4.1 Gestión general de áreas de trabajo

Esta sección contiene información sobre tareas que se aplican a todos los tipos de áreas de trabajo.

4.1.1 Creación de una nueva área de trabajo

Novell Vibe permite crear nuevas áreas de trabajo en las áreas de trabajo para las que tenga los derechos correspondientes.

  1. Desplácese al área de trabajo donde desee crear la nueva área de trabajo.

  2. Haga clic en Área de trabajo > Nueva área de trabajo.

    Se muestra la página Nueva área de trabajo.

  3. Especifique la información que corresponda para la página.

    Título del área de trabajo: especifique un título para el área de trabajo.

    Si deja este campo en blanco, el área de trabajo recibirá el nombre Área de trabajo.

    Área de trabajo: seleccione el tipo de área de trabajo que desee crear.

    Complete los campos de información adicional que se muestran al seleccionar el tipo de área de trabajo.

    Miembros del equipo: (condicional) esta sección sólo se muestra cuando se crea un área de trabajo de equipo. Utilice esta sección para especificar los usuarios y grupos que desee incluir como miembros de su área de trabajo de equipo.

    Carpetas del área de trabajo: utilice esta sección para seleccionar las carpetas que desee que incluya el área de trabajo.

    Comunicado: (opcional) cree un mensaje de comunicado para enviarlo a todos los integrantes del equipo.

    Si no está creando un área de trabajo de equipo, el mensaje se envía a todos los miembros del equipo del área de trabajo padre.

  4. Haga clic en Aceptar.

4.1.2 Modificación de un área de trabajo

Después de crear el área de trabajo, puede modificar su título y descripción, cambiar el icono que la representa y actualizar los adjuntos.

  1. Desplácese al área de trabajo que desee modificar.

  2. Haga clic en Área de trabajo > Editar área de trabajo.

  3. Modifique el área de trabajo según sus necesidades y haga clic en Aceptar.

4.1.3 Supresión de un área de trabajo

  1. Desplácese al área de trabajo que desee suprimir.

  2. Haga clic en Área de trabajo > Suprimir área de trabajo.

    Se muestra la página Suprimir área de trabajo.

  3. (Opcional) Seleccione Limpiar esta área de trabajo de inmediato si desea limpiar el área de trabajo de forma que no se pueda recuperar.

    IMPORTANTE:si selecciona esta opción, se analiza el área de trabajo y se hacen irrecuperables todas las carpetas y entradas del área de trabajo: se suprimen de forma permanente del sitio de Vibe.

    Si no selecciona esta opción, puede restaurar el área de trabajo como se describe en la Sección 4.1.4, Restauración de un área de trabajo

  4. (Condicional) Si el área de trabajo contiene carpetas duplicadas, puede seleccionar si desea suprimir los archivos de origen de las carpetas, así como todas las subcarpetas de las carpetas duplicadas.

    Si desea obtener más información sobre cómo trabajar con carpetas duplicadas, consulte Working with Mirrored Folders (Uso de carpetas duplicadas) en la Novell Vibe 3.2 Advanced User Guide (Guía del usuario avanzado de Novell Vibe OnPrem 3.1).

  5. Haga clic en Aceptar.

4.1.4 Restauración de un área de trabajo

Vibe permite restaurar un área de trabajo que haya suprimido anteriormente y devolverla a su ubicación anterior.

  1. Acceda al área de trabajo en el que se encontraba anteriormente el área de trabajo suprimida.

    Por ejemplo, si desea restaurar un área de trabajo de equipo que estaba situada en el directorio Áreas de trabajo de equipo, acceda al directorio Áreas de trabajo de equipo.

    SUGERENCIA:si desea ver todo lo que se ha suprimido del sitio de Vibe, desplácese al nivel más alto del área de trabajo. (Por defecto es el directorio Área de trabajo de inicio).

  2. Haga clic en la carpeta Papelera del panel de navegación.

    O bien

    Haga clic en Ver > Papelera en la barra de herramientas Acción.

    La página Papelera muestra todas las áreas de trabajo, carpetas y entradas suprimidas en el área de trabajo actual o en las subáreas. Los elementos que se han limpiado no se muestran, ya que no se pueden recuperar.

  3. Seleccione el área de trabajo que desea restaurar. Asimismo, seleccione las carpetas incluidas en el área de trabajo que también desee restaurar.

  4. Haga clic en Restaurar.

    El área de trabajo y las carpetas que seleccione se restauran a la ubicación anterior.

Para obtener más información sobre cómo restaurar elementos, consulte Restoring Deleted Items (Restauración de elementos suprimidos) en la Novell Vibe 3.2 Advanced User Guide (Guía del usuario avanzado de Novell Vibe OnPrem 3.1).

4.1.5 Copia de un área de trabajo

  1. Desplácese al área de trabajo que desee copiar.

  2. Haga clic en Área de trabajo > Copiar área de trabajo.

    Se mostrará la página Copiar esta área de trabajo.

  3. Utilice uno de los siguientes métodos para copiar el área de trabajo:

    • Seleccione la carpeta o el área de trabajo de destino: utilice el árbol del área de trabajo para buscar y seleccionar la carpeta o área de trabajo donde desee copiar el área de trabajo.

    • Localizar la carpeta o el área de trabajo de destino: en el campo proporcionado, especifique el nombre de la carpeta o del área de trabajo en los que desee copiar el área de trabajo.

  4. Haga clic en Aceptar.

4.1.6 Traslado de un área de trabajo

Vibe permite mover un área de trabajo a cualquier carpeta o área de trabajo para las que tenga los derechos adecuados.

  1. Desplácese al área de trabajo que desee mover.

  2. Haga clic en Área de trabajo > Mover área de trabajo.

    Se mostrará la página Mover esta área de trabajo.

  3. Utilice uno de los siguientes métodos para mover el área de trabajo:

    • Seleccione la carpeta o el área de trabajo de destino: utilice el árbol del área de trabajo para buscar y seleccionar la carpeta o área de trabajo donde desee mover el área de trabajo.

    • Localizar la carpeta o el área de trabajo de destino: en el campo proporcionado, especifique el nombre de la carpeta o del área de trabajo a los que desee mover el área de trabajo.

  4. Haga clic en Aceptar.

4.1.7 Adición de un área de trabajo secundaria

Vibe permite crear áreas de trabajo secundarias dentro de las áreas de trabajo existentes.

  1. Desplácese al área de trabajo en la que desee añadir el área de trabajo secundaria.

  2. Haga clic en Área de trabajo > Nueva área de trabajo.

    Se muestra la página Nueva área de trabajo.

  3. Especifique la información.

    Título del área de trabajo: especifique un título para el área de trabajo.

    Si deja este campo en blanco, el área de trabajo recibirá el nombre Área de trabajo.

    Miembros del equipo: (condicional) esta sección sólo se muestra cuando se crea un área de trabajo de equipo. Utilice esta sección para especificar los usuarios y grupos que desee incluir como miembros de su área de trabajo de equipo.

    Área de trabajo: seleccione el tipo de área de trabajo que desee crear.

    Complete los campos de información adicional que se muestran al seleccionar el tipo de área de trabajo.

    Carpetas del área de trabajo: utilice esta sección para seleccionar las carpetas que desee que incluya el área de trabajo.

    Comunicado: (opcional) cree un mensaje de comunicado para enviarlo a todos los integrantes del equipo.

    Si no está creando un área de trabajo de equipo, el mensaje se envía a todos los miembros del equipo del área de trabajo padre.

  4. Haga clic en Aceptar.

4.1.8 Adición de carpetas a un área de trabajo

Vibe permite añadir carpetas adicionales al área de trabajo en cualquier momento.

  1. Desplácese al área de trabajo en la que desee añadir las nuevas carpetas.

  2. Haga clic en Área de trabajo > Nueva carpeta.

    Se muestra la página Nueva carpeta.

  3. Especifique la siguiente información:

    Título de la carpeta: especifique un título para la carpeta.

    Si no proporciona un título, la carpeta recibirá el nombre de carpeta por defecto. Por ejemplo, una carpeta de discusiones se denominará Discusión.

    Carpeta: seleccione el tipo de carpeta que desee crear.

    Para obtener información acerca de cada tipo de carpeta, consulte el Sección 6.0, Uso de tipos específicos de carpetas.

  4. Haga clic en Aceptar.

4.1.9 Generación de informes de actividad para un área de trabajo

Vibe permite generar informes acerca de la actividad que se haya generado en una determinada área de trabajo.

  1. Desplácese al área de trabajo para la que desee generar el informe de actividad.

  2. Haga clic en Ver > Informe de actividad.

    Se mostrará la página Actividad de la carpeta.

  3. Especifique la siguiente información:

    Informe de actividad entre: seleccione el rango de fechas para el que desee generar el informe de actividad.

    Informar sobre actividad de área de trabajo o carpeta: seleccione esta opción para ver cuántas visitas, adiciones, modificaciones y supresiones se han realizado en la carpeta. Es posible generar un informe para las siguientes categorías de usuarios:

    • Miembros del equipo: únicamente permite ver la actividad del área de trabajo de los miembros individuales del equipo.

    • Todos los usuarios: permite ver la actividad del área de trabajo de todos los usuarios de Vibe. Esta opción muestra el nombre de los usuarios que han tenido cualquier tipo de actividad en el área de trabajo.

    • Resumen: permite ver un resumen de toda la actividad que se ha producido en el área de trabajo. Esta opción no muestra usuarios individuales.

    Informar del estado del flujo de trabajo: seleccione esta opción para ver la actividad de un flujo de trabajo. Puede optar por mostrar el tiempo promedio transcurrido en cada estado del flujo de trabajo, o bien mostrar el número de entradas que se encuentren en cada estado en ese momento.

    Seleccione las carpetas para los informes: seleccione las carpetas de las que desee generar el informe de actividad. Si selecciona el área de trabajo, Vibe genera un informe de actividad que incluye todas las carpetas del área de trabajo.

  4. Haga clic en Aceptar.

    Vibe lanza el informe en una hoja de cálculo. Para obtener información sobre las columnas de la hoja de cálculo, consulte la Sección 7.15.1, Generación de informes de actividad.

4.1.10 Definición de una URL fácil de usar para un área de trabajo o una carpeta

Definir una URL sencilla para el área de trabajo o la carpeta puede facilitar a otros usuarios el acceso.

  1. Desplácese al área de trabajo donde desee definir la URL.

  2. Haga clic en Área de trabajo > Configurar vistas, URL y controles en la barra de herramientas Acción.

  3. Haga clic en la pestaña URL sencillas y direcciones de correo electrónico.

  4. En la sección Definir URL sencillas para esta carpeta o área de trabajo, seleccione una de las palabras clave predefinidas en la lista desplegable Definir URL.

    A menos que sea administrador del sitio, la URL debe comenzar por una de estas palabras clave globales predefinidas.

  5. En el campo correspondiente, especifique la URL que desee para la carpeta o área de trabajo.

  6. Haga clic en Añadir > Cerrar.

Para suprimir una URL definida, selecciónela en la sección URL definidas actualmente y haga clic en Suprimir las URL seleccionadas.

Al definir una URL fácil de usar para una carpeta, también se permite a los usuarios enviar por correo electrónico las entradas de la carpeta a la carpeta, como se describe en la Sección 5.10, Configuración de una carpeta para recibir entradas por correo electrónico.

4.1.11 Definición de una cuota de datos para un área de trabajo

El administrador de Vibe le puede permitir definir sus propias cuotas de datos para las áreas de trabajo y las carpetas. Para obtener más información, consulte Setting a Data Quota for Workspaces and Folders (Definición de una cuota de datos para áreas de trabajo y carpetas) en la Novell Vibe 3.2 Advanced User Guide (Guía del usuario avanzado de Novell Vibe OnPrem 3.1).

4.1.12 Personalización de la vista del área de trabajo

Vibe permite personalizar el diseño de su área de trabajo. Para obtener más información, consulte Creating Custom Workspace Views (Creación de vistas personalizadas para el área de trabajo) en la Novell Vibe 3.2 Advanced User Guide (Guía del usuario avanzado de Novell Vibe OnPrem 3.1).

4.1.13 Aplicación de marcas a un área de trabajo

Aplicar marcas a un área de trabajo es una forma fácil de conseguir que el área de trabajo sea más exclusiva y se pueda identificar mejor. Cuando se aplican marcas a un área de trabajo, la marca también se aplica a todas las áreas de trabajo secundarias y a las subcarpetas.

Para obtener más información sobre las marcas, consulte Branding a Folder or Workspace (Marcas de carpetas o áreas de trabajo) en la Novell Vibe 3.2 Advanced User Guide (Guía del usuario avanzado de Novell Vibe OnPrem 3.1).

4.1.14 Presentación de vídeos de YouTube en un área de trabajo

En esta sección se describe cómo mostrar vídeos de YouTube en la sección Descripción del área de trabajo. Para obtener más información sobre cómo mostrar vídeos de YouTube en la sección Marcas de un área de trabajo, consulte Branding a Folder or Workspace (Marcas de carpetas o áreas de trabajo) en la Novell Vibe 3.2 Advanced User Guide (Guía del usuario avanzado de Novell Vibe OnPrem 3.1).

Para mostrar un vídeo de YouTube en la sección Descripción de un área de trabajo:

  1. Desplácese al área de trabajo en la que desee mostrar el vídeo de YouTube.

  2. Haga clic en Área de trabajo > Editar área de trabajo en la barra de herramientas Acción.

  3. En la sección Descripción, haga clic en el icono Expandir para expandir las opciones del editor HTML y, a continuación, haga clic en el icono Vídeo .

  4. En el campo URL de un vídeo en YouTube, pegue la URL del vídeo de YouTube que desea publicar.

  5. En los campos Dimensiones, no haga cambios si desea conservar las dimensiones originales de YouTube.

  6. Haga clic en Insertar y, a continuación, en Aceptar para mostrar el vídeo en el área de trabajo.

Para obtener más información sobre los demás lugares donde se pueden mostrar vídeos de YouTube en Vibe, consulte la Sección 7.16, Presentación de vídeos de YouTube en una entrada de carpeta