18.6 Dołączanie plików

Do wysyłania plików innym użytkownikom służy funkcja Załącz plik. Odbiorcy mogą otwierać dołączone pliki, zapisywać je, przeglądać oraz drukować. Jeśli nadawca zmieni zawartość załączonego pliku po wysłaniu przesyłki, odbiorcy nie będą widzieć tych zmian.

Administrator może wdrożyć elementy sterujące załączników systemu Filr, które pomagają w utrzymaniu i czyszczeniu woluminu pamięci masowej dla plików załączonych do wiadomości e-mail programu GroupWise. Te elementy sterujące, jeśli zostaną zaimplementowane, będą obejmować wszystkie załączone pliki, a nie tylko te załączone z systemu Filr. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Informacje o integracji z systemem Filr.

Istnieje wiele sposobów na załączenie pliku do elementu Wyślij do, w tym następujące:

Dodawanie załącznika: Ta opcja to ikona spinacza /tekst Dodaj załącznik na szarym pasku na dole elementu tworzenia. Kliknięcie lewym przyciskiem myszy spowoduje otwarcie okna Załącz plik, w którym można wyszukać załącznik w lokalnych katalogach. Jeśli klikniesz prawym przyciskiem myszy, a integracja z systemem Filr jest włączona, możesz wybrać opcję Dodaj załącznik Filr i zrobić to samo w katalogach systemu Filr.
Przeciąganie i upuszczanie: Wystarczy odnaleźć plik w Eksploratorze plików, a następnie przeciągnąć go i upuścić w tworzonej przesyłce.
Plik > Załączniki: Chociaż nie jest to najszybsza metoda załączania plików, ta opcja menu udostępnia efektywną listę wszystkich dostępnych opcji załączania w oparciu o bieżące ustawienia, w tym dołączanie odnośnika dokumentu lub obiektu OLE.
Dodawanie załącznika Filr: Jeśli opcja Filr jest ustawiona jako domyślne ustawienie załączników, zastępuje ona opcję Dodaj załącznik na szarym pasku okna tworzenia. Kliknięcie lewym przyciskiem myszy spowoduje otwarcie okna załączania bezpośrednio do katalogów systemu Filr, w których można przeglądać załączniki. Kliknięcie prawym przyciskiem myszy i wybranie opcji Dodaj załącznik spowoduje otwarcie okna Załącz plik dla katalogów komputera lokalnego.
Ikony głównego paska narzędzi: Ikony załączników na głównym pasku narzędzi w górnej części okna Wyślij do nie są domyślnie widoczne, ale można je dodać, klikając prawym przyciskiem myszy i wybierając opcję Dostosuj pasek narzędzi i kartę Dostosowywanie. Dostępne opcje obejmują zwykłe załączniki, odnośniki dokumentów i obiekty OLE.

Jeśli nazwa załączanego plik zawiera ponad 255 znaków (wraz z pełną ścieżką do pliku), zostanie wyświetlony komunikat o błędzie, a wysłanie wiadomości będzie niemożliwe.

Jeśli dołączony zostanie plik chroniony hasłem, odbiorca nie będzie mógł otworzyć ani wyświetlić załącznika bez podania hasła.

Aby uzyskać informacje o załączaniu dokumentów z biblioteki programu GroupWise, zobacz Dołączanie odnośnika dokumentu do przesyłki.

18.6.1 Dołączanie pliku do przesyłki

Aby dołączyć plik do przesyłki:

Otwórz nową przesyłkę.
Wypełnij pola: Do, Temat i Wiadomość.
Kliknij ikonę załącznika znajdującą się na pasku narzędzi, a następnie znajdź i wskaż pliki, które chcesz wysłać.

Jeśli chcesz wysłać więcej niż jeden plik z folderu, wybierz je, przytrzymując klawisz Ctrl podczas klikania. Okno dialogowe Załącz plik domyślnie zawiera poprzednią lokalizację używaną podczas dołączania pliku.
Kliknij przycisk OK.
Kliknij przycisk Wyślij na pasku narzędziowym.

WSKAZÓWKA:Plik lub przesyłkę można też dołączyć, przeciągając je do okna załączników. Dodatkowo w systemie Windows można kliknąć plik prawym przyciskiem myszy, a następnie wybrać polecenia: Wyślij do > Odbiorca GroupWise. Zostanie utworzona nowa przesyłka z wybranym załącznikiem umieszczonym w oknie załączników.

Aby usunąć załącznik przed wysłaniem przesyłki:

Kliknij załącznik prawym przyciskiem myszy, a następnie kliknij opcję Usuń.

Usunięcie załączonego pliku nie powoduje jego usunięcia z lokalizacji pierwotnej. Plik ten jest jedynie usuwany z listy załączników.

Przesunięcie lub usunięcie oryginalnego pliku nie ma wpływu na plik dołączony do przesyłki.

18.6.2 Dołączanie odnośnika dokumentu do przesyłki

Jeżeli dołączany plik jest dokumentem znajdującym się bibliotece programu GroupWise, wówczas można dołączyć odnośnik dokumentu. Jeśli odbiorca przesyłki ma prawa do otwierania lub przeglądania dokumentu, a odpowiednia biblioteka jest dostępna, otwarcie przez niego przesłanego załącznika spowoduje otwarcie właściwego dokumentu w bibliotece.

Jeśli odbiorca nie posiada odpowiednich praw do dokumentu, używa programu pocztowego nieobsługującego biblioteki GroupWise lub odpowiednia biblioteka nie jest dostępna, otwierana jest jedynie kopia dokumentu. Edycja tej kopii nie będzie miała wpływu na dokument znajdujący się w bibliotece. Aby uzyskać więcej informacji o prawach dokumentów, patrz Zarządzanie dokumentami.

Dołączanie odnośnika dokumentu do przesyłki:

Otwórz nową przesyłkę.
Wypełnij pola: Do, Temat i Wiadomość.
Kliknij przycisk Dodaj załącznik na dole okna tworzenia wiadomości, a następnie kliknij opcję Odnośnik dokumentu w oknie Załącz plik.

Zostanie wyświetlone okno dialogowe Wybór dokumentu.
Z listy rozwijanej Biblioteka wybierz kliknięciem bibliotekę zawierającą załączany dokument.
W polu Numer dokumentu wpisz numer dokumentu.

Jeśli numer dokumentu nie jest znany, kliknij polecenie Znajdź, aby odszukać dokument w bibliotece. Aby dołączyć dokument wyświetlany w oknie dialogowym Rezultaty wyszukiwania, kliknij ten dokument, a następnie kliknij przycisk OK.
Na liście rozwijanej Wersja kliknij wersję dokumentu, która ma zostać załączona. Po wybraniu opcji Określona wersja podaj jej numer w polu Numer wersji.
Kliknij przycisk OK.
Kliknij przycisk Wyślij na pasku narzędziowym.

18.6.3 Osadzanie obiektu OLE w przesyłce

Aby osadzić obiekt w przesyłce:

Otwórz i zaadresuj przesyłkę.
Kliknij kolejno polecenia Plik > Załączniki > Dołącz obiekt.
Aby osadzić istniejący obiekt, kliknij polecenie Utwórz z pliku, wpisz ścieżkę dostępu i nazwę pliku, a następnie kliknij przycisk OK. Przejdź do etap 8.

lub

Aby utworzyć nowy obiekt i osadzić go, wykonaj czynności od etap 4 do etap 8.
Kliknij polecenie Utwórz nowy, a następnie wybierz typ obiektu.
Kliknij przycisk OK, aby otworzyć aplikację.
Utwórz obiekt, który ma zostać osadzony.
Kliknij w aplikacji menu Plik, a następnie kliknij polecenie Zakończ.

Czynność ta może wyglądać różnie w zależności od aplikacji.
Jeśli trzeba, dokończ przesyłkę, a następnie kliknij przycisk Wyślij na pasku narzędzi.

Odbiorcy przesyłki mogą przeglądać i edytować osadzone obiekty OLE tylko wtedy, gdy korzystają z programu GroupWise.

Jeśli odbiorcy otworzą i zmienią obiekt, muszą zapisać go ze zmienioną nazwą. W przeciwnym razie podczas próby zamknięcia wiadomości pocztowej może wystąpić błąd.

Jeśli obiekt OLE został skopiowany do schowka, można osadzić go w otwartej przesyłce, używając polecenia Wklej specjalnie z menu Edycja.

18.6.4 Załączanie pliku Filr do przesyłki

Aby załączyć pliki z systemu Filr, wymagane jest konto w systemie Filr, a integracja z systemem Filr musi być włączona przez administratora. Gdy integracja jest włączona, pliki można załączać metodą „przeciągnij i upuść” z poziomu opcji menu Załączniki, a także z poziomu tekstu efektywnego u dołu elementu tworzenia (kliknij prawym przyciskiem myszy opcję Dodaj załącznik i wybierz opcję Dodaj załącznik Filr). Tę ostatnią opcję można skonfigurować tak, aby Dodawanie załącznika Filr było opcją domyślną.

Szczegółowe informacje na temat załączania plików z systemu Filr można znaleźć w punkcie Informacje o integracji z systemem Filr.