13.8 Emprunt de documents

Utilisez l'option Emprunter si vous voulez verrouiller pendant une période prolongée les documents sur lesquels vous travaillez. Vous pouvez, par exemple, utiliser Emprunter pour verrouiller des documents sur lesquels vous souhaitez travailler lorsque vous êtes chez vous ou hors de votre bureau.

Il n'est pas nécessaire d'utiliser Emprunter pour verrouiller un fichier chaque fois que vous le modifiez. Lorsque vous ouvrez un document, GroupWise le marque comme étant En cours d'utilisation, et il ne peut pas être modifié par d'autres utilisateurs tant que vous ne le fermez pas.

Lorsqu'un document est emprunté, il est verrouillé dans la bibliothèque et les autres utilisateurs ne peuvent pas le modifier. Ils peuvent cependant le visualiser s'ils disposent des droits adéquats. GroupWise copie le document et le place à l'endroit que vous avez spécifié au moment de l'emprunt. Le document reste verrouillé dans la bibliothèque jusqu'à ce que vous le réintégriez.

Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs documents à emprunter dans la fenêtre principale et attribuer un nom de fichier différent à chaque document emprunté.

Vous pouvez indiquer un emplacement d'emprunt par défaut dans l'onglet Emplacement des fichiers des options d'environnement.

Cette section contient les sous-parties suivantes :

13.8.1 Emprunt d'un document

  1. Dans votre boîte aux lettres, cliquez sur la référence au document à emprunter.

  2. Cliquez sur Opérations > Emprunter.

    Boîte de dialogue Emprunter

  3. Dans le champ Nom du fichier emprunté, saisissez le nom du document.

    Par défaut, GroupWise utilise le numéro du document comme nom du fichier emprunté. Si vous ne définissez pas d'autre nom de fichier, notez ce numéro pour pouvoir localiser votre document emprunté.

  4. Dans le champ Emplacement d'emprunt, saisissez le chemin menant à l'emplacement où vous voulez stocker le document emprunté.

  5. Cliquez sur Emprunter.

Les modifications apportées au document emprunté n'apparaissent pas dans le document de la bibliothèque, à moins de le réintégrer de nouveau ou de le mettre à jour. Les utilisateurs qui disposent de droits d'affichage peuvent afficher le document emprunté, mais les utilisateurs qui bénéficient de droits Éditer ne peuvent pas éditer le document tant qu'il est emprunté.

13.8.2 Emprunt de plusieurs documents

  1. Dans votre boîte aux lettres, cliquez sur les références aux documents à emprunter tout en maintenant la touche CTRL enfoncée.

  2. Cliquez sur Opérations > Emprunter.

  3. Dans la zone de liste Documents sélectionnés, cliquez sur une référence au document.

  4. Dans le champ Nom du fichier emprunté, saisissez le nom du fichier emprunté.

    Par défaut, GroupWise utilise le numéro, la version et l'extension du document comme nom du fichier emprunté. Si vous n'indiquez pas un nom de fichier différent, notez le nom du fichier de manière à pouvoir localiser le document que vous avez emprunté.

  5. Répétez les étapes 3 et 4 jusqu'à ce que vous ayez indiqué les noms des fichiers empruntés pour chaque document.

  6. Dans la zone de liste Documents sélectionnés, cliquez sur chacun des documents à emprunter tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée.

  7. Cliquez sur Emprunter.

Pendant l'emprunt du document, les utilisateurs qui disposent de droits d'affichage peuvent en lire la copie dans la bibliothèque.

13.8.3 Affichage de tous les documents que vous avez empruntés

  1. Cliquez sur Opérations > Réintégrer.

  2. Cliquez sur Afficher tous les documents empruntés dans la bibliothèque sélectionnée.

    Boîte de dialogue Réintégrer

Vous pouvez sélectionner une autre bibliothèque dans la liste déroulante Sélectionnez une bibliothèque pour afficher les documents que vous avez empruntés.

13.8.4 Mise à jour d'un document emprunté sans procéder à sa réintégration

  1. Dans votre boîte aux lettres, cliquez sur la référence au document à mettre à jour dans la bibliothèque.

  2. Cliquez sur Opérations > Réintégrer.

    Boîte de dialogue Réintégrer avec l'option Réintégration et déplacement du document sélectionnée dans la liste déroulante

  3. Cliquez sur la liste déroulante Méthode de réintégration, puis sur Mise à jour sans réintégration.

  4. Cliquez sur Mettre à jour.

GroupWise met à jour le document dans la bibliothèque en y répercutant toutes les modifications que vous avez apportées au document emprunté, mais ne le réintègre pas. Vous pouvez utiliser Mise à jour sans réintégration si vous n'avez pas terminé de modifier un document mais que vous souhaitez permettre à d'autres utilisateurs de visualiser les changements que vous avez effectués.