12.2 Gestión de las tareas del equipo
Cuando hay una tarea en una cola de un flujo de trabajo, puede llevar a cabo las acciones siguientes:
12.2.1 Visualización de tareas según el miembro del equipo
Los supervisores de equipo pueden ver las tareas de los miembros del equipo. En la lista de tareas sólo pueden aparecer las tareas disponibles para el equipo.
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Haga clic en en el grupo de acciones para abrir la ventana Tareas del equipo.
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Haga clic en la flecha hacia abajo de para ver los equipos. Seleccione un equipo para el que haya sido designado supervisor.
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Seleccione un usuario.
Si el recuadro de selección incluye un nombre, haga clic en la flecha hacia abajo de para mostrar todos los miembros del equipo seleccionado. Haga clic en el nombre de la persona cuyas tareas quiere ver.
Si el recuadro de selección está vacío, haga clic en el icono para abrir la ventana Búsqueda de objetos. Especifique los criterios de búsqueda del miembro del equipo, haga clic en y seleccione el miembro del equipo.
Su administrador es quien define el equipo y también si puede ver una lista de selección que se rellena automáticamente o una lista vacía con un icono
junto al recuadro de selección.
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(Opcional) Especifique un intervalo para para encontrar tareas que venzan en el momento que seleccione. Especifique uno o más dígitos, por ejemplo 10.
Si especifica un intervalo para elija si será en días, semanas o meses.
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Utilice para seleccionar el subconjunto de tareas correspondientes a un miembro del equipo que desea ver. Para ver tareas que otorgan o revocan recursos para un miembro de un equipo, seleccione Para ver tareas de cuya ejecución es responsable el miembro del equipo, seleccione Puede seleccionar los dos tipos de tareas.
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En el recuadro de selección seleccione una o varias columnas de tareas que mostrar y haga clic en la flecha hacia la derecha para añadirlas a la lista de tareas. El orden en el que seleccione las columnas será el orden en el que aparecerán en la pantalla. Las columnas pueden incluir:
- Tarea. (Requerido).
- Petición
- Destinatario
- Fecha de la petición
- Tipo
- Asignado a
- Petición de
- Reclamado
- Tiempo límite
- Prioridad
- Firma digital
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Haga clic en para ver las tareas del usuario que haya seleccionado.
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Para ver las tareas de un miembro de otro equipo, o las tareas de otro equipo, vuelva al Paso 2 y defina una búsqueda nueva.
12.2.2 Visualización de tareas por usuario o grupo
El administrador de aplicación de provisión puede ver tareas por usuario o por grupo.
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Haga clic en en el grupo de acciones para abrir la ventana Tareas del equipo.
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Para elija o
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Para buscar un nombre, haga clic en el icono
, especifique los criterios de búsqueda correspondientes y haga clic en
Haga clic en el nombre de un usuario o un grupo para seleccionarlo. El ejemplo siguiente de página de búsqueda de objetos corresponde a una búsqueda de todos los grupos:
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Opcionalmente, especifique un intervalo Tiempo límite para encontrar tareas que venzan dentro del intervalo. Especifique uno o varios dígitos.
Si especifica un intervalo para elija si será en días, semanas o meses.
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Utilice para seleccionar un subconjunto de tareas. Para ver tareas que otorguen o garanticen recursos al usuario o al grupo, seleccione Para ver tareas de cuya ejecución es responsable el usuario o el grupo, seleccione Puede seleccionar los dos tipos de tareas.
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En el recuadro de selección seleccione una o varias descripciones de tareas que mostrar y después haga clic en la flecha hacia la derecha para añadir las descripciones a la lista de tareas. El orden en el que añada las descripciones será el orden en el que aparecerán como encabezados de columna en la lista de tareas. Las opciones son las siguientes:
- Tarea. (Requerido).
- Petición
- Destinatario
- Fecha de la petición
- Tipo
- Asignado a
- Petición de
- Reclamado
- Tiempo límite
- Prioridad
- Firma digital
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Haga clic en para mostrar las tareas.
Las tareas del grupo mostradas son las asignadas de forma explícita al grupo, no las asignadas a cada miembro del grupo. Para ver las tareas asignadas a un miembro, deberá ver las tareas de esa persona.
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Para ver tareas de otro usuario o grupo, vuelva al Paso 2 y defina una búsqueda nueva.
12.2.3 Uso de las listas de tareas
La lista de tareas aparece en formato de plantilla o de exposición. El administrador es quien elige el formato de pantalla.
Formato de pantalla en plantilla
El formato de pantalla en plantilla es el formato por defecto. La Figura 12-1 muestra un ejemplo:
Figura 12-1 Ejemplo de lista de tareas en formato de plantilla
El formato de pantalla en plantilla permite ordenar las columnas por valor, establecer el número de tareas por página y examinar la lista de tareas completa.
Ordenar una columna por valor
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Haga clic en el encabezado de una columna para ordenar sus valores.
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Haga clic de nuevo en el encabezado para invertir el orden.
Establecimiento del número de tareas por página
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Haga clic en la flecha hacia abajo del recuadro de selección en el lado derecho encima de la lista de tareas.
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Elija una longitud de página de 5, 10 o 25 tareas por página.
Navegación por la lista de tareas
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Haga clic en y para pasar por las distintas páginas de la lista de tareas.
Formato de pantalla en exposición
El formato de pantalla en exposición permite filtrar los datos recuperados. La Figura 12-2 muestra un ejemplo del formato de exposición:
Figura 12-2 Ejemplo de lista de tareas en formato de pantalla en exposición
Ordenar una columna por valor
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Haga clic en el encabezado de una columna para ordenar sus valores.
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Haga clic de nuevo en el encabezado para invertir el orden.
Filtrado de la vista de datos
El formato de pantalla en exposición muestra el conjunto de datos completo que ha devuelto la búsqueda. Puede utilizar filtros para filtrar el conjunto de datos. Los filtros quedan en el lado derecho de la pantalla y muestran los nombres de los encabezados de columnas de la búsqueda. Puede filtrar los datos por los valores de columna y Los filtros sólo aparecen si las columnas correspondientes se incluyen en la pantalla.
NOTA:La pantalla en exposición hace referencia a los filtros como facetas.
La Figura 12-3 muestra un ejemplo con un filtro Petición y otro Asignado a:
Figura 12-3 Dos filtros en la pantalla en exposición
Junto a cada parámetro de filtro hay un número y, opcionalmente, una marca de verificación. El número indica el número de tareas coincidentes con el parámetro dentro del conjunto de filtros actual. La marca de verificación indica si está seleccionado el parámetro de filtro. En un principio todos los parámetros de filtro están seleccionados, lo que permite ver todos los datos de la búsqueda. Si un filtro tiene sólo un parámetro, ese parámetro se selecciona automáticamente.
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Para ver un subconjunto de datos, haga clic en uno o varios parámetros en uno o varios recuadros de filtro.
NOTA:Al seleccionar un parámetro en un filtro se pueden cambiar los parámetros disponibles en otros filtros.
Por ejemplo, si hace clic en el nombre Margo en el filtro Asignar a, y en el nombre Kevin en el filtro Solicitado por, sólo verá las tareas asignadas a Margo Mackenzie solicitadas por Kevin Chester, tal y como se muestra en la Figura 12-4:
Figura 12-4 Ejemplo de lista de tareas tras aplicar dos filtros
Exportación de datos desde la pantalla
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Para exportar los datos que se ven en la pantalla, haga clic en (en la parte superior de la pantalla).
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Seleccione o La pantalla en exposición genera un archivo de texto codificado.
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Copie el contenido al portapapeles.
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Pegue el texto del portapapeles a un archivo de destino.
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Haga clic en o pulse la tecla para cerrar la ventana de texto codificado.
Los iconos de la pantalla
Tanto la vista en plantilla como la vista en exposición muestran iconos que indican el estado de cada tarea en los resultados. Esta sección describe los iconos que aparecen en la pantalla de la lista de tareas:
Columna Tipo
Hay indicadores de estado bajo la columna Los indicadores aparecen definidos en la leyenda. Para acceder a la leyenda, haga clic en el icono multicolor del lado derecho de la barra de título Tareas del equipo. La Figura 12-5 muestra la leyenda.
Figura 12-5 Iconos que aparecen en las pantallas de Tareas del equipo
Columna Prioridad
Un indicador rojo identifica una tarea de prioridad alta. Esta prioridad se define en la definición de petición de provisión que ha creado el administrador.
Columna Reclamado
El icono 
en la columna indica que se ha reclamado la tarea.
Columna Firma digital
El icono 
en la columna indica que para aprobar o denegar la tarea es necesario proporcionar una firma digital.
12.2.4 Selección de una tarea
Para seleccionar y abrir una tarea de la lista de tareas:
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Haga clic en el nombre de la tarea.
Aparecerá el formulario Información de la tarea de las Tareas del equipo.
Cuando una tarea se asigna a varios aprobadores, el formulario de información de la tarea muestra el icono junto al campo y muestra texto bajo el icono que indica que se necesitan varias aprobaciones.
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Para mostrar más información acerca de una tarea asignada a varios aprobadores, haga clic en el texto bajo el icono :
Aparecerá una ventana emergente que indica la cantidad de aprobaciones necesarias, quiénes son los receptores actuales y cuál es el estado de aprobación actual.
Los requisitos de la tarea dependen del modo en el que el administrador la haya configurado:
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Si el tipo de aprobación es de grupo, la tarea se ha asignado a varios usuarios de un grupo, pero sólo uno de ellos debe reclamarla y aprobarla.
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Si el tipo de aprobación es de varios aprobadores, la tarea se ha asignado a varios receptores y todos ellos deben reclamarla y aprobarla.
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Si el tipo de aprobación es de quórum, la tarea se ha asignado a varios receptores y un quórum de ellos es suficiente para aprobarla. El administrador debe configurar la definición del quórum. Para definir el quórum, el administrador especifica una condición de aprobación que indique el número o porcentaje preciso de aprobaciones necesarias.
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Para reclamar una tarea, siga las instrucciones que se describen en la Sección 12.2.5, Reclamación de una tarea.
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Para reasignar una tarea, siga las instrucciones que se describen en la Sección 12.2.6, Reasignación de una tarea.
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Para ver el historial de comentarios de la tarea, haga clic en .
Una ventana emergente le permitirá ver los comentarios de los usuarios y del sistema. El orden en que aparecen los comentarios está determinado por la marca horaria asociada a cada uno de ellos. Los comentarios introducidos en primer lugar se muestran primero. En los flujos de aprobación en paralelo, el orden de las actividades que se llevan a cabo simultáneamente puede ser impredecible.
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Para mostrar los comentarios de los usuarios, haga clic en .
Los comentarios de los usuarios incluyen los siguientes tipos de información:
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La fecha y la hora de adición del comentario.
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El nombre de la actividad a la que se aplica cada comentario. La lista de actividades mostradas incluye las actividades de usuario y de provisión que se han procesado o se están procesando en ese momento.
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El nombre del usuario que ha realizado el comentario. Si el comentario se ha generado en el sistema de flujo de trabajo, el nombre de la aplicación (por ejemplo, IDMProv) es el nombre de usuario. Los comentarios generados por el sistema de flujo de trabajo se traducen automáticamente.
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El texto del comentario, que incluye el nombre del usuario asignado actualmente a cada actividad.
NOTA:El diseñador del flujo de trabajo puede desactivar la generación de comentarios de los usuarios para un flujo de trabajo. Para obtener más información, consulte la Identity Manager User Application: Design Guide (Guía de diseño de la aplicación de usuario del Gestor de identidades).
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Para mostrar los comentarios del sistema, haga clic en .
Los comentarios del sistema incluyen los siguientes tipos de información:
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La fecha y la hora de adición del comentario.
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El nombre de la actividad a la que se aplica cada comentario. Al ver los comentarios del sistema, se muestran todas las actividades del flujo de trabajo. La lista de actividades incluye las que se han procesado o se están procesando en ese momento.
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El nombre del usuario que ha realizado el comentario. Si el comentario se ha generado en el sistema de flujo de trabajo, el nombre de la aplicación (por ejemplo, IDMProv) es el nombre de usuario. Los comentarios generados por el sistema de flujo de trabajo se traducen automáticamente.
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El texto del comentario, que indica la acción que se ha llevado a cabo para la actividad.
La función principal de los comentarios es la de servir como ayuda para tareas de depuración. La mayoría de los usuarios de la empresa no necesitarán consultar los comentarios del sistema de un flujo de trabajo.
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Para desplazarse por una lista de comentarios larga, haga clic en las flechas de la parte inferior de la pantalla. Por ejemplo, para pasar a la página siguiente, haga clic en la flecha .
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Haga clic en para cerrar la ventana.
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Para regresar a la lista de tareas, haga clic en .
NOTA:Los botones y sólo serán visibles si las acciones están permitidas por los derechos de petición del equipo.
12.2.5 Reclamación de una tarea
Para reclamar una tarea de un miembro del equipo en la que trabajar:
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Haga clic en .
La sección de la página se actualiza para incluir los botones y , así como cualquier otro botón de acción incluido en la definición de flujo, y los campos adecuados se convierten en editables.
Si el recurso que ha solicitado requiere una firma digital, el icono Firma digital requerida aparecerá en la esquina superior derecha de la página.
Además, en Internet Explorer aparecerá un mensaje que indica que se debe pulsar la barra espaciadora o la tecla Intro para activar el applet de firma digital.
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Si está trabajando en una tarea que requiere una firma digital, lleve a cabo los pasos siguientes:
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Si utiliza una tarjeta inteligente, introdúzcala en el lector de tarjetas inteligentes.
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En Internet Explorer, pulse la barra espaciadora o la tecla Intro para activar el applet.
En este momento, es posible que el navegador muestre un mensaje de advertencia de seguridad.
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Haga clic en para continuar.
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Complete los campos del formulario de aprobación. Los campos del formulario varían en función del recurso que se ha solicitado.
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Haga clic en la casilla de verificación situada junto al mensaje de confirmación de firma digital para indicar que está preparado para firmar.
El mensaje de confirmación de firma digital variará en función del modo en que el administrador haya configurado el recurso de provisión.
A continuación, el applet muestra una ventana emergente que permite seleccionar un certificado. La ventana emergente muestra los certificados importados al navegador, así como los certificados importados a la tarjeta inteligente (si hay alguna conectada en ese momento).
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Seleccione el certificado que desee utilizar y haga clic en .
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Si selecciona un certificado importado al navegador, deberá escribir la contraseña del certificado en el campo del formulario de petición.
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Si selecciona un certificado importado a la tarjeta inteligente, escriba el número de identificación (PIN) de la tarjeta inteligente y haga clic en .
No es necesario que escriba la contraseña del certificado si utiliza una tarjeta inteligente, dado que la contraseña del certificado ya se habrá transmitido a la tarjeta.
Si el administrador ha habilitado la capacidad de acceder a una vista previa del acuerdo de usuario, el botón estará habilitado.
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Haga clic en para ver el acuerdo de usuario.
Si el tipo de firma digital está definido como Formulario, se mostrará un documento PDF.
Si el tipo de firma digital está definido como datos, se mostrará un documento XML.
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Para denegar una petición, haga clic en .
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Para aprobar una petición, haga clic en .
La aplicación de usuario muestra un mensaje que indica si la acción se ha efectuado correctamente.
12.2.6 Reasignación de una tarea
Para reasignar una tarea de un miembro del equipo:
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Haga clic en en la ventana de información de la tarea de las Tareas del equipo.
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Haga clic en el icono del
situado junto al recuadro de entrada seleccionado.
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En la lista desplegable , seleccione al usuario al que desee reasignar la tarea.
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(Opcional) Escriba un comentario en el campo que explique por qué se ha vuelto a asignar.
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Haga clic en .
La aplicación de usuario muestra un mensaje que indica si la acción se ha efectuado correctamente.
12.2.7 Liberación de una tarea
Libere una tarea para que pueda asignarse a otro miembro del equipo o que otro miembro del equipo la reclame.
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Haga clic en en la ventana de información de la tarea de las Tareas del equipo.
