7.11 Possession de ressources

Les ressources sont des éléments dont l'utilisation peut être planifiée pour des réunions ou à d'autres fins. Les ressources peuvent être des salles, des rétroprojecteurs, des voitures, etc. L'administrateur système définit une ressource en lui donnant un nom d'identification et en l'affectant à un utilisateur. Vous pouvez inclure des ressources dans une recherche de plages disponibles, tout comme vous pouvez y inclure des utilisateurs. Pour cela, il faut saisir leur ID dans le champ Dest. Un utilisateur affecté à la gestion d'une ressource est propriétaire de cette ressource.

Le propriétaire d'une ressource a la charge d'accepter ou de refuser des rendez-vous pour cette ressource. Pour ce faire, il doit disposer de tous les droits de mandataire sur cette ressource. En tant que propriétaire d'une ressource, vous pouvez demander à recevoir des notifications de rendez-vous pour cette ressource. Vous pouvez également créer une règle pour accepter ou refuser automatiquement des rendez-vous pour une ressource. Pour cela, agissez en tant que mandataire de la ressource et créez une règle pour accepter tous les rendez-vous s'il n'y a pas de conflit avec d'autres rendez-vous. Reportez-vous à la Section 7.8, Création de règles pour plus d'informations sur la création et l'activation de règles.

Cette section contient les éléments suivants :

7.11.1 Acceptation ou refus de requêtes de ressources

Vous pouvez accepter ou refuser des requêtes de ressources uniquement si vous êtes le propriétaire et si vous disposez des droits Lire et Écrire.

  1. Dans la fenêtre principale ou l'agenda, cliquez sur Fichier > Mandataire.

    ou

    Cliquez sur la liste déroulante de l'en-tête Liste des dossiers (la partie supérieure de la liste des dossiers affiche probablement En ligne ou Caching pour indiquer le mode de GroupWise exécuté), puis cliquez sur Mandataire.

  2. Cliquez sur la ressource dont vous êtes propriétaire.

    Si cette ressource ne figure pas dans la liste déroulante des mandataires, cliquez sur Mandataire, saisissez le nom de la ressource que vous possédez dans le champ Nom, puis cliquez sur OK.

  3. Double-cliquez sur l'élément que vous devez accepter ou refuser.

  4. Cliquez sur Accepter ou sur Refuser dans la barre d'outils.

7.11.2 Réception d'une notification pour un autre utilisateur ou une autre ressource

  1. Cliquez sur Outils > Options.

  2. Double-cliquez sur Sécurité, puis cliquez sur l'onglet Notify.

  3. Cliquez sur le nom de l'utilisateur pour lequel vous jouez le rôle de mandataire ou le nom de la ressource que vous possédez.

    Si la ressource ou l'utilisateur n'est pas répertorié dans la liste de notifications, saisissez son nom, puis cliquez sur Ajouter un utilisateur. Vous pouvez sélectionner ce nom dans la boîte de dialogue Sélecteur d'adresses, cliquez sur Icône Carnet d'adresses.

  4. Assurez-vous que les options Recevoir les alarmes et Recevoir les notifications sont bien sélectionnées.

    Vous recevez automatiquement les alarmes et les notifications pour vous-même. Si vous désélectionnez Recevoir les alarmes et Recevoir les notifications pour vous-même, vous ne recevrez plus les alarmes ni les notifications. Vous devez répéter les étapes de cette rubrique pour votre nom d'utilisateur.

  5. Cliquez sur OK.

Notify doit être ouvert ou réduit à l'utilisation de façon à recevoir une notification ou des alarmes. Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 7.5, Exécution de Notify.

7.11.3 Création d'une règle pour une ressource

En tant que propriétaire de la ressource, vous disposez des droits Mandataire complets sur celle-ci, y compris la possibilité de créer des règles la concernant. Les étapes ci-après détaillent la procédure de création d'une règle destinée à accepter toutes les requêtes relatives à une ressource disponible. Cet exemple illustre l'utilité des règles dans la gestion des ressources. Vous pouvez créer d'autres règles pour automatiser différentes opérations. Vous pouvez par exemple créer une règle qui refuse les requêtes concernant une ressource déjà planifiée.

  1. Cliquez sur la liste déroulante de l'en-tête Liste des dossiers (la partie supérieure de la liste des dossiers affiche probablement En ligne ou Caching), puis cliquez sur Mandataire.

    ou

    Cliquez sur Fichier > Mandataire.

  2. Cliquez sur la ressource dont vous êtes propriétaire.

    Si cette ressource ne figure pas dans la boîte de dialogue Mandataire, saisissez le nom de la ressource que vous possédez dans le champ Nom, puis cliquez sur OK.

  3. Cliquez sur Outils > Règles, puis sur Nouveau.

  4. Saisissez le nom de la règle.

  5. Cliquez sur Rendez-vous. Vérifiez que les autres types d'éléments ne sont pas sélectionnés.

  6. Cliquez sur la liste déroulante Conflits de rendez-vous, puis sur Non.

  7. Cliquez sur Ajouter une opération, sur Accepter, saisissez un commentaire si vous le souhaitez, puis cliquez sur OK.

    Les étapes 6 et 7 ordonnent à la règle de n'accepter le rendez-vous de la ressource que si celle-ci est disponible.

  8. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Fermer.