47.18 Osoitteiden ja osoitekirjojen tuominen ja vieminen

Tuonti- ja vientitoimintojen avulla voit siirtää aiemmin luotuja GroupWise-osoitekirjoja ja muiden toimittajien osoitekirjoja omaan GroupWise-osoitekirjaan tai siitä pois. GroupWise-osoitekirjojen vientiin soveltuu parhaiten .nab-muoto, jota kannattaa käyttää tietojen häviämisen välttämiseksi. Osoitekirjojen tuonti on myös tarkempaa .nab-muodossa. Voit tuoda ja viedä myös omia ryhmiä.

Voit myös jakaa omia osoitekirjoja. Lisätietoja saat kohdasta Osoitekirjan jakaminen toisen käyttäjän kanssa.

47.18.1 Oman GroupWise-osoitekirjan tuominen omaan osoitekirjaan

GroupWise-osoitekirjatiedostot ovat tekstitiedostoja, joissa on tietynlainen muotoilu. GroupWise 18:n .nab-tiedostoissa käytetään UTF-8-merkkikoodausta, eikä niitä voi viedä aiempiin GroupWise-versioihin. GroupWise 18 voi kuitenkin viedä .nab-tiedostot ANSI-muodossa, mikä on yhteensopiva aiempien GroupWise-versioiden kanssa. Aiempien GroupWise-versioiden luomat .nab-tiedostot voidaan tuoda GroupWise 18:aan.

HUOMAUTUS:Et voi tuoda osoitteita GroupWise-osoitekirjaan.

  1. Jos olet vastaanottanut oman GroupWise-osoitekirjan (.nab-tiedoston) liitteenä, napsauta liitettä hiiren kakkospainikkeella, valitse Tallenna nimellä, valitse kansio tai levy tallennusta varten ja valitse sitten Tallenna.

  2. Valitse Osoitekirjan työkalurivin kuvake pääikkunan työkaluriviltä.

  3. Valitse Tiedosto > Tuo.

  4. Valitse osoitekirjan .nab-tiedosto ja valitse sitten Avaa.

  5. Napsauta osoitekirjaa, johon haluat tuoda osoitteita.

    TAI

    Luo uusi oma osoitekirja, johon tuot osoitteet.

    Lisätietoja on kohdassa Oman osoitekirjan luominen.

  6. Valitse OK.

  7. (Valinnainen) Jos haluat keskeyttää tuonnin, paina ESC ja valitse sitten Kyllä.

47.18.2 Yhteystietojen tuominen vCardista

vCardissa voi olla yksi yhteyshenkilö tai useita yhteyshenkilöitä. GroupWise tukee kumpaakin muotoa.

Tietojen tuominen osoitekirjaan vastaanottamastasi vCardista:

  1. Napsauta vCardia hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Tuo.

  2. Valitse osoitekirja, johon tiedot lisätään, ja valitse sitten OK.

47.18.3 Kolmannen osapuolen osoitekirjojen tuominen

Voit tällä hetkellä tuoda yhteystietoja CSV-tiedostosta.

Yhteystietojen tuominen CSV-tiedoston avulla

CSV-tiedoston tuominen:

  1. Valitse Osoitekirjan työkalurivin kuvake pääikkunan työkaluriviltä.

  2. Valitse Tiedosto > Tuo.

  3. Valitse .csv-tiedosto ja valitse sitten Avaa.

  4. Valitse osoitekirja, johon haluat tuoda osoitteita, ja valitse sitten OK.

    tai

    Valitse Uusi, jos haluat luoda uuden oman osoitekirjan, johon osoitteet tuodaan, kirjoita nimi uudelle osoitekirjalle ja valitse sitten OK.

    Lisätietoja on kohdassa Oman osoitekirjan luominen.

    CSV-tietojen GroupWise-kenttien valintaikkuna tulee näyttöön.

    CSV-kenttien sarakkeessa näkyvät the .csv-tiedoston tietokentät. CSV-tietojen sarakkeessa näkyvät .csv-tiedoston tiedot. GroupWise-kenttien sarakkeessa voit valita CSV-kenttien ja GroupWise-kenttien väliset liitännät.

    Oletusarvon mukaan tuontiprosessi tunnistaa kenttien erottimiksi esimerkiksi pilkun (,), puolipisteen (;) ja kaksoispisteen (:). Se tunnistaa myös lainausmerkit (") tekstin erottimiksi. Jos erottimina käytetään joitakin epätavallisia merkkejä, tuontitoiminto ei tunnista niitä.

  5. Jos .csv-tiedostoa ei näytetä oikeassa sarakkeessa:

    1. Valitse Määritykset.

    2. Vaihda kentän erotinmerkki .csv-tiedoston edellytysten mukaiseksi.

    3. Muuta tekstin erotinmerkki .csv-tiedoston edellytysten mukaiseksi.

      Valitun .csv-tiedoston tiedot näytetään uudelleen oikeissa sarakkeissa.

  6. Käy .csv-tiedoston tiedot läpi napsauttamalla vasenta ja oikeaa nuolta.

    Tuontitoiminto yrittää määrittää CSV-kentät GroupWise-kenttiin.

  7. Voit muuttaa automaattista kentän määritystä napsauttamalla muutettavan GroupWise-kentän linkkiä.

    TAI

    Voit valita kentän määrityksen napsauttamalla Valitse napsauttamalla ‑linkkiä.

  8. Valitse näytettävä kenttä.

    TAI

    Napsauta kentän luokkaa ja valitse sitten GroupWise-kenttä, jonka haluat vastaavan .csv-tiedoston kenttää.

  9. Jos et halua tuoda tietoja CSV-kentästä, napsauta GroupWise-kentät-saraketta ja valitse sitten Tyhjennä.

  10. Kun olet lopettanut kenttien määritysten muokkaamisen, tuo CSV-tiedot valittuun osoitekirjaan napsauttamalla OK-painiketta.

VIHJE:Voit myös aloittaa tuonnin vetämällä ja pudottamalla .csv-tiedoston Osoitteet-kansioon.

47.18.4 Osoitteiden vieminen osoitekirjasta

Osoitteiden vieminen osoitekirjasta NAB (GroupWise-osoitekirja) ‑muodossa:

  1. Valitse Osoitekirjan työkalurivin kuvake pääikkunan työkaluriviltä.

  2. Napsauta osoitekirjaa, josta haluat viedä osoitteita.

  3. Valitse vietävät osoitteet.

    Jos haluat viedä koko osoitekirjan, sinun ei tarvitse valita osoitteita erikseen.

  4. Valitse Tiedosto > Vie.

  5. Jos haluat viedä koko osoitekirjan, valitse Koko osoitekirja.

    TAI

    Jos haluat viedä valitsemasi osoitteet, valitse Valitut nimet.

  6. Valitse OK.

  7. Kirjoita vientitiedoston tiedostonimi ja valitse sitten kansio, johon se tallennetaan.

  8. Valitse avattavasta Tallenna nimellä ‑luettelosta tiedostotyyppi, jolla osoitteet tallennetaan.

    Voit tallentaa tiedoston GroupWise-osoitekirjana (.nab), vCard-tiedostona (.vcf) tai CSV-tiedostona (.csv).

    GroupWise-osoitekirjatiedostot ovat tekstitiedostoja, joissa on tietynlainen muotoilu. GroupWise 18:n .nab-tiedostoissa käytetään UTF-8-merkkikoodausta, eikä niitä voi viedä aiempiin GroupWise-versioihin. GroupWise 18 voi kuitenkin viedä .nab-tiedostot ANSI-muodossa, mikä on yhteensopiva aiempien GroupWise-versioiden kanssa.

    Tiedostotyyppejä .nab ja .vcf suositellaan, koska ne osaavat käsitellä monimutkaiset tiedot häviöttä. Jos esimerkiksi viet jakeluluettelon .nab- tai .vcf-tiedostona, jakeluluettelon jäsenet sisällytetään vientitiedostoon. Jos kuitenkin viet jakeluluettelon .csv-tiedostona, vain jakeluluettelon nimi viedään.

  9. Klikkaa Tallenna.

Jos haluat keskeyttää viennin, paina Esc ja valitse sitten Kyllä.