Przykładowa przeglądarka programu NetStorage
Na zakończenie każdej zaplanowanej kadencji w usługach archiwizowania i zarządzania wersjami rejestrowana jest bieżąca kopia plików i struktur plików podlegających zarządzaniu wersjami. Wraz z upływem czasu baza danych archiwum odzwierciedla historię plików i katalogów istniejących w sieci. Użytkownik może uzyskiwać dostęp do wersji plików aktualnych, usuniętych i ze zmienioną nazwą, a także przywracać te pliki.
Po zmianie nazwy lub usunięciu istniejących plików i katalogów wszelkie związane z nimi wersje plików pozostają w bazie danych archiwum do momentu, aż będą do nich mieć zastosowanie założenia usuwania obowiązujące dla archiwum. Poszukując żądanych wersji plików, można się natknąć na wiele instancji zestawów wersji każdej nazwy pliku lub katalogu. Wersje można rozróżniać na podstawie znajomości historii danego pliku.
Aby pomóc użytkownikom w wyszukiwaniu określonych wersji plików w archiwum, wbudowany interfejs dostępu do archiwum zawiera trzy poziomy okien dialogowych wyszukiwania:
W oknie dialogowym Directory Contents (Zawartość katalogu) jest wyświetlana zawartość wybranego katalogu istniejąca w bazie danych archiwum. Na liście są widoczne tylko te pliki i katalogi, do których użytkownik ma uprawnienia.
Pozycjami katalogu mogą być katalogi, zestawy wersji plików oraz zestawy wielu wersji danego pliku lub katalogu. Jeśli katalog lub plik został kiedykolwiek usunięty lub zmieniono jego nazwę, a następnie utworzono nowy element o tej samej nazwie, w archiwum instancje te są rozróżniane, a zestawy związanych z nimi wersji - przechowywane.
W oknie dialogowym Directory Contents (Zawartość katalogu) dostępne są następujące informacje:
Location (Położenie): Ścieżka dostępu do katalogu. Na przykład: data/guest.
Name (Nazwa): Pełna nazwa katalogu lub pliku, łącznie z wszelkimi rozszerzeniami plików. Na przykład: mój_plik.txt.
Content List (Lista zawartości): Lista elementów znalezionych w zarchiwizowanym katalogu (w tym podkatalogi, pliki i zestawy wersji pliku).
Katalog: Ikona folderu identyfikuje pozycję jako unikalny katalog w obrębie wybranego katalogu.
Plik: Ikona strony identyfikuje pozycję jako unikalny plik w obrębie wybranego katalogu.
Zestawy wielu wersji katalogu lub pliku: Ikona znaku zapytania (?) identyfikuje pozycję jako katalog lub plik, dla którego istnieją zestawy wielu wersji o takiej samej nazwie.
Jako przykład przyjmijmy sytuację, w której użytkownik chce odnaleźć starszą wersję pliku "11 kroków skutecznego podpisywania.doc". W tym celu najpierw należy kliknąć plik prawym przyciskiem myszy w interfejsie programu NetStorage, a następnie kliknąć polecenie Archive (Archiwum), co pokazano na rysunku poniżej. Patrz: Rysunek 4. Zestaw wersji pliku w katalogu "guest" nie zawierał wersji pliku wymaganej przez użytkownika.
Rysunek 4
Przykładowa przeglądarka programu NetStorage
Użytkownik przechodzi o jeden poziom wyżej w przeglądarce programu NetStorage, zaznacza katalog "guest", a następnie z menu File (Plik) wybiera polecenie Archive (Archiwum). W przykładowym oknie dialogowym Directory Contents (Zawartość katalogu) pokazanym na rysunku Rysunek 5 jest wyświetlana zawartość katalogu wolumen_użytkownika:\data\guest.
Rysunek 5
Przykładowe okno dialogowe zawartości katalogu archiwum
W drugiej próbie wyszukiwania użytkownik postanawia pójść śladem ścieżki zdefiniowanej w podkatalogu Technology. W podkatalogu Technology znajdują się zestawy wielu wersji, na co wskazuje ikona znaku zapytania. Przykładowe rezultaty kliknięcia podkatalogu Technology można zobaczyć na rysunku Przykładowe okno dialogowe Multiple Version Sets (Zestawy wielu wersji) .
Po wybraniu katalogowego zestawu wersji w oknie dialogowym Multiple Version Sets (Zestawy wielu wersji) zostanie wyświetlone kolejne okno dialogowe Directory Contents (Zawartość katalogu), w którym użytkownik może wybrać zestaw wersji pliku spośród zestawów istniejących w podkatalogu. Patrz: Rysunek 6. Następnie użytkownik klika żądany zestaw wersji pliku "11 kroków skutecznego podpisywania.doc". Wyniki tego wyszukiwania można obejrzeć na rysunku Przykładowe okno dialogowe File Versions (Wersje pliku).
Rysunek 6
Przykładowe okno dialogowe zawartości podkatalogu w katalogu archiwum
W oknie dialogowym Multiple Version Sets (Zestawy wielu wersji) jest wyświetlana lista wielu instancji wersji wybranego pliku lub katalogu. Na liście są widoczne tylko te pliki i katalogi, do których użytkownik ma uprawnienia.
Istnieje kilka przyczyn, dla których mogą istnieć zestawy wielu wersji danego pliku lub katalogu:
Załóżmy na przykład, że nazwa plik_A została zmieniona na nazwę plik_B, a następnie nazwa plik_B uległa zmianie na plik_a. Dla każdej nazwy została utworzona inna wersja. Podczas wczytywania starszych wersji pliku plik_a w archiwum wyświetlane są zestawy wielu wersji o nazwach odpowiednio plik_a, plik_B i plik_A. Należy wtedy wybrać zestaw zawierający wersję pliku, która ma zostać przywrócona.
Na liście wyświetlone są zestawy wielu wersji plików (ikona strony) i katalogów (ikona folderu). Każda pozycja zawiera następujące informacje:
Location (Położenie): Ścieżka dostępu do katalogu. Na przykład: data/identyfikator_użytkownika/home.
Name (Nazwa): Pełna nazwa katalogu lub pliku, łącznie z rozszerzeniem. Na przykład: mój_plik.txt.
Status (Stan): Stan plików (lub katalogów) podlegających tworzeniu wersji, dostępnych pod daną nazwą.
Modified (Zmodyfikowano): Czas ostatniego tworzenia wersji pliku lub plików znajdujących się w katalogu.
Modifier (Modyfikator): Identyfikator użytkownika, który jako ostatni zmodyfikował plik lub katalog.
Kontynuując przykład z sekcji Okno dialogowe Directory Contents (Zawartość katalogu), użytkownik zaznaczył opcję Technology (zobacz Rysunek 5). W oknie dialogowym Multiple Version Sets (Zestawy wielu wersji) (zobacz Rysunek 7) widać, że ostatnio użytkownik wielokrotnie stosował tę samą nazwę katalogu. Najpierw utworzył jeden katalog, a następnie utworzył kolejny katalog o takiej samej nazwie. Dla każdej starszej wersji katalogu w bazie danych archiwum są przechowywane zestawy wielu wersji.
Użytkownik wybiera wersję katalogu na podstawie daty ostatniej modyfikacji katalogu. Wyniki tej kontynuacji wyszukiwania można obejrzeć na rysunku Przykładowe okno dialogowe zawartości podkatalogu w katalogu archiwum.
Rysunek 7
Przykładowe okno dialogowe Multiple Version Sets (Zestawy wielu wersji) 
W oknie dialogowym File Versions (Wersje pliku) są wyświetlane poprzednie wersje wybranego pliku istniejące w bazie danych archiwum. Jeśli użytkownik nie ma uprawnień do danego pliku lub jego wersji, lista będzie pusta.
Okno dialogowe File Versions (Wersje pliku) (takie, jak w przykładzie poniżej), zawiera następujące informacje:
Name (Nazwa): Pełna nazwa pliku, łącznie z rozszerzeniem. Na przykład: mój_plik.txt.
Archived (Zarchiwizowano): Znacznik czasu utworzenia wersji pliku.
Względem zaznaczonej wersji pliku można wykonać jedno lub więcej z poniższych zadań:
Restore To (Przywróć do): Zawiera ścieżkę i nazwę pliku w położeniu, do którego zostanie przywrócona wersja pliku. Wpisz żądaną ścieżkę i nazwę pliku lub kliknij ikonę Browse (Przeglądaj) i przejdź do wymaganego położenia, wpisz nową nazwę pliku, a następnie kliknij przycisk OK.
Restore (Przywróć): Kliknij przycisk Restore (Przywróć), aby automatycznie pobrać i zapisać wybraną wersję pliku w ścieżce wyświetlonej w polu Restore To (Przywróć do). Przywrócony plik odzyskuje wszystkie uprawnienia, jakie miał przypisane w momencie tworzenia wersji.
OTRZEŻENIE:
Dowolny plik znajdujący się w tej ścieżce, który będzie miał nazwę taką samą jak przywracana wersja pliku, zostanie zastąpiony. Innymi słowy, przywrócenie wersji pliku spowoduje wykasowanie zawartości bieżącego pliku sieciowego.
Download (Pobierz): Otwiera okno dialogowe Download (Pobieranie). Przejdź do położenia, w którym ma zostać zapisana kopia wersji pliku, w razie potrzeby zmień nazwę istniejącego pliku, a następnie kliknij przycisk OK.
Kliknij przycisk Close (Zamknij), aby zakończyć proces pobierania.
Pobrany plik dziedziczy wszystkie uprawnienia, jakie są standardowo przypisywane nowym plikom tworzonym w sieci.
View (Wyświetl): Pobiera plik do lokalnego katalogu tymczasowego, a następnie otwiera plik przy użyciu odpowiedniej aplikacji, umożliwiając przejrzenie jego zawartości.
WAŻNE: Aby plik mógł zostać otwarty, na stacji roboczej musi być zainstalowana właściwa aplikacja.
Kontynuując przykład z sekcji Okno dialogowe Directory Contents (Zawartość katalogu), w folderze Technology użytkownik zaznaczył wersję pliku "11 kroków skutecznego podpisywania.doc". Patrz: Rysunek 6. Wyniki tego wyszukiwania można obejrzeć na rysunku Rysunek 8.
Rysunek 8
Przykładowe okno dialogowe File Versions (Wersje pliku)
Po kliknięciu ikony przeglądarki katalogu użytkownik może poszukać położenia, do którego ma zostać przywrócony plik, co pokazano na rysunku poniżej (zobacz Rysunek 9).
Rysunek 9
Przykład wypełniania pola Restore To (Przywróć do) za pomocą wyszukiwania przy użyciu przeglądarki