3.2 Gestion des messages électroniques envoyés

3.2.1 Travailler avec des éléments envoyés

Vous pouvez afficher les éléments que vous avez envoyés. Vous pouvez par exemple lire un élément envoyé, le renvoyer avec ou sans corrections et, dans certains cas, le retirer (s'il n'a pas encore été ouvert par son destinataire).

  1. Cliquez sur le dossier Éléments envoyés dans la liste des dossiers.

Tous les éléments envoyés se trouvent dans ce dossier sauf s'ils ont été déplacés vers un dossier autre que Boîte aux lettres ou Agenda. Si un élément envoyé est déplacé vers un autre dossier, il n'apparaît plus dans le dossier Éléments envoyés. Pour afficher les éléments envoyés et déplacés vers d'autres dossiers, ouvrez ces dossiers.

Si vous envoyez des messages vers des systèmes non-GroupWise, notez que ces derniers doivent disposer d'une fonctionnalité de suivi de processus afin de pouvoir renvoyer l'état de votre message sortant à votre système GroupWise.

3.2.2 Retrait d'un message électronique envoyé

Utilisez Supprimer pour retirer un élément envoyé de la Boîte aux lettres du destinataire. Vous pouvez retirer un message électronique ou téléphonique de la boîte aux lettres des destinataires GroupWise qui n'ont pas encore ouvert l'élément. Vous pouvez retirer un rendez-vous, une note ou une tâche à tout moment.

  1. Cliquez sur le dossier Éléments envoyés dans la liste des dossiers.

  2. Linux : cliquez avec le bouton droit sur l'élément à retirer.

    Mac : Ctrl + clic sur l'élément à retirer.

  3. Cliquez sur Supprimer.

  4. Sélectionnez l'option appropriée.

  5. Si vous avez choisi de retirer l'élément de la boîte aux lettres d'autres utilisateurs, vous pouvez saisir un commentaire afin de leur expliquer le motif de la suppression.

  6. Cliquez sur OK.

Pour savoir quels destinataires ont ouvert votre message, reportez-vous à la Section 3.2.4, Vérification de l'état d'un message électronique envoyé. Un message ne peut pas être retiré s'il a déjà été ouvert.

3.2.3 Renvoi d'un message électronique

Utilisez l'option Renvoyer pour envoyer un élément une seconde fois, par exemple avec des corrections.

  1. Cliquez sur le dossier Éléments envoyés dans la liste des dossiers.

  2. Linux : cliquez avec le bouton droit sur l'élément à renvoyer.

    Mac : Ctrl + clic sur l'élément à retirer.

  3. Cliquez sur Renvoyer.

  4. Si l'élément avait un rappel automatique, cliquez sur Cette instance ou Toutes les instances.

  5. Modifiez cet élément si nécessaire, puis cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

  6. Cliquez sur Oui pour retirer l'élément d'origine.

    ou

    Cliquez sur Non pour conserver cet original.

Pour savoir quels destinataires ont ouvert votre message, reportez-vous à la Section 3.2.4, Vérification de l'état d'un message électronique envoyé. Un message ne peut pas être retiré s'il a déjà été ouvert.

3.2.4 Vérification de l'état d'un message électronique envoyé

La fonction Propriétés permet de vérifier l'état de tous les éléments que vous envoyez. Vous pouvez par exemple afficher la date et l'heure de distribution d'un élément et savoir à quel moment le destinataire l'a ouvert ou supprimé. Si un destinataire a accepté ou refusé un rendez-vous et joint un commentaire, vous pourrez afficher ce commentaire dans la fenêtre Propriétés. Vous pourrez également constater s'il a marqué une tâche comme étant effectuée.

La fenêtre Propriétés permet également d'afficher des informations sur les éléments que vous recevez. Vous pouvez ainsi connaître les autres destinataires de l'élément (à l'exception de ceux qui l'ont reçu en copie masquée), la taille et la date de création des fichiers joints, etc.

Dans votre Boîte aux lettres ou votre Agenda :

  1. Linux : cliquez avec le bouton droit sur un élément.

    Mac : Ctrl + clic sur un élément.

  2. Cliquez sur Propriétés.

  3. Faites défiler les informations d'état qui se trouvent près du bas de la page Propriétés.

Les icônes situées à côté d'un élément peuvent également fournir des informations utiles sur son état. Reportez-vous au Identification des icônes qui apparaissent en regard des éléments.

Si vous envoyez des messages vers des systèmes non-GroupWise, notez que ces derniers doivent disposer d'une fonctionnalité de suivi de processus afin de pouvoir renvoyer l'état de votre message sortant à votre système GroupWise.

3.2.5 Confirmation de la distribution des messages électroniques envoyés

GroupWise accuse de plusieurs manières la bonne distribution de votre élément.

Si vous envoyez des messages vers des systèmes non-GroupWise, notez que ces derniers doivent disposer d'une fonctionnalité de suivi de processus afin de pouvoir renvoyer l'état de votre message sortant à votre système GroupWise.

Réception d'une notification sur les éléments envoyés

Vous pouvez recevoir une notification lorsque le destinataire ouvre ou supprime un message, refuse un rendez-vous ou effectue une tâche.

  1. Pour obtenir un accusé de réception pour un élément, ouvrez-en une vue, cliquez sur l'onglet Options d'envoi > Suivi de l'état.

    ou

    Pour obtenir systématiquement un accusé de réception pour les éléments envoyés :

    Linux : cliquez sur Outils > Options > Envoyer > Suivi du processus.

    Mac : cliquez sur GroupWise > Préférences > Suivi du processus.

  2. Sélectionnez un type d'élément.

  3. Dans la section Renvoyer une notification, spécifiez le type d'accusé de réception que vous souhaitez obtenir.

    Vous êtes automatiquement abonné à Notify dans Options. Si vous avez désélectionné les abonnements aux alarmes et aux notifications, vous ne recevrez pas de notifications avec Notify. Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 8.2, Utilisation de Notify.

    Si vous envoyez un élément à une adresse Internet, vous pouvez cliquer sur Activer la confirmation de distribution. Si le système de messagerie Internet du destinataire active le suivi de l'état, vous pouvez recevoir l'état relatif à l'élément que vous envoyez.

  4. Revenez à l'élément que vous êtes en train de composer.

    ou

    Cliquez sur OK, puis sur Fermer pour enregistrer le paramètre pour tous les éléments.

Demande de réponse

Vous pouvez informer le destinataire que vous souhaitez recevoir une réponse à un élément particulier. GroupWise ajoute une phrase à l'élément, indiquant qu'une réponse est demandée et transforme l'icône de la boîte aux lettres du destinataire en double flèche.

  1. Pour demander une réponse à un élément, ouvrez-en une vue et cliquez sur Options d'envoi > Général.

    ou

    Pour demander une réponse à tous les éléments que vous envoyez :

    Linux : cliquez sur Outils > Options > Envoyer > Options d'envoi.

    Mac : cliquez sur GroupWise >  > Préférences > Envoyer > Options d'envoi.

  2. Cliquez sur Réponse requise, puis précisez à quel moment vous souhaitez recevoir la réponse.

    Le destinataire de votre message voit icône Réponse requise s'afficher à côté du message. Si vous sélectionnez À votre convenance, « Réponse requise à votre convenance » apparaît en haut du message. Si vous sélectionnez Sous x jours, « Réponse requise le » apparaît en haut du message.

  3. Revenez à l'élément que vous êtes en train de composer.

    ou

    Cliquez sur OK, puis sur Fermer pour enregistrer le paramètre pour tous les éléments.

Notification des destinataires concernant un élément que vous avez envoyé

  1. Pour informer les destinataires d'un élément, ouvrez-en une vue puis cliquez sur Options d'envoi > Général.

    ou

    Pour informer les destinataires de tous les éléments envoyés :

    Linux : cliquez sur Outils > Options > Envoyer > Options d'envoi.

    Mac : cliquez sur GroupWise > Préférences > Envoyer > Options d'envoi.

  2. Cliquez sur Notifier les destinataires.

    Les utilisateurs sont automatiquement abonnés aux notifications dans Options. S'ils ont désélectionné les abonnements aux alarmes et aux notifications, ils ne peuvent pas être notifiés des messages que vous envoyez. Pour obtenir plus d'informations, reportez-vous à « Pour recevoir des notifications pour un autre utilisateur ou pour une autre ressource ».

  3. Revenez à l'élément que vous êtes en train de composer.

    ou

    Cliquez sur OK, puis sur Fermer pour enregistrer le paramètre pour tous les éléments.

3.2.6 Suivre l'état d'un message électronique envoyé

Vous pouvez configurer un élément unique pour vous aider à suivre son état. Par exemple, pour obtenir des informations concernant le suivi de l'état d'un message électronique, reportez-vous à Notification des destinataires concernant un élément que vous avez envoyé.

Vous pouvez également configurer GroupWise pour suivre l'état de tous les éléments que vous envoyez.

  1. Linux : cliquez sur Outils > Options.

    Mac : cliquez sur GroupWise > Préférences.

  2. Cliquez sur Envoyer > Suivi de l'état.

  3. Dans la liste déroulante Paramètres, sélectionnez le type de l'élément que vous voulez configurer.

    Vous pouvez suivre l'état des éléments suivants :

    • Message électronique

    • Rendez-vous

    • Tâches

    • Notes

  4. Sélectionnez Créer un élément d'envoi pour suivre les informations.

    IMPORTANT :ce paramètre est sélectionné par défaut. Il est vivement recommandé de ne pas le désélectionner. Si cette option n'est pas sélectionnée, aucun élément envoyé n'est créé lorsque vous envoyez un élément ; par conséquent, vous n'avez pas de copie des éléments que vous envoyez, sauf si vous les enregistrez vous-même.

  5. Assurez-vous que le type d'information d'état que vous voulez suivre est sélectionné.

    Les options sont :

    • Distribué

    • Distribué et ouvert

    • Toutes les informations (par défaut, recommandé)

  6. (Facultatif) Laissez l'option Supprimer automatiquement l'élément envoyé non sélectionnée.

    Si vous sélectionnez cette option, vous perdez la copie de l'élément que vous avez envoyé.

  7. Dans la zone de groupe Renvoyer une notification, spécifiez le type d'accusé de réception que vous souhaitez obtenir.

  8. (Facultatif) Si vous envoyez un élément à une adresse Internet, sélectionnez Activer la confirmation de distribution, puis sélectionnez Envoyer la notification à ma boîte de réception (si vous le souhaitez).

    Si le système de messagerie Internet du destinataire active le suivi de l'état, vous pouvez recevoir l'état relatif à l'élément que vous envoyez.

  9. Cliquez sur OK.