13.4 Importation de documents dans une bibliothèque GroupWise

Vous pouvez importer dans une bibliothèque GroupWise des documents qui ont été créés hors GroupWise.

Cette section contient les sous-parties suivantes :

13.4.1 Indication des fichiers à importer

Lorsque vous spécifiez les documents à importer, vous pouvez sélectionner des fichiers, ou sélectionner un ou plusieurs dossiers et importer tous les documents qu'ils contiennent. Il est ainsi aisé d'importer un grand nombre de documents sans avoir à sélectionner chacun d'entre eux.

Importation de dossiers

Lorsque vous importez un dossier, GroupWise importe les documents qu'il contient ; toutefois, GroupWise n'importe pas le dossier lui-même, ni sa structure. Les dossiers ne sont pas importés car les documents de la bibliothèque GroupWise ne sont pas stockés dans une structure de dossiers ; par conséquent, les dossiers ne servent à rien dans cette bibliothèque.

Lorsque vous importez des documents dans un dossier, vous pouvez indiquer si vous voulez importer tous, quelques-uns ou aucun des documents stockés dans ses sous-dossiers. De plus, vous pouvez préciser les types de fichiers à importer en indiquant leur extension dans la zone Filtre des noms de fichiers.

13.4.2 Choix d'une méthode d'importation

Par défaut, GroupWise effectue une importation rapide et copie les documents que vous lui indiquez dans votre bibliothèque par défaut. Si vous souhaitez mieux contrôler l'importation de vos documents, cliquez sur la case Importation rapide pour la désélectionner. Cela permet d'effectuer une importation personnalisée.

Lorsque vous procédez à une importation personnalisée, vous pouvez indiquer :

  • Si vous souhaitez copier ou déplacer les documents dans la bibliothèque.
  • Le nom et l'emplacement d'un fichier journal permettant de répertorier les messages d'état et les erreurs d'importation.
  • La bibliothèque dans laquelle vous souhaitez stocker les documents.
  • Si vous souhaitez créer des références aux documents dans un dossier. Si vous en créez, vous pouvez choisir dans la liste des dossiers celui dans lequel vous voulez les conserver.
  • Si vous souhaitez mentionner les propriétés de chaque document, séparément, ou si vous préférez que GroupWise les crée à partir des valeurs par défaut.
  • Si les noms de fichiers actuels seront utilisés comme une partie de l'objet du document.

13.4.3 Importation de documents à l'aide de l'importation rapide

  1. Cliquez sur Fichier > Importer des documents.

    Boîte de dialogue Sélection de fichiers à importer

  2. Cliquez sur Ajouter fichiers indiv., sélectionnez les fichiers à importer, puis cliquez sur OK. (Pour sélectionner plusieurs fichiers à importer, cliquez sur chaque document supplémentaire tout en appuyant sur Ctrl.)

    ou

    Cliquez sur Ajouter répertoire entier, puis sélectionnez le ou les dossiers qui contiennent les fichiers à importer.

    Saisissez une extension de fichier, telle que *.doc ou *.wpd, dans le champ Filtre des noms de fichiers si vous souhaitez importer des types de fichiers particuliers à partir des dossiers sélectionnés, puis cliquez sur OK.

  3. Cliquez sur Suivant.

    Boîte de dialogue Création de références aux documents

  4. Pour que GroupWise crée des références pour chaque document, cliquez sur Afficher les documents dans un dossier, puis sur le dossier dans lequel stocker ces références aux documents.

    ou

    Si vous ne souhaitez pas créer de références aux documents, cliquez sur Importer sans afficher les documents dans un dossier.

    Si vous ne créez aucune référence de document lors de l'importation, vous pouvez le faire ultérieurement via Fichier > Nouveau > Référence aux documents.

  5. Cliquez sur Suivant.

  6. Cliquez sur Terminer pour commencer l'importation.

GroupWise copie les documents dans la bibliothèque indiquée.

Vous pouvez également importer un document en le faisant glisser depuis une fenêtre ou depuis votre bureau vers un dossier GroupWise.

13.4.4 Importation personnalisée de documents

  1. Cliquez sur Fichier > Importer des documents.

  2. Cliquez sur Ajouter fichiers indiv., sélectionnez les fichiers à importer, puis cliquez sur OK. (Pour sélectionner plusieurs fichiers à importer, cliquez sur chaque document supplémentaire tout en appuyant sur Ctrl.)

    ou

    Cliquez sur Ajouter répertoire entier, puis sélectionnez le ou les dossiers à importer.

    Saisissez une extension de fichier, telle que *.doc ou *.wpd, dans le champ Filtre des noms de fichiers si vous souhaitez importer des types de fichiers particuliers à partir des dossiers sélectionnés, puis cliquez sur OK.

  3. Vérifiez que l'option Importation rapide est désélectionnée.

  4. Cliquez sur Suivant.

    Boîte de dialogue Méthode d'importation

  5. Cliquez sur Copier les fichiers dans GroupWise pour placer une copie des fichiers dans la bibliothèque et conserver les fichiers d'origine dans l'emplacement source.

    ou

    Cliquez sur Déplacer les fichiers vers GroupWise pour déplacer les fichiers dans la bibliothèque et supprimer les originaux du répertoire source.

  6. Pour enregistrer les erreurs d'importation dans un fichier journal, cliquez sur Stocker les messages d'état et d'erreur dans un fichier journal, puis indiquez un nom de fichier.

  7. Cliquez sur Suivant.

    Boîte de dialogue Sélection d'une bibliothèque

  8. Cliquez sur la bibliothèque dans laquelle vous souhaitez stocker les documents.

  9. Cliquez sur Suivant.

    Boîte de dialogue Création de références aux documents

  10. Si vous souhaitez que GroupWise crée des références pour chaque document, cliquez sur Afficher les documents dans un dossier, puis sur le dossier dans lequel vous voulez les stocker.

    ou

    Si vous ne souhaitez pas créer de références aux documents, cliquez sur Importer sans afficher les documents dans un dossier.

  11. Cliquez sur Suivant.

    Boîte de dialogue Définition des options relatives aux propriétés des documents

  12. Pour spécifier des propriétés pour chacun des documents que vous importez, cliquez sur Confirmer les propriétés de chaque document individuellement.

    ou

    Pour que GroupWise puisse définir des propriétés fondées sur les valeurs par défaut spécifiées dans les options de document, cliquez sur Définir les propriétés en utilisant les valeurs par défaut.

  13. Si vous souhaitez spécifier d'autres valeurs par défaut pour cette session d'importation uniquement, cliquez sur Modifier les valeurs par défaut, indiquez les valeurs et cliquez sur OK.

  14. Cliquez sur Suivant.

  15. Cliquez sur Terminer pour commencer l'importation.