Novell Vibe permite crear entradas de archivo en carpetas de archivos designadas. Crear una entrada de archivo no es igual que adjuntar un archivo a otro tipo de entrada de carpeta. Las entradas de archivo de las carpetas de archivos de Vibe contienen un archivo primario. Es posible asociar otros archivos con la entrada de archivo como adjuntos, pero sólo hay un archivo primario.
Las entradas de archivo se crean en las carpetas de archivos del mismo modo que cualquier otro tipo de entrada de carpeta de Vibe, como se describe en la Sección 7.1, Creación de una entrada de carpeta. O bien, puede crear entradas de archivo como se describe en la Sección 5.7, Importación de archivos a una carpeta. Sólo las carpetas de archivos pueden incluir archivos que no sean datos adjuntos.
Para obtener más información sobre las diferencias entre las carpetas de archivos y los demás tipos de carpetas de Vibe a la hora de añadir archivos, consulte la Sección 6.5.1, Adición de archivos a una carpeta de archivos y a otras carpetas habilitadas para WebDAV.
Vibe ofrece varias alternativas para añadir datos adjuntos a una entrada.
Puede adjuntar un archivo a una entrada arrastrándolo desde otra ubicación y soltándolo en la entrada.
Busque la entrada donde desee adjuntar el archivo y ábrala.
Haga clic en la pestaña
Haga clic en
Se muestra el recuadro de diálogo Arrastrar y soltar archivos.
Arrastre el archivo que desee cargar y suéltelo en el icono de carpeta en el recuadro de diálogo Arrastrar y soltar archivos.
Vibe muestra una carpeta que se abre y se cierra, lo que significa que los archivos soltados se están cargando como archivos adjuntos.
También puede copiar y pegar archivos en el icono de la carpeta.
Busque la entrada donde desee adjuntar el archivo y ábrala.
Haga clic en la pestaña
Haga clic en
Se muestra el recuadro de diálogo Cargar un único archivo.
Haga clic en y, a continuación, busque y seleccione el archivo que desea adjuntar.
Haga clic en
Vibe permite ver y editar fácilmente los archivos asociados con las entradas. Los archivos se pueden asociar con las entradas de estas dos formas:
Los archivos se pueden adjuntar a una entrada.
Los archivos pueden ser el archivo primario de la entrada.
Los archivos primarios sólo pueden existir en entradas de las carpetas de archivos.
En las secciones siguientes se describe cómo ver y editar archivos adjuntos:
Los archivos se pueden ver en un editor de textos o en formato HTML.
Cuando se ve un archivo en un editor de textos, se abre en modo de sólo lectura.
Busque la entrada que contiene el archivo que desea ver y ábrala.
(Condicional) Si el archivo que desea ver es un adjunto, haga clic en la pestaña
Sólo las carpetas de archivos pueden incluir archivos que no sean datos adjuntos.
Junto al archivo que desee ver, haga clic en >
O bien
Haga clic en el nombre del archivo.
Si desea ver rápidamente un archivo, puede hacerlo en formato HTML.
Algunos tipos de archivos no se pueden ver de esta forma, por ejemplo, los archivos PNG, JPG, GIF o PDF.
Busque la entrada que contiene el archivo que desea ver y ábrala.
(Condicional) Si el archivo que desea ver es un adjunto, haga clic en la pestaña
Sólo las carpetas de archivos pueden incluir archivos que no sean datos adjuntos.
Junto al archivo que desee ver, haga clic en >
Vibe permite editar documentos in situ mediante la función Edit-in-Place. Esta función permite editar documentos almacenados en el servidor de Vibe sin interrupción.
Sólo es posible editar los archivos si se cuenta con la aplicación de edición para ese tipo específico de archivo instalada en la estación de trabajo personal. Por ejemplo, para editar un archivo .doc, Microsoft Word debe estar instalado en la estación de trabajo personal.
Acceda a la entrada que contiene el archivo que desea editar y ábrala.
(Condicional) Si el archivo que desea editar es un adjunto, haga clic en la pestaña
Sólo las carpetas de archivos pueden incluir archivos que no sean datos adjuntos.
Junto al archivo que desee editar, haga clic en >
El archivo se lanzará en el editor de archivos que se haya especificado. Para obtener información sobre cómo cambiar el editor que Vibe utiliza para editar los archivos, consulte la Sección B.10, No es posible editar los archivos adjuntos de las entradas.
(Condicional) Si Vibe le pide que proporcione sus credenciales, especifique el nombre de usuario y la contraseña que utiliza para entrar a la sesión de Vibe y, a continuación, haga clic en
A partir de ese momento, podrá editar el archivo.
Una vez que haya editado el archivo, guarde los cambios y, a continuación, salga de la aplicación de edición.
Vibe crea una versión del archivo tal como era antes de modificarlo. Cuando se sale de la entrada y se vuelve a abrir, se puede ver la versión antigua del archivo, tal y como se describe en la Acceso a una versión anterior guardada de un archivo.
IMPORTANTE:si se edita un documento adjunto mediante OpenOffice, Vibe crea una versión nueva del documento cada vez que se hace clic en Puesto que cada versión de un documento cuenta para calcular la cuota de datos, en caso de usar OpenOffice sólo debe guardar el documento cuando lo cierre. Para obtener más información sobre la cuota de datos, consulte Managing Your Data Quota
(Gestión de la cuota de datos) en la Novell Vibe 3.2 Advanced User Guide (Guía del usuario avanzado de Novell Vibe OnPrem 3.1). Para obtener información sobre cómo suprimir versiones de un archivo, consulte la Supresión de versiones existentes de un archivo.
Si utiliza Microsoft Office, Vibe sólo crea una versión nueva cada vez que se edita el documento. Si se hace clic en varias veces no se crean varias versiones.
Es posible descargar archivos asociados con una entrada. Puede descargar un único archivo o todos los archivos asociados con la entrada. Los archivos se descargan en un archivo .zip.
Acceda a la entrada que contiene el archivo que desea descargar y ábrala.
Junto al archivo, haga clic en >
Acceda a la entrada que contiene los archivos que desea descargar y ábrala.
Junto al archivo de la entrada, haga clic en >
O bien
Haga clic en la pestaña y, seguidamente, en
Si conoce la URL de WebDAV de un archivo, puede abrirlo directamente desde una aplicación de edición, como Microsoft Office, o directamente mediante la línea de comandos.
Para obtener la URL de WebDAV de un archivo:
Diríjase a la entrada que contiene el archivo del que quiere obtener la URL de WebDAV y ábrala.
(Condicional) Si el archivo es un adjunto, haga clic en la pestaña
Sólo las carpetas de archivos pueden incluir archivos que no sean datos adjuntos.
Junto al archivo, haga clic en >
La URL de WebDAV se muestra y la puede copiar.
Después de obtener la URL de WebDAV del archivo, puede especificarla en un editor de documentos, como Microsoft Office, para abrir el documento. Consulte la documentación del editor de documentos oportuno para obtener instrucciones sobre cómo hacerlo.
Puede ser necesario añadir una nota sobre un archivo concreto o sobre una versión de un archivo. Las notas de archivo se muestran directamente debajo del nombre del archivo en las pestañas y Las notas de archivo pueden indicar a los usuarios qué contienen exactamente los archivos antes de abrirlos. También pueden suponer un método útil de distinguir una versión de otra.
Diríjase a la entrada que contiene el archivo adjunto o la versión del archivo para la que desea añadir una nota y ábrala.
(Condicional) Si el archivo para el que quiere añadir una nota es un adjunto, haga clic en la pestaña
Sólo las carpetas de archivos pueden incluir archivos que no sean datos adjuntos.
Junto al archivo para el que quiere añadir una nota, haga clic en >
Se muestra la página Añadir una nota de archivo.
Especifique la nota que quiere añadir y haga clic en
Si tiene varias versiones de un archivo, puede resultar útil definir un estado para cada una a fin de facilitar el seguimiento de la versión oficial, determinar cuáles son sólo borradores, etc. Los archivos pueden tener los estados: > y
Diríjase a la entrada que contiene el archivo adjunto o la versión del archivo para la que desea definir el estado y ábrala.
(Condicional) Si el archivo para el que quiere definir el estado es un adjunto, haga clic en la pestaña
Sólo las carpetas de archivos pueden incluir archivos que no sean datos adjuntos.
En la columna situada junto al archivo para el que desea definir el estado, haga clic en el estado actual y, seguidamente, en el estado que desea definir.
Cuando se modifica un archivo en Vibe, se guarda la versión anterior del archivo y se puede acceder a ella para usarla como referencia. Esta característica se aplica a los archivos almacenados en las carpetas de archivos de Vibe y a cualquier archivo que se guarde como archivo adjunto a una entrada de carpeta.
Cuando se edita y se guarda un archivo, Vibe crea una versión nueva y guarda la antigua. Para obtener información sobre cómo editar un archivo, consulte Edición de archivos.
También puede usar la función de arrastrar y soltar para crear una versión nueva de un archivo adjunto o de una entrada de archivo en una carpeta de archivos, como se describe en las siguientes secciones:
Para poder crear una versión nueva del adjunto de una entrada existente, el archivo que arrastre y suelte debe tener el mismo nombre que el adjunto de la entrada para el que desea crear la versión.
Diríjase a la entrada que contiene el archivo adjunto para el que desea crear una versión nueva y ábrala.
Haga clic en la pestaña y haga clic en
Arrastre un archivo desde una ubicación, por ejemplo, su escritorio, y suéltelo en el icono de la carpeta de la ventana para arrastrar y soltar.
El documento se añade como una versión nueva del adjunto de la entrada existente. Las versiones anteriores se muestran en la pestaña de la entrada.
Sólo es posible crear versiones actualizadas de las entradas de carpeta en las carpetas de archivos, como se describe en esta sección. Para obtener más información sobre las diferencias entre las carpetas de archivos y los demás tipos de carpetas de Vibe a la hora de añadir archivos, consulte la Sección 6.5.1, Adición de archivos a una carpeta de archivos y a otras carpetas habilitadas para WebDAV.
Para poder crear una versión nueva de un archivo existente en la carpeta de archivos, el archivo que arrastre y suelte debe tener el mismo nombre que el archivo existente para el que desea crear la versión.
Acceda a la carpeta en la que desea importar la nueva versión del archivo.
Debe existir un archivo con el mismo nombre como entrada de archivo en la carpeta.
Haga clic en en la barra de herramientas Entrada de carpeta.
Se abrirá la ventana para arrastrar y soltar.
Arrastre un archivo desde una ubicación, por ejemplo, su escritorio, y suéltelo en el icono de la carpeta de la ventana para arrastrar y soltar.
El documento se añade como una versión nueva de la entrada de archivo existente. Las versiones anteriores se muestran en la pestaña de la entrada.
Por defecto, cuando se crean versiones nuevas de un archivo, Vibe añade números de versión menores. Por ejemplo, 1.0, 1.1, 1.2, etc. Es posible aumentar el número de versión principal de la versión más reciente de un archivo. Por ejemplo, para que la versión 1.2 se convierta en la versión 2.0.
Si la carpeta se ha configurado para que suprima de forma automática versiones antiguas del archivo, como se describe en Automatically Deleting Minor File Versions That Exceed the Allowed Maximum
(Supresión automática de versiones menores de archivos que superen el máximo permitido) en la sección Managing Folders
(Gestión de carpetas) de la Novell Vibe 3.2 Advanced User Guide (Guía del usuario avanzado de Novell Vibe 3.2), cuando una versión menor de un archivo se convierte en una versión principal, la versión se conserva y no se suprime.
Para aumentar el número de versión principal de un archivo:
Diríjase a la entrada que contiene el archivo del que quiere aumentar el número de versión principal y ábrala.
(Condicional) Si el archivo cuyo número de versión principal quiere aumentar es un adjunto, haga clic en la pestaña
Sólo las carpetas de archivos pueden incluir archivos que no sean datos adjuntos.
Junto al archivo cuyo número de versión principal quiere aumentar, haga clic en >
Se muestra la página Incrementar número de versión principal.
Haga clic en
Diríjase a la entrada que contiene el archivo cuya versión anterior quiere abrir y ábrala.
Haga clic en la pestaña
Se muestran todas las versiones guardadas anteriormente de los archivos asociados con la entrada en orden cronológico inverso. Vibe muestra datos como la fecha, el tamaño del archivo y la persona que lo ha modificado.
Es posible subir de nivel una versión anterior de un archivo para convertirlo en la versión actual. La versión actual es el archivo principal de la entrada de archivo. Hay versiones adicionales situadas debajo de la versión principal en la pestaña
Diríjase a la entrada en la que se encuentre la versión del archivo que desea subir de nivel y ábrala.
Haga clic en la pestaña
Junto a la versión del archivo que desea subir de nivel, haga clic en > y haga clic en
Es posible revertir toda la entrada a una versión anterior (por ejemplo, el título y la descripción de la entrada), como se describe en la Sección 7.14.3, Reversión de una entrada a una versión anterior.
IMPORTANTE:los archivos y las versiones de archivo suprimidos del sitio de Vibe no se pueden recuperar.
Diríjase a la entrada que contiene el archivo cuya versión anterior quiere abrir y ábrala.
Haga clic en la pestaña
Se muestran todas las versiones guardadas anteriormente de los archivos asociados con la entrada en orden cronológico inverso. Vibe muestra datos como la fecha, el tamaño del archivo y la persona que lo ha modificado.
Para suprimir varias versiones de forma simultánea, seleccione las versiones del archivo que desee suprimir y haga clic en
O bien
Para suprimir una única versión, haga clic en la opción situada junto a la versión que desea suprimir y, a continuación, haga clic en
Haga clic en para confirmar la supresión.
Si es el propietario de una carpeta o un área de trabajo, puede definir un número máximo de versiones permitidas para cada archivo. Para obtener más información, consulte Limiting File Versions for Folders and Workspaces by Configuring Automatic Deletion
(Limitación de versiones de archivos para carpetas y áreas de trabajo mediante la configuración de la supresión automática) en la Novell Vibe 3.2 Advanced User Guide (Guía del usuario avanzado de Novell Vibe 3.2).