6.3 Adressage d'éléments

Il existe plusieurs manières d'adresser un élément dans GroupWise :

6.3.1 À l'aide de la fonction d'achèvement des noms

Configuration de l'achèvement des noms

  1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur icône de la barre d'outils Carnet d'adresses dans la barre d'outils.

  2. Cliquez sur Fichier > Ordre de la recherche par achèvement de noms.

  3. Dans la zone Carnets disponibles, cliquez sur les carnets d'adresses que la fonction Achèvement de noms doit examiner (ou cliquez tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée), puis cliquez sur Ajouter.

  4. Pour modifier l'ordre de recherche d'un carnet d'adresses, sélectionnez celui-ci dans la liste Carnets sélectionnés, puis cliquez sur Bas ou Haut.

  5. Pour désactiver la fonction Achèvement de noms, cochez la case Désactiver l'achèvement de noms.

  6. Cliquez sur OK.

Adressage d'un élément avec l'achèvement des noms

Lorsque vous commencez à saisir un nom dans les champs Dest., CC ou CM d'un élément que vous créez, la fonction Achèvement de noms tente de compléter le nom à votre place. Elle examine les carnets d'adresses dans l'ordre que vous avez indiqué dans la boîte de dialogue Ordre de recherche par achèvement de noms et recherche les entrées qui correspondent au nom que vous saisissez.

Si cette fonction retrouve le nom que vous recherchez, vous pouvez arrêter la saisie. Si la fonction d'achèvement de noms ne trouve pas le nom que vous cherchez, continuez la saisie. Elle poursuit ainsi sa recherche avec chaque nouveau caractère saisi. Si cette commande trouve un nom proche de celui recherché, vous pouvez utiliser les touches Haut ou Bas afin de faire défiler la liste et d'afficher les noms adjacents du carnet d'adresses.

Si Infos rapides est activé, comme indiqué dans la Section 6.5.12, Affichage des Infos rapides, des coordonnées s'affichent lors de la saisie pour vous aider à identifier le contact que vous recherchez. Si le contact que vous recherchez possède plusieurs adresses e-mail, les flèches vers le haut ou vers le bas vous aident à sélectionner celle que vous voulez utiliser. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur le nom complet, puis sélectionner l'adresse e-mail dans la liste déroulante.

6.3.2 Utilisation du Sélecteur d'adresses

Lorsque vous composez un nouvel élément et que vous cliquez sur icône Adresse dans la barre d'outils de la vue d'élément, le Sélecteur d'adresses s'affiche. Le Sélecteur d'adresses présente une vue simplifiée du Carnet d'adresses et propose les options qui permettent de sélectionner un nom et de créer un groupe.

Présentation du Sélecteur d'adresses

Le sélecteur d'adresses apparaît à d'autres endroits de GroupWise, par exemple lorsque vous sélectionnez les membres d'un groupe ou des entrées à retrouver. Il peut être légèrement modifié pour afficher uniquement les options adaptées au contexte.

Figure 6-2 Sélecteur d'adresses

Dans le Sélecteur d'adresses, un seul carnet d'adresses est visible à la fois. Pour changer de carnet d'adresses, cliquez sur un carnet dans la liste déroulante Rechercher dans.

Double-cliquez sur les entrées que vous voulez placer dans les champs Dest., CC ou CM de l'élément que vous envoyez. La liste déroulante icône Filtre désactivé permet de limiter les entrées aux contacts, aux groupes ou aux ressources. Vous pouvez effectuer une recherche par nom ou prénom à l'aide de la liste déroulante Correspond. Si une entrée comporte un signe +, elle possède plusieurs adresses e-mail.

Vous pouvez ajouter et supprimer des colonnes ou encore modifier l'ordre des colonnes dans la liste des entrées d'adresses. modifier l'ordre de tri de la liste en fonction des entrées de la colonne de votre choix ou redimensionner le Sélecteur d'adresses en faisant glisser un coin de la fenêtre. Pour ouvrir une entrée de contact et afficher ses détails, cliquez sur le contact, puis sur Détails.

Vous pouvez ajouter des contacts dans le volet droit, puis créer un groupe via Enregistrer le groupe. Si vous cliquez sur la flèche vers le bas du bouton Enregistrer le groupe, vous pouvez sélectionner le carnet d'adresses dans lequel le groupe sera enregistré. Sinon, il est enregistré dans le carnet d'adresses affiché dans le Sélecteur d'adresses.

Vous pouvez créer des contacts à l'aide du bouton Nouveau contact. Ce bouton n'est pas actif si vous êtes en train de consulter le Carnet d'adresses GroupWise ou tout autre carnet d'adresses sue lequel vous ne disposez pas de droits de modification (par exemple, un carnet d'adresses partagé ou un carnet d'adresses LDAP). Pour créer un contact, cliquez sur Nouveau contact, saisissez les informations relatives au contact dans les différents onglets, puis cliquez sur OK. Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 6.4.2, Gestion des contacts.

Pour créer un bordereau de routage dans l'élément que vous créez, cliquez sur Bordereau de routage. Pour plus d'informations, reportez-vous à Création d'un message routé.

Adressage d'un élément avec le sélecteur d'adresses

Le sélecteur d'adresses permet de spécifier les destinataires des éléments que vous composez. Pour plus d'informations sur le Sélecteur d'adresses, reportez-vous à la Section 6.3.2, Utilisation du Sélecteur d'adresses.

  1. Dans un élément que vous composez, cliquez sur icône de la barre d'outils Adresses dans la barre d'outils.

  2. Sélectionnez un carnet d'adresses dans la liste déroulante Rechercher dans.

  3. Double-cliquez sur le nom des destinataires principaux (ceux qui doivent apparaître dans le champ Dest.) de votre message.

  4. Pour spécifier des destinataires en copie carbone, cliquez sur CC, puis double-cliquez sur le nom de ces destinataires.

  5. Pour spécifier des destinataires en copie masquée, cliquez sur CM, puis double-cliquez sur le nom de ces destinataires.

  6. Cliquez sur la liste déroulante icône Filtre pour afficher uniquement les contacts, les groupes ou les ressources dans votre liste.

  7. Cliquez sur la liste déroulante Correspond pour sélectionner la méthode de recherche d'un destinataire (par nom complet, nom de famille ou prénom), puis saisissez le nom du destinataire.

  8. Cliquez sur OK.

Si vous connaissez le nom de la personne, commencez à le saisir dans la zone Dest. de la vue d'élément. Dans le sélecteur d'adresses, la fonction d'achèvement des noms recherche dans le carnet d'adresses sélectionné. Lorsque cette option a trouvé le nom de la personne à laquelle vous souhaitez envoyer un message, vous pouvez interrompre votre saisie. Si elle trouve un nom similaire à celui que vous recherchez mais pas exactement identique, utilisez les touches Haut et Bas pour vous déplacer dans la liste des noms voisins dans le Carnet d'adresses. Si la fonction d'achèvement des noms ne trouve pas la personne, sélectionnez un carnet d'adresses différent dans le sélecteur d'adresses.

6.3.3 Utilisation du carnet d'adresses Contacts fréquents

Utilisez le carnet d'adresses Contacts fréquents pour avoir accès aux entrées que vous utilisez le plus fréquemment ou à celles que vous avez utilisées tout dernièrement. Lorsque vous utilisez une adresse dans un message, elle est copiée dans le carnet d'adresses Contacts fréquents si le paramétrage des options du carnet le permet. Vous pouvez connaître la date et l'heure auxquelles vous avez utilisé l'entrée pour la dernière fois et le nombre d'utilisations.

Une entrée placée dans Contacts fréquents y demeure jusqu'à ce que vous la supprimiez. Elle reste également dans le carnet d'adresses dont elle provient.

Utilisez les propriétés des contacts fréquents pour choisir les éventuelles adresses à récupérer des éléments reçus ou envoyés et pour décider de la durée de conservation de ces adresses dans le carnet d'adresses.

  1. Cliquez sur icône de la barre d'outils Adresses dans un élément que vous composez.

  2. Sélectionnez Contacts fréquents dans la liste déroulante Rechercher dans.

  3. Double-cliquez sur les noms souhaités, puis cliquez sur OK.

Vous pouvez fermer le carnet d'adresses Contacts fréquents, mais pas le supprimer.

6.3.4 Envoi d'un message électronique depuis un dossier Contacts

  1. Cliquez sur un dossier Contacts.

  2. Si vous visualisez le dossier Contacts sous forme de cartes d'adresses, cliquez sur l'adresse électronique à laquelle vous souhaitez envoyer un message.

    ou

    Si l'adresse électronique n'est pas affichée immédiatement dans le dossier Contacts :

    1. Double-cliquez sur un contact.

    2. Dans la page Résumé, cliquez sur l'adresse électronique à laquelle vous souhaitez envoyer un message.

      Boîte de dialogue des propriétés du contact avec l'onglet Résumé sélectionné

      Vous pouvez également double-cliquer sur une adresse électronique dans la page Contact ou cliquer sur Envoyer un message sur n'importe quelle page.

  3. Saisissez un objet et un texte dans le message qui s'ouvre.

  4. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

6.3.5 Envoi de messages depuis le Carnet d'adresses

Servez-vous de Message électronique pour envoyer des éléments depuis un carnet d'adresses. Si vous avez ouvert le carnet d'adresses dans le fenêtre principale, il n'est pas connecté à une vue d'élément. La fonction Message électronique permet d'ouvrir la vue d'un élément depuis le carnet d'adresses.

  1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur icône de la barre d'outils Carnet d'adresses dans la barre d'outils.

    Carnet d'adresses

  2. Cliquez sur un carnet d'adresses.

  3. Tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée, cliquez sur les utilisateurs auxquels vous souhaitez envoyer un message.

  4. Cliquez sur Fichier > Message électronique.