3.2 Gestion des messages électroniques envoyés

3.2.1 Travailler avec des éléments envoyés

Vous pouvez suivre les informations d'état concernant un élément dans le dossier Éléments envoyés. En général, cette option est activée par défaut et permet de suivre les informations envoyées et ouvertes. Si vous choisissez de ne pas créer d'éléments, GroupWise ne suit aucune information concernant les éléments envoyés.

Affichage des éléments envoyés

Vous pouvez afficher les éléments que vous avez envoyés. Vous pouvez par exemple lire un élément envoyé, le renvoyer avec ou sans corrections et, dans certains cas, le retirer (s'il n'a pas encore été ouvert par son destinataire).

  1. Cliquez sur le dossier Éléments envoyés dans la barre de navigation.

Les icônes situées à côté d'un élément peuvent également fournir des informations utiles sur son état. Reportez-vous à la Section 1.8, Identification des icônes qui apparaissent en regard des éléments.

Tous les éléments envoyés se trouvent dans ce dossier sauf s'ils ont été déplacés vers un dossier autre que Boîte aux lettres ou Agenda. Si un élément envoyé est déplacé vers un autre dossier, il n'apparaît plus dans le dossier Éléments envoyés. Pour afficher les éléments envoyés et déplacés vers d'autres dossiers, ouvrez ces dossiers.

Si vous envoyez des messages vers des systèmes non-GroupWise, notez que ces derniers doivent disposer d'une fonctionnalité de suivi de processus afin de pouvoir renvoyer l'état de votre message sortant à votre système GroupWise.

Affichage des propriétés des éléments envoyés

La fonction Propriétés permet de vérifier l'état de tous les éléments que vous envoyez. Vous pouvez par exemple afficher la date et l'heure de distribution d'un élément et savoir à quel moment le destinataire l'a ouvert ou supprimé. Si un destinataire a accepté ou refusé un rendez-vous et joint un commentaire, vous pourrez afficher ce commentaire dans la fenêtre Propriétés. Vous pourrez également constater s'il a marqué une tâche comme étant effectuée.

La fenêtre Propriétés permet également d'afficher des informations sur les éléments que vous recevez. Vous pouvez ainsi connaître les autres destinataires de l'élément (à l'exception de ceux qui l'ont reçu en copie masquée), la taille et la date de création des fichiers joints, etc.

Présentation des propriétés des éléments envoyés

Il existe deux vues de propriétés :

Propriétés de base : affiche le titre Propriétés et une liste de destinataires. Cette liste contient le nom des destinataires et leur ID d'utilisateur, les opérations qu'ils ont réalisées sur l'élément, la date et l'heure de leur dernière opération et des commentaires éventuels.

Propriétés avancées : affiche le titre Propriétés, les destinataires, les bureaux de poste, les fichiers et les options relatifs à l'élément. La page Propriétés avancées est utile aux administrateurs système qui effectuent le suivi d'un élément à des fins de dépannage.

Pour obtenir des informations sur un document, utilisez le journal d'activité dans la boîte de dialogue Propriétés du document. Reportez-vous à la Section 15.7, Affichage de l'historique d'un document .

Affichage des propriétés des éléments envoyés

Dans votre dossier Éléments envoyés :

  1. Cliquez avec le bouton droit sur un élément.

  2. Cliquez sur Propriétés.

  3. Faites défiler les informations d'état qui se trouvent près du bas de la page Propriétés.

Les icônes situées à côté d'un élément peuvent également fournir des informations utiles sur son état. Reportez-vous à la Section 1.8, Identification des icônes qui apparaissent en regard des éléments.

Si vous envoyez des messages vers des systèmes non-GroupWise, notez que ces derniers doivent disposer d'une fonctionnalité de suivi de processus afin de pouvoir renvoyer l'état de votre message sortant à votre système GroupWise.

Enregistrement des informations d'état d'un élément

  1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un élément, puis cliquez sur Propriétés.

  2. Cliquez sur Fichier > Enregistrer sous.

    GroupWise donne alors à l'élément un nom de fichier temporaire. Vous pouvez modifier le nom de ficher et le dossier par défaut.

  3. Cliquez sur Enregistrer.

Impression des informations d'état d'un élément

  1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un élément, puis cliquez sur Propriétés.

  2. Cliquez avec le bouton droit de la souris dans la fenêtre Propriétés, puis cliquez sur Imprimer.

Configuration de l'opération de vue par défaut Éléments envoyés

Lorsque vous double-cliquez sur un élément du dossier Éléments envoyés, vous pouvez choisir si le message ou les propriétés de l'élément sont affichés.

  1. Cliquez sur Outils > Options

  2. Cliquez sur Environnement > Opérations par défaut.

  3. Spécifiez l'opération Ouvrir un élément ou Afficher propriétés pour l'élément envoyé.

  4. Cliquez sur OK.

Configuration des informations des éléments envoyés à suivre

  1. Pour modifier les informations envoyées à suivre d'un élément, ouvrez un nouvel élément, cliquez sur Options d'envoi > Suivi de l'état.

    ou

    Pour modifier les informations envoyées à suivre de tous les éléments que vous envoyez, cliquez sur Outils > Options > Envoyer, puis cliquez sur l'onglet du type d'élément.

    IMPORTANT :l'option Créer un élément d'envoi pour suivre les informations est sélectionnée par défaut. Il est vivement recommandé de ne pas le désélectionner. Si cette option n'est pas sélectionnée, aucun élément envoyé n'est créé lorsque vous envoyez un élément ; par conséquent, vous n'avez pas de copie des éléments que vous envoyez, sauf si vous les enregistrez vous-même.

  2. Sélectionnez les informations à suivre :

    Distribué : suit l'heure à laquelle l'élément envoyé a été livré dans la boîte aux lettres d'un utilisateur.

    Distribué et ouvert : suit l'heure à laquelle un élément que vous avez envoyé a été distribué, ainsi que le moment où il a été ouvert par le destinataire.

    Toutes les informations : suit l'heure à laquelle l'élément envoyé a été livré, ouvert, supprimé et vidé.

  3. (Facultatif) Choisissez si vous souhaitez activer l'option Supprimer automatiquement l'élément envoyé. Cela supprime les éléments envoyés de votre boîte aux lettres, une fois que tous les destinataires les ont supprimés, puis vidés de leur corbeille.

  4. Revenez à l'élément que vous êtes en train de composer.

    ou

    Sélectionnez les informations à suivre pour chaque type d'élément, cliquez sur OK, puis sur Fermer pour enregistrer le paramètre pour tous les éléments.

3.2.2 Retrait d'un message électronique envoyé

Utilisez Supprimer pour retirer un élément envoyé de la Boîte aux lettres du destinataire. Vous pouvez retirer un message électronique ou téléphonique de la boîte aux lettres des destinataires qui n'ont pas encore ouvert l'élément. Vous pouvez retirer un rendez-vous, une note ou une tâche à tout moment.

  1. Cliquez sur le dossier Éléments envoyés dans la barre de navigation.

  2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'élément que vous souhaitez retirer, puis cliquez sur Supprimer.

  3. Sélectionnez l'option appropriée.

  4. Si vous avez choisi de retirer l'élément de la boîte aux lettres d'autres utilisateurs, vous pouvez saisir un commentaire afin de leur expliquer le motif de la suppression.

  5. Cliquez sur OK.

Pour savoir quels destinataires ont ouvert votre message, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'élément, puis cliquez sur Propriétés.

3.2.3 Renvoi d'un message électronique

Utilisez l'option Renvoyer pour envoyer un élément une seconde fois, par exemple avec des corrections.

  1. Cliquez sur le dossier Éléments envoyés dans la barre de navigation.

  2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'élément que vous souhaitez renvoyer, puis cliquez sur Renvoyer.

  3. S'il s'agit d'un élément de rappel électronique, cliquez sur Cette instance ou sur Toutes les instances.

  4. Modifiez cet élément si nécessaire, puis cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

  5. Cliquez sur Oui pour retirer l'élément d'origine.

    ou

    Cliquez sur Non pour conserver cet original.

Vous pouvez vérifier les caractéristiques de l'élément d'origine pour savoir si GroupWise a pu le retirer. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'élément dans le dossier Éléments envoyés, puis cliquez sur Propriétés. Les messages électroniques et téléphoniques ne peuvent pas être retirés s'ils ont déjà été ouverts.

3.2.4 Confirmation de la livraison d'un message que vous envoyez

GroupWise accuse de plusieurs manières la bonne distribution de votre élément.

Si vous envoyez des messages vers des systèmes non-GroupWise, notez que ces derniers doivent disposer d'une fonctionnalité de suivi de processus afin de pouvoir renvoyer l'état de votre message sortant à votre système GroupWise.

Réception d'une notification sur les éléments envoyés

Vous pouvez recevoir une notification lorsque le destinataire ouvre ou supprime un message, refuse un rendez-vous ou effectue une tâche.

  1. Pour recevoir un accusé de réception pour un élément, ouvrez une vue d'élément, cliquez sur l'onglet Options d'envoi, puis sur Suivi de l'état.

    ou

    Pour obtenir systématiquement un accusé de réception après l'envoi d'éléments, cliquez sur Outils > Options, double-cliquez sur Envoyer, puis cliquez sur l'onglet correspondant au type d'élément.

  2. Dans la zone de groupe Renvoyer une notification, spécifiez le type d'accusé de réception que vous souhaitez obtenir.

    Aucun : aucune action particulière n'est effectuée. Les informations sont suivies dans l'élément envoyé.

    Récépissé : vous recevez un e-mail.

    Notifier : vous recevez une alarme de notification.

    Notification/Message : vous recevez un e-mail et une alarme de notification.

    Si vous avez désélectionné les abonnements aux alarmes et aux notifications, vous ne recevrez pas de notifications avec Notify. Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 8.2, Démarrage de Notify.

    Si vous envoyez un élément à une adresse Internet, vous pouvez cliquer sur Activer la confirmation de distribution. Si le système de messagerie Internet du destinataire active le suivi de l'état, vous pouvez recevoir l'état relatif à l'élément que vous envoyez.

Demande de réponse pour les éléments envoyés

Vous pouvez informer le destinataire que vous souhaitez recevoir une réponse à un élément particulier. GroupWise ajoute une phrase à l'élément, indiquant qu'une réponse est demandée et transforme l'icône de la boîte aux lettres du destinataire en double flèche.

  1. Pour demander une réponse pour un élément, ouvrez la vue d'élément, cliquez sur l'onglet Options d'envoi, puis sur Général.

    ou

    Pour demander une réponse pour tous les éléments que vous envoyez, cliquez sur Outils > Options, puis double-cliquez sur Envoyer.

  2. Cliquez sur Réponse requise, puis précisez à quel moment vous souhaitez recevoir la réponse.

    Le destinataire de votre message voit s'afficher à côté du message. Si vous sélectionnez À votre convenance, « Réponse requise à votre convenance » apparaît en haut du message. Si vous sélectionnez Sous x jours, « Réponse requise le » apparaît en haut du message.

  3. Cliquez sur OK.

Notification des destinataires concernant les éléments envoyés

  1. Pour informer les destinataires d'un élément, ouvrez-en une vue, puis cliquez sur Options d'envoi > Général.

    ou

    Pour notifier les destinataires de tous les éléments que vous envoyez, cliquez sur Outils > Options d'envoi.

  2. Sélectionnez Notifier les destinataires.

    Les utilisateurs sont automatiquement abonnés à Notify dans Options. S'ils ont désélectionné les abonnements aux alarmes et aux notifications, ils ne peuvent pas être notifiés des messages que vous envoyez. Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 8.5, Notification de réception des messages d'un autre utilisateur.

  3. Revenez à l'élément que vous êtes en train de composer.

    ou

    Cliquez sur OK, puis sur Fermer pour enregistrer le paramètre pour tous les éléments.