18.3 Bruke omtaler i Send-elementer

Omtaler-funksjonen gjør at du kan bruke navnefullføring fra adresseboken i meldingsteksten for Send-elementer for både raskt å legge til mottakere i Til-feltet og å gi oppmerksomhet til de mottakerne direkte i meldingsteksten med det koblede, uthevede navnet som settes inn i meldingen.

For å sette inn navnet på en kontakt i meldingsteksten til et Send-element, begynner du bare å skrive @-tegnet etterfulgt av et navn i adresseboken. Dette vil åpen navnefullføringshandlingen så du kan velge mottakeren fra en filtrert adressebokliste.

MERK:For at omtaler skal kunne fungere med navnefullføring, må navnene du skriver inn enten være i systemadresseboken eller i en personlig adressebok som har navnefullføring aktivert i adressebokegenskapene.

I eksempelet nedenfor la meldingsskribenten til “LDAP User” i Til-feltet og titulerte ham med “bruker” i meldingsteksten. Da den første setningen ble skrevet, skrev meldingsskribenten “@test” og kunne deretter velge brukeren TestFirst TestLast i popup-listen med adresseboken for navnefullføring. Denne siste handlingen både satte inn den koblede mottakerens navn i meldingsteksten og la til den brukeren i Til-feltet til postelementet.

MERK:Selv om det ikke er noen mottakerfelt i personlige elementer der adressater kan legges til, kan du likevel bruke omtaler i personlige Send-elementer. Omtaler i personlige elementer kan aktivere enkelte hurtigtilgangsfunksjoner når de elementene åpnes senere, for eksempel kopiere en e-postadresse eller slå opp et telefonnummer for en omtale når musen plasseres over den.

18.3.1 Forstå alternativer og atferd for omtaler

Bruk av omtaler aktiverer flere relaterte alternativer utover bare å få oppmerksomhet for omtalte mottakere. Se beskrivelsene nedenfor for å forstå hvordan omtaler fungerer i GroupWise og de relaterte alternativene som er tilgjengelige for deg når du bruker dem.

Atferd for omtaler

Disse beskrivelsene er generelt spesifikke for atferd for Omtaler-funksjonen når du bruker den, i motsetning til handlinger du kan utføre når du bruker omtaler, som er beskrevet under Alternativer for omtaler.

  • Relevante elementtyper: Du kan bruke omtaler i ethvert element som har Send-alternativet, inkludert personlige elementer. For eksempel:

    • Post

    • Avtale

    • Oppgave

    • Klistrelapp

    • Påminnelse

  • Standardinnstillinger: Omtaler-funksjonen er aktivert som systemstandard. Hvis ikke systemstandarden er endret av GroupWise-administratoren, kan du deaktivere funksjonen i GroupWise-klienten ved å navigere til Verktøy > Alternativer > Miljø > Generelt-fanen.

    Hvis administratoren endrer systemstandarden, vil Omtaler-funksjonen ha én av følgende tilstander:

    • Aktivert/Låst: Du kan bruke omtaler i klienten, men du kan ikke deaktivere dem.

    • Deaktivert/Låst: Du kan ikke bruke omtaler og du kan ikke aktivere dem.

    • Deaktivert/Ulåst: For å bruke omtaler må du merke av i boksen Aktiver omtaler i Miljø > Generelt-innstillingene.

    MERK:Aktivert/Ulåst er systemstandarden.

  • Omtaler og navnefullføring: For at navnefullføring skal kunne fungere med omtaler, må navnene du skriver inn enten være i systemadresseboken eller i en personlig adressebok som har navnefullføring aktivert i adressebokegenskapene.

    Du kan se samlet for hvilke adressebøker navnefullføring er aktivert, ved å klikke på Adressebøker i verktøylinjen og gå til Fil > Adressebøker for navnefullføring.

  • Atferd for kopi og blindkopi: Som indikert over, når du legger til en omtale i meldingsteksten, legges adressaten automatisk til i Til-feltet hvis det ikke allerede er der (gjelder ikke personlige elementer). Men hvis den “omtalte” mottakeren allerede er i Kopi- eller Blindkopi-feltet, flyttes de mottakerne til Til-feltet dersom det legges til en omtale for dem.

  • Omtaleflagging i elementlister: Siden et av formålene som er utviklet for bruk av omtaler er å utrope eller gi oppmerksomhet til den omtalte mottakeren, er @-tegnet tilføyd til elementer i postkasselisten din hvor du er omtalt. Se informasjon om filtrering på disse flaggede elementene under Alternativer for omtaler.

    MERK:E-post som er mottatt fra eksterne postsystemer som inkluderer omtaler, for å inkludere Gmail og Outlook, er også flagget.

Alternativer for omtaler

Disse beskrivelsene er generelt spesifikke for handlinger du kan utføre som er relatert til Omtaler-funksjonen, i motsetning til atferd som kanskje er passive for din del. Du finner mer informasjon under Atferd for omtaler.

  • Adresserute: Når du sette musen over omtalt tekst i et GroupWise-element, viser informasjonsruten for adressaten (person, gruppe, ressurs osv.) identifikasjonsinformasjon fra adresseboken for det objektet. For eksempel e-postadresser, telefonnumre, tittel, avdeling og så videre.

  • Kontekstmeny: Når du høyreklikker på omtalt tekst i et GroupWise-element, vil du se en kontekstmeny med følgende valg:

    • Legg til i mye brukte adresser

    • Detaljer (åpner egenskaper for adressebok)

    • Klipp ut

    • Kopier

    • Kopier e-post

    • Slett

  • Slettealternativer: Det er flere måter du kan slette omtaler på i elementer som er i "skrive"-status, for å inkludere nye elementer og svar på mottatte elementer. Disse alternativene inkluderer følgende:

    • Trykke på tilbaketasten over teksten.

    • Sette musen over teksten og klikke på x.

    • Høyreklikke på omtalen og velge Slett.

    • Velge omtalen og trykke på slettetasten.

    MERK:Hvis en adressat er lagt til i Til-feltet som resultat av at en omtale er lagt til, vil sletting av den omtalen også fjerne adressaten fra Til-feltet. Men hvis en adressat allerede var lagt til i Til-feltet før omtalen ble opprettet, vil ikke sletting av omtalen fjerne adressaten fra Til-feltet.

  • Filtrer omtalene dine: For å se alle elementene i postkassen der du er omtalt, kan du filtrere på de flaggede elementene ved å velge Omtaler meg i rullegardinmenyen for filter.

  • Opprett regler for omtaler: Du kan bruke definisjonen av Omtalt til å lage regler for å behandle elementer som inkluderer omtaler. Hvis du for eksempel har en personlig mappe du vil at alle elementer du er omtalt i automatisk skal rutes til, kan du lage en regel som vil gjøre det. Du finner grunnleggende informasjon om hvordan du lager regler under Opprette en grunnleggende regel.