7.9 Octroi à d'autres utilisateurs de droits d'accès à votre boîte aux lettres

La fonction Mandataire permet de gérer la boîte aux lettres et l'agenda d'un autre utilisateur. Cette fonction permet d'effectuer diverses opérations, telles que lire, accepter ou refuser des éléments au nom d'un autre utilisateur, dans les limites que celui-ci a définies.

IMPORTANT:vous pouvez servir de mandataire à un utilisateur d'un bureau de poste ou d'un domaine différent, à condition qu'il appartienne au même système GroupWise. Il est impossible de jouer le rôle de mandataire pour un utilisateur d'un autre système GroupWise.

Cette section contient les rubriques suivantes :

7.9.1 Réception de droits de mandataire

Avant de pouvoir agir comme mandataire, deux conditions doivent être remplies. Premièrement, la personne dont vous envisagez d'être le mandataire doit vous octroyer des droits dans la liste d'accès accessible via Options. D'autre part, vous devez ajouter le nom de cet utilisateur à votre liste de mandataires de façon à pouvoir accéder à sa boîte aux lettres ou à son agenda.

Une fois ces deux conditions réunies, ouvrez votre liste de mandataires et cliquez sur le nom de la personne dont vous êtes mandataire chaque fois que vous devez gérer sa boîte aux lettres ou son agenda. Vous pouvez également gérer, via la vue multi-utilisateur de l'agenda, les agendas des utilisateurs et des ressources pour lesquels vous disposez des droits de mandataire.

7.9.2 Attribution des droits de mandataire à un autre utilisateur

Utilisez la liste d'accès dans Options d'accès pour attribuer à d'autres utilisateurs le droit d'agir pour votre compte. Vous pouvez attribuer à chacun d'eux différents droits d'accès aux informations de votre agenda et de votre messagerie. Si vous voulez autoriser les utilisateurs à afficher des informations particulières sur vos rendez-vous lorsqu'ils recherchent les plages disponibles dans votre agenda, accordez-leur des droits d'accès en lecture à vos rendez-vous. Le tableau suivant décrit les droits que vous pouvez octroyer à d'autres utilisateurs :

Table 7-1 Droits que vous pouvez octroyer à d'autres utilisateurs

Droit

Opération possible pour le mandataire

Lire

Lire les éléments que vous recevez. Ni ce droit ni aucun autre droit de mandataire ne permet aux mandataires d'afficher votre dossier Contacts.

Écrire

Créer et envoyer des éléments en votre nom, en y intégrant votre signature (si vous en avez défini une). Affecter des catégories aux éléments, modifier l'objet des éléments et utiliser des options de liste de contrôle sur les éléments.

Recevoir mes alarmes

Recevoir les alarmes qui vous sont envoyées. La réception des alarmes n'est possible que si le mandataire appartient au même bureau de poste que vous.

Recevoir mes notifications

Recevoir une notification lorsque des éléments vous sont envoyés. La réception des notifications n'est possible que si le mandataire appartient au même bureau de poste que vous.

Modifier options/règles/dossiers :

Changer les options de votre boîte aux lettres. Le mandataire peut modifier n'importe lequel de vos paramètres Options, y compris l'accès donné à d'autres utilisateurs. S'il dispose également de droits d'accès à votre boîte aux lettres, le mandataire peut créer ou modifier les règles et les dossiers. Ce droit permet à un mandataire d'ajouter, de supprimer et de modifier des catégories.

Lire les messages marqués comme étant privés

Lire les éléments que vous avez marqués comme étant privés. À moins que vous n'octroyez pas à votre mandataire des droits Privé, il ne pourra pas afficher les éléments privés de votre boîte aux lettres.

7.9.3 Ajout et suppression de noms et de droits de mandataire dans votre liste d'accès

  1. Cliquez sur Outils > Options.

  2. Double-cliquez sur Sécurité, puis cliquez sur l'onglet Droits d'accès des mandataires.

  3. Pour ajouter un utilisateur à la liste, saisissez son nom dans la zone correspondante, puis, lorsque le nom complet apparaît, cliquez sur Ajouter un utilisateur.

  4. Choisissez un utilisateur dans la liste d'accès.

    Boîte de dialogue Options d'accès avec l'onglet Droits d'accès des mandataires

  5. Sélectionnez les droits d'accès que vous souhaitez lui attribuer.

  6. Répétez les étapes 4 et 5 pour attribuer des droits à chacun des utilisateurs de la liste d'accès.

    Vous pouvez sélectionner Accès tous utilisateurs dans la liste d'accès pour assigner des droits d'accès par défaut à tous les utilisateurs du carnet d'adresses. Par exemple, si vous souhaitez que tous les utilisateurs puissent lire vos messages, vous pouvez assigner les droits Lire à Accès tous utilisateurs.

  7. Pour supprimer un utilisateur de cette liste, sélectionnez-le, puis cliquez sur Supprimer un utilisateur.

  8. Cliquez sur OK.

7.9.4 Gestion de la boîte aux lettres ou de l'agenda d'un autre utilisateur

Pour pouvoir agir en tant que mandataire d'un utilisateur, celui-ci doit vous attribuer les droits correspondants dans sa liste d'accès dans Options. L'accès dont vous disposez dépend des droits qui vous ont été attribués.

  1. Si cela n'a pas déjà été fait, ajoutez le nom d'utilisateur de cette personne à votre liste de mandataires.

    Reportez-vous à Ajout et suppression d'utilisateurs de votre liste de mandataires.

  2. Dans la fenêtre principale ou l'agenda, cliquez sur Fichier > Mandataire.

    ou

    Cliquez sur la liste déroulante de l'en-tête Liste des dossiers (la partie supérieure de la liste des dossiers affiche probablement En ligne ou Caching pour indiquer le mode de GroupWise exécuté), puis cliquez sur Mandataire.

  3. Cliquez sur le nom du propriétaire de la boîte aux lettres à laquelle vous souhaitez accéder.

  4. Lorsque vous avez terminé votre travail dans la boîte aux lettres d'un autre utilisateur, cliquez sur la liste déroulante de l'en-tête Liste des dossiers, puis cliquez sur votre nom pour revenir à votre boîte aux lettres personnelle.

Vous pouvez travailler avec plusieurs boîtes aux lettres ouvertes à la fois en ouvrant une nouvelle fenêtre principale pour chaque boîte aux lettres (cliquez sur Fenêtre, sur Nouvelle fenêtre principale, puis basculez vers la boîte aux lettres souhaitée). Pour les différencier, reportez-vous au nom de leur propriétaire, qui apparaît sur le dossier racine de chacune des boîtes aux lettres.

Si vous disposez des droits de mandataire appropriés, vous pouvez afficher côte à côte les agendas de plusieurs utilisateurs ou ressources. Reportez-vous à la Section 6.4, Utilisation de l'agenda multi-utilisateur.

7.9.5 Ajout et suppression d'utilisateurs de votre liste de mandataires

Pour que vous puissiez agir en tant que mandataire d'un utilisateur, ce dernier doit vous octroyer les droits de mandataire dans sa liste d'accès, sous Options, et vous devez ajouter le nom de cette personne à votre liste de mandataires. L'accès dont vous disposez dépend des droits qui vous ont été attribués.

  1. Dans la fenêtre principale ou l'agenda, cliquez sur Fichier > Mandataire.

    ou

    Cliquez sur la liste déroulante de l'en-tête Liste des dossiers (la partie supérieure de la liste des dossiers affiche probablement En ligne ou Caching pour indiquer le mode de GroupWise exécuté), puis cliquez sur Mandataire.

  2. Pour supprimer un utilisateur, cliquez sur son nom, puis sur Supprimer.

  3. Pour ajouter un utilisateur, saisissez son nom dans le champ Nom, puis cliquez sur OK.

    La boîte aux lettres de l’utilisateur s’ouvre. Le nom de la personne dont vous êtes mandataire apparaît dans la partie supérieure de la liste des dossiers.

    Si l'utilisateur ne vous a pas encore accordé les droits de mandataire dans sa liste d'accès, le nom est ajouté à la liste des mandataires mais la boîte aux lettres de l'utilisateur ne s'ouvre pas.

  4. Pour revenir à votre boîte aux lettres personnelle, cliquez sur la liste déroulante de l'en-tête Liste des dossiers, puis cliquez sur votre nom.

Vous avez la possibilité de travailler avec plusieurs boîtes aux lettres ouvertes. (Cliquez sur Fenêtre, sur Nouvelle fenêtre principale, puis basculez vers la boîte aux lettres souhaitée.) Pour les différencier, reportez-vous au nom de leur propriétaire, qui apparaît sur le dossier racine de chacune des boîtes aux lettres.

La suppression d'un utilisateur de votre liste des mandataires ne vous enlève pas le droit d'intervenir en tant que mandataire de cet utilisateur. Le propriétaire de la boîte aux lettres à laquelle vous avez accès doit modifier vos droits dans sa liste d'accès.

7.9.6 Marquage d'un élément comme étant Privé

Vous pouvez limiter l'accès d'un mandataire à certains éléments de votre boîte aux lettres ou de votre agenda en marquant ces éléments comme étant privés.

Lorsque vous marquez un élément Privé, vous empêchez les mandataires non autorisés d'y accéder. Ils n'ont pas accès à cet élément, à moins que vous ne leur accordiez ces droits dans votre liste d'accès.

Si vous marquez un élément comme étant privé lorsque vous l'envoyez, ni vos mandataires ni ceux du destinataire ne peuvent l'ouvrir sans en avoir l'autorisation. Si vous marquez un élément Privé lorsque vous le recevez, il ne peut pas être lu par vos mandataires non autorisés mais il peut l'être par les mandataires de l'expéditeur. Les rendez-vous marqués comme étant privés apparaissent dans les plages disponibles selon l'état sélectionné lors de leur acceptation.

  1. Dans un élément ouvert, cliquez sur Opérations > Marquer Privé.

    ou

    Dans votre agenda, cliquez sur un élément de la liste des rendez-vous, des notes ou des tâches, puis cliquez sur Opérations > Marquer Privé.