3.1 一般的なワークスペース管理

このセクションには、すべての種類のワークスペースに適用されるタスク情報が含まれています。

3.1.1 新しいワークスペースの作成

Novell Vibeでは、適切な権限を持つすべてのワークスペースに新しいワークスペースを作成できます。

  1. 新しいワークスペースを作成するワークスペースに移動します。

  2. ［ワークスペース］>［新規ワークスペース］の順にクリックします。

    ［新規ワークスペース］ページが表示されます。

  3. ページに必要な情報を指定します。

    ワークスペースタイトル: ワークスペースのタイトルを指定します。

    このフィールドを空のままにすると、ワークスペースは、ワークスペースというタイトルになります。

    ワークスペース: 作成するワークスペースのタイプを選択します。

    ワークスペースのタイプの選択時に追加で情報フィールドが表示された場合、そのフィールドにも入力します。

    チームメンバー: (オプション)このセクションは、チームワークスペースを作成する場合にのみ表示されます。このセクションを使用して、チームワークスペースのメンバーに含めるユーザとグループを指定します。

    ワークスペースフォルダ: このセクションを使用して、ワークスペースに含めるフォルダを選択します。

    通知: (オプション)チームメンバー全員に送信する通知メッセージを作成します。

    チームワークスペースを作成するのではない場合、このメッセージは親ワークスペースのすべてのチームメンバーに送信されます。

  4. ［OK］をクリックします。

3.1.2 ワークスペースの変更

ワークスペースの作成後は、ワークスペースのタイトルおよび説明を変更したり、ワークスペースを表すアイコンを変更したり、ワークスペースに添付ファイルをアップロードしたりできます。

  1. 変更するワークスペースに移動します。

  2. ［ワークスペース］>［ワークスペースを編集］の順にクリックします。

  3. 目的に応じてワークスペースを変更し、［OK］をクリックします。

3.1.3 ワークスペースの削除

  1. 削除するワークスペースに移動します。

  2. ［ワークスペース］>［ワークスペースを削除］をクリックします。

    ［ワークスペースを削除］ページが表示されます。

  3. (オプション)ワークスペースを復元できないようにパージするには、［このワークスペースをすぐにパージする］を選択します。

    重要:このオプションを選択すると、ワークスペースとその中のすべてのフォルダとエントリが回復不能になります。それらは永久にVibeサイトから削除されます。

    このオプションを選択しない場合、セクション 3.1.4, ワークスペースの削除の復元で説明するようにワークスペースを復元できます。

  4. (オプション)ワークスペースにミラーリングされたフォルダが含まれている場合、フォルダのソースファイルやミラーリングされたフォルダのサブフォルダすべてを削除できます。

  5. ［OK］をクリックします。

3.1.4 ワークスペースの削除の復元

Vibeでは、以前に削除されたワークスペースを前にあった場所に復元できます。

  1. 削除されたワークスペースが以前存在していたワークスペースに移動します。

    たとえば、［チームワークスペース］ディレクトリにあったチームワークスペースを復元するには、［チームワークスペース］ディレクトリに移動します。

    ヒント:Vibeサイトで削除されているすべての内容を表示するには、最上位のワークスペースに移動します。(デフォルトでは、これは［ホームワークスペース］ディレクトリです。)

  2. ［ナビゲーション］パネルで［ごみ箱］フォルダをクリックします。

    または

    ［アクション］ツールバーで［表示］>［ごみ箱］の順にクリックします。

    ［ごみ箱］ページには、すべてのワークスペース、フォルダ、および現在のワークスペースの中または以下で削除されたエントリが表示されます。パージされた項目は回復不可能なので表示されません。

  3. 復元するワークスペースを選択します。

  4. ［復元］をクリックします。

    ワークスペースが以前の場所に復元されます。

復元の詳細については、『Novell Vibe OnPrem 3.1 Advanced User Guide』のRestoring Deleted Itemsを参照してください。

3.1.5 ワークスペースのコピー

  1. コピーするワークスペースに移動します。

  2. ［ワークスペース］>［ワークスペースをコピー］の順にクリックします。

    ［ワークスペースをコピー］ページが表示されます。

  3. 次のいずれかの方法を使って、ワークスペースをコピーします。

    • ［宛先フォルダ］または［ワークスペース］を選択します。 ワークスペースツリーを使用して、ワークスペースのコピー先となるフォルダまたはワークスペースに移動して選択します。

    • ［宛先フォルダ］または［ワークスペース］を検索します。 表示されたフィールドで、ワークスペースのコピー先となるフォルダまたはワークスペースの名前を指定します。

  4. ［OK］をクリックします。

3.1.6 ワークスペースの移動

Vibeでは、適切な権限を持つ任意のフォルダまたはワークスペースにワークスペースを移動できます。

  1. 移動するワークスペースに移動します。

  2. ［ワークスペース］>［ワークスペースを移動］の順にクリックします。

    ［ワークスペースを移動］ページが表示されます。

  3. 次のいずれかの方法を使って、ワークスペースを移動します。

    • ［宛先フォルダ］または［ワークスペース］を選択します。 ワークスペースツリーを使用して、ワークスペースの移動先となるフォルダまたはワークスペースに移動して選択します。

    • ［宛先フォルダ］または［ワークスペース］を検索します。 表示されたフィールドで、ワークスペースの移動先となるフォルダまたはワークスペースの名前を指定します。

  4. ［OK］をクリックします。

3.1.7 サブワークスペースの追加

Vibeでは、既存のワークスペースの内部にサブワークスペースを作成できます。

  1. サブワークスペースを追加するワークスペースに移動します。

  2. ［ワークスペース］>［新規ワークスペース］の順にクリックします。

    ［新規ワークスペース］ページが表示されます。

  3. 情報を指定します。

    ワークスペースタイトル: ワークスペースのタイトルを指定します。

    このフィールドを空のままにすると、ワークスペースは、ワークスペースというタイトルになります。

    チームメンバー: (オプション)このセクションは、チームワークスペースを作成する場合にのみ表示されます。このセクションを使用して、チームワークスペースのメンバーに含めるユーザとグループを指定します。

    ワークスペース: 作成するワークスペースのタイプを選択します。

    ワークスペースのタイプの選択時に追加で情報フィールドが表示された場合、そのフィールドにも入力します。

    ワークスペースフォルダ: このセクションを使用して、ワークスペースに含めるフォルダを選択します。

    通知: (オプション)チームメンバー全員に送信する通知メッセージを作成します。

    チームワークスペースを作成するのではない場合、このメッセージは親ワークスペースのすべてのチームメンバーに送信されます。

  4. ［OK］をクリックします。

3.1.8 フォルダをワークスペースに追加

Vibeでは、いつでもワークスペースにフォルダを追加できます。

  1. 新しいフォルダを追加するワークスペースに移動します。

  2. ［ワークスペース］>［新しいフォルダ］の順にクリックします。

    ［新しいフォルダ］ページが表示されます。

  3. 次の情報を指定します。

    フォルダのタイトル: フォルダのタイトルを指定します。

    タイトルを指定しない場合、フォルダにはデフォルトフォルダの名前が付けられます。たとえば、ディスカッションフォルダには［ディスカッション］という名前が付けられます。

    フォルダ: 作成するフォルダのタイプを選択します。

  4. ［OK］をクリックします。

3.1.9 ワークスペース用のアクティビティレポートの生成

Vibeでは、特定のワークスペースで発生したアクティビティに関するレポートを生成できます。

  1. アクティビティレポートの生成対象となるワークスペースに移動します。

  2. ［表示］>［アクティビティレポート］の順にクリックします。

    ［フォルダアクティビティ］ページが表示されます。

  3. 次の情報を指定します。

    アクティビティのレポート期間: アクティビティレポートを生成する日付範囲を選択します。

    ワークスペースまたはフォルダのアクティビティ: フォルダ内で、表示、追加、変更、および削除が行われた回数を表示するには、このオプションを選択します。次のユーザのカテゴリ向けにレポートを生成できます。

    • チームメンバー: 個々のチームメンバーのワークスペースアクティビティのみを表示します。

    • すべてのユーザ: すべてのVibeユーザのワークスペースアクティビティのみを表示します。このオプションは、ワークスペース内でいずれかの種類のアクティビティを行った各ユーザの名前を表示します。

    • 概要: ワークスペースで発生したすべてのアクティビティの概要を表示します。このオプションは、個々のユーザは表示しません。

    ワークフロー状態のレポート: ワークフローのアクティビティを表示するには、このオプションを選択します。ワークフローが各状態で費やした時間を表示したり、現在それらの状態になっているエントリの数をそれぞれ表示したりできます。

    レポートするフォルダを選択: アクティビティレポートの生成対象となるフォルダを選択します。ワークスペースを選択すると、Vibeはワークスペース内のすべてのフォルダを含むアクティビティレポートを生成します。

  4. ［OK］をクリックします。

    Vibeにより、レポートがスプレッドシートとして起動されます。

3.1.10 ワークスペースまたはフォルダの分かりやすいURLの定義

ワークスペースまたはフォルダの分かりやすいURLは、他のユーザがワークスペースまたはフォルダに移動しやすくします。

  1. URLを定義するワークスペースに移動します。

  2. ［アクション］ツールバーで［ワークスペース］>［設定］の順にクリックします。

    ［デフォルト設定の変更］ページが表示されます。

  3. ［このフォルダまたはワークスペースの単純なURLを定義する］セクションで、［URLの定義］ドロップダウンリストから事前定義されたグローバルキーワードの1つを選択します。

    サイト管理者でない限り、これらの事前定義されたグローバルキーワードの1つをURLの先頭に付ける必要があります。

  4. 表示されたフィールドで、フォルダまたはワークスペースの目的のURLを指定します。

  5. ［追加］>［閉じる］の順にクリックします。

定義したURLを削除するには、［現在定義されているURL］セクションでURLを選択して、［選択したURLを削除］をクリックします。

フォルダに分かりやすいURLを定義すると、ユーザがフォルダのエントリをフォルダの中に電子メールで送信できるようにもなります。

3.1.11 ワークスペースのデータクォータの設定

Vibe管理者は、ユーザが自分のワークスペースやフォルダに独自のデータクォータを設定することを許可します。詳細については、『Novell Vibe OnPrem 3.1 Advanced User Guide』のSetting a Data Quota for Workspaces and Foldersを参照してください。

3.1.12 ワークスペース表示のカスタマイズ

Vibeでは、ワークスペースのレイアウトをカスタマイズできます。詳細については、『Novell Vibe OnPrem 3.1 Advanced User Guide』のCreating Custom Workspace Viewsを参照してください。

3.1.13 ワークスペースのブランディング

ワークスペースのブランディングは、ワークスペースをよりユニークで特定できるようにする良い方法です。ワークスペースをブランディングすると、すべてのサブワークスペースとサブフォルダにそのブランドが適用されます。

ブランディングの詳細については、『Novell Vibe OnPrem 3.1 Advanced User Guide』のBranding a Folder or Workspaceを参照してください。

3.1.14 ワークスペース内にYouTubeのビデオを表示

このセクションでは、ワークスペースの［説明］セクションにYouTubeのビデオを表示する方法について説明します。YouTubeのビデオをワークスペースの［ブランディング］セクションに表示するには、『Novell Vibe OnPrem 3.1 Advanced User Guide』のBranding a Folder or Workspaceを参照してください。

ワークスペースの［説明］セクションにYouTubeのビデオを表示するには

  1. YouTubeのビデオを表示するワークスペースに移動します。

  2. ［アクション］ツールバーで［ワークスペース］>［ワークスペースを編集］の順にクリックします。

  3. ［説明］セクションで、［展開］アイコンをクリックしてHTMLエディタでオプションを展開し、［ビデオ］アイコンをクリックします。

  4. ［YouTubeのビデオのURL］フィールドにYouTubeに投稿するビデオのURLを貼り付けます。

  5. YouTubeのデフォルトの寸法を維持するには、［寸法］フィールドに変更を加えないでください。

  6. ［挿入］、［OK］の順にクリックし、ワークスペースにビデオを表示します。

Vibe内でYouTubeのビデオを表示できるその他の場所の詳細については、セクション 5.15, フォルダエントリ内にYouTubeのビデオを表示を参照してください。