3.3 Utilisation du bordereau de routage

Utilisez Bordereau de routage pour envoyer un message électronique ou une tâche successivement à plusieurs utilisateurs. Vous pouvez déterminer l'ordre suivant lequel les messages seront envoyés. Lorsqu'un destinataire marque un élément routé comme étant effectué, cet élément est envoyé au destinataire suivant.

Si l'élément routé comporte des pièces jointes, chaque destinataire peut les afficher et y ajouter des commentaires. Lorsqu'un destinataire ajoute des commentaires à une pièce jointe, ces commentaires sont visibles par tous les destinataires suivants. Le destinataire final verra tous les commentaires qui auront été ajoutés.

Vous pouvez effectuer le suivi de l'état d'un élément routé que vous avez envoyé en vérifiant ses propriétés. Lorsque vous envoyez un élément routé à une adresse externe, il est automatiquement marqué comme étant effectué (car le destinataire externe ne pourra pas le faire) et envoyé au destinataire suivant.

Pour éviter qu'un mandataire ne marque les éléments routés comme étant effectués, vous pouvez faire en sorte qu'un mot de passe soit requis pour cette opération.

Cette section contient les rubriques suivantes :

3.3.1 Création d'un élément routé

  1. Ouvrez un message électronique ou une tâche.

  2. Cliquez sur Opérations > Bordereau de routage.

    Vue Bordereau de routage

  3. Dans le champ Itinéraire, saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez cette opération pour chaque destinataire.

    ou

    Cliquez sur Adresse dans la barre d'outils pour sélectionner les noms d'utilisateurs dans la boîte de dialogue Sélecteur d'adresses.

    Vous pouvez également désigner des groupes personnels comme destinataires d'un élément routé. Lorsque vous utilisez la boîte de dialogue Sélecteur d'adresses, le groupe se développe pour afficher ses membres, afin de permettre de spécifier l'ordre de routage des différents utilisateurs.

  4. Saisissez l'objet et le contenu du message.

  5. Pour éviter qu'un mandataire ne marque les éléments routés comme étant effectués, vous pouvez faire en sorte que le mot de passe GroupWise du destinataire soit requis pour cette opération. Cliquez sur l'onglet Options d'envoi, sur Sécurité, puis sélectionnez Mot de passe requis pour marquer l'élément routé Effectué.

  6. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

3.3.2 Demande de mot de passe avant de marquer un élément routé Effectué

Pour exiger un mot de passe pour tous les éléments routés que vous créez :

  1. Cliquez sur Outils > Options.

  2. Double-cliquez sur Sécurité, puis cliquez sur l'onglet Options d'envoi.

  3. Sélectionnez Mot de passe requis pour marquer l'élément routé Effectué.

  4. Cliquez sur OK.

Pour plus d'informations sur les mots de passe GroupWise, reportez-vous à la Section 2.2, Assignation de mots de passe à votre Boîte aux lettres.

3.3.3 Marquage d'un élément routé comme étant effectué

  1. Une fois que vous avez exécuté les assignations ou les instructions contenues dans l'élément routé, ouvrez-le.

  2. Pour afficher et modifier la pièce jointe d'un élément routé, ouvrez-la dans l'application qui lui est associée, effectuez les modifications, puis enregistrez le fichier. Le fichier est enregistré dans le répertoire de fichiers temporaires de votre ordinateur. Ne modifiez pas le chemin, sinon vos modifications ne sont pas prises en compte lorsque l'élément routé sera envoyé au destinataire suivant. Fermez l'application.

    IMPORTANT:pour pouvoir modifier les pièces jointes d'un élément routé, vous devez disposer du GroupWise 5.5 Enhancement Pack ou d'une version ultérieure.

  3. Dans l'élément, sélectionnez Opérations > Marquer Effectué, puis cliquez sur OK.

    Vous pouvez également cocher la case Effectué dans l'en-tête de l'élément.

  4. Si l'expéditeur a requis un mot de passe pour marquer l'élément comme étant effectué, saisissez votre mot de passe GroupWise, puis cliquez sur OK.

    L'élément est envoyé au destinataire suivant.

  5. Cliquez sur Fermer.

3.3.4 Adressage d'un élément routé avec un carnet d'adresses

  1. Dans un message électronique ou une tâche, cliquez sur Adresse dans la barre d'outils.

  2. Cochez la case Bordereau de routage.

    Sélecteur d'adresses affichant une liste de bordereau de routage

  3. Tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée, cliquez sur les noms dans l'ordre dans lequel vous voulez router l'élément, puis cliquez sur Itinéraire.

    ou

    Double-cliquez sur les noms dans l'ordre dans lequel vous voulez router l'élément.

    Utilisez la fonction Glisser-déplacer pour modifier l'ordre des noms dans la liste d'adresses.

  4. Cliquez sur OK.