3.4.1 Confirmation de la distribution des éléments envoyés

GroupWise permet d'obtenir confirmation de la distribution de votre élément de trois manières différentes.

Suivi d'un élément que vous avez envoyé

Vous pouvez vérifier l'état de tout élément envoyé dans la fenêtre Propriétés. Pour plus d'informations, reportez-vous à Vérification de l'état de vos éléments.

Réception d'une notification lors de l'ouverture ou de la suppression de l'élément

Vous pouvez recevoir une notification lorsque le destinataire ouvre ou supprime un message, refuse un rendez-vous ou effectue une tâche.

Demande de réponse

Vous pouvez informer le destinataire que vous souhaitez recevoir une réponse à un élément particulier. GroupWise ajoute une phrase à l'élément, indiquant qu'une réponse est demandée, et transforme l'icône de la boîte aux lettres du destinataire en double flèche. Pour plus d'informations, reportez-vous à Demande de réponse pour les éléments envoyés.

3.4.2 Affichage des éléments envoyés

Vous pouvez afficher les éléments que vous avez envoyés. Vous pouvez par exemple lire un élément envoyé, le renvoyer avec ou sans corrections et, dans certains cas, le retirer (s'il n'a pas encore été ouvert par son destinataire).

Tous les éléments envoyés se trouvent dans ce dossier sauf s'ils ont été déplacés vers un dossier autre que Boîte aux lettres ou Agenda. Si un élément envoyé est déplacé vers un autre dossier, il n'apparaît plus dans le dossier Éléments envoyés. Pour afficher les éléments envoyés et déplacés vers d'autres dossiers, ouvrez ces dossiers.

3.4.3 Renvoi d'éléments

Utilisez l'option Réenvoyer pour envoyer un élément une seconde fois, par exemple avec des corrections.

Vous pouvez vérifier les caractéristiques de l'élément d'origine pour savoir si GroupWise a pu le retirer. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'élément de votre choix dans la Boîte aux lettres, puis cliquez sur Propriétés. Les messages électroniques et téléphoniques ne peuvent pas être retirés s'ils ont déjà été ouverts.

3.4.4 Retrait d'éléments envoyés

Utilisez l'option Supprimer pour retirer un élément envoyé de la Boîte aux lettres du destinataire. Vous pouvez retirer un message électronique ou téléphonique de la boîte aux lettres des destinataires qui n'ont pas encore ouvert l'élément. Vous pouvez retirer un rendez-vous, une note ou une tâche à tout moment.

Pour savoir quels destinataires ont ouvert votre message, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'élément, puis cliquez sur Propriétés.

3.4.5 Vérification de l'état de vos éléments

La fonction Propriétés permet de vérifier l'état de tous les éléments que vous avez envoyés. Vous pouvez par exemple afficher la date et l'heure de distribution d'un élément et savoir à quel moment le destinataire l'a ouvert ou supprimé. Si un destinataire a accepté ou refusé un rendez-vous et joint un commentaire, vous pourrez afficher ce commentaire dans la fenêtre Propriétés. Vous pourrez également constater s'il a marqué une tâche comme étant effectuée.

La fonction Propriétés permet également d'obtenir des informations sur les éléments que vous recevez. Vous pouvez ainsi connaître les autres destinataires de l'élément (à l'exception de ceux qui l'ont reçu en copie masquée), la taille et la date de création des fichiers joints, etc.

Vous pouvez enregistrer et imprimer des informations d'état d'un élément.

Cette section contient les rubriques suivantes :

3.4.6 Demande de réponse pour les éléments envoyés