Funkcja Wzmianki umożliwia korzystanie z uzupełniania nazw z książki adresowej w treści wiadomości elementów do wysłania, aby szybko dodać odbiorców do pola Do i zwrócić uwagę na tych odbiorców bezpośrednio w tekście wiadomości za pomocą połączonej podkreślonej nazwy, która jest wstawiana do wiadomości.
Aby wstawić nazwę kontaktu do treści wiadomości elementu do wysłania, wystarczy zacząć wpisywać symbol @, a następnie nazwę z książki adresowej. Spowoduje to wyświetlenie monitu o uzupełnienie nazwy, dzięki czemu można wybrać odbiorcę z odfiltrowanej listy z książki adresowej.
UWAGA:Aby wzmianki działały z uzupełnianiem nazw, wpisywane nazwy muszą znajdować się w systemowej książce adresowej albo w osobistej książce adresowej z włączoną funkcją uzupełniania nazw we właściwościach książki adresowej.
W przykładzie pokazanym poniżej autor wiadomości dodał „użytkownika LDAP” w polu Do i zwrócił się do niego „Pan” w treści wiadomości. Podczas pisania pierwszego zdania autor wiadomości napisał „@test”, a następnie mógł wybrać użytkownika TestFirst TestLast z listy rozwijanej książki adresowej w celu uzupełnienia nazwy. Ta ostatnia czynność spowodowała zarówno wstawienie nazwy połączonego odbiorcy do treści wiadomości, jak i dodanie tego użytkownika w polu Do elementu poczty.
UWAGA:Chociaż w elementach osobistych nie ma pól odbiorców, do których można dodać adresatów, wzmianek można używać w osobistych elementach do wysłania. Wzmianki w elementach osobistych mogą powodować włączenie pewnych funkcji szybkiego dostępu podczas późniejszego otwierania tych elementów, takich jak kopiowanie adresu e-mail lub wyszukiwanie numeru telefonu ze wzmianki po najechaniu na nią kursorem.
Korzystanie ze wzmianek umożliwia kilka powiązanych opcji wykraczających poza samo zwrócenie uwagi wspomnianych odbiorców. Zobacz poniższe opisy, aby dowiedzieć się, jak działają wzmianki w programie GroupWise i jakie powiązane opcje są dostępne podczas ich używania.
Opisy te są zazwyczaj specyficzne dla zachowania funkcji Wzmianki, gdy z niej korzystasz, w przeciwieństwie do czynności, które możesz podjąć podczas korzystania ze wzmianek, które opisano w punkcie Opcje wzmianek.
Odpowiednie typy elementów: Wzmianek można użyć w każdym elemencie z opcją Wyślij, w tym w elementach osobistych. Na przykład:
Poczta
Spotkanie
Zadanie
Notatka
Przypomnienie
Ustawienia domyślne: Funkcja Wzmianki jest włączona domyślnie w systemie. Jeśli administrator programu GroupWise nie zmienił domyślnej wartości systemowej, możesz wyłączyć tę funkcję w kliencie GroupWise, przechodząc do menu Narzędzia > Opcje > Środowisko > karta Ogólne.
Jeśli administrator zmieni domyślną wartość systemową, funkcja Wzmianki będzie znajdować się w jednym z następujących stanów:
Włączona/Zablokowana: w kliencie można używać wzmianek, ale nie można ich wyłączyć.
Wyłączona/Zablokowana: nie można używać wzmianek ani ich włączyć.
Wyłączona/Odblokowana: aby używać wzmianek, należy zaznaczyć pole Włącz wzmianki w ustawieniach Środowisko > Ogólne.
UWAGA:Włączona/Odblokowana to domyślna wartość systemowa.
Wzmianki i uzupełnianie nazw: Aby uzupełnianie nazw działało ze wzmiankami, wpisywane nazwy muszą znajdować się w systemowej książce adresowej albo w osobistej książce adresowej z włączoną funkcją uzupełniania nazw we właściwościach książki adresowej.
Możesz zobaczyć zbiorczo, które osobiste książki adresowe mają włączoną funkcję uzupełniania nazw, klikając opcję Książki adresowe na pasku narzędzi i przechodząc do menu Plik > Książki adresowe z funkcji automatycznego uzupełniania nazw.
Zachowanie DW i UDW: Jak wspomniano powyżej, po dodaniu wzmianki w treści wiadomości adresat jest automatycznie dodawany w polu Do, jeśli jeszcze go tam nie ma (nie dotyczy elementów osobistych). Jeśli jednak „wspomniany” odbiorca znajduje się już w polu DW lub UDW, dodanie wzmianki dla tego odbiorcy spowoduje jego przeniesienie do pola Do.
Oznaczanie wzmianek na listach przesyłek: Ponieważ jednym z przewidzianych celów korzystania ze wzmianek jest dodanie objaśnienia lub zwrócenie uwagi na wspomnianego odbiorcę, elementy na liście skrzynki pocztowej, w których wspomniano o Tobie, mają dołączony symbol @. Aby uzyskać informacje na temat filtrowania tych oznaczonych elementów, zobacz Opcje wzmianek.
UWAGA:Wiadomości e-mail otrzymane z zewnętrznych systemów pocztowych, które zawierają wzmianki, w tym z programów Gmail i Outlook, są również oznaczane.
Opisy te są zazwyczaj specyficzne dla działań, które można podjąć w związku z funkcją Wzmianki, w przeciwieństwie do zachowań, które mogą być pasywne po Twojej stronie. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Zachowanie wzmianek.
Kafelek Adres: Po najechaniu kursorem myszy na wspomniany tekst w elemencie programu GroupWise jest wyświetlany kafelek z informacjami o adresacie (osobie, grupie, zasobie itp.) identyfikujący informacje z książki adresowej dla tego obiektu. Na przykład: adres e-mail, numer telefonu, tytuł, dział itp.
Menu kontekstowe: Kliknięcie prawym przyciskiem myszy wspomnianego tekstu w elemencie programu GroupWise powoduje wyświetlenie menu kontekstowego zawierającego następujące opcje do wyboru:
Dodawanie do częstych kontaktów
Szczegóły (powoduje otwarcie właściwości książki adresowej)
wycinanie
Kopiuj
Kopiuj wiadomość e-mail
Usuń
Opcje usuwania: Istnieje wiele sposobów usuwania wzmianek w przesyłkach, które są w stanie „tworzenia”, w tym nowe przesyłki i odpowiedzi na przesyłki odebrane. Są to następujące opcje:
Backspace na tekście.
Najedź myszą na tekst i kliknij znak x.
Kliknij prawym przyciskiem myszy wzmiankę i wybierz opcję Usuń.
Wybierz wzmiankę i naciśnij klawisz Delete.
UWAGA:Jeśli adresat został dodany w polu Do w wyniku dodania wzmianki, usunięcie tej wzmianki spowoduje również usunięcie adresata z pola Do. Jeśli jednak adresat został już dodany w polu Do przed utworzeniem wzmianki, usunięcie wzmianki nie spowoduje usunięcia adresata z pola Do.
Filtrowanie wzmianek: Aby zobaczyć wszystkie przesyłki w skrzynce pocztowej, w których wspomniano o Tobie, możesz odfiltrować te oznaczone przesyłki, wybierając opcję Wzmianki o mnie w menu rozwijanym filtrowania.
Tworzenie reguł dla wzmianek: Definicji wzmianek można użyć do utworzenia reguł zarządzania elementami zawierającymi wzmianki. Na przykład jeśli masz osobisty folder, do którego chcesz automatycznie przekierowywać wszystkie elementy ze wzmiankami o Tobie, możesz utworzyć regułę, aby to zrobić. Aby uzyskać podstawowe informacje na temat tworzenia reguł, zobacz Tworzenie reguły podstawowej.