5.2 Envoi de tâches

Une tâche est un élément qui doit être terminé à une heure et une date définies affichées dans l'Agenda. Lorsque vous assignez une tâche à un utilisateur, ce dernier peut l'accepter ou la refuser mais, tant qu'elle n'a pas été refusée ni terminée, elle s'affiche quotidiennement dans la Liste des tâches de l'utilisateur et dans son Agenda.

Une fois qu'elle a été acceptée, la tâche s'affiche dans l'agenda à sa date de début. Lorsque la date d'échéance est passée, la tâche apparaît en rouge dans l'Agenda. Lorsque vous marquez une tâche comme étant terminée, elle n'est plus reportée au jour suivant dans votre agenda.

Une fois la tâche terminée, vous pouvez la marquer comme Effectué(e). En tant qu'initiateur d'une tâche assignée, vous pouvez demander à GroupWise de vous envoyer une notification lorsqu'elle est marquée comme étant effectuée. (Le module Notify doit être exécuté pour que vous puissiez recevoir une notification.) L'état « Effectué », indiquant la date et l'heure auxquelles la tâche a été marquée comme étant effectuée, s'affiche dans la fenêtre Propriétés.

HINT:vous pouvez également créer une liste de contrôle non associée à votre Agenda. Dans ce type de liste de contrôle, tout type d'élément (courrier, rendez-vous, tâche, note, message téléphonique) peut être utilisé. Pour plus d'informations, reportez-vous à Création d'une liste de contrôle.

Cette section contient les rubriques suivantes :

5.2.1 Assignation d'une tâche à d'autres utilisateurs

  1. Cliquez sur Fichier > Nouveau > Tâche.

    Vue Tâche

  2. Dans le champ Dest., entrez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez l'opération pour les autres utilisateurs. Si nécessaire, entrez des noms d'utilisateurs dans les champs CC et CM.

    ou

    Pour sélectionner des noms d'utilisateur dans une liste, cliquez sur Adresse, double-cliquez sur chaque utilisateur, puis cliquez sur OK.

  3. Pour modifier le nom de l'expéditeur (et le remplacer par un autre compte ou mandataire), cliquez sur la liste déroulante Expéditeur, puis cliquez sur un nom.

  4. Entrez la date à laquelle vous voulez que la tâche débute et la date à laquelle vous voulez que la tâche soit terminée. Vous pouvez aussi saisir la même date dans les deux champs.

    ou

    Cliquez sur icône Agenda pour indiquer des dates ou des rappels automatiques qui se rapportent à votre tâche.

  5. Entrez l'objet.

  6. Entrez une priorité pour la tâche.

    La priorité de la tâche peut être composée d'un caractère suivi d'un chiffre. Les formats acceptés sont les suivants : A1, C2, B, 3, etc. Les priorités de tâche sont facultatives.

  7. Saisissez un descriptif de la tâche.

    Pour spécifier plusieurs options, par exemple attribuer une priorité élevée à la tâche ou demander une réponse aux destinataires, cliquez sur l'onglet Options d'envoi.

    Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier la police du texte. Pour plus d'informations, reportez-vous à Modification de la police des éléments que vous envoyez.

  8. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

5.2.2 Assignation d'une tâche à vous-même

  1. Dans votre Agenda, ouvrez une vue comportant une Liste des tâches (par exemple, la vue Jour), cliquez sur une date, puis double-cliquez sur une zone vide de la Liste des tâches.

    Vue Tâche publiée

  2. Entrez l'objet du message.

  3. Entrez une priorité pour la tâche.

    La priorité de la tâche peut être composée d'un caractère suivi d'un chiffre. Les formats acceptés sont les suivants : A1, C1, B, 3, etc. Les priorités de tâche sont facultatives.

  4. Entrez la date à laquelle vous voulez que la tâche débute et la date à laquelle vous voulez que la tâche soit terminée. Vous pouvez aussi saisir la même date dans les deux champs.

    ou

    Si nécessaire, Cliquez sur icône Agenda pour indiquer des dates ou des rappels automatiques qui se rapportent à votre tâche.

  5. Saisissez le message.

    Vous pouvez spécifier de nombreuses options, telles qu'une priorité élevée pour cette tâche, via l'onglet Options.

  6. Cliquez sur Publier dans la barre d'outils.

Les tâches publiées sont placées dans votre Agenda. Elles ne sont stockées ni dans votre Boîte aux lettres ni dans celle d'un autre utilisateur.

HINT:vous pouvez également créer une liste de contrôle non associée à votre Agenda. Dans ce type de liste de contrôle, tout type d'élément (courrier, rendez-vous, tâche, note, message téléphonique) peut être utilisé. Pour plus d'informations, reportez-vous à Création d'une liste de contrôle.

5.2.3 Marquage des tâches comme étant effectuées

Lorsque vous terminez une tâche, vous pouvez la marquer comme étant effectuée. Les tâches ainsi marquées ne sont pas reportées au jour suivant dans votre agenda. Elles sont identifiées par une coche. Les tâches non effectuées sont affichées en rouge.

Si vous marquez une tâche comme étant effectuée, puis que vous réalisez que vous avez omis d'en effectuer une partie, vous pouvez désélectionner cet attribut. De cette manière, les tâches concernées apparaissent à la date du jour dans votre Agenda.

Lorsque vous marquez une tâche comme étant « effectuée », GroupWise envoie une notification à l'initiateur de la tâche s'il a sélectionné l'option correspondante dans les options d'envoi. L'état Effectué, y compris la date et l'heure auxquelles la tâche a été marquée comme étant effectuée, est affiché dans la fenêtre Propriétés de l'utilisateur qui a créé la tâche.

Cette section contient les rubriques suivantes :

Marquage d'une tâche comme étant effectuée

  1. Cliquez sur l'icône Agenda dans la barre de navigation.

  2. Lorsque le panneau des tâches est affiché, cochez la case située à côté de la tâche.

    Désélectionnez cette case pour désélectionner une tâche désignée comme étant « effectuée ».

Vérification de l'état d'achèvement d'une tâche

  1. Cliquez sur le dossier Éléments envoyés dans la barre de navigation.

  2. Ouvrez la tâche que vous souhaitez vérifier.

  3. Cliquez sur l'onglet Propriétés.