18.6 Legge ved filer

Bruk Legg ved fil hvis du vil sende én eller flere filer til andre brukere. Mottakerne kan åpne den vedlagte filen, lagre den, se på den eller skrive den ut. Hvis du endrer den vedlagte filen etter at du har sendt den, vil ikke mottakerne se endringene.

Administratoren kan implementere kontroller for Filr-vedlegg som hjelper deg med å vedlikeholde og rydde opp på lagringsvolumet for filer som er vedlagt i GroupWise-e-poster. Hvis de er implementert, vil disse kontrollene inkludere alle vedlagte filer, ikke bare filer som er vedlagt fra Filr. Se Forstå Filr-integrasjon for mer informasjon.

Det er flere måter å legge ved en fil i et Send til-element på, for å inkludere følgende:

  • Legg til vedlegg: Dette alternativet er bindersikonet / Legg til vedlegg-teksten i den grå linjen nederst i et skriveelement. Et venstreklikk vil åpne Legg ved fil-vinduet hvor du kan bla gjennom etter vedlegget i de lokale katalogene dine. Hvis du høyreklikker og Filr-integrasjon er aktivert, kan du velge Legg til Filr-vedlegg og gjøre det samme i Filr-katalogene dine.

  • Dra og slipp: Bare finn filen din i filutforsker og dra og slipp den i et skriveelement.

  • Fil > Vedlegg: Dette er ikke den raskeste måten å legge ved filer på, men dette menyalternativet gir deg en interaktiv liste over alle vedleggsalternativene som er tilgjengelig for deg basert på de gjeldende innstillingene, inkludert å legge ved en dokumentreferanse eller et OLE-objekt.

  • Legg til Filr-vedlegg: Hvis Filr er angitt som standard vedleggsinnstilling, erstatter dette alternativet Legg til vedlegg i den grå linjen i skrivevinduet. Et venstreklikk vil åpne et vedleggsvindu direkte til Filr-katalogene der du kan bla etter vedlegget. Hvis du høyreklikker og velger Legg til vedlegg, vil Legg ved fil-vinduet bli åpnet for katalogene på din lokale datamaskin.

  • Ikoner på hovedverktøylinjen: Vedleggsikoner på hovedverktøylinjen øverst i Send til-vinduet er som standard ikke synlige, men du kan legge dem til via høyreklikk > Tilpass verktøylinje > Tilpass-fanen. Alternativene inkluderer normale vedlegg, dokumentreferansevedlegg og OLE-objektvedlegg.

Hvis du legger ved en fil som har et navn som er lenger enn 255 tegn (inkludert den fulle banen til filen), vil du få opp en feil og meldingen kan ikke sendes.

Hvis du legger ved en fil som er beskyttet med passord, kan ikke mottakeren åpne eller vise vedlegget uten å angi passordet.

For informasjon om å legge ved dokumenter som er i et GroupWise-bibliotek, se Legge ved en dokumentreferanse i et element.

18.6.1 Legge ved en fil i et element

Slik legger du til en fil i et element:

  1. Åpne et nytt element.

  2. Fyll ut feltene Til, Emne og Melding.

  3. Klikk på vedlegg-ikonet på verktøylinjen, og bla deretter gjennom til og velg filen(e) du vil sende.

    Hvis du vil legge ved flere enn én fil fra samme mappe, Ctrl-klikker du hver av filene du vil legge ved. Dialogboksen Legg ved fil viser som standard den forrige mappen du la ved en fil fra.

  4. Klikk på OK.

  5. Klikk Send på verktøylinjen.

TIPS:Du kan også legge ved en fil eller et element ved å dra filen eller elementet til vedleggsruten. Du kan også høyreklikke på en fil i Windows, og deretter klikke på Send til > GroupWise-mottaker. Et nytt element opprettes med vedlegget i vedleggsvinduet.

Slik fjerner du et vedlegg før du sender elementet:

Høyreklikk på vedlegget og klikk deretter på Slett.

Hvis du sletter en vedlagt fil, slettes den ikke fra den opprinnelige plasseringen. Den fjernes bare fra vedleggslisten.

Hvis du flytter eller sletter den opprinnelige filen, påvirkes ikke filen du har lagt ved et element.

18.6.2 Legge ved en dokumentreferanse i et element

Hvis filen du vil legge ved, er et dokument som er lagret i GroupWise-biblioteket, kan du legge ved en dokumentreferanse. Når en mottaker åpner vedlegget, åpnes dokumentet i biblioteket hvis mottakeren har rettigheter til å åpne eller vise dokumentet, og hvis biblioteket er tilgjengelig.

Hvis noen av mottakerne ikke har tilstrekkelige dokumentrettigheter, hvis de ikke bruker et e-postprogram som støtter GroupWise-biblioteket eller hvis biblioteket er utilgjengelig, åpnes bare en kopi av dokumentet. Hvis mottakeren redigerer kopien, påvirker ikke endringene det opprinnelige dokumentet i biblioteket. For mer informasjon om dokumentrettigheter, se Dokumentbehandling.

Legge ved dokumentreferanser i elementer:

  1. Åpne et nytt element.

  2. Fyll ut feltene Til, Emne og Melding.

  3. Klikk på Legg til vedlegg nederst i skrivevinduet, og klikk deretter påDokumentreferanse i vinduet Legg ved fil.

    Dialogboksen Velg dokument vises.

  4. Klikk biblioteket som inneholder dokumentet du vil legge til, i nedtrekkslisten Bibliotek.

  5. Skriv inn dokumentnummeret i feltet Dokumentnr..

    Hvis du ikke kjenner nummeret på dokumentet, kan du klikke Finn for å finne dokumentet i biblioteket. Hvis du vil legge ved et dokument som vises i dialogboksen Søkeresultater, klikker du på dokumentet og klikker deretter på OK.

  6. Klikk versjonen du vil legge ved, i nedtrekkslisten Versjon. Hvis du velger Bestemt versjon, skriver du inn versjonsnummeret i feltet Versjonsnr..

  7. Klikk på OK.

  8. Klikk Send på verktøylinjen.

18.6.3 Legge ved et OLE-objekt i et element

Slik bygger du inn et objekt i et element:

  1. Åpne og adresser et element.

  2. Klikk Fil > Vedlegg > Legg ved objekt.

  3. Hvis du vil bygge inn et eksisterende objekt, klikker du på Opprett fra fil, skriver inn banen og filnavnet og klikker på OK. Gå til Trinn 8.

    eller

    Hvis du vil opprette et nytt objekt og bygge det inn, fullfører du Trinn 4 til Trinn 8.

  4. Klikk på Opprett nytt, og velg deretter en type objekt.

  5. Klikk på OK for å åpne programmet.

  6. Lag objektet du vil bygge inn.

  7. Klikk på Fil-menyen i programmet, og klikk deretter på Avslutt.

    Dette trinnet kan variere avhengig av programmet.

  8. Fullfør elementet om nødvendig, og klikk deretter på Send på verktøylinjen.

For at en mottaker av et element skal kunne vise eller redigere innebygde OLE-objekter, må mottakeren bruke GroupWise.

Hvis mottakerne åpner objektet og redigerer det, må de lagre det under et annet filnavn. Ellers vil de motta en feil når de prøver å lukke e-postmeldingen.

Hvis du har kopiert et OLE-objekt til utklippstavlen, kan du bygge det inn i et åpent element ved hjelp av Lim inn utvalg på Rediger-menyen.

18.6.4 Legge ved en Filr-fil i et element

For å kunne legge ved filer fra Filr må du ha en Filr-konto og Filr-integrasjon må være aktivert av administratoren din. Når integrasjon er aktivert, kan du legge ved filer via dra og slipp, fra Vedlegg-menyalternativet og fra den interaktive teksten nederst i et skriveelement (høyreklikk på Legg til vedlegg og velg Legg til Filr-vedlegg). Det sistnevnte alternativet er konfigurerbart slik at Legg til Filr-vedlegg er standard.

Du finner detaljert informasjon om å legge ved filer fra Filr under Forstå Filr-integrasjon.