2.4 Utilisation du carnet d'adresses

Le carnet d'adresses stocke des informations sur les utilisateurs, les ressources et les organisations. Vous pouvez utiliser le Carnet d'adresses pour rechercher des informations ou pour ajouter des adresses électroniques à un élément que vous composez.

Le Carnet d'adresses se compose du carnet d'adresses du système GroupWise, d'un ou plusieurs carnets d'adresses personnels, du carnet d'adresses Contacts fréquents et, éventuellement, de carnets d'adresses partagés et de carnets d'adresses LDAP.

Cette section contient les rubriques suivantes :

2.4.1 Recherche d'entrées dans le carnet d'adresses

  1. Dans la fenêtre principale GroupWise WebAccess, cliquez sur Carnet d'adresses pour ouvrir le Carnet d'adresses.

    Par défaut, le carnet d'adresses ouvre les carnets d'adresses GroupWise.

  2. Dans la liste des carnets d'adresses, sélectionnez le carnet d'adresses dans lequel vous souhaitez effectuer des recherches.

    Pour GroupWise, vous pouvez choisir le carnet d'adresses GroupWise, le carnet d'adresses Contacts fréquents ou un carnet d'adresses personnel.

  3. Sélectionnez le nombre d'entrées que vous souhaitez afficher en même temps. Par défaut, 15 entrées s'affichent.

  4. Pour répertorier les premières entrées (15, par défaut) du carnet d'adresses sélectionné, laissez les zones de critères de recherche vides.

    ou

    Pour rechercher une entrée spécifique, cliquez sur l'icône en forme de boîte dotée d'un signe plus pour afficher d'autres zones de critères de recherche et sur l'icône en forme de cercles qui se chevauchent pour masquer toutes les zones de critères de recherche. Ces zones permettent de définir les champs du carnet d'adresses et les informations à rechercher.

    GroupWise WebAccess prend en charge les caractères joker * (astérisque) et ? (point d'interrogation). Lorsque vous effectuez une recherche sur un champ, vous pouvez utiliser * pour représenter plusieurs caractères, et ? pour représenter un caractère. Si vous définissez le critère « Le nom contient s?n », la recherche renvoie toutes les entrées pour lesquelles le nom contient un S et un N séparés par un autre caractère (Sanders, Johannson, Larsen, etc.).

    Vue Carnet d'adresses principal

  5. Cliquez sur Rechercher dans le carnet d'adresses (ou sur Rechercher) pour afficher la liste des entrées qui correspondent à vos critères de recherche.

    Si vous décidez d'envoyer un élément à un utilisateur que vous avez trouvé, vous pouvez sélectionner un utilisateur, cliquer sur Dest., CC ou CM pour ajouter son nom dans la liste des destinataires, puis sur Message pour ouvrir un nouvel élément.

    NOTE:Le fait de double-cliquer sur un utilisateur l'ajoute à la liste des destinataires.

2.4.2 Envoi d'un élément

  1. Ouvrez un nouvel élément.

  2. Cliquez sur Carnet d'adresses pour ouvrir le Carnet d'adresses.

    Par défaut, le carnet d'adresses ouvre les carnets d'adresses GroupWise.

  3. Dans la liste des carnets d'adresses, sélectionnez le carnet d'adresses dans lequel vous souhaitez effectuer des recherches.

    Pour GroupWise, vous pouvez choisir le carnet d'adresses GroupWise, le carnet d'adresses Contacts fréquents ou un carnet d'adresses personnel.

  4. Sélectionnez le nombre d'entrées que vous souhaitez afficher en même temps. Par défaut, 15 entrées s'affichent.

  5. Pour répertorier les premières entrées (15, par défaut) du carnet d'adresses sélectionné, laissez les zones de critères de recherche vides.

    ou

    Pour rechercher une entrée spécifique, utilisez les zones de critères afin de définir les informations et les champs du carnet d'adresses sur lesquels devra porter la recherche.

    GroupWise WebAccess prend en charge les caractères joker * (astérisque) et ? (point d'interrogation). Lorsque vous effectuez une recherche sur un champ, vous pouvez utiliser * pour représenter plusieurs caractères et ? pour représenter un caractère. Par exemple, si vous définissez le critère « Prénom commençant par jo* », la recherche renvoie toutes les entrées pour lesquelles le prénom commence par JO (Joël, José, Josiane, etc.). Si vous définissez le critère « Le nom contient s?n », la recherche renvoie toutes les entrées pour lesquelles le nom contient un S et un N séparés par un autre caractère (Sanders, Johannson, Larsen, etc.).

  6. Cliquez sur Rechercher pour afficher la liste des entrées correspondant à vos critères de recherche.

  7. Sélectionnez l'entrée que vous souhaitez ajouter à la liste des destinataires de l'élément, puis cliquez sur Dest., CC ou CM pour indiquer le type de destinataire.

    NOTE:Vous pouvez double-cliquer sur le nom d'un utilisateur pour l'ajouter à la liste des destinataires.

  8. Lorsque vous avez terminé de sélectionner les destinataires de l'élément, cliquez sur OK pour les ajouter à l'élément.

2.4.3 Gestion d'un carnet d'adresses personnel

Vous pouvez disposer de plusieurs carnets d'adresses personnels. Par défaut, GroupWise WebAccess fournit un carnet d'adresses personnel prédéfini ayant pour titre votre nom. Vous pouvez utiliser votre carnet d'adresses personnel pour ajouter des adresses électroniques et des informations pour les utilisateurs, ressources ou organisations qui ne sont pas définis dans le carnet d'adresses système. Ces adresses peuvent concerner des personnes situées à l'intérieur ou à l'extérieur de votre organisation.

Création d'un carnet d'adresses personnel

  1. Dans la fenêtre principale GroupWise WebAccess, cliquez sur Carnet d'adresses pour ouvrir le Carnet d'adresses.

  2. Cliquez sur Options du carnet d'adresses.

    Boîte de dialogue Options du carnet d'adresses

  3. Cliquez sur Créer pour afficher le formulaire Créer un carnet d'adresses.

  4. Dans le champ Nom du carnet d'adresses, saisissez le nom que vous voulez utiliser pour le carnet d'adresses personnel.

  5. Si vous le souhaitez, saisissez une description dans le champ correspondant.

    Cette description est uniquement pour vous. Elle apparaît uniquement dans le formulaire Options du carnet d'adresses.

  6. Cliquez sur OK pour ajouter le nouveau carnet d'adresses à la liste des carnets d'adresses personnels.

  7. Cliquez sur Fermer pour revenir au Carnet d'adresses.

Ajout d'entrées à un carnet d'adresses personnel

  1. Dans la fenêtre principale GroupWise WebAccess, cliquez sur Carnet d'adresses pour ouvrir le Carnet d'adresses.

  2. Dans le Carnet d'adresses, cliquez sur Ajouter l'entrée pour afficher le formulaire Ajouter une entrée de carnet d'adresses.

    Boîte de dialogue Ajouter une entrée de carnet d'adresses

  3. Si vous voulez ajouter une ressource ou une organisation, et non une personne, cliquez sur Ressource ou sur Organisation, selon le cas.

  4. Sélectionnez le carnet d'adresses personnel dans lequel vous souhaitez ajouter l'entrée.

  5. Complétez au moins l'un des champs marqués d'un astérisque. Cela est requis pour que l'entrée soit répertoriée dans le carnet d'adresses.

    Si vous souhaitez envoyer des messages à l'entrée, assurez-vous de remplir le champ Adresse électronique.

  6. Complétez les autres champs si vous le souhaitez. Toutes les informations ajoutées s'affichent lorsque vous sélectionnez l'entrée dans le carnet d'adresses.

  7. Cliquez sur OK pour enregistrer l'entrée dans le carnet d'adresses sélectionné.

2.4.4 Acceptation d'un carnet d'adresses partagé

Dans le client Windows GroupWise, les utilisateurs peuvent partager des carnets d'adresses avec d'autres utilisateurs. Dans GroupWise WebAccess, vous ne pouvez pas partager un carnet d'adresses avec d'autres utilisateurs, mais vous pouvez recevoir des carnets d'adresses partagés. Une fois que vous avez accepté un carnet d'adresses partagé, celui-ci s'affiche dans votre liste de carnets d'adresses avec votre carnet d'adresses système, votre carnet d'adresses personnel et le carnet d'adresses Contacts fréquents.

  1. Cliquez sur l'icône Boîte aux lettres dans la liste des dossiers.

  2. Cliquez sur la notification de carnet d'adresses partagé pour l'ouvrir ou cliquez dessus avec le bouton droit de la souris > cliquez sur Ouvrir.

  3. Cliquez sur Accepter le carnet d'adresses pour ajouter le carnet d'adresses à la liste des carnets d'adresses.

Vous pouvez désormais utiliser le carnet d'adresses partagé pour envoyer des éléments ou rechercher des informations sur les utilisateurs, tout comme vous le faites avec d'autres carnets d'adresses.

2.4.5 Création d'un groupe personnel

  1. Dans la fenêtre principale GroupWise WebAccess, cliquez sur Carnet d'adresses pour ouvrir le Carnet d'adresses.

    Par défaut, le carnet d'adresses ouvre les carnets d'adresses GroupWise.

  2. Dans la liste Carnets d'adresses, sélectionnez le carnet d'adresses qui contient les entrées que vous souhaitez ajouter au groupe.

    Pour GroupWise, vous pouvez choisir le carnet d'adresses GroupWise, le carnet d'adresses Contacts fréquents ou un carnet d'adresses personnel.

  3. Sélectionnez le nombre d'entrées que vous souhaitez afficher en même temps. Par défaut, 15 entrées s'affichent.

  4. Pour répertorier les premières entrées (15, par défaut) du carnet d'adresses sélectionné, laissez les zones de critères de recherche vides.

    ou

    Pour rechercher une entrée spécifique, cliquez sur l'icône en forme de boîte dotée d'un signe plus pour afficher d'autres zones de critères de recherche et sur l'icône en forme de cercles qui se chevauchent pour masquer toutes les zones de critères de recherche. Ces zones permettent de définir les champs du carnet d'adresses et les informations à rechercher.

    GroupWise WebAccess prend en charge les caractères joker * (astérisque) et ? (point d'interrogation). Lorsque vous effectuez une recherche sur un champ, vous pouvez utiliser * pour représenter plusieurs caractères, et ? pour représenter un caractère. Par exemple, si vous définissez le critère « Prénom commençant par jo* », la recherche renvoie toutes les entrées pour lesquelles le prénom commence par JO (Joël, José, Josiane, etc.). Si vous définissez le critère « Le nom contient s?n », la recherche renvoie toutes les entrées pour lesquelles le nom contient un S et un N séparés par un autre caractère (Sanders, Johannson, Larsen, etc.).

  5. Cliquez sur Rechercher pour afficher la liste des entrées correspondant à vos critères de recherche.

  6. Sélectionnez l'entrée que vous souhaitez ajouter au groupe, puis cliquez sur Dest., CC ou CM pour indiquer le type de destinataire. Vous pouvez également double-cliquer sur l'icône d'un utilisateur pour l'ajouter à la liste des destinataires.

    Si vous utilisez le carnet d'adresses HTML, vous pouvez ajouter plusieurs destinataires simultanément en cochant les cases correspondantes.

  7. Une fois que vous avez sélectionné les entrées à ajouter au groupe, cliquez sur Enregistrer le groupe pour afficher la boîte de dialogue correspondante.

    Boîte de dialogue Enregistrer le groupe

  8. Dans la liste Carnets d'adresses personnels, sélectionnez le carnet d'adresses personnel dans lequel vous souhaitez enregistrer le groupe.

  9. Saisissez un nom et une description (facultatif) pour le groupe, puis cliquez sur Enregistrer.

    Le groupe est ajouté au carnet d'adresses personnel. Lorsque vous indiquez une adresse dans un élément, vous pouvez saisir le nom du groupe dans le champ Dest., CC ou CM ou bien utiliser le Carnet d'adresses pour l'inclure. L'élément est envoyé à chaque membre du groupe.

2.4.6 Modification d'un groupe personnel

  1. Dans la fenêtre principale de GroupWise WebAccess, cliquez sur l'icône Carnet d'adresses pour ouvrir le carnet d'adresses.

  2. Dans la liste des carnets d'adresses, sélectionnez le groupe que vous voulez modifier. Si vous travaillez dans la vue Java, passez à l'étape 4.

  3. Ouvrez le groupe.

  4. Cliquez sur Modifier le groupe. Si vous travaillez dans la vue Java, cliquez sur Modifier.

  5. Ajoutez ou supprimez des entrées du groupe.

  6. Une fois que vous avez sélectionné les entrées à ajouter au groupe, cliquez sur Enregistrer le groupe pour afficher la boîte de dialogue correspondante.

  7. Dans la liste Carnets d'adresses personnels, sélectionnez le carnet d'adresses personnel dans lequel vous souhaitez enregistrer le groupe.

  8. Saisissez un nom et une description (facultatif) pour le groupe, puis cliquez sur Enregistrer.

    Le groupe est ajouté au carnet d'adresses personnel. Lorsque vous indiquez une adresse dans un élément, vous pouvez saisir le nom du groupe dans le champ Dest., CC ou CM ou bien utiliser le Carnet d'adresses pour l'inclure. L'élément est envoyé à chaque membre du groupe.