5.1 Modification des options WebAccess

GroupWise WebAccess permet de modifier des options afin de créer des règles, de changer votre mot de passe, vos options d'envoi, votre fuseau horaire, etc.

Cette section contient les rubriques suivantes :

5.1.1 Changement de votre mot de passe GroupWise

Si votre administrateur système a activé l'authentification LDAP, votre mot de passe LDAP est utilisé pour accéder à GroupWise WebAccess plutôt que votre mot de passe GroupWise. Si l'authentification LDAP est activée, la procédure suivante permet de modifier votre mot de passe LDAP :

  1. Dans la fenêtre principale GroupWise WebAccess, cliquez sur Options.

  2. Cliquez sur Mot de passe.

    Vue Options avec l'onglet Mot de passe sélectionné

  3. Saisissez votre ancien mot de passe.

  4. Saisissez votre nouveau mot de passe, puis saisissez-le à nouveau pour le confirmer.

    Votre mot de passe respecte la casse.

  5. Cliquez sur OK.

    Lorsque vous modifiez votre mot de passe dans GroupWise WebAccess, vous le modifiez également dans votre boîte aux lettres GroupWise. Cela signifie que vous utilisez toujours le même mot de passe pour vous loguer à votre boîte aux lettres GroupWise, que vous utilisiez GroupWise WebAccess ou une autre version du client GroupWise.

5.1.2 Spécification des options d'envoi

Vous pouvez spécifier des options d'envoi générales qui s'appliquent à tous les éléments que vous envoyez ou bien des options d'envoi spécifiques au type d'élément (message, rendez-vous, tâche, note, message téléphonique) envoyé. Les options d'envoi sont les suivantes :

Classification

La classification est un niveau de sécurité qui permet au destinataire de savoir si l'élément est confidentiel, top secret, etc. Cette information apparaît en haut de l'élément. La classification ne fournit ni codage ni sécurité supplémentaire. Elle a pour but d'avertir le destinataire du caractère relativement sensible du message.

Priorité

Pour connaître la priorité d'un élément, les destinataires peuvent observer la couleur de l'icône située en regard de l'élément dans la Liste d'éléments. Une priorité élevée est signalée par la couleur rouge, une priorité normale par la couleur blanche et une priorité faible par la couleur grise.

Réponse requise

Lorsque vous demandez une réponse à un élément, cela est signalé au destinataire en regard de l'élément, dans la Liste d'éléments. Si vous sélectionnez À votre convenance, « Réponse requise : à votre convenance » apparaît en haut de l'élément. Si vous sélectionnez En moins de x jours, « Réponse requise : d'ici le xx/xx/xx » apparaît dans la partie supérieure de l'élément. Si le destinataire tente de supprimer un élément sans avoir répondu, un message lui rappelle qu'une réponse est requise pour l'élément. (Le destinataire peut toujours supprimer l'élément sans répondre.)

Notification

La notification de retour permet de recevoir certaines informations, telles que l'heure à laquelle le destinataire ouvre ou supprime un l'élément, refuse un rendez-vous ou termine une tâche. Si vous sélectionnez Notification, ce paramètre ne s'applique que si vous utilisez le client Windows GroupWise. La réception des notifications via Notify n'est pas prise en charge dans GroupWise WebAccess.

Modification du paramètre de sécurité (Classification) pour tous les éléments envoyés

  1. Dans la fenêtre principale de GroupWise WebAccess, cliquez sur l'icône Options.

  2. Cliquez sur Options d'envoi.

    Vue Options avec l'onglet Options d'envoi sélectionné

  3. Sélectionnez un niveau de sécurité dans la liste déroulante Classification.

  4. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Fermer.

Modification de la priorité de tous les éléments envoyés

  1. Dans la fenêtre principale de GroupWise WebAccess, cliquez sur l'icône Options.

  2. Cliquez sur Options d'envoi.

  3. Sélectionnez une priorité.

    Dans la boîte aux lettres, la petite icône qui figure à côté d'un élément est de couleur rouge si la priorité est élevée, blanche si la priorité est normale et grise si la priorité est faible.

  4. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Fermer.

Demande de réponse pour tous les éléments envoyés

  1. Dans la fenêtre principale de GroupWise WebAccess, cliquez sur l'icône Options.

  2. Cliquez sur Options d'envoi.

  3. Sous Réponse requise, indiquez la date souhaitée pour l'obtention de la réponse.

    Le destinataire de votre message voit Icône Réponse requise s'afficher à côté du message. Si vous sélectionnez À votre convenance, « Réponse requise : à votre convenance » apparaît en haut du message. Si vous sélectionnez En moins de x jours, « Réponse requise : d'ici le xx/xx/xx » apparaît en haut du message.

  4. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Fermer.

Obtention d'un accusé de réception pour tous les éléments envoyés

  1. Dans la fenêtre principale de GroupWise WebAccess, cliquez sur l'icône Options.

  2. Cliquez sur Options d'envoi.

  3. Dans la zone de groupe Renvoyer une notification, spécifiez le type d'accusé de réception que vous souhaitez obtenir.

    Si vous choisissez Notification, ce paramètre ne s'applique que si vous utilisez le client Windows GroupWise. La réception des notifications via Notify n'est pas prise en charge dans GroupWise WebAccess.

  4. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Fermer.

5.1.3 Définition du nombre de messages à afficher par défaut

  1. Dans la fenêtre principale de GroupWise WebAccess, cliquez sur l'icône Options.

  2. Cliquez sur Options d'envoi.

  3. Cliquez sur Général.

  4. Choisissez le nombre de messages qui s'afficheront par défaut dans la Liste des éléments.

  5. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Fermer.

5.1.4 Modification de votre fuseau horaire

Afin de garantir l'exactitude des dates et heures de vos messages, rendez-vous et autres éléments pour lesquels la date et l'heure ont de l'importance, GroupWise WebAccess doit connaître le fuseau horaire dont vous dépendez. Il est capable d'adapter automatiquement l'heure des rendez-vous que s'envoient des utilisateurs qui dépendent de fuseaux horaires différents. Par exemple, si vous vous trouvez à New York et que vous planifiez une conférence téléphonique pour 16 heures (heure locale) avec des personnes basées à Los Angeles, ces dernières recevront un rendez-vous indiquant que la conférence est à 13 heures (heure de Los Angeles).

Par défaut, GroupWise WebAccess utilise le fuseau horaire défini pour votre bureau de poste GroupWise. Toutefois, si vous utilisez GroupWise WebAccess dans une zone dont le fuseau horaire diffère de celui de votre bureau de poste, vous devez modifier la configuration de votre fuseau horaire. Ainsi, si votre bureau de poste est situé à New York et que vous travaillez à Chicago, vous devez changer de fuseau horaire en remplaçant Heure de l'Est par Heure du Centre.

Le fuseau horaire configuré dans GroupWise WebAccess s'applique uniquement à GroupWise WebAccess. Si vous avez accès au client Windows GroupWise, ce dernier utilisera le fuseau horaire configuré sur le système d'exploitation Windows et non celui défini dans GroupWise WebAccess.

  1. Dans la fenêtre principale de GroupWise WebAccess, cliquez sur l'icône Options.

  2. Cliquez sur Fuseau horaire.

    Vue Options avec l'onglet Fuseau horaire sélectionné

  3. Sélectionnez le fuseau horaire sur lequel vous souhaitez baser vos messages et vos rendez-vous GroupWise WebAccess.

  4. Cliquez sur Enregistrer.

5.1.5 Ajout d'une signature aux éléments envoyés

Vous pouvez créer une signature électronique contenant votre nom, votre titre, votre numéro de téléphone, etc. Vous pouvez alors ajouter automatiquement votre signature aux éléments envoyés ou être invité à confirmer son ajout.

  1. Dans la fenêtre principale de GroupWise WebAccess, cliquez sur l'icône Options.

  2. Cliquez sur Signature.

  3. Cliquez sur Activer la signature.

  4. Saisissez votre signature dans la zone prévue à cet effet.

    Vue Options avec l'onglet Signature sélectionné

  5. Cliquez sur Ajouter automatiquement une signature afin que GroupWise WebAccess ajoute votre signature à chaque élément envoyé.

    ou

    Cliquez sur Confirmer avant l'ajout d'une signature pour que GroupWise WebAccess vous demande de confirmer l'ajout d'une signature lorsque vous envoyez un élément.

  6. Cliquez sur Enregistrer.

    Lorsque vous créez une signature, GroupWise WebAccess la stocke dans votre boîte aux lettres GroupWise au niveau de votre bureau de poste. Que vous vous loguiez à votre boîte aux lettres via GroupWise WebAccess ou une autre version du client GroupWise, votre signature demeure identique.

5.1.6 Utilisation des règles

Vous pouvez utiliser des règles pour définir des opérations qui devront être exécutées sur les éléments reçus. Par exemple, vous pouvez faire suivre des messages, y répondre ou les placer dans des dossiers. Les règles peuvent vous aider à organiser votre boîte aux lettres, à l'automatiser en votre absence ou à supprimer les éléments indésirables.

Exigences liées à la création d'une règle

Lorsque vous créez une règle, vous devez procéder comme suit :

  • Sélectionnez le type d'opération à effectuer. Les opérations disponibles sont : faire suivre, répondre, supprimer, placer dans un dossier et congé. Congé est simplement un type de réponse prédéfini.
  • Attribuez un nom à la règle. En nommant les règles, vous pouvez établir plusieurs règles pour le même type d'opération.
  • Définissez les conditions facultatives. Par exemple, vous pouvez placer tous les messages que vous recevez de votre supérieur dans un dossier spécifique. Vous pouvez définir un critère pour faire en sorte que seuls les messages comportant le nom de votre supérieur dans la ligne De soient placés dans ce dossier. Tous les autres éléments resteront dans le dossier principal de votre boîte aux lettres.
  • Indiquez les informations requises pour effectuer l'opération. Par exemple, vous devrez peut-être spécifier le dossier vers lequel les messages devront être déplacés.
  • Enregistrez la règle.

Utilisation des règles créées avec un autre client GroupWise

Les règles sont stockées dans votre boîte aux lettres GroupWise au niveau de votre bureau de poste. Les règles définies dans d'autres versions du client GroupWise apparaissent ainsi également dans la liste Règles et s'appliquent lorsque vous utilisez GroupWise WebAccess.

Modification des règles

Toute règle créée dans GroupWise WebAccess peut être modifiée. Si vous créez des règles à l'aide d'une autre version du client GroupWise, vous pouvez modifier ces règles à condition qu'elles ne contiennent pas plus de fonctionnalités que ne vous l'autorise GroupWise WebAccess. Par exemple, le client Windows GroupWise permet de créer des règles applicables aux éléments que vous envoyez. Dans la mesure où la fonction Règles de GroupWise WebAccess ne prend pas en charge cette fonction, vous ne pouvez pas modifier une telle règle.

Création d'une règle

  1. Dans la fenêtre principale de GroupWise WebAccess, cliquez sur l'icône Options.

  2. Cliquez sur Règles.

    Vue Options avec l'onglet Règles sélectionné

  3. Sélectionnez le type de règle que vous souhaitez créer.

    • Supprimer : déplace un élément vers la corbeille. Vous pouvez appliquer la règle à tous les nouveaux éléments ou uniquement aux nouveaux éléments répondant aux critères définis.

    • Faire suivre : fait suivre l'élément aux destinataires que vous indiquez. Vous pouvez appliquer la règle à tous les nouveaux éléments ou uniquement aux nouveaux éléments répondant aux critères définis.

    • Placer dans un dossier : place l'élément dans le dossier que vous indiquez. Vous pouvez appliquer la règle à tous les nouveaux éléments ou uniquement aux nouveaux éléments répondant aux critères définis.

    • Répondre : génère une réponse à l'élément. La réponse peut être destinée uniquement à l'expéditeur de l'élément (Répondre à l'expéditeur) ou à tous les destinataires de l'élément (Répondre à tous). Vous pouvez appliquer la règle à tous les nouveaux éléments ou uniquement aux nouveaux éléments répondant aux critères définis.

    • Congé : génère une réponse à tous les nouveaux éléments que vous recevez. La réponse est destinée uniquement à l'expéditeur de l'élément (Répondre à l'expéditeur) et non à tous les destinataires de l'élément (Répondre à tous).

  4. Cliquez sur Créer pour afficher le formulaire Créer une règle.

  5. Saisissez le nom que vous souhaitez utiliser pour la règle. Les noms peuvent inclure n'importe quel caractère, y compris des espaces.

  6. Si vous le souhaitez, définissez une condition facultative pour restreindre le nombre d'éléments affectés par la règle. Si vous ne définissez pas de critère facultatif, la règle s'applique à tous les nouveaux éléments que vous recevez.

    Vous ne pouvez pas définir de condition facultative pour la règle Congé. Cette règle s'applique à tous les éléments.

    Vue Créer une règle - Congé

  7. Définissez les opérations qui devront être effectuées lorsque la règle s'appliquera.

    Les opérations varient selon le type de règle que vous créez. Par exemple, lorsque vous créez une règle pour répondre à des éléments, vous indiquez si la réponse est destinée uniquement à son expéditeur ou à son expéditeur et à tous les destinataires. Lorsque vous déplacez un élément vers un dossier, vous sélectionnez le dossier cible.

    Si vous souhaitez créer une règle pour faire suivre des éléments vers un autre compte, vous devez spécifier son adresse électronique.

  8. Cliquez sur Enregistrer pour ajouter la règle à la liste Règles.

  9. Par défaut, la règle est automatiquement activée. Si vous ne souhaitez pas que celle-ci soit activée, désactivez la case à cocher Activer correspondant à la règle, puis cliquez sur Enregistrer.

    ou

    Pour que la règle reste active, cliquez sur Fermer.

Lorsque vous créez une règle, GroupWise WebAccess la stocke dans votre boîte aux lettres GroupWise au niveau de votre bureau de poste. Que vous vous loguiez à votre boîte aux lettres via GroupWise WebAccess ou une autre version du client GroupWise, vous conservez toujours les mêmes règles.

Activation ou désactivation des règles

Par défaut, lorsque vous enregistrez une règle que vous venez de définir, elle est automatiquement activée. GroupWise WebAccess applique la règle à tout nouvel élément que vous recevez. Il ne l'applique pas aux éléments déjà reçus.

  1. Dans la fenêtre principale de GroupWise WebAccess, cliquez sur l'icône Options.

  2. Cliquez sur Règles.

  3. Dans la liste des règles actives, cochez ou décochez la case de la règle pour l'activer ou la désactiver.

    La présence d'une coche indique que la règle est active.

  4. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les modifications.

Transfert de vos messages vers un compte personnel

Vous trouverez ci-dessous un exemple de règle qui transfère automatiquement les nouveaux éléments qui arrivent dans votre boîte aux lettres vers un compte de messagerie différent.

  1. Dans le formulaire Créer une règle, sélectionnez la règle Faire suivre, puis cliquez sur Créer.

  2. Saisissez le nom de la règle dans le champ Nom de la règle.

  3. Dans le champ de la première condition, sélectionnez Dest. Cela indique à la règle de vérifier la ligne Dest: de chaque élément entrant.

  4. Dans le champ de la seconde condition, sélectionnez Correspond à. Cela indique à la règle que le texte de la ligne Dest: de l'élément entrant doit correspondre à celui du champ de la condition suivante.

  5. Dans le champ de la dernière condition, saisissez l'adresse complète du compte à partir duquel vous voulez déplacer l'élément électronique. Par exemple : msmith@megadynasoft.com.

  6. Définissez les actions que doit exécuter la règle. Dans le champ de la première action, saisissez l'adresse complète du compte auquel vous voulez envoyer l'élément. Ajoutez les autres adresses auxquelles vous voulez envoyer une copie masquée ou non.

  7. Saisissez l'objet du message en indiquant qu'il se déplace de l'ancien compte vers le nouveau. Par exemple : De msmith@megadynasoft.com vers marys@promegadynacorp.com.

  8. Utilisez le champ du message pour ajouter d'autres remarques ou instructions pour le lecteur sur le nouveau compte.

  9. Cliquez sur Enregistrer.