4.2 Gestion de l'agenda
4.2.1 Affichage de l'agenda
Il existe plusieurs moyens différents pour afficher votre agenda GroupWise, d'une vue par jour à une vue par mois. De même, vous pouvez afficher votre agenda et celui d'un de vos mandataires simultanément.
Afin d'identifier plus facilement les éléments non acceptés de votre Boîte aux lettres, ceux-ci apparaissent en italique.
Personnalisation de l'affichage de vos vues d'agenda
L'agenda comporte plusieurs options d'affichage. Lorsque vous rouvrez le dossier Agenda, la vue affichée à la fermeture de l'agenda apparaît.
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Dans la barre de navigation, cliquez sur , puis sur les boutons de la barre d'outils de l'agenda pour choisir différentes vues.
Figure 4-1 Vue hebdomadaire
Figure 4-2 Vue Agenda
Vous pouvez visualiser l'agenda en différents formats, y compris par semaine, mois ou année. Pour afficher une autre vue, cliquez sur un autre bouton de la barre d'outils de l'Agenda.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un jour particulier pour accéder à des options supplémentaires. Vous pouvez, par exemple, afficher chaque jour dans une vue développée via une fenêtre distincte. Vous pouvez également basculer entre Affichage graphique et Affichage texte.
Il n'est pas possible de modifier la police dans la vue Agenda. En revanche, le texte qui figure à l'intérieur du rendez-vous peut être personnalisé (police, style et taille).
Si vous le souhaitez, vous pouvez fermer la liste des dossiers pour afficher davantage de vues dans la fenêtre principale. Cliquez sur > pour ouvrir ou fermer l'écran liste des dossiers.
Basculement de la vue Agenda entre Affichage graphique et Affichage texte
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Avec le bouton droit de la souris, cliquez sur la > cliquez sur pour afficher des lignes dans la zone.
ou
Avec le bouton droit de la souris, cliquez sur la > cliquez sur pour supprimer les lignes existantes.
Cela ne s'applique qu'aux vues d'agenda qui contiennent une liste de rendez-vous.
Sélection d'agendas à afficher
GroupWise permet d'afficher plusieurs agendas dans l'agenda principal. Vous pouvez choisir d'afficher votre agenda GroupWise principal, des agendas personnels et des agendas partagés.
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Dans la liste de dossiers simple de la vue Agenda, cochez les cases correspondant aux agendas que vous souhaitez afficher.
Pour afficher la liste de dossiers simple, cliquez sur la flèche de la liste déroulante des dossiers
(au-dessus de la liste, à droite des options En ligne ou Caching), puis cliquez sur , .
Affichage d'une autre date dans l'agenda
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Si la vue affichée comporte une barre d'outils Agenda, cliquez sur
, puis cliquez sur une date.
ou
Si la barre d'outils Agenda n'apparaît pas, cliquez sur > , spécifiez une date, puis cliquez sur .
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Si la vue affichée comporte une barre d'outils Agenda, cliquez sur
.
ou
Si la barre d'outils Agenda n'apparaît pas, cliquez sur > .
Certaines vues ne permettent pas de passer à une autre date.
Affichage des événements Toute la journée dans l'Agenda
Les événements de type « Toute la journée » sont affichés en haut du panneau Événements Toute la journée de l'Agenda, dans les vues Jour et Semaine.
Pour plus d'informations sur l'affichage de la vue Jour ou Semaine dans l'Agenda, reportez-vous à la section Navigation dans l'agenda.
Figure 4-3 Panneau Événements Toute la journée
Navigation dans l'agenda
Utilisez la barre d'outils de l'Agenda pour naviguer dans votre agenda.
Figure 4-4 Barre d'outils Agenda
Tableau 4-1 Description des boutons de la barre d'outils de l'Agenda
Affichage de deux fuseaux horaires dans l'Agenda
Vous pouvez affiche deux fuseaux horaires différents dans l'Agenda. Vous pouvez également passer rapidement d'un fuseau horaire à l'autre. Cette option est pratique lorsque vous voyagez fréquemment entre plusieurs fuseaux horaires ou lorsque vous devez planifier des rendez-vous sur plusieurs fuseaux horaires.
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Cliquez avec le bouton droit dans votre Agenda, puis sélectionnez .
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Sélectionnez .
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Saisissez une étiquette pour le fuseau horaire supplémentaire, par exemple Londres.
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Sélectionnez le fuseau horaire dans la liste déroulante .
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Saisissez une étiquette pour le fuseau horaire de votre poste de travail.
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Sélectionnez le fuseau horaire dans lequel se trouve votre poste de travail dans la liste déroulante des fuseaux horaires.
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Cliquez sur
Pour passer d'un fuseau horaire à l'autre, cliquez sur dans la fenêtre Fuseau horaire supplémentaire. Cliquez sur pour modifier également le fuseau horaire de votre machine.
Utilisation des différences d'heure et de date
Vous pouvez configurer l'Agenda pour afficher la différence entre deux fuseaux horaires et calculer les dates de début et de fin basées sur un nombre spécifié de jours.
La fonction de différence de fuseau horaire permet d'afficher le fuseau horaire correspondant à un paramètre régional en fonction d'un autre fuseau horaire. Si, par exemple, vous vous trouvez à New York, vous pouvez utiliser cette fonction pour afficher l'heure de Londres.
Vous pouvez déterminer une date de début ou de fin en fonction d'une date et d'un nombre de jours donnés. Vous pouvez, par exemple, disposer d'un délai de 90 jours après une opération précise. L'option Nombre de jours entre les dates permet de calculer la date de fin de ce délai.
Calcul d'une date de début ou de fin
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Cliquez sur > .
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Pour calculer une date de début lorsque vous connaissez la date de fin, utilisez les flèches de défilement de façon à avancer ou à reculer d'un mois ou d'une année à la fois dans la zone de groupe , puis cliquez sur une date.
ou
Pour déterminer une date de fin lorsque vous connaissez la date de début, utilisez les flèches de défilement pour avancer ou reculer d'un mois ou d'une année à la fois dans la zone de groupe , puis cliquez sur une date.
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Saisissez un nombre dans la zone de saisie .
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Cliquez sur , puis reportez-vous à la date de début calculée dans la zone de saisie et l'agenda.
ou
Cliquez sur , puis reportez-vous à la date de fin calculée dans la zone de saisie et l'agenda.
Présentation des icônes d'éléments de l'Agenda
Les icônes affichées dans votre agenda fournissent des informations supplémentaires sur les éléments. Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 1.10, Identification des icônes qui apparaissent en regard des éléments.
Présentation de l'ombrage de l'Agenda
Les rendez-vous de votre agenda apparaissent avec des ombres différentes selon leur mode d'affichage :
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: le rendez-vous s'affiche en gris.
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: le rendez-vous s'affiche en blanc.
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: le rendez-vous s'affiche en gris foncé.
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: le rendez-vous s'affiche en gris avec des bandes blanches et grises sur le côté.
Pour modifier l'état d'un rendez-vous :
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Cliquez sur > , puis sélectionnez , , ou .
Affichage des dossiers sous forme d'agendas
Cette méthode d'affichage de votre agenda est utile si vous stockez tous vos rendez-vous ou d'autres éléments concernant un projet ou un client spécifique dans un dossier et que vous souhaitiez afficher l'agenda relatif à ce projet uniquement.
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Cliquez sur le dossier d'un projet dans la liste des dossiers.
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Cliquez sur > > pour afficher tous les éléments planifiés et acceptés qui ont été enregistrés dans ce dossier.
Ouverture d'une nouvelle vue d'agenda
Vous pouvez ouvrir une nouvelle vue d'agenda dans une fenêtre distincte en dehors de votre dossier Agenda.
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Cliquez sur > , puis cliquez sur une vue d'agenda.
Vous pouvez visualiser l'agenda par jour, par semaine, par semaine et mois, par mois et par année.
D'autres vues sont également disponibles, notamment : Agenda de bureau, Bloc-notes, Projets du jour, Planificateur quotidien et Planificateur de projets. Ces vues, qui s'ouvrent dans une fenêtre distincte, offrent de nouvelles possibilités d'affichage de votre agenda. Les options telles que Agenda de bureau fournissent une vue créative de vos tâches et rendez-vous, tout en procurant la flexibilité adéquate pour ajouter de nouveaux éléments si nécessaire.
4.2.2 Lecture d'une entrée de l'Agenda
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Dans la liste des dossiers, cliquez sur .
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Double-cliquez sur l'élément que vous souhaitez lire.
Dans toutes les vues (sauf Année), vous pouvez positionner le pointeur de la souris sur la plupart des éléments et obtenir des informations complémentaires telles que l'objet, l'heure, le lieu et le destinataire.
4.2.3 Création d'un Agenda personnel
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Cliquez sur > > .
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Saisissez le nom du nouvel agenda.
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(Facultatif) Cliquez sur . Pour sélectionner la couleur de l'agenda, cliquez sur la case colorée. Cliquez sur .
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Pour choisir l'ordre d'affichage de vos agendas, sélectionnez chaque agenda, puis cliquez sur ou .
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Cliquez sur .
4.2.4 Personnalisation d'un nouvel agenda
Plusieurs options sont à votre disposition pour personnaliser la vue Agenda. Par exemple, vous pouvez faciliter l'affichage de vos journées de travail en spécifiant le premier jour de la semaine et en mettant les week-ends en surbrillance.
Personnalisation des vues pour un nouvel agenda
Il est possible de sélectionner différentes vues d'agenda GroupWise pour les adapter à vos besoins. Par exemple, vous pouvez choisir de supprimer les agendas mensuels de la vue hebdomadaire ou d'afficher les agendas avec les pages qui ressemblent à un planificateur.
Les sections suivantes donnent des exemples de méthodes utilisables pour personnaliser l'affichage de votre agenda. Ces sections ne fournissent pas d'informations concernant toutes les vues possibles, mais elles montrent comment réaliser des modifications courantes.
Changement d'une vue de l'agenda
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Cliquez sur dans la barre de navigation.
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Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la vue à modifier, puis cliquez sur .
La boîte de dialogue Propriétés de la vue Agenda s'affiche.
La boîte de dialogue Propriétés de la vue Agenda permet de modifier la vue utilisée pour afficher vos agendas Jour, Semaine, Mois, Année et Multi-utilisateurs.
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Sélectionnez le nom de la vue à modifier, puis cliquez sur .
La boîte de dialogue Vue d'édition s'affiche.
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Cliquez sur la flèche déroulante pour ouvrir la liste déroulante .
La liste déroulante contient un ensemble de vues disponibles.
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Sélectionnez la vue que vous voulez utiliser, puis cliquez sur pour fermer la boîte de dialogue Vue d'édition.
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Cliquez sur pour fermer la boîte de dialogue Propriétés de la vue Agenda.
Suppression de l'agenda Mois de la vue Semaine
Il se peut que vous souhaitiez supprimer l'agenda mensuel de la vue Semaine pour accorder davantage d'espace à l'affichage de vos rendez-vous hebdomadaires.
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Cliquez sur dans la barre de navigation.
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Cliquez avec le bouton droit de la souris sur , puis cliquez sur .
La boîte de dialogue Propriétés de la vue Agenda s'affiche.
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Sélectionnez , puis cliquez sur .
La boîte de dialogue Vue d'édition s'affiche.
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Cliquez sur la flèche déroulante pour ouvrir la liste déroulante .
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Sélectionnez , et non , puis cliquez sur pour fermer la boîte de dialogue Vue d'édition.
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Cliquez sur pour fermer la boîte de dialogue Propriétés de la vue Agenda.
À présent, lorsque vous affichez l'agenda hebdomadaire, l'agenda mensuel ne s'affiche pas.
Ajout d'agendas mensuels à la vue Mois
Par défaut, la vue Mois affiche les rendez-vous du mois en cours. Pour afficher les agendas mensuels du mois précédent et des quelques mois suivants, remplacez la vue Mois de par .
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Cliquez sur dans la barre de navigation.
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Cliquez avec le bouton droit de la souris sur , puis cliquez sur .
La boîte de dialogue Propriétés de la vue Agenda s'affiche.
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Sélectionnez , puis cliquez sur .
La boîte de dialogue Vue d'édition s'affiche.
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Cliquez sur la flèche déroulante pour ouvrir la liste déroulante .
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Sélectionnez , puis cliquez sur pour fermer la boîte de dialogue Vue d'édition.
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Cliquez sur pour fermer la boîte de dialogue Propriétés de la vue Agenda.
À présent, lorsque vous affichez l'agenda mensuel, il s'affiche autant d'agendas mensuels sous l'agenda de rendez-vous du mois en cours que votre fenêtre GroupWise peut en afficher.
Ajout de la navigation étendue à l'agenda
Par défaut, l'Agenda s'ouvre avec la fonction Navigation simple sélectionnée. La Navigation simple permet d'avancer ou de reculer d'un jour, d'une semaine, d'un mois ou d'un an, selon la vue de l'agenda sélectionnée, en cliquant sur le bouton avant ou arrière.
Figure 4-5 Boutons avant et arrière de la Navigation simple
La fonction Navigation étendue offre des fonctionnalités supplémentaires permettant d'avancer ou de reculer d'un, de sept, de 31 ou de 365 jours.
Figure 4-6 Boutons avant et arrière de la Navigation étendue
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Cliquez sur dans la barre de navigation.
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Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une vue, puis cliquez sur .
La boîte de dialogue Propriétés de la vue Agenda s'affiche.
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Sélectionnez .
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Cliquez sur pour fermer la boîte de dialogue Propriétés de la vue Agenda.
À présent, lorsque vous affichez l'agenda mensuel, il s'affiche autant d'agendas mensuels sous l'agenda de rendez-vous du mois en cours que votre fenêtre GroupWise peut en afficher.
Enregistrement d'une vue de l'agenda
Vous pouvez enregistrer une vue personnalisée de l'agenda.
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Cliquez sur dans la barre de navigation.
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Personnalisez vos vues d'agenda.
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Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une vue, puis cliquez sur .
La boîte de dialogue Propriétés de la vue Agenda s'affiche.
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Sélectionnez la vue à enregistrer, puis cliquez sur .
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Saisissez le nom de votre vue personnalisée, sélectionnez un type de vue, puis cliquez sur .
La nouvelle vue est ajoutée à la liste des vues.
Définition de vos heures de travail
Vos heures de travail indiquent aux autres utilisateurs vos plages disponibles et ont une incidence sur l'affichage des agendas. Par défaut, GroupWise suppose une journée de travail de 8 heures à 17 heures, du lundi au vendredi. Si votre journée de travail est différente, vous pouvez la définir en conséquence.
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Cliquez sur
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Double-cliquez sur , puis cliquez sur l'onglet .
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(Facultatif) Si vous êtes toujours disponibles pour des rendez-vous, cliquez sur et ignorez les étapes restantes.
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Dans le champ , indiquez l'heure à laquelle vous voulez faire démarrer votre journée.
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Dans le champ , indiquez l'heure à laquelle vous voulez que votre journée se termine.
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Sélectionnez les jours pendant lesquels vous travaillez et ne sélectionnez pas les jours de repos.
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Vérifiez que le bon fuseau horaire est affiché.
Si le fuseau horaire est incorrect, cliquez avec le bouton droit sur l'horloge dans la zone de notification Windows, sélectionnez , cliquez sur l'onglet , puis sélectionnez le bon fuseau horaire.
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Cliquez sur .
Modification du premier jour de la semaine dans votre agenda
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Cliquez sur > .
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Double-cliquez sur , puis cliquez sur l'onglet .
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Sélectionnez un jour dans la zone de groupe , puis cliquez sur .
Mise en surbrillance des week-ends
Vous pouvez mettre les week-ends en surbrillance pour les différencier plus facilement des jours de travail dans votre agenda.
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Cliquez sur
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Double-cliquez sur , puis cliquez sur l'onglet .
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Cochez la case , puis cliquez sur .
Affichage des numéros de semaine
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Cliquez sur
-
Double-cliquez sur , puis cliquez sur l'onglet .
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Cochez la case , puis cliquez sur .
Pour s'inclure dans de nouveaux rendez-vous
Par défaut, GroupWise inclut automatiquement votre nom dans la liste lorsque vous créez un nouveau rendez-vous. Vous pouvez désactiver cette fonction afin de ne pas être automatiquement inclus, ou bien l'activer si elle a été désactivée.
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Cliquez sur
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Double-cliquez sur , puis cliquez sur l'onglet .
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Cochez la case , puis cliquez sur .
Définition de l'affichage de la durée des rendez-vous
Lorsque vous configurez comment afficher la durée des nouveaux rendez-vous, vous pouvez sélectionner si cette durée doit s'afficher selon la durée ou selon la date et l'heure de fin. Vous pouvez également définir la durée par défaut des rendez-vous.
Affichage du temps des rendez-vous selon la durée ou selon la date et l'heure de fin
Par défaut, GroupWise affiche le temps d'un rendez-vous par durée. Cela signifie que lorsque vous créez un rendez-vous, un champ s'affiche, dans lequel vous pouvez saisir une durée (par exemple, 30 minutes ou 2 heures) pour indiquer la durée du rendez-vous.
Si vous préférez, vous pouvez spécifier la date et l'heure de fin de chaque rendez-vous. Si vous utilisez cette option, GroupWise affiche deux champs lorsque vous créez un nouveau rendez-vous : un pour la date de fin et un autre pour l'heure de fin.
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Cliquez sur .
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Double-cliquez sur , puis cliquez sur l'onglet .
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Sous , sélectionnez ou , puis cliquez sur .
Définition de la durée par défaut des rendez-vous
Par défaut, un nouveau rendez-vous dure une heure, mais vous pouvez en régler la durée lorsque vous le créez. Par exemple, si la plupart des rendez-vous que vous créez durent en général 30 minutes, vous pouvez définir la valeur par défaut à 30 minutes.
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Cliquez sur .
-
Double-cliquez sur , puis cliquez sur l'onglet .
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Spécifiez le nombre d'heures et de minutes dans le champ , puis cliquez sur .
Modification de la couleur d'un agenda
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Dans la liste des dossiers, cliquez sur la case colorée de l'agenda.
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Sélectionnez une couleur.
Modification de l'arrière-plan des zones de l'agenda
Vous pouvez modifier l'aspect de l'arrière-plan des événements de la journée, des rendez-vous, des notes et des tâches.
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Cliquez sur .
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Double-cliquez sur , puis cliquez sur l'onglet .
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Sous , sélectionnez si vous souhaitez afficher une couleur d'arrière-plan pour les événements , les , les et les .
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Si vous choisissez d'afficher une couleur d'arrière-plan pour l'un des éléments de l'agenda, sélectionnez-la.
Pour utiliser les couleurs d'arrière-plan par défaut de GroupWise 6.0, cliquez sur . Pour utiliser les couleurs d'arrière-plan par défaut de GroupWise 6.5, cliquez sur . Les couleurs d'arrière-plan par défaut de GroupWise 6.5 et de GroupWise 7 sont les mêmes.
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Indiquez si vous souhaitez afficher des lignes de séparation pour les notes et les tâches.
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Cliquez sur , puis sur .
4.2.5 Envoi d'un agenda
Lorsque vous envoyez un agenda, il est envoyé en tant que agenda Internet joint à un message électronique. Les pièces jointes aux agendas Internet portent l'extension de fichier .ics.
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Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'agenda à exporter, puis cliquez sur .
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Sélectionnez la période.
Sélectionnez pour envoyer tout votre agenda.
ou
Sélectionnez pour envoyer une partie de votre agenda. Si vous sélectionnez , vous devez spécifier une plage de jours à envoyer.
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Sélectionnez le niveau de détail :
Période d'activité uniquement : envoie uniquement les informations de disponibilité de l'agenda et aucune information concernant les éléments de l'agenda.
Période d'activité et Objet : envoie les informations de disponibilité ainsi que l'objet du rendez-vous.
Détails complets : envoie les informations de disponibilité ainsi que toutes les informations associées aux éléments de votre calendrier.
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Sélectionnez pour inclure les éléments privés.
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Sélectionnez pour inclure les pièces jointes.
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Cliquez sur .
Un nouveau message électronique est généré avec une pièce jointe .ics.
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Sélectionnez à qui vous voulez envoyer le message, puis cliquez sur .
4.2.6 Exportation d'un agenda
Lorsque vous exportez un agenda, il est exporté en tant qu'agenda Internet. Les pièces jointes aux agendas Internet portent l'extension de fichier .ics.
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Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'agenda à exporter, puis cliquez sur .
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Saisissez le nom de fichier de l'élément dans le champ .
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Pour enregistrer l'élément dans autre un répertoire que celui qui est affiché, recherchez et sélectionnez un nouveau répertoire.
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Cliquez sur .
4.2.7 Importation d'un agenda
Vous pouvez importer un agenda enregistré dans un fichier .ics. Pour plus d'informations sur l'enregistrement d'un agenda dans un fichier, reportez-vous à la Section 4.2.6, Exportation d'un agenda.
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Cliquez avec le bouton droit sur l'onglet ou sur l'agenda principal, puis sélectionnez .
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Indiquez le nom de fichier de l'agenda que vous voulez importer avec son chemin ou cliquez sur et recherchez le fichier.
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(Conditionnel) Si vous souhaitez renommer l'agenda, indiquez un nouveau nom ; sinon, conservez le nom existant qui figure dans le champ .
Si le nom spécifié pour le nouvel agenda est le même que celui d'un agenda existant, le nouvel agenda est ajouté dans l'agenda existant.
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Si le système propose un champ de description pour l'agenda importé, saisissez la description et indiquez si elle doit remplacer le contenu existant ou le compléter.
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Cliquez sur .