13.6 Publication de documents sur le Web à l'aide de WebPublisher

WebPublisher est un composant de GroupWise WebAccess. GroupWise WebAccess est un produit qui permet aux utilisateurs de disposer de fonctionnalités GroupWise dans leurs navigateurs Web. Avant d'essayer de publier des documents, vérifiez auprès de votre administrateur système si WebAccess et WebPublisher sont disponibles.

Composition d'un document

Vous pouvez composer un document dans plus de 250 formats, et WebPublisher le convertira en document HTML. Lorsque vous modifiez le document, les modifications sont automatiquement répercutées dans la version publiée. Pour connaître les formats de documents pris en charge, reportez-vous au guide WebAccess sur le site Web de documentation de GroupWise 6.5.

GroupWise WebPublisher prend en charge la publication de documents dans de nombreuses langues, mais chaque document ne doit contenir qu'un seul jeu de caractères. Par exemple, vous pouvez publier un document en chinois et un autre en hébreu, mais n'essayez pas de publier un document contenant à la fois des caractères chinois et hébreux.

Publication d'un document

Pour publier un document, vous devez en être l'auteur, ou son créateur doit vous avoir accordé les droits de modifier le document.

Votre administrateur système a créé un ou plusieurs comptes utilisateur GroupWise WebPublisher et leur a accordé des droits sur des bibliothèques spécifiques. Ces comptes utilisateurs représentent WebPublisher et aucun utilisateur réel ne leur est associé. Vous pouvez publier des documents dans les bibliothèques désignées en partageant ces documents avec l'un des utilisateurs GroupWise WebPublisher et en lui accordant des droits d'affichage.

Votre administrateur système peut configurer plusieurs sites de publication GroupWise WebPublisher. Par exemple, il peut configurer un site de publication "Internet" pour publier des documents sur le Web et un site de publication "intranet" pour publier des documents sur l'intranet de l'entreprise. Adressez-vous à votre administrateur système pour obtenir des informations sur les sites de publication disponibles.

Vérifiez si votre administrateur système a spécifié que les documents partagés associés au droit Accès utilisateur général (qui donne à tous les utilisateurs accès à la bibliothèque) doivent être automatiquement publiés. Si tel est le cas, vous devrez veiller à ne pas partager les documents associés au droit Accès utilisateur général dont vous ne souhaitez pas la publication sur le Web.

Localisation et affichage d'un document publié

Les utilisateurs du Web peuvent localiser et afficher les documents que vous avez publiés de l'une des trois manières suivantes :

Chaque document publié à l'aide de WebPublisher doit être indexé pour pouvoir être affiché sur le site de publication. L'agent de bureau de poste indexe les documents aux intervalles définis par l'administrateur système. Si vous utilisez la fonction Rechercher pour localiser votre document dans GroupWise et que ce document est trouvé dans sa bibliothèque, cela signifie qu'il a été indexé.

Cette section contient les sous-parties suivantes :

13.6.1 Publication d'un document sur le Web

Avant de publier un document sur le Web, vérifiez que toutes les conditions préalables suivantes sont réunies :

  • Assurez-vous auprès de votre administrateur système que GroupWise WebAccess et GroupWise WebPublisher sont disponibles.
  • Vérifiez que vous êtes bien l'auteur du document ou que son créateur vous a accordé les droits de modifier ce document.
  • Si vous ignorez le nom d'utilisateur GroupWise WebPublisher défini sur votre système, renseignez-vous auprès de votre administrateur système.

    S'il existe plusieurs noms d'utilisateurs GroupWise WebPublisher, vérifiez que vous disposez du nom d'utilisateur correct pour vos opérations de publication.

  1. Cliquez sur la référence au document à publier.

  2. Cliquez sur Fichier > Propriétés, puis sur l'onglet Partage.

    Boîte de dialogue Propriétés du document ouverte sur l'onglet Partage

  3. Cliquez sur Partagé avec.

  4. Saisissez le nom d'utilisateur GroupWise WebPublisher dans le champ Nom, puis cliquez sur Ajouter un utilisateur.

    Les droits d'affichage sont accordés automatiquement à cet utilisateur pour la version officielle.

  5. Cliquez sur OK.

Pour que les utilisateurs puissent afficher une version autre que la version officielle, vous devez spécifier le document, ainsi que le numéro de version, dans l'URL du document. Localisez le document et copiez l'URL en entier. Modifiez la partie de l'URL qui spécifie ID de bibliothèque-Numéro du document-Version. Envoyez l'URL modifiée aux autres utilisateurs ou utilisez-la pour créer des liens vers vos documents dans une page Web distincte que vous avez créée.

Chaque document publié à l'aide de WebPublisher doit être indexé pour pouvoir être affiché sur le site de publication. Si vous utilisez la fonction Rechercher pour localiser votre document dans GroupWise et que ce document est trouvé dans sa bibliothèque, cela signifie qu'il a été indexé.

13.6.2 Annulation de la publication d'un document sur le Web

  • Vérifiez que vous êtes bien l'auteur du document ou que son créateur vous a accordé les droits de modifier ce document.
  • Vérifiez que vous disposez du nom d'utilisateur GroupWise WebPublisher pour le site de publication sur lequel vous souhaitez annuler la publication du document.

  1. Cliquez sur la référence au document dont vous voulez annuler la publication.

  2. Cliquez sur Fichier > Propriétés, puis sur l'onglet Partage.

  3. Dans Liste de partage, cliquez sur le nom d'utilisateur GroupWise WebPublisher.

  4. Désélectionnez Afficher, puis cliquez sur OK.

Si, en plus d'annuler sa publication sur le Web, vous voulez supprimer entièrement le document, vous devez le supprimer de la bibliothèque.