3.4 Gestion des messages électroniques reçus

3.4.1 Personnalisation des messages électroniques

Lorsque vous recevez un message électronique, vous pouvez cliquer sur l'onglet Personnaliser pour y ajouter des informations personnelles. Vous avez alors la possibilité d'en modifier l'objet, d'ajouter une note ou de sélectionner une catégorie.

Modification de l'objet d'un message que vous recevez

Si vous personnalisez un objet, le nouvel objet s'affiche dans votre boîte aux lettres et dans votre agenda ainsi que dans la boîte aux lettres et dans l'agenda de quiconque vous sert de mandataire. Si vous modifiez l'objet d'un élément dans un dossier partagé, les autres utilisateurs du dossier partagé continuent de visualiser l'objet initial.

  1. Ouvrez un élément de la boîte aux lettres ou de l'agenda.

  2. Cliquez sur l'onglet Personnaliser.

  3. Saisissez un nouvel objet dans le champ Mon Objet.

Pour afficher l'objet initial, ouvrez l'élément et lisez le contenu du champ Objet dans l'en-tête de l'élément.

Lorsque vous utilisez l'outil Rechercher en utilisant un mot du champ Objet, les résultats comprennent des éléments dont l'objet d'origine ou l'objet personnalisé contiennent ce mot. Lorsque vous créez une recherche avancée, utilisez le champ Objet d'origine pour rechercher l'objet original et le champ Mon objet pour rechercher l'objet personnalisé.

Lorsque vous créez une règle qui vise à rechercher un mot donné dans le champ Objet, la règle effectue la recherche uniquement sur l'objet initial.

Ajout d'une note à un message que vous recevez

Lorsque vous ajoutez une note à un message électronique que vous recevez, vous et vos mandataires peuvent l'afficher. Vous ne pouvez afficher la note qu'à l'aide de l'onglet Personnaliser du message électronique.

  1. Ouvrez un élément de la boîte aux lettres ou de l'agenda.

  2. Cliquez sur l'onglet Personnaliser.

  3. Dans le champ Mes notes, saisissez votre note. La note est enregistrée automatiquement lorsque vous quittez l'onglet Personnaliser.

Assignation d'une catégorie à un message que vous recevez

Reportez-vous à Utilisation de catégories pour organiser les éléments.

3.4.2 Conversion d'un message électronique en un autre type d'élément

Vous pouvez utiliser Passer à pour convertir un élément de votre boîte aux lettres en un autre type d'élément. Vous pouvez, par exemple, transformer un message électronique de votre boîte aux lettres en rendez-vous dans votre agenda. Le nouveau rendez-vous contient toutes les informations du message électronique (telles que les zones Dest., CC et CM, l'objet et le texte du message) applicables au rendez-vous.

Lors de la conversion d'un message électronique ou téléphonique en un autre type d'élément (tel qu'un rendez-vous ou une tâche), l'élément d'origine est supprimé de votre boîte aux lettres et le nouvel élément est ajouté à l'emplacement adéquat, dans le dossier Agenda par exemple.

Lorsque vous convertissez un élément, GroupWise affiche la vue d'élément par défaut sélectionnée dans Options - Environnement.

  1. Dans votre boîte aux lettres, cliquez sur l'élément dont vous souhaitez modifier le type.

  2. Cliquez sur Éditer > Passer à, puis cliquez sur un type d'élément.

    ou

    Cliquez sur Éditer > Passer à, cliquez sur Autre, puis cliquez sur un type d'élément. Vous pouvez choisir entre éléments publiés et éléments de groupe.

    Les éléments publiés sont directement envoyés vers votre agenda. Les éléments de groupe sont envoyés aux boîtes aux lettres individuelles et aux groupes auxquels les messages sont adressés.

  3. Saisissez toutes les informations requises.

  4. Cliquez sur Envoyer ou Publier dans la barre d'outils.

Lors de la conversion d'un message électronique ou téléphonique en un autre type d'élément (tel qu'un rendez-vous ou une tâche), l'élément d'origine est supprimé de votre boîte aux lettres et le nouvel élément est ajouté à l'emplacement adéquat, dans le dossier Agenda par exemple.

3.4.3 Enregistrement des messages électroniques reçus sur le disque

  1. Dans votre boîte aux lettres ou votre agenda, cliquez sur l'élément que vous souhaitez enregistrer, puis cliquez sur Fichier > Enregistrer sous.

    Boîte de dialogue Enregistrer

  2. Sélectionnez l'élément ou les pièces jointes à enregistrer.

  3. Choisissez le format (txt, pdf, rtf, eml) dans lequel le fichier doit être enregistré.

  4. Saisissez le nom de fichier de l'élément dans le champ Enregistrer le fichier sous.

  5. Pour enregistrer l'élément dans autre un répertoire que celui indiqué dans la zone Répertoire actuel, cliquez sur Parcourir, puis sélectionnez un nouveau répertoire.

  6. Sélectionnez Indiquer les conflits de noms de fichier si vous souhaitez que GroupWise vous signale l'existence d'un fichier portant le même nom.

  7. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Fermer.

Les éléments enregistrés restent dans votre boîte aux lettres et dans votre agenda et sont également copiés à l'emplacement que vous avez indiqué. Les éléments sont enregistrés sur le disque dans le format sélectionné afin de permettre leur ouverture dans d'autres programmes. Les pièces jointes sont enregistrées dans leur format d'origine.

Vous pouvez également glisser-déplacer un élément depuis GroupWise vers l'emplacement dans lequel vous voulez enregistrer le fichier. Par exemple, vous pouvez glisser-déplacer un message dans un dossier de projet sur votre bureau Windows.

3.4.4 Suppression d'un message électronique

Utilisez l'option Supprimer pour retirer les éléments sélectionnés de votre boîte aux lettres. Vous pouvez également utiliser cette option pour retirer des éléments que vous avez envoyés. Vous pouvez retirer des messages électroniques et téléphoniques si leur destinataire ne les a pas lus ou s'ils n'ont pas été envoyés sur Internet. Vous pouvez retirer des rendez-vous, des notes et des tâches quand vous le souhaitez.

Définition de la touche utilisée pour supprimer les messages électroniques

Vous pouvez spécifier la touche utilisée pour supprimer des éléments.

  1. Linux : cliquez sur Outils > Options.

    Mac : cliquez sur GroupWise > Préférences.

  2. Cliquez sur Environnement > Général.

  3. Dans la liste Méthode de suppression de l'élément, sélectionnez la méthode que vous voulez utiliser.

    Linux :

    Touche Suppr : il s'agit de la touche par défaut pour supprimer des éléments.

    Touche retour arrière : cette touche permet de supprimer des éléments.

    Mac :

    Touche Suppr (vers l'avant) : il s'agit de la touche par défaut pour supprimer des éléments.

    Touche Suppr : cette touche permet de supprimer des éléments.

Suppression d'un élément de la boîte aux lettres

  1. Dans la fenêtre principale, sélectionnez un ou plusieurs éléments, puis appuyez sur la touche Suppr.

    Pour plus d'informations concernant la touche utilisée pour supprimer des éléments, reportez-vous à la Définition de la touche utilisée pour supprimer les messages électroniques.

  2. Choisissez les boîtes aux lettres desquelles vous voulez supprimer l'élément.

  3. Cliquez sur OK.

Suppression et vidage d'éléments de la boîte aux lettres

  1. Dans la fenêtre principale, sélectionnez un ou plusieurs éléments cliquez sur Éditer > Supprimer et Vider.

    Si vous sélectionnez cette option, les éléments supprimés ne sont pas déplacés vers la corbeille ; ils sont irrécupérables.

Confirmation de la suppression d'éléments

Si vous sélectionnez l'option de confirmation de suppression d'éléments, GroupWise vous demande de confirmer la suppression de chaque élément.

  1. Linux : cliquez sur Outils > Options.

    Mac : cliquez sur GroupWise > Préférences.

  2. Cliquez sur Environnement > Général.

  3. Cochez la case Confirmation de suppression d'élément, puis cliquez sur OK ou sur Appliquer.

3.4.5 Archivage et sauvegarde des messages électroniques

Le nombre des messages électroniques peut devenir très rapidement élevé. Reportez-vous au Section 16.0, Maintenance de GroupWise pour les stratégies de gestion à long terme.