4.4 Réception d'éléments de l'Agenda

4.4.1 Acceptation ou refus d'éléments de l'Agenda

Lorsque vous recevez un rendez-vous, une tâche ou une note, il se peut que vous ne puissiez pas l'accepter. Dans GroupWise, vous pouvez informer l'expéditeur de votre acceptation ou refus, indiquer un niveau d'acceptation ou de disponibilité et ajouter d'autres commentaires. Vous pouvez également déléguer l'élément à un autre utilisateur. L'expéditeur trouvera votre réponse en contrôlant les propriétés de l'élément.

Si vous refusez un rendez-vous après son heure de début, l'expéditeur voit le rendez-vous apparaître comme supprimé plutôt que comme refusé dans ses propriétés.

Acceptation ou refus d'un élément

  1. Ouvrez le rendez-vous, la tâche ou la note.

  2. Cliquez sur Accepter ou sur Refuser dans la barre d'outils.

    ou

    Cliquez sur la flèche vers le bas située à droite du bouton pour sélectionner un niveau de disponibilité Accepter ou pour sélectionner Refuser avec options.

  3. Si vous avez sélectionné Refuser avec options, vous pouvez saisir un commentaire (facultatif) puis cliquer sur OK.

    Par défaut, pour afficher votre commentaire, l'expéditeur peut afficher les propriétés de l'élément dans le dossier Éléments envoyés. Toutefois, il peut aussi choisir d'être notifié du refus d'un élément par le destinataire. Pour ce faire, sous Outils > Options > Envoyer > Rendez-vous/Tâche/Note, il peut sélectionner Renvoyer une notification Après refus sur Récépissé, sur Notifier ou sur les deux.

  4. Si l'élément est un rappel automatique, cliquez sur Cette instance pour accepter ou refuser cet élément précis ou sur Toutes les instances pour accepter ou refuser toutes les occurrences de ce rappel automatique.

Acceptation d'un élément dans un agenda personnel

  1. Ouvrez le rendez-vous, la tâche ou la note.

  2. Cliquez sur la flèche bas située à droite du bouton Accepter et sélectionnez Accepter avec options.

  3. Sélectionnez l'agenda personnel devant contenir l'élément et cliquez sur OK.

Conservation d'une copie d'un élément accepté dans votre boîte aux lettres

Lorsque vous acceptez un élément, vous pouvez également choisir d'en conserver une copie dans votre dossier Boîte aux lettres.

  1. Cliquez sur Outils > Options, puis double-cliquez sur Agenda.

  2. Dans la page Général, sélectionnez Après acceptation, continuer à afficher l'élément dans la boîte aux lettres.

  3. Cliquez sur OK.

4.4.2 Acceptation ou refus d'éléments Internet

Vous pouvez accepter ou refuser des rendez-vous, des événements Toute la journée et des tâches envoyées à partir de clients de collaboration de type Internet. Parmi ces clients figurent Microsoft Exchange, Lotus Notes* et Macintosh iCal.

  1. Ouvrez le rendez-vous, la tâche ou la note.

  2. Cliquez sur Accepter ou sur Refuser dans la barre d'outils.

    ou

    Cliquez sur la flèche vers le bas située à droite du bouton pour sélectionner un niveau de disponibilité Accepter ou pour sélectionner Refuser avec options.

  3. (Facultatif) Si vous avez sélectionné Refuser avec options, vous pouvez saisir un commentaire puis cliquer sur OK.

  4. Si l'élément est un rappel automatique, cliquez sur Cette instance pour accepter ou refuser cet élément précis ou sur Toutes les instances pour accepter ou refuser toutes les occurrences de ce rappel automatique.

    Par défaut, un message est envoyé à l'expéditeur de l'élément. Il indique votre opération.

    Par ailleurs, vous pouvez cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'élément Internet et sélectionner Importer un agenda. Cette opération permet de créer un agenda et d'y importer l'élément.

4.4.3 Délégation d'éléments de l'Agenda

Utilisez la fonction Déléguer pour réaffecter un élément planifié à un autre utilisateur. L'expéditeur peut savoir à quel utilisateur vous avez délégué l'élément dans les propriétés de l'élément.

Délégation d'un rendez-vous, d'une tâche ou d'une note à partir de la fenêtre principale

  1. Dans la liste d'éléments, cliquez sur une tâche, une note ou un rendez-vous.

  2. Cliquez sur Opérations > Déléguer.

  3. Dans le champ Dest., saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée.

    ou

    Pour sélectionner un nom d'utilisateur dans une liste, dans la barre d'outils, cliquez sur Adresse, double-cliquez sur l'utilisateur, puis cliquez sur OK.

  4. Saisissez éventuellement un message complémentaire à l'attention de votre correspondant.

  5. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

  6. Cliquez sur Oui si vous voulez que cet élément reste dans votre Agenda.

    ou

    Cliquez sur Non si vous souhaitez que cet élément soit supprimé de votre Agenda.

Délégation d'un rendez-vous, d'une tâche ou d'une note à partir de la vue Agenda

  1. Dans la vue Agenda, cliquez avec le bouton droit de la souris sur une tâche, une note ou un rendez-vous, puis cliquez sur Déléguer.

  2. Dans le champ Dest., saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée.

    ou

    Pour sélectionner un nom d'utilisateur dans une liste, dans la barre d'outils, cliquez sur Adresse, double-cliquez sur l'utilisateur, puis cliquez sur OK.

  3. Saisissez éventuellement un message complémentaire à l'attention de votre correspondant.

  4. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

  5. Cliquez sur Oui si vous souhaitez que cet élément reste dans votre Agenda.

    ou

    Cliquez sur Non si vous souhaitez le supprimer.

4.4.4 Modification des types d'éléments de l'agenda

Vous pouvez faire glisser un élément d'un dossier à un autre pour changer le type d'élément de cet objet. Par exemple, faites glisser une tâche vers la liste des rendez-vous pour la transformer en rendez-vous.

Changement du type d'un élément de votre agenda

  1. Cliquez sur Agenda dans la liste des dossiers.

  2. Cliquez sur l'élément à modifier dans la liste des rendez-vous, des tâches ou des notes.

  3. Faites glisser l'élément vers la liste qui correspond au type d'élément que vous souhaitez obtenir.

    Par exemple, faites glisser une tâche vers la liste des rendez-vous pour la transformer en rendez-vous.

    Pour copier un rendez-vous, une tâche ou une note, maintenez la touche Ctrl enfoncée tout en faisant glisser l'élément.

  4. Saisissez toutes les informations requises.

  5. Cliquez sur Envoyer ou Publier dans la barre d'outils.

Conversion d'un élément publié en élément de groupe

  1. Dans votre agenda, cliquez sur un élément publié.

  2. Cliquez sur Éditer > Passer à, puis cliquez sur Autre.

    Boîte de dialogue Passer à

  3. Cliquez sur Groupe, puis sur OK.

  4. Saisissez toutes les informations requises.

  5. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

4.4.5 Enregistrement des éléments de l'Agenda

Les éléments enregistrés restent dans votre agenda et sont également copiés à l'emplacement que vous avez indiqué. Les éléments sont enregistrés avec l'extension .rtf, ce qui permet de les ouvrir également dans un logiciel de traitement de texte. Les pièces jointes sont enregistrées dans leur format d'origine.

  1. Dans votre boîte aux lettres ou votre agenda, cliquez sur l'élément que vous souhaitez enregistrer, puis cliquez sur Fichier > Enregistrer sous.

  2. Tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée, cliquez sur l'élément et les pièces jointes que vous voulez enregistrer.

  3. Pour enregistrer un élément sur le disque ou dans une bibliothèque GroupWise, sélectionnez-le.

  4. Saisissez le nom de fichier à donner à l'élément dans le champ Enregistrer le fichier sous.

    ou

    Saisissez un objet dans le champ Objet.

  5. Pour enregistrer l'élément dans autre un répertoire que celui indiqué dans la zone Répertoire actuel, cliquez sur Parcourir, puis sélectionnez un nouveau répertoire.

    ou

    Pour enregistrer l'élément dans une autre bibliothèque GroupWise, cliquez sur la liste déroulante, puis sélectionnez un nom de bibliothèque.

  6. Si vous enregistrez sur le disque, sélectionnez Indiquer les conflits de noms de fichier si vous souhaitez que GroupWise signale l'existence d'un fichier portant le même nom.

  7. Si vous enregistrez dans une bibliothèque GroupWise, assurez-vous d'avoir sélectionné Définir les propriétés via les valeurs par défaut si vous ne souhaitez pas indiquer les propriétés du document à cette étape.

  8. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Fermer.