calendario.

  2. Haga doble clic en el elemento que desea leer.

En todas las vistas, a excepción de la vista Año, puede colocar el puntero del ratón sobre la mayoría de los elementos y ver información del tema, la hora, el lugar y el recuadro A.

4.2.3 Creación de un calendario personal

  1. Haga clic en Archivo > Nuevo > Calendario.

    Recuadro de diálogo Gestionar calendarios

  2. Escriba un nombre para el nuevo calendario.

  3. (Opcional) Seleccione un color para el calendario; para ello, haga clic en un recuadro de color.

  4. Seleccione el orden en que desee que aparezcan los calendarios; para ello, seleccione un calendario y haga clic en Mover hacia arriba o Mover hacia abajo.

  5. Haga clic en Aceptar.

4.2.4 Personalización de un calendario nuevo

Puede definir varias opciones para personalizar la vista de calendario. Por ejemplo, puede hacer que resulte más sencillo ver los días laborables especificando el primer día de la semana y resaltando los fines de semana.

Personalización de las vistas de un calendario para un calendario nuevo

Se pueden seleccionar varias vistas del Calendario de GroupWise para lograr el aspecto que mejor se adapte a sus necesidades. Por ejemplo, puede optar por eliminar los calendarios mensuales de la vista de semana o mostrar los calendarios con páginas para que se asemejen a un planificador.

En las siguientes secciones se proporcionan ejemplos sobre cómo personalizar las vistas del Calendario. En ellas no se incluye información acerca de todas las vistas posibles, sino que se muestra cómo se realizan algunos cambios habituales.

Cambios en una vista del calendario

  1. Haga clic en Calendario en la barra de navegación.

  2. Haga clic con el botón derecho en la vista que quiera modificar y después haga clic en Propiedades.

    Se abrirá el recuadro de diálogo Propiedades de la vista de calendario.

    El recuadro de diálogo Propiedades de la vista de calendario permite cambiar la vista que se usa para mostrar los calendarios correspondientes al día, la semana, el mes, el año y el calendario multiusuario.

  3. Seleccione el nombre de la vista que desee cambiar y haga clic en Editar.

    Aparece el recuadro de diálogo Editar visualización.

  4. Haga clic en la flecha hacia abajo para abrir la lista desplegable Ver.

    La lista desplegable Ver incluye las distintas vistas disponibles.

  5. Seleccione la vista que desee usar y haga clic en Aceptar para cerrar el recuadro de diálogo Editar visualización.

  6. Haga clic en Aceptar para cerrar el recuadro de diálogo Propiedades de la vista de calendario.

Eliminación del calendario mensual de la vista de semana

Puede que desee eliminar el calendario mensual de la vista de semana para dejar más espacio para que se muestren las citas de la semana.

  1. Haga clic en Calendario en la barra de navegación.

  2. Haga clic con el botón derecho en Semana y, a continuación, haga clic en Propiedades.

    Se abrirá el recuadro de diálogo Propiedades de la vista de calendario.

  3. Seleccione Semana y haga clic en Editar.

    Aparece el recuadro de diálogo Editar visualización.

  4. Haga clic en la flecha hacia abajo para abrir la lista desplegable Ver.

  5. Seleccione Semana, en lugar de Semana (por defecto), y haga clic en Aceptar para cerrar el recuadro de diálogo Editar visualización.

  6. Haga clic en Aceptar para cerrar el recuadro de diálogo Propiedades de la vista de calendario.

    Ahora, cuando vea el calendario de la semana ya no aparecerá el calendario mensual.

Adición de calendarios mensuales a la vista Mes

Por defecto, la vista Mes incluye las citas del mes en curso. Para mostrar los calendarios mensuales de los meses anteriores y siguientes, cambie la vista Mes de Mensual (por defecto) por Mes y Calendario.

  1. Haga clic en Calendario en la barra de navegación.

  2. Haga clic con el botón derecho en Mes y, a continuación, haga clic en Propiedades.

    Se abrirá el recuadro de diálogo Propiedades de la vista de calendario.

  3. Seleccione Mes y haga clic en Editar.

    Aparece el recuadro de diálogo Editar visualización.

  4. Haga clic en la flecha hacia abajo para abrir la lista desplegable Ver.

  5. Seleccione Mes y Calendario y haga clic en Aceptar para cerrar el recuadro de diálogo Editar visualización.

  6. Haga clic en Aceptar para cerrar el recuadro de diálogo Propiedades de la vista de calendario.

    Ahora, cuando muestre el calendario mensual, aparecerán tantos calendarios de meses debajo del calendario de citas del mes actual como quepan en la ventana de GroupWise.

Adición de navegación extendida al calendario

Por defecto, el calendario se abre con una función de navegación sencilla seleccionada. La navegación sencilla permite avanzar o retroceder un día, una semana, un mes o un año, en función de la vista de calendario seleccionada, con sólo hacer clic en el botón de avance o retroceso.

Figura 4-4 Botones de avance y retroceso en la navegación sencilla

La función de navegación extendida proporciona características adicionales que permiten avanzar o retroceder 1, 7, 31 o 365 días.

Figura 4-5 Botones de avance y retroceso en la navegación extendida

  1. Haga clic en Calendario en la barra de navegación.

  2. Haga clic con el botón derecho en cualquier vista y elija Propiedades.

    Se abrirá el recuadro de diálogo Propiedades de la vista de calendario.

  3. Seleccione Navegación extendida.

  4. Haga clic en Aceptar para cerrar el recuadro de diálogo Propiedades de la vista de calendario.

    Ahora, cuando muestre el calendario mensual, aparecerán tantos calendarios de meses debajo del calendario de citas del mes actual como quepan en la ventana de GroupWise.

Almacenamiento de una vista del calendario

Las vistas personalizadas del calendario se pueden guardar.

  1. Haga clic en Calendario en la barra de navegación.

  2. Personalice las vistas del calendario.

  3. Haga clic con el botón derecho en cualquier vista y elija Propiedades.

    Se abrirá el recuadro de diálogo Propiedades de la vista de calendario.

  4. Seleccione la vista que desee guardar y haga clic en Nuevo.

  5. Escriba el nombre de la vista personalizada, seleccione un tipo de vista y haga clic en Aceptar.

    La nueva vista se añadirá a la lista de vistas.

Definición del horario de trabajo

El horario de trabajo muestra a los demás el horario en el que está disponible y afecta al modo en que se visualizan los calendarios. GroupWise presupone por defecto un horario de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., de lunes a viernes. Si tiene un horario de trabajo diferente, puede ajustarlo de modo que se visualice la información adecuada.

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones > Calendario y luego en la pestaña Horario de trabajo.

  2. (Opcional) Si siempre está disponible para concertar citas, haga clic en Siempre disponible y omita los siguientes pasos.

  3. En el campo Hora de inicio, especifique la hora a la que suele empezar a trabajar.

  4. En el campo Hora de finalización, especifique la hora a la que suele terminar de trabajar.

  5. Seleccione los días en que trabaja y no seleccione los días que suele tener libres.

  6. Confirme que la zona horaria que se muestra es correcta.

    Si no lo fuera, haga clic con el botón derecho en el reloj de la bandeja de sistema de Windows, seleccione Ajustar fecha y hora, haga clic en Zona horaria y seleccione la zona horaria adecuada.

  7. Haga clic en Aceptar.

Cambio del primer día de la semana en el Calendario

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones.

  2. Haga doble clic en Calendario y, a continuación, haga clic en la pestaña General.

  3. Seleccione un día en el recuadro de grupo Opciones de visualización del calendario y haga clic en Aceptar.

Resaltado de los fines de semana

Para resaltar los fines de semana, a fin de que sea más fácil diferenciarlos de los días normales en el calendario:

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones > Calendario y luego en la pestaña General.

  2. Seleccione la casilla de verificación Resaltar fines de semana y haga clic en Aceptar.

Visualización de números de semana

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones > Calendario y luego en la pestaña General.

  2. Seleccione la casilla de verificación Mostrar número de las semanas y haga clic en Aceptar.

Inclusión de uno mismo en las nuevas citas

GroupWise incluye su nombre por defecto en la lista A cuando crea una nueva cita. Para inhabilitar esta función de modo que no se le incluya automáticamente, o bien habilitarla si está inhabilitada:

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones > Calendario y luego en la pestaña General.

  2. Seleccione la casilla de verificación Incluirme en las citas nuevas y haga clic en Aceptar.

Configuración del modo en que se muestra la duración de las citas

Al configurar cómo se debe mostrar la duración de las nuevas citas, puede seleccionar si se debe mostrar por duración o mediante una fecha y hora de finalización. También puede configurar la duración por defecto de las citas.

Visualización de la duración de las citas por duración o mediante una fecha y hora de finalización

Por defecto, GroupWise muestra la duración. Es decir, al crear una cita se muestra un campo en el que puede introducir una cantidad de tiempo (como 30 minutos o 2 horas) para indicar la duración de la cita.

Si lo prefiere, puede especificar una fecha y hora de finalización para cada cita. Si establece la configuración de este modo, GroupWise muestra un campo para introducir una fecha de finalización y otro para introducir una hora de finalización al crear una nueva cita.

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones > Calendario y luego en la pestaña General.

  2. En Visualizar la duración de la cita como, seleccione Duración o Fecha y hora de finalización. A continuación, haga clic en Aceptar.

Definición de la duración por defecto de la cita

Las nuevas citas duran por defecto una hora, aunque puede ajustar el tiempo durante la creación. Por ejemplo, si la mayoría de las citas que establece suelen durar 30 minutos, puede modificar el valor por defecto a 30 minutos.

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones > Calendario y luego en la pestaña General.

  2. Introduzca o seleccione el número de horas y minutos en Duración por defecto de las citas y haga clic en Aceptar.

Modificación del color de un calendario

  1. En la lista de carpetas, haga clic en el cuadro de color del calendario.

  2. Seleccione un color.

Cambio del fondo de áreas del Calendario

Puede cambiar el aspecto del fondo de las secciones Eventos de día completo, Citas, Recordatorios y Tareas.

  1. Haga clic en Herramientas > Opciones.

  2. Haga clic en Calendario > General.

  3. En Opciones de color y línea, seleccione si desea mostrar un color de fondo para los distintos elementos: Eventos de día, > Citas, > Recordatorios y Tareas.

  4. Si ha seleccionado que se muestre un color de fondo para cualquiera de los elementos del calendario, seleccione un color para cada uno de ellos.

    Para utilizar los colores de fondo por defecto de GroupWise 6.0, haga clic en GW60. Para utilizar los colores de fondo por defecto de GroupWise 6.5, haga clic en GW65. Los colores de fondo por defecto de GroupWise 6.5 y GroupWise 7 son los mismos.

  5. Seleccione si desea que aparezcan líneas de separación para los recordatorios y las tareas.

  6. Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Cerrar.

4.2.5 Envío de un calendario

Los calendarios se envían como archivos adjuntos en mensajes de correo electrónico. Los archivos adjuntos de calendarios de Internet tienen la extensión de archivo .ics.

  1. Haga clic con el botón derecho en el calendario que desee exportar y luego haga clic en Enviar.

  2. Seleccione el período de tiempo.

    Seleccione Calendario completo para enviar el calendario completo.

    O bien

    Seleccione Anterior para enviar parte del calendario. Si selecciona Anterior, deberá especificar un rango de días que desee enviar.

  3. Seleccione el nivel de detalle:

    • Sólo tiempo ocupado: sólo envía la información de disponibilidad del calendario, pero no información sobre los elementos del calendario.

    • Tiempo ocupado y asunto: envía información de disponibilidad, así como el tema de las citas.

    • Todos los detalles: envía la información de disponibilidad y toda la información asociada a los elementos del calendario.

  4. Seleccione Incluir elementos privados para incluir los elementos privados.

  5. Seleccione Incluir adjuntos para incluir los archivos adjuntos.

  6. Haga clic en Aceptar.

  7. Se generará un nuevo mensaje de correo electrónico con un archivo .ics adjunto. Especifique los destinatarios del mensaje y haga clic en Enviar.

4.2.6 Exportación de un calendario

Al exportar un calendario, éste se exporta en forma de calendario de Internet. Los archivos adjuntos de calendarios de Internet tienen la extensión de archivo .ics.

  1. Haga clic con el botón derecho en el calendario que desee exportar y luego haga clic en Exportar.

  2. Escriba un nombre de archivo para el elemento en el campo Nombre de archivo.

  3. Para guardar el elemento en un directorio distinto del que se muestra, desplácese al nuevo directorio.

  4. Haga clic en Guardar.

4.2.7 Importación de un calendario

Puede importar aquellos calendarios que se hayan guardado como archivos .ics. Para obtener información acerca de cómo guardar un calendario como archivo, consulte la Sección 4.2.6, Exportación de un calendario.

  1. Haga clic con el botón derecho en la pestaña Calendario o bien haga clic con el botón derecho en el calendario que desee importar y, después, haga clic en Importar calendario.

  2. Especifique el nombre del calendario que desee importar, incluida la vía al archivo, o haga clic en Examinar y busque el archivo.

  3. (Condicional) Si desea cambiar el nombre del calendario, especifique uno; de lo contrario, deje el nombre en el campo Nombre tal y como está especificado al seleccionar el archivo de calendario.

  4. Si está disponible para el calendario que esté importando, escriba una descripción y especifique si el contenido nuevo debe sustituir al existente o si se debe añadir a éste.

  5. Haga clic en Aceptar.