［ファイル］>［新規］>［会議］の順にクリックします。
［スケジュール］タブをクリックします。
Evolutionには、スケジュールするイベントのタイプとしてアポイントと会議の2種類があります。予定は、自分自身のみについてスケジュールするイベントです。会議は、複数のユーザについてスケジュールするイベントです。また、会議について予定の有無を検索して、他のユーザの時間が空いているかどうかを調べることもできます。
Evolutionでは、アポイントは自分自身についてスケジュールするイベントです。
［ファイル］>［新しい予定］の順にクリックします。
または
［カレンダ］をクリックしてから［新規］をクリックします。
または
カレンダ内の空白部分をダブルクリックします。
アポイントの概要を［サマリ］フィールドに入力します。
アポイントの場所を［場所］フィールドに入力します。
分類を［区分］ドロップダウンリストで選択します。
カレンダを［カレンダ］ドロップダウンリストで選択します。
カテゴリを［カテゴリ］フィールドに入力します。
説明を［説明］フィールドに入力します。
開始日と終了日を指定します。
このアポイントを終日イベントにするかどうかを選択します。
イベントが終日イベントでない場合は、開始時刻と終了時刻を指定します。
ビジー状態の時間を表示するかどうかを選択します。
このアポイントについてアラームを設定するかどうかを選択します。アラームを選択した場合は、アラームで通知する時刻と方法を指定します。
［繰り返し］タブをクリックして、アポイントを繰り返すかどうか、およびその頻度を指定します。
終日イベントは、1日のアポイントリストの一番上に表示され、日付の内部ではなく下に灰色のヘッダが表示されす。これによって、重なっているアポイントを簡単に設定できます。たとえば、会合を終日のアポイントとして設定し、その中の会議は時間が決められたアポイントとして設定できます。開始時刻と終了時刻があるアポイントを重ね合わせることもできます。このような予定は、カレンダの1日の表示で複数の欄として表示されます。
重なり合うアポイントを作成した場合、Evolutionのカレンダでは並んで表示されます。
スケジュールしたアポイントの時刻より前であれば、それぞれのアポイントに対して複数のリマインダを設定できます。リマインダには、次のようなタイプがあります。
リマインダをローカルのカレンダに保存した場合、そのリマインダはユーザがログインした瞬間から機能します。しかし、Exchangeサーバにリマインダを保存した場合は、ログイン後にEvolutionを実行する必要があります。リマインダの保存場所に関係なく、Evolutionを終了してもリマインダの機能は無効になりません。
GroupWiseまたはExchangeサーバ上でカレンダを使用している場合、表示できるユーザを設定するにはアポイントに対して［区分］を選択します。デフォルトのカテゴリは［公開］で、カレンダを共有しているネットワーク上のユーザであれば誰でも公開されたアポイントを表示できます。［非公開］は1レベルのセキュリティ保護、［極秘］はそれ以上のセキュリティ保護を行います。このレベルは、サーバの設定によって異なります。システム管理者にチェックするか、委任設定を調整してください。
Microsoft Exchangeサーバを使用している場合、そのサーバのユーザは他のユーザのスケジュールをチェックして時間が空いているか調べることができます。［予定あり］ではなく［予定なし］に指定してもよいアポイントや融通が利くアポイントがある場合は、［Show Time As (その時間の状態)］の選択で［予定なし］ボックスを選択してください。通常は、アポイントが入っている時間は［予定あり］になります。
アポイントは、連絡先と同じように分類できます。
ﾋﾝﾄ: 新しいカテゴリをカテゴリのリストに追加するには、［Edit Master Category List (マスタカテゴリリストの編集)］をクリックしてから［Click here To Add A Category (ここをクリックしてカテゴリを追加)］をシングルクリックします。
カテゴリを選択した後で［OK］をクリックすると、そのカテゴリがアポイントに割り当てられます。選択したカテゴリが［カテゴリ］ボタンの右にあるテキストボックスに表示されます。
カテゴリがあるアポイントの場合、カレンダの表示でアイコンが表示されます。カテゴリでアポイントを検索することもできます。特定のカテゴリのアポイントのみを表示するには、カレンダの上部にある検索バーで［カテゴリが次のものを含む］を選択して、カテゴリを選択します。
［繰り返し］タブでは、1日1回から100年に1回までの範囲でアポイントの繰り返しを設定できます。その後、アポイントの繰り返しを終了する日付と時刻を選択できます。また、［対象外の日］では、アポイントを繰り返さない日を個別に設定できます。選択は左から右の順に行い、「2週間ごとの月曜と金曜、2008年1月3日まで」や「毎月初めの金曜日、12回繰り返す」というように指定します。
設定が終了した後で、アポイントエディタウィンドウを保存して閉じるには、ツールバーのディスクアイコンをクリックします。カレンダ表示でアポイントの概要を変更するには、その概要をクリックして入力します。その他の設定を変更するには、アポイントを右クリックして［開く］を選択するか、アポイントをダブルクリックします。
Evolutionでは、会議は複数のユーザについてスケジュールするイベントです。Evolutionを使用すると、グループの会議をスケジュールしたり、会議出席依頼に対する返信を管理できます。
会議やグループのアポイントを作成するときに、「議長」や「必須」などさまざまなカテゴリで出席者を指定できます。アポイントのリストを保存すると、アポイントの情報が含まれる電子メールが出席者に送信されます。このメールには、出席者が返信するためのオプションもあります。
イベントをスケジュールするときに、出席者の情報を集める必要がなく、イベントを通知するだけでよい場合は、［動作］>［Calender 形式で転送］の順にクリックします。すると、イベントの通知が添付された新しい電子メールメッセージが作成されます。受信者がそのメールをクリックするとイベントがそのユーザのカレンダに追加されますが、出席するかどうかについての電子メールが自動的に返信されることはありません。
会議をスケジュールするには、次の手順に従います。
［ファイル］>［新規］>［会議］の順にクリックしてから［Invitation (開催通知］タブをクリックします。
複数の電子メールアカウントを持っている場合は、［主催者］フィールドで項目を選択して、使用するアカウントを選択します。
［追加］をクリックして、案内する相手の名前と電子メールアドレスを追加します。
［OK］をクリックします。
これで、イベントの開催を通知する電子メールがすべての送信先に送信されます。
注: 会議の主催者になれるのは1人だけです。また、出席者を追加できるのは主催者だけです。自分自身を会議の主催者として指定できますが、それまでの主催者と調整しないと、スケジュール作成プロセスで混乱が生じる可能性があります。主催者を変更せずに出席者を追加するには、追加する出席者に初めの主催者のメッセージを転送するのが最良の方法です。
会議の出席依頼は、iCalフォーマットの添付ファイルとして送信されます。この添付ファイルを表示したり返信するには、添付ファイルのアイコンをクリックすると、メインウィンドウにインライン表示されます。日付や時刻など、イベントに関する詳細な情報がすべて表示されます。このとき、会議開催通知に対して返信する方法を選択できます。次のような選択肢があります。
［OK］をクリックすると、案内に対する返信の電子メールが主催者に送信されます。また、受諾した場合は、イベントがカレンダに追加されます。
会議をカレンダに追加した後で情報を変更できますが、主催者が更新情報を送信するとその更新情報が優先される場合があります。
送信した会議開催通知に対する返信を受信した場合にそれをインラインで表示するには、添付ファイルをクリックして［インライン表示］を選択します。［OK］をクリックすると、出席者のリストが更新されます。
標準の会議のスケジュール作成ツールに加えて、予定の有無表示を使用すると、他のユーザの時間が空いているかどうかをあらかじめ調べることができます。通常、予定の有無機能は、Exchangeなど専用のグループウェアサーバの機能です。しかし、Evolutionでは、予定の有無情報をオンラインで公開したり、他の場所で公開されている予定の有無情報にアクセスできます。予定の有無情報を公開していない関係者がいる場合でも、iCalによるイベント開催通知を使用して、他のユーザとスケジュールを調整できます。
予定の有無情報を表示するには、次の手順に従います。
出席者リスト: 出席者リストには、会議開催通知が送信されたユーザが表示されます。返信の有無の状況も表示されます。
スケジュールグリッド: スケジュールグリッドには、通知が送信されたユーザの公開されている予定の有無情報が表示されます。ここでスケジュールを比較して、アポイントをスケジュールするための空き時間を探します。他のユーザのスケジューリング情報が表示されるのは、そのユーザが自分と同じMicrosoft Exchangeサーバを使用している場合(つまり、同じ組織に所属している場合)と、参照できるURLで予定の有無情報が公開されていて、連絡先エディタを使用してそのURLを連絡先カードに入力した場合だけです。
アポイントをスケジュールするには、まず他のユーザの予定の有無情報が必要です。Evolution Connector for Microsoft Exchangeを使用している場合、必要な情報はすべて［Global Address List (グローバルアドレスリスト)］で入手できます。そうでない場合は、他のユーザのそれぞれに電子メールで各自のスケジュールファイルを送信してもらい、それを自分のカレンダに組み込む必要があります。
情報を入手した方法に関係なく、Evolutionでは情報が［スケジュール］タブに表示されます。保留状態のアポイントの時間は、黒い太枠が付いた白で表示されます。各出席者の空いている時間と空いていない時間は、出席者リストの名前の横にある色で表示されます。
会議の時間を調整するには、会議の境界をドラッグするか、［自動ピックアップ］ボタンを使用して時間を自動的に選択してから、［保存］>［閉じる］の順にクリックします。Exchangeサーバの出席者については、アポイントが自動的に更新されます。その他の出席者には、計画の変更を知らせる電子メールが送信されます。
この機能をEvolution Connector for Microsoft Exchangeで使用する方法については、予定の有無機能によるアポイントのスケジュール作成を参照してください。
フリー/ビジー情報は、WebDAVなどHTTP PUTがサポートされるWebサーバで公開できます。この機能があるかどうかわからない場合は、システム管理者に問い合わせてください。
フジー/ビジー状態の公開を設定するには、［ツール］>［設定］の順にクリックしてから［カレンダとタスク］をクリックします。［予定の有無の公開］タブで、［追加］をクリックしてからアップロードサーバのURLを指定します。データをアップロードする頻度、データを表示するカレンダ、ユーザ名、パスワードを指定して、［OK］をクリックします。
予定の有無データをただちに公開するには、カレンダツールで［動作］>［予定の有無の公開］をクリックします。
他のユーザから予定の有無データまたはWebカレンダのURLを与えられた場合、そのURLを連絡先ツールで連絡先情報の一部として入力できます。このようなユーザとの会議をスケジュールする場合は、Evolutionでスケジュールが検索され、会議の予定に表示されます。