18.3 Utilisation de mentions lors de l'envoi d'éléments

La fonction Mentions vous permet d'utiliser l'option d'achèvement de noms du carnet d'adresses dans le corps du message des éléments à envoyer pour ajouter rapidement des destinataires au champ À et attirer leur attention directement dans le texte du message à l'aide du nom mis en évidence sous forme de lien inséré dans le message.

Pour insérer un nom de contact dans le corps du message d'un élément à envoyer, commencez simplement à taper le symbole @ suivi d'un nom de carnet d'adresses. Cela lance l'opération d'achèvement de noms, qui vous permet de sélectionner le destinataire dans une liste de carnet d'adresses filtrée.

REMARQUE :pour que les mentions fonctionnent avec la fonction d'achèvement de noms, les noms que vous saisissez doivent se trouver dans le carnet d'adresses système ou dans un carnet d'adresses personnel dont la fonction d'achèvement de noms est activée dans ses propriétés.

Dans l'exemple ci-dessous, le rédacteur du message a ajouté « Utilisateur LDAP » dans le champ À et s'est adressé à lui avec la formule « Monsieur » dans le corps du message. Lors de la saisie de la première phrase, le rédacteur du message a tapé « @test » et a pu sélectionner l'utilisateur TestFirst TestLast dans la liste contextuelle du carnet d'adresses pour l'achèvement de noms. Cette dernière opération a à la fois inséré le nom du destinataire sous forme de lien dans le corps du message et ajouté cet utilisateur dans le champ À du message.

REMARQUE :bien qu'il n'y ait dans les éléments personnels aucun champ de destinataire auquel ajouter des destinataires, vous pouvez toujours utiliser des mentions dans les éléments personnels à envoyer. Les mentions dans les éléments personnels peuvent activer certaines fonctions d'accès rapide lors de l'ouverture ultérieure de ces éléments, telles que la copie d'une adresse électronique ou la recherche d'un numéro de téléphone à partir d'une mention lorsque vous passez la souris dessus.

18.3.1 Présentation des options et du comportement des mentions

L'utilisation de mentions active plusieurs options connexes en plus du fait d'attirer l'attention des destinataires mentionnés. Reportez-vous aux descriptions ci-dessous pour comprendre le fonctionnement des mentions dans GroupWise et les options associées dont vous disposez lorsque vous utilisez ces mentions.

Comportement des mentions

Ces descriptions sont généralement spécifiques au comportement de la fonction Mentions lorsque vous l'utilisez, par opposition aux opérations que vous pouvez effectuer lorsque vous utilisez des mentions, lesquelles sont décrites à la section Options des mentions.

  • Types d'éléments applicables : vous pouvez utiliser des mentions dans n'importe quel élément doté de l'option Envoyer, y compris dans les éléments personnels. Par exemple :

    • Messagerie

    • Rendez-vous

    • Tâche

    • Pense-bête

    • Rappel

  • Paramètres par défaut : la fonction Mentions est activée par défaut dans le système. Si la valeur par défaut du système n'est pas modifiée par l'administrateur GroupWise, vous pouvez désactiver la fonction dans le client GroupWise en accédant à Outils > Options > Environnement > Général.

    Si l'administrateur modifie la valeur par défaut du système, la fonction Mentions prend l'un des états suivants :

    • Activé/Verrouillé : vous pouvez utiliser des mentions dans le client, mais vous ne pouvez pas les désactiver.

    • Désactivé/Verrouillé : vous ne pouvez pas utiliser de mentions ni les activer.

    • Désactivé/Déverrouillé : pour utiliser les mentions, vous devez cocher la case Activer les mentions dans les paramètres Environnement > Général.

    REMARQUE :la valeur par défaut du système est Activé/Déverrouillé.

  • Mentions et achèvement de noms : pour que la fonction d'achèvement de noms fonctionne avec les mentions, les noms que vous saisissez doivent se trouver dans le carnet d'adresses système ou dans un carnet d'adresses personnel dont la fonction d'achèvement de noms est activée dans ses propriétés.

    Vous pouvez savoir quels les carnets d'adresses personnels pour lesquels la fonction d'achèvement de noms est activée en cliquant sur Carnets d'adresses dans la barre d'outils et en accédant à Fichier > Carnets d'adresses avec fonction d'achèvement de noms.

  • Comportement des champs CC et CM : comme indiqué ci-dessus, lorsque vous ajoutez une mention dans le corps du message, le destinataire est automatiquement ajouté dans le champ À, s'il n'y figure pas déjà (ne s'applique pas aux éléments personnels). Toutefois, si le destinataire « mentionné » figure déjà dans le champ CC ou CM, l'ajout d'une mention pour ces destinataires les déplace dans le champ À.

  • Mentions dans les listes d'éléments : étant donné que l'un des objectifs de l'utilisation des mentions est d'interpeler le destinataire mentionné ou d'attirer son attention, les éléments de votre liste de boîtes aux lettres dans lesquels vous êtes mentionné sont suivis du symbole @. Pour plus d'informations sur le filtrage de ces éléments marqués, reportez-vous à la section Options des mentions.

    REMARQUE :les messages électroniques reçus de systèmes de messagerie externes qui incluent des mentions, notamment Gmail et Outlook, sont également marqués.

Options des mentions

Les descriptions ci-dessous sont généralement spécifiques aux opérations que vous pouvez effectuer en rapport avec la fonction Mentions, par opposition à un comportement qui peut être passif de votre part. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Comportement des mentions.

  • Vignette d'adresse : lorsque vous passez la souris sur un texte comportant une mention dans un élément GroupWise, la vignette d'informations du destinataire (personne, groupe, ressource, etc.) affiche des renseignements d'identification du carnet d'adresses pour cet objet. Par exemple : adresse électronique, numéro de téléphone, titre, service, etc.

  • Menu contextuel : lorsque vous cliquez avec le bouton droit sur le texte mentionné dans un élément GroupWise, un menu contextuel propose les options suivantes :

    • Ajouter aux contacts fréquents

    • Détails (ouvre les propriétés du carnet d'adresses)

    • Couper

    • Copier

    • Copier le message électronique

    • Supprimer

  • Options de suppression : il existe plusieurs façons de supprimer des mentions dans les éléments qui sont à l'état Composition, afin d'inclure de nouveaux éléments et des réponses aux éléments reçus. Ces options sont les suivantes :

    • Appuyez sur la touche Retour arrière sur le texte.

    • Passez la souris sur le texte et cliquez sur le x.

    • Cliquez avec le bouton droit sur la mention et sélectionnez Supprimer.

    • Sélectionnez la mention et appuyez sur Supprimer.

    REMARQUE :si un destinataire est ajouté dans le champ À à la suite de l'ajout d'une mention, la suppression de cette mention retire également le destinataire de ce champ. Toutefois, si un destinataire avait déjà été ajouté dans le champ À avant de créer la mention, la suppression de cette dernière ne retire pas le destinataire de ce champ.

  • Filtrage de vos mentions : pour afficher tous les éléments de votre boîte aux lettres dans lesquels vous êtes mentionné, vous pouvez filtrer ces éléments marqués en sélectionnant l'option Me mentionne dans le menu déroulant de filtrage.

  • Création de règles pour les mentions : vous pouvez utiliser la définition Mentionné pour créer des règles de gestion des éléments qui incluent des mentions. Par exemple, si vous avez un dossier personnel dans lequel vous souhaitez acheminer automatiquement tous les éléments où vous êtes mentionné, vous pouvez créer une règle à cet effet. Pour obtenir des informations de base sur la création de règles, reportez-vous à la section Création d'une règle de base.