4.5 Recebendo itens de calendário

4.5.1 Aceitando ou recusando itens do calendário

Quando você recebe um compromisso, uma tarefa ou um lembrete, talvez não consiga aceitá-lo. No GroupWise, você pode informar ao remetente que aceitou ou recusou o item, especificar um nível de aceitação ou disponibilidade e adicionar comentários. Além disso, você pode delegar o item para outro usuário. O remetente poderá encontrar sua resposta verificando as propriedades do item.

Se você recusar um compromisso após seu horário de início, o remetente verá o compromisso como apagado e não como recusado nas propriedades desse compromisso.

Aceitando ou recusando um item

  1. Abra o compromisso, a tarefa ou o lembrete.

  2. Clique em Aceitar ou Recusar na barra de ferramentas.

    ou

    Clique na seta suspensa à direita do botão para selecionar o nível de disponibilidade Aceitar, Aceitar com Opções ou para selecionar Recusar com Opções.

  3. (Opcional) Se você selecionou Aceitar com Opções ou Recusar com Opções, poderá digitar um comentário e clicar em OK.

    Por padrão, o remetente pode ver o seu comentário ao exibir as propriedades do item na pasta Itens Enviados. Contudo, para obter uma indicação mais visível de quando alguém recusa um item, o remetente tem a opção em Ferramentas > Opções > Enviar > Compromisso/Tarefa/Lembrete para definir Comprovante de Retorno Quando Recusado para as opções Comprovante de Envio, Notificar ou ambas.

  4. Se for um item de Data Automática, clique em Esta Instância para aceitá-lo ou recusá-lo ou clique em Todas as Instâncias para aceitar ou recusar todas as instâncias do item.

Aceitando um item para um calendário pessoal

  1. Abra o compromisso, a tarefa ou o lembrete.

  2. Clique na seta suspensa à direita do botão Aceitar e selecione Aceitar com Opções.

  3. Selecione o calendário pessoal em que você deseja que o item apareça e clique em OK.

Mantendo uma cópia de um item aceito em sua caixa de correio

Ao aceitar um item, você também pode optar por manter uma cópia dele na pasta Caixa de Correio.

  1. Clique em Ferramentas > Opções e, em seguida, clique duas vezes em Calendário.

  2. Na página Geral, selecione Ao aceitar, continue exibindo o item na Caixa de Correio.

  3. Clique em OK.

4.5.2 Aceitando ou recusando itens de Internet

Você pode aceitar ou recusar compromissos, eventos do dia inteiro e tarefas enviados de clientes colaboradores habilitados para Internet. Alguns desses clientes incluem Microsoft Exchange, Lotus Notes e Macintosh iCal.

  1. Abra o compromisso, a tarefa ou o lembrete.

  2. Clique em Aceitar ou Recusar na barra de ferramentas.

    ou

    Clique na seta para abaixo à direita do botão para selecionar um nível de disponibilidade Aceitar ou para selecionar Recusar com Opções.

  3. (Opcional) Se tiver selecionado Recusar com Opções, você poderá digitar um comentário e, em seguida, clicar em OK.

  4. Se for um item de Data Automática, clique em Esta Instância para aceitá-lo ou recusá-lo ou clique em Todas as Instâncias para aceitar ou recusar todas as instâncias do item.

    Por padrão, uma mensagem é retornada ao remetente do item, indicando a ação que você executou.

    Além disso, você pode clicar o botão direito do mouse no item da Internet e selecionar Importar Calendário. Isso cria um novo calendário e importa o item para ele.

4.5.3 Propor novo horário para um compromisso

Como destinatário de um compromisso, se você quiser mudar o horário dele, poderá fazer uma pesquisa por horário disponível dos participantes e propor um novo horário. Na sequência, o novo horário é enviado ao remetente original, que vai aceitá-lo ou não. Se a mudança for aceita, o compromisso original será editado.

O destinatário deve ter o cliente do GroupWise 2014 R2 para propor um novo horário. O originador deve ter o cliente do GroupWise 2014 R2 para aceitar o novo horário e enviar o compromisso editado. Se o originador tiver um cliente mais antigo do que o GroupWise 2014 R2, a contraproposta será mostrada como e-mail com o compromisso original anexado. Em seguida, o originador deverá editar manualmente o compromisso original, se quiser usar o novo horário.

Propondo um novo horário pela barra de ferramentas

  1. Na lista de itens, selecione um compromisso.

  2. Clique em Ações > Propor Novo Horário...

  3. (Opcional) Clique em Pesquisa por Horário Disponível para ver as programações do calendário de todos os destinatários para encontrar um horário adequado.

  4. Modifique a data, o horário ou a duração, conforme desejado.

  5. (Opcional) Informe o motivo da mudança do compromisso.

  6. Na barra de ferramentas, clique em Enviar.

Propondo um novo horário pela janela principal

  1. Na tela Calendário, clique o botão direito do mouse em um compromisso.

  2. Clique em Propor Novo Horário...

  3. (Opcional) Clique em Pesquisa por Horário Disponível para ver as programações do calendário de todos os destinatários para encontrar um horário adequado.

  4. Modifique a data, o horário ou a duração, conforme desejado.

  5. (Opcional) Informe o motivo da mudança do compromisso.

  6. Na barra de ferramentas, clique em Enviar.

4.5.4 Convidando outras pessoas ou delegando e apagando itens de calendário

Use Convidar para convidar outras pessoas para um item programado. Use Delegar e apagar para reatribuir um item programado a outra pessoa e apagá-lo do seu calendário. O remetente pode determinar quem você convidou ou para quem você delegou o item observando as propriedades dele.

Quando o corpo da mensagem, a linha do assunto ou a lista Para de um compromisso é modificado pelo remetente original, todos os destinatários, inclusive os convidados ou delegados, recebem as modificações.

Quando a hora ou o local de um compromisso é modificado pelo remetente original, o compromisso é recolhido de todos os destinatários; no entanto, ele é reenviado apenas aos destinatários originais. Neste caso, o compromisso deve ser delegado novamente.

Convidando outras pessoas ou delegando e apagando itens da janela principal

  1. Na lista de itens, clique em uma tarefa, um lembrete ou um compromisso.

  2. Clique em Ações > Delegar e apagar...

    ou

    Clique em Ações > Convidar...

  3. No campo Para, digite um nome de usuário e pressione Enter.

    ou

    Para selecionar um nome de usuário em uma lista, clique em Endereço na barra de ferramentas, clique duas vezes no usuário e clique em OK.

  4. Digite comentários adicionais para o destinatário.

  5. Na barra de ferramentas, clique em Enviar.

Convidando outras pessoas ou delegando e apagando itens da tela Calendário

  1. Na tela Calendário, clique o botão direito do mouse em uma tarefa, um lembrete ou um compromisso.

  2. Clique em Convidar...

    ou

    Clique em Delegar e apagar...

  3. No campo Para, digite um nome de usuário e pressione Enter.

    ou

    Para selecionar um nome de usuário em uma lista, clique em Endereço na barra de ferramentas, clique duas vezes no usuário e clique em OK.

  4. Digite comentários adicionais para o destinatário.

  5. Na barra de ferramentas, clique em Enviar.

4.5.5 Mudando tipos de item de calendário

É possível arrastar um item de uma pasta para outra para mudar o tipo de item desse objeto. Por exemplo, arraste uma tarefa para a Lista de Compromissos para transformar a tarefa em compromisso.

Mudando o tipo de um item no calendário

  1. Clique em Calendário na Lista de Pastas.

  2. Clique no item que deseja mudar na Lista de Compromissos, Tarefas ou Lembretes.

  3. Arraste o item para a lista que corresponde ao tipo de item para o qual você deseja mudá-lo.

    Por exemplo, arraste uma tarefa para a Lista de Compromissos para transformar a tarefa em compromisso.

    Para copiar um compromisso, uma tarefa ou um lembrete, pressione Ctrl enquanto arrasta o item.

  4. Digite as informações necessárias.

  5. Clique em Enviar ou Publicar na barra de ferramentas.

DICA:É possível também clicar o botão direito do mouse no item a ser modificado e clicar em Mudar Para.

Mudando um item pessoal para um item de grupo

Para mudar um item pessoal no calendário:

  1. No Calendário, clique duas vezes em um item pessoal.

  2. Clique em Editar > Mudar Para e, em seguida, clique em Mais.

    ou

    Clique no ícone Mudar para Grupo Ícone Calendário.

  3. Digite as informações necessárias.

  4. Na barra de ferramentas, clique em Enviar.

DICA:Na tela Compor do item, clique no botão Mudar para Pessoal Ícone Calendário para mudar rapidamente um item de grupo para pessoal.

4.5.6 Gravando itens do calendário

Além de permanecerem no Calendário, os itens gravados são copiados para o local especificado. Os itens são gravados com a extensão .rtf de modo que também possam ser abertos em um processador de texto. Os anexos são gravados em seus formatos originais.

  1. Na Caixa de Correio ou no Calendário, clique no item que deseja gravar e, em seguida, clique em Arquivo > Gravar Como.

  2. Pressione a tecla Ctrl e clique no item e nos anexos a serem gravados.

  3. Grave o item no disco ou em uma biblioteca do GroupWise.

  4. Digite o nome de arquivo do item no campo Nome do Arquivo.

    ou

    Digite um nome para o assunto no campo Assunto.

  5. Para gravar o item em um local diferente do que está mostrado, navegue até o local desejado.

    ou

    Para gravar o item em outra biblioteca do GroupWise, clique na lista suspensa e selecione o nome da biblioteca.

  6. Se você estiver gravando em uma Biblioteca do GroupWise, verifique se a opção Definir propriedades usando valores padrão está selecionada, a não ser que você queira especificar as propriedades do documento neste momento.

  7. Clique em Gravar e em Fechar.