6.3 Usando a pasta de contatos

Utilize a pasta Contatos para ver, atualizar, apagar e adicionar informações aos contatos do seu bloco de endereços.

A pasta Contatos Ícone Bloco de endereços pessoal na Lista de Pastas do GroupWise, por padrão, representa o bloco de endereços Contatos Frequentes.

As modificações feitas na pasta Contatos também são efetuadas no bloco de endereços correspondente (Contatos Frequentes ou outro bloco de endereços).

A Lista de Pastas exibe uma lista de todos os blocos de endereços pessoais na pasta Contatos. Você pode selecionar rapidamente outro bloco de endereços pessoal clicando no bloco de endereços na Lista de Pastas.

Clique no ícone QuickViewer Ícone Bloco de endereços pessoal na barra de ferramentas para ver e editar rapidamente os detalhes de um contato, grupo, recurso ou organização.

Para obter mais informações, consulte a Seção 6.3.1, Gerenciando contatos, a Seção 6.3.2, Gerenciando grupos, a Seção 6.3.3, Gerenciando recursos e a Seção 6.3.4, Gerenciando organizações.

6.3.1 Gerenciando contatos

Cada contato da pasta Contatos é marcado com o ícone Pessoa. Quando você clica duas vezes em um contato, a tela do item do contato é exibida.

Adicionando um contato

Você pode adicionar um contato ao bloco de endereços Contatos Frequentes ou a um bloco de endereços pessoal.

  1. Na página principal do WebAccess, clique em Contatos na Barra de Navegação.

  2. Selecione o bloco de endereços ao qual deseja adicionar o contato.

  3. Clique na seta suspensa ao lado de Contato na barra de ferramentas e clique em Contato.

  4. Nos campos de nome, especifica o Nome, Nome do Meio e Sobrenome do contato.

  5. No campo Nome na Tela, especifique o nome que você deseja usar para o contato.

    As informações no campo Nome na Tela são exibidas na lista de contatos.

  6. Especifique qualquer outra informação que deseja registrar sobre o contato clicando nas seguintes guias:

    Resumo: (Essa guia está disponível apenas quando você modifica um contato) Exibe um resumo das informações incluídas em outras páginas.

    Contato: Utilize essa página para especificar o nome, a foto, o endereço de e-mail, vários números de telefone e o ID de Instant Messaging do contato.

    Detalhes: Use essa página para especificar profissão, departamento, assistente, aniversário, data especial, cônjuge, filhos e hobbies do contato, assim como qualquer endereço de Internet associado a ele.

    Para especificar um endereço de Internet nas informações comerciais, pessoais ou de disponibilidade do contato, especifique o endereço nos campos apropriados.

    Endereço: Use esta página para especificar os endereços da casa e do escritório do contato e quaisquer outros.

    Notas: Use essa página para ver informações sobre a sua interação com este contato inserido no cliente Windows do GroupWise. Esta página pode funcionar como um registro cronológico do contato.

    Histórico: (Essa guia está disponível apenas ao modificar um contato) Exibe todos os itens enviados ou recebidos deste contato.

  7. Clique em Gravar e Fechar.

Modificando um contato

Você pode modificar as informações de um contato no bloco de endereços Contatos Frequentes ou em um bloco de endereços pessoal. Para modificar um contato no bloco de endereços corporativo, primeiro copie o contato para o bloco de endereços Contatos Frequentes ou um bloco de endereços pessoal.

  1. Clique na guia Contatos na Barra de Navegação.

  2. Selecione o bloco de endereços em que você deseja modificar o contato.

  3. Na lista de contatos, clique duas vezes no contato a ser modificado.

  4. Faça as modificações necessárias no contato.

    Para obter informações sobre os detalhes do contato que podem ser digitados em cada guia, consulte a Etapa 6 em Adicionando um contato.

  5. Clique em Gravar e Fechar.

Apagando um contato

Você pode apagar um contato do bloco de endereços Contatos Frequentes ou de um bloco de endereços pessoal. Não é possível apagar um contato do bloco de endereços corporativo.

  1. Clique na guia Contatos na Barra de Navegação.

  2. Selecione o bloco de endereços em que você deseja apagar o contato.

  3. Na lista de contatos, clique no contato e clique em Apagar.

Mudando o nome na tela de um contato

O nome de exibição é o nome exibido quando você começa a digitar no campo Para (ou CO ou CC) de uma mensagem. Quando você começa a digitar um nome, como “Ta”, a Complementação de Nomes completa o restante com um nome do bloco de endereços; por exemplo, “Tabitha Hu.” No entanto, se houver duas Tabitha Hus no bloco de endereços, uma em Contabilidade e outra na Administração, será difícil saber qual dos nomes a Complementação de Nomes preencherá, a não ser que você examine mais propriedades.

Você pode mudar a exibição do nome para facilitar a identificação do nome preenchido pela Complementação de Nomes. Por exemplo, se você se corresponde apenas com Tabitha Hu na Contabilização, pode mudar o nome de exibição para Tabitha--Contabilização.

  1. Clique na guia Contatos na Barra de Navegação.

  2. Clique no bloco de endereços em que você deseja modificar o contato.

  3. Clique duas vezes em um contato.

  4. Digite um novo nome no campo Nome de Exibição.

  5. Clique em Gravar e Fechar.

Vendo todas as correspondências com um contato

  1. Clique na guia Contatos na Barra de Navegação.

  2. Clique no bloco de endereços a ser usado.

  3. Clique duas vezes em um contato.

  4. Clique na guia Histórico.

    Todos os itens recebidos ou enviados para esse contato são exibidos.

Registrando em diário as interações com os contatos

Como um registro cronológico, o recurso de notas é capaz de registrar suas várias interações com seus contatos.

  1. Clique na guia Contatos na Barra de Navegação.

  2. Clique no bloco de endereços a ser usado.

  3. Clique duas vezes em um contato.

  4. Clique na guia Notas.

  5. Adicione as informações pertencentes ao contato no campo Comentários.

  6. Clique em Gravar e Fechar.

6.3.2 Gerenciando grupos

Cada grupo da pasta Contatos é marcado com o ícone Grupo. Quando você clica duas vezes em um grupo, a tela do item do grupo é exibida.

Organizando endereços em grupos

Um grupo é uma lista de usuários ou recursos para os quais você pode enviar mensagens. Utilize grupos para enviar uma mensagem a vários usuários ou recursos digitando o nome do grupo no campo Para, CO ou CC. Existem dois tipos de grupos: público e pessoal.

Um grupo público é uma lista de usuários criada pelo administrador do GroupWise e que está disponível para todos os usuários do GroupWise. Por exemplo, pode haver um grupo público para o Departamento de Contabilidade. Cada funcionário da Contabilidade está incluído nesse grupo. Os grupos públicos são relacionados no bloco de endereços do sistema.

Um grupo pessoal é um grupo criado por você. Por exemplo, se você envia compromissos com frequência para seu grupo de trabalho, poderá incluir o nome ou o endereço de cada colega, bem como um local de reunião (recurso), em um grupo pessoal.

Criando e gravando um grupo pessoal

  1. Na página principal do WebAccess, clique na guia Contatos.

  2. Clique no bloco de endereços pessoal ao qual deseja adicionar o grupo.

  3. Clique em Grupo.

  4. Especifique as seguintes informações:

    Selecionar Bloco de Endereços: Clique na lista suspensa para adicionar o grupo a um bloco de endereços diferente do que já está selecionado.

    Nome do Grupo: Especifique um nome para o grupo.

    Membros: Comece a digitar o nome de um membro que deseja adicionar ao grupo e clique em Adicionar (ou pressione Enter) quando o nome aparecer. Repita esse procedimento para cada usuário que deseja adicionar ao grupo.

    É possível clicar em Seletor de Endereços para procurar e selecionar cada usuário, conforme descrito na Seção 6.2, Usando o seletor de endereços.

    Comentários: Especifique comentários pertinentes ao grupo, como a descrição do grupo.

  5. Clique em Gravar e Fechar para gravar o grupo no bloco de endereços pessoal.

Modificando um grupo

É possível modificar o nome, a participação e os comentários do grupo depois que ele já foi criado.

  1. Na página principal do WebAccess, clique na guia Contatos.

  2. Clique no bloco de endereços pessoal que tem o grupo que deseja modificar.

  3. Clique duas vezes no grupo a ser modificado.

    Os grupos são marcados com ícone Grupo.

  4. Faça as modificações desejadas e clique em Gravar e Fechar.

Adicionando contatos a um grupo

Se estiver adicionando contatos a um grupo, como uma lista de distribuição corporativa, os direitos apropriados deverão ser concedidos a você pelo administrador do GroupWise.

  1. Na página principal do WebAccess, clique na guia Contatos.

  2. Clique no bloco de endereços pessoal que tem o grupo ao qual deseja adicionar contatos.

  3. Clique duas vezes no grupo ao qual deseja adicionar contatos.

    Os grupos são marcados com ícone Grupo.

  4. Na seção Membros, comece a digitar o nome de um membro que deseja adicionar ao grupo e clique em Adicionar (ou pressione Enter) quando o nome aparecer.

    Repita essa etapa para cada usuário que deseja adicionar ao grupo.

  5. Clique em Gravar e Fechar.

Apagando um contato de um grupo

  1. Na página principal do WebAccess, clique na guia Contatos.

  2. Clique no bloco de endereços pessoal que tem o grupo do qual deseja remover contatos.

  3. Clique duas vezes no grupo do qual deseja remover contatos.

    Os grupos são marcados com ícone Grupo.

  4. Na seção Membros, selecione os usuários que deseja remover do grupo e clique em Remover.

  5. Clique em Gravar e Fechar.

Endereçando itens a um grupo

  1. Em uma tela de item, clique em Endereço na barra de ferramentas.

    O Seletor de Endereços é exibido.

  2. Especifique o nome do grupo ao qual deseja enviar o item e clique em Encontrar.

  3. (Opcional) Clique no ícone Mais ícone Grupo para refinar a pesquisa por Nome, Primeiro Nome, Sobrenome e Departamento; por começa com, igual a, não igual a e por bloco de endereços e tipo de entrada.

  4. Selecione um grupo e clique em Para, CC ou CO.

  5. Clique em OK para retornar à tela do item.

Vendo informações sobre o grupo

  1. Na página principal do WebAccess, clique na guia Contatos.

  2. Clique no bloco de endereços que tem o grupo com as informações que deseja ver.

  3. Clique duas vezes no grupo com as informações que deseja ver.

  4. Clique em Cancelar ao terminar de ver as informações.

6.3.3 Gerenciando recursos

Os recursos são itens que podem ser programados para reuniões ou outros usos. Os recursos podem incluir salas, retroprojetores, carros etc. O administrador do GroupWise define um recurso fornecendo a ele um nome de identificação e atribuindo-o a um usuário. Os recursos, assim como os usuários, podem ser incluídos em uma pesquisa por horário disponível. Os IDs de recursos são digitados na caixa Para.

O usuário atribuído para gerenciar um recurso é o proprietário desse recurso. O proprietário de um recurso é responsável pela aceitação e pela recusa de compromissos para o recurso. Para fazer isso, o proprietário precisa ter direitos Proxy totais para o recurso. Como proprietário de um recurso, você pode optar por receber notificações de compromissos para o recurso.

Cada recurso da pasta Contatos é marcado com ícone Recurso. Quando você clica em um recurso, a tela do item do recurso é exibida.

Aceitando e recusando solicitações de recursos

Você só poderá aceitar ou recusar solicitações de recursos se for o proprietário e se tiver recebido os direitos Ler e Gravar.

  1. Na página principal do WebAccess, clique em Proxy na barra de ferramentas.

  2. Clique no recurso do qual você é proprietário.

    Se o seu recurso não estiver relacionado, digite o nome dele e clique em Login.

  3. Clique no item que você precisa aceitar ou recusar.

  4. Clique em Aceitar ou Recusar na barra de ferramentas.

Adicionando um recurso pessoal

Você pode adicionar um recurso pessoal ao bloco de endereços Contatos Frequentes ou a um bloco de endereços pessoal.

  1. Na página principal do WebAccess, clique na guia Contatos na Barra de Navegação.

  2. Selecione o bloco de endereços pessoal ao qual deseja adicionar o recurso.

  3. Clique na seta suspensa ao lado de Contato e clique em Recurso.

  4. No campo Nome, especifique o nome para o recurso.

  5. Especifique qualquer outra informação que você deseja registrar sobre o recurso.

  6. No campo Comentários, especifique comentários que você possa ter sobre o recurso.

    Por exemplo, você pode especificar o tamanho de uma sala de conferências ou o tipo de equipamento existente nela.

  7. Clique em Gravar e Fechar.

Modificando um recurso pessoal

  1. Na página principal do WebAccess, clique na guia Contatos na Barra de Navegação.

  2. Selecione o bloco de endereços pessoal que tem o recurso que deseja modificar.

  3. Clique duas vezes no recurso.

    Os recursos são marcados com ícone Recurso.

  4. Modifique as informações conforme necessário.

  5. Clique em Gravar e Fechar.

Apagando um recurso pessoal

  1. Na página principal do WebAccess, clique na guia Contatos na Barra de Navegação.

  2. Selecione o bloco de endereços pessoa em que o recurso está localizado e procure o recurso.

    Os recursos são marcados com ícone Recurso.

  3. Selecione o recurso e clique em Apagar.

6.3.4 Gerenciando organizações

Cada organização da pasta Contatos é marcada com o ícone Organização ícone Organização. Quando você clica duas vezes em uma organização, a tela do item da organização é exibida.

Adicionando uma organização pessoal

Você pode adicionar uma organização ao bloco de endereços Contatos Frequentes ou a um bloco de endereços pessoal.

  1. Na página principal do WebAccess, clique na guia Contatos na Barra de Navegação.

  2. Selecione o bloco de endereços pessoal ao qual deseja adicionar a organização.

  3. Clique na seta suspensa ao lado de Contato e clique em Organização.

  4. No campo Organização, especifique o nome da organização.

  5. Especifique qualquer outra informação que você deseja registrar sobre a organização.

  6. Clique em Gravar e Fechar.

Modificando uma organização pessoal

  1. Na página principal do WebAccess, clique na guia Contatos na Barra de Navegação.

  2. Selecione o bloco de endereços onde está a organização que deseja modificar.

  3. Pesquise a organização.

    As organizações são marcadas pelo ícone ícone Organização.

  4. Clique duas vezes na organização

  5. Modifique as informações conforme necessário.

  6. Clique em Gravar e Fechar.

Apagando uma organização pessoal

  1. Na página principal do WebAccess, clique na guia Contatos na Barra de Navegação.

  2. Selecione o bloco de endereços onde está a organização que deseja apagar.

  3. Selecione a organização e clique em Apagar.

    As organizações são marcadas pelo ícone ícone Organização.

  4. Clique em OK.

6.3.5 Usando contatos frequentes para endereçar um item

Utilize o bloco de endereços Contatos Frequentes para acessar as últimas entradas usadas ou as entradas usadas com mais frequência. Quando você usa um endereço em uma mensagem, a entrada é copiada no bloco de endereços Contatos Frequentes.

Depois que uma entrada é colocada em Contatos Frequentes, ela permanece nesse local até ser apagada. A entrada também permanece no seu bloco de endereços original.

  1. Clique em Endereço no item que está compondo.

    O Seletor de Endereços é exibido.

  2. Clique no ícone Mais ícone Organização ao lado do campo Encontrar.

  3. Na lista suspensa Todos os Blocos de Endereços, selecione Contatos Frequentes.

  4. Pesquise e selecione os usuários desejados.

  5. Clique em Para, CC ou CO para os usuários selecionados.

  6. Clique em OK.

O bloco de endereços Contatos Frequentes pode ser fechado, mas não pode ser apagado.

6.3.6 Enviando e-mail para um contato da pasta de contatos

  1. Clique em Contatos na Barra de Navegação.

  2. Clique no bloco de endereços que possui o contato para o qual você deseja enviar e-mail.

  3. Selecione o contato para o qual você deseja enviar e-mail e clique em Enviar E-mail na barra de ferramentas.

  4. Termine de compor o e-mail e clique em Enviar.